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Modifications pour le document Saisir et suivre les estimations

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/24 14:59
Depuis la version 53.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/01 09:11
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À la version 20.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/31 08:11
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -4,13 +4,12 @@
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 6  Les **estimations** dans Flora permettent de suivre la valeur des biens tout au long de leur vie dans les collections.
7 -Elles se déclinent en trois formes complémentaires :
7 +Elles se déclinent en deux formes complémentaires :
8 8  
9 -* une **estimation initiale**, saisie dans la notice du bien au moment de son entrée,
10 -* des **estimations complémentaires**, ajoutées pour refléter une réévaluation ou un besoin spécifique (assurance, expertise...),
11 -* une **valeur d’assurance globale de mouvement**, calculée automatiquement à partir des estimations des biens liés à un mouvement (prêt, exposition...).
9 +* une **estimation initiale**, saisie à l’entrée du bien,
10 +* des **estimations complémentaires**, ajoutées au fil du temps pour refléter des évolutions, des expertises ou des besoins d’assurance.
12 12  
13 -Chaque forme suit une **logique de saisie propre**, adaptée au contexte documentaire ou logistique du bien.
12 +Chaque modalité suit une logique de saisie distincte, adaptée aux contextes patrimoniaux ou opérationnels.
14 14  )))
15 15  
16 16  (((
... ... @@ -22,12 +22,11 @@
22 22  * **réglementaires** (suivi des évolutions),
23 23  * **opérationnelles** (assurance pour les prêts, expositions, transports...).
24 24  
25 -Flora distingue **trois types d’estimations**, traités différemment dans le système :
24 +Flora distingue **deux types d’estimations**, traités différemment dans le système :
26 26  
27 -|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Type**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Objectif principal**
26 +|=Type|=Objectif principal
28 28  |**Estimation initiale**|Première valeur saisie lors de l’entrée du bien
29 29  |**Estimation complémentaire**|Réévaluation ou estimation contextuelle (assurance, etc.)
30 -|**Valeur d'assurance globale**|Calcul automatique du montant total assuré pour un ensemble de biens liés à un même mouvement
31 31  
32 32  >(% class="small" %)Exemples d'usages :
33 33  >(% class="small" %)Saisie d'une estimation initiale lors d’une acquisition ou d’un dépôt.
... ... @@ -42,220 +42,87 @@
42 42  (((
43 43  Bonnes pratiques :
44 44  
45 -* **Commencez toujours par renseigner une estimation initiale** dans la grille de saisie du bien, via le groupe de champs **Valeur d'assurance**.
46 -* Utilisez ensuite la **table Estimations** pour saisir les **valeurs complémentaires** (réévaluations, valeurs d’assurance liées à des mouvements, etc.).
47 -Des raccourcis de saisie sont disponibles directement depuis la **notice de bien** ou les** mouvements**.
48 -* Une fois l’estimation initiale renseignée, **ne la modifiez plus**. Toute évolution de valeur doit être ajoutée sous forme d’**estimation complémentaire**, qui sera automatiquement **historisée**.
43 +* Les estimations initiales sont saisies depuis la grille de saisie des biens dans le champ **Valeur d'assurance**.
44 +* Les estimations complémentaires sont saisies à partir de la table Estimations. Des raccourcis de saisie sont disponibles dans la table des biens et des mouvements.
45 +* Une fois les **estimations initiales saisies**, elles ne doivent **plus être modifiées**. Toute évolution ou mise à jour de la valeur doit être réalisée via une **estimation complémentaire**, qui est alors historisée.
49 49  )))
50 50  
51 51  == Saisir une estimation initiale ==
52 52  
53 -1. Depuis la **grille de saisie des biens**, renseignez les champs du groupe **Valeur d’assurance**.
54 -1. Une fois tous les éléments complétés, **enregistrez la notice** pour valider la saisie.
50 +Elle se fait **uniquement dans la notice du bien** lors de son entrée dans les collections.
55 55  
56 -[[Grille de saisie des biens → saisie d'une valeur d'assurance initiale et enregistrement.>>image:1753970789988-156.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
52 +=== Objectif ===
57 57  
54 +Fixer la première valeur de référence (achat, don, dépôt, etc.)
58 58  
59 -[[Résultat sur la notice du bien  → valeur d'assurance initiale saisie.>>image:1753970405431-198.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
56 +=== Accès ===
60 60  
58 +* Grille de saisie du bien
59 +* Champ **Valeur d’assurance**
61 61  
62 62  (% class="box warningmessage" %)
63 63  (((
64 -**Ne confondez pas** la **valeur d’assurance** avec le **prix d’entrée** du bien :
65 -
66 -* le **prix d’entrée** correspond au montant réellement payé lors d’une acquisition (champ spécifique dans la grille),
67 -* la **valeur d’assurance** représente une estimation de la valeur du bien à des fins de gestion, de couverture ou d’exposition.
63 +Ce champ n’est **pas historisé**. Pour toute mise à jour, il faut utiliser une **estimation complémentaire**.
68 68  )))
69 69  
70 -== Créer une estimation complémentaire ==
71 71  
72 -Les **estimations complémentaires** peuvent être saisies :
73 73  
74 -* soit depuis la **notice du bien**, pour une réévaluation ponctuelle indépendante d’un mouvement,
75 -* soit depuis un **bien rattaché à un mouvement**, via le module **Régie**.
76 76  
77 -Le tableau ci-dessous récapitule les usages recommandés pour chacun de ces contextes :
78 78  
79 -|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center" %)**Critère**|(% style="background-color:#cbcbea" %)(((
80 -(% style="text-align: center;" %)
81 -**Grille « Estimation »**
70 += Renseigner et enregistrer la notice =
82 82  
83 -(% style="text-align: center;" %)
84 -**(depuis le bien)**
85 -)))|(% style="background-color:#cbcbea" %)(((
86 -(% style="text-align: center;" %)
87 -**Grille « Estimation »**
88 88  
89 -(% style="text-align: center;" %)
90 -**depuis le bien dans le mouvement**
91 -)))
92 -|**Accès**|Depuis la notice du bien|Depuis le bien dans le mouvement, via le module Régie
93 -|**Type d’estimation**|Choisi manuellement (initiale, assurance, etc.)|Automatiquement défini comme « assurance »
94 -|**Contexte d’usage**|(((
95 -Réévaluation ponctuelle
96 -)))|(((
97 -Exposition
73 += Cas particulier à connaître =
98 98  
99 -Prêt
75 +== Gérer les estimations dans les ensembles ==
100 100  
101 -Traitement
77 +
78 +)))
79 +)))|(% style="width:300px" %)(((
80 +(% class="box" %)
81 +(((
82 +**Sommaire**
102 102  
103 -Transport
84 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
104 104  )))
105 -|**Association à un mouvement**|Facultative|Obligatoire et automatique
106 -|**Valeur d’assurance globale**|Non disponible|Oui, pour calcul de la valeur d’assurance globale
107 -|**Historisation des estimations**|Oui|Oui
108 -|**Champs principaux**|Bien, valeur, devise, date, type, expert, commentaire, etc.|Bien, mouvement, valeur, devise, date, expert, commentaire, etc.
109 109  
110 -=== Depuis une notice de bien ===
111 -
112 -1. Ouvrez la **notice du bien** concerné.
113 -1. Cliquez sur l’**icône Saisir une estimation complémentaire** dans la barre d’outils.
114 -1. **Renseignez les champs** de la grille de saisie : type d’estimation, valeur, devise, date, expert éventuel, commentaire…
115 -1. Enregistrez la notice.
116 -1. La nouvelle estimation est désormais **historisée** dans l’onglet correspondant de la notice du bien.
117 -
118 -[[Notice de bien → bouton saisir une estimation complémentaire. >>image:1753969496406-734.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
119 -
120 -
121 -[[Estimation complémentaire → saisie des données et enregistrement. >>image:1753969724101-452.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
122 -
123 -
124 -[[Résultat → notice estimation complémentaire créée. Retour au bien. >>image:1753969793540-263.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
125 -
126 -
127 -[[Résultat sur la notice du bien  → dernière estimation historicisée.>>image:1753969985395-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
128 -
129 -
130 -=== Depuis un bien lié au mouvement ===
131 -
132 -1. **Rendez-vous dans le mouvement concerné**.
133 -1. **Repérez le bien lié au mouvement** pour lequel vous souhaitez ajouter ou mettre à jour une estimation, puis cliquez sur la **loupe** pour accéder à sa notice.
134 -1. Dans la **barre d’outils**, cliquez sur l’icône **Saisir une estimation complémentaire**.
135 -1. Dans la grille de saisie, **complétez les champs requis** : valeur, type, devise, date, expert éventuel, commentaire…
136 -1. Cliquez sur **Enregistrer** pour valider la création de l'estimation.
137 -
138 -L’estimation est désormais **enregistrée et historisée**, à la fois dans la **notice du bien** et dans le **mouvement** auquel il est rattaché.
139 -
140 -[[Mouvement → basculer sur la notice du bien lié au mouvement.>>image:1753973065281-958.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
141 -
142 -
143 -[[Bien lié au mouvement → bouton créer une estimation complémentaire.>>image:1753973095806-407.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
144 -
145 -
146 -[[Grille de saisie estimation → saisie des données et enregistrement.>>image:1753973135037-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
147 -
148 -
149 -(% class="box successmessage" %)
87 +(% class="box" %)
150 150  (((
151 -Bonnes pratiques de navigation après saisie :
152 -
153 -* Une fois l’estimation enregistrée, cliquez sur la **loupe en haut de la notice** pour revenir à la **notice du bien dans le mouvement**.
154 -* Puis, cliquez à nouveau sur la **loupe** pour revenir au **mouvement** principal.
89 +**Aller plus loin**
155 155  )))
156 156  
157 -[[Résultat → estimation créée. Retour à la notice du bien lié au mouvement.>>image:1753973712268-452.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
158 -
159 -
160 -[[Bien lié au mouvement → retour au mouvement.>>image:1753973224323-278.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
161 -
162 -
163 -[[Résultat → l'estimation complémentaire est historisée dans la liste des biens liés aux mouvement.>>image:1753973444357-681.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
164 -
165 -
166 -[[Résultat → l'estimation complémentaire est également historisée dans la notice du bien.>>image:1753973566441-509.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
167 -
168 -
169 -== Calculer la valeur d'assurance globale d'un mouvement ==
170 -
171 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.45**
172 -
173 -Une fois que toutes les **estimations complémentaires** ont été renseignées pour les biens rattachés au mouvement, vous pouvez lancer le calcul automatique de la **valeur d’assurance globale**.
174 -
175 -Étapes à suivre :
176 -
177 -1. **Ouvrez la notice du mouvement concerné.**
178 -1. Vérifiez que **chaque bien lié au mouvement dispose d’une estimation. **
179 -1. Dans la notice du mouvement, cliquez sur l’icône **Calculer la valeur d’assurance globale**.
180 -1. Le système agrège automatiquement toutes les valeurs d’assurance saisies pour les biens du mouvement.
181 -1. La **valeur globale calculée** s’affiche dans la notice du mouvement.
182 -
183 -(% class="box infomessage" %)
92 +(% class="box" %)
184 184  (((
185 -* Le calcul prend en compte **toutes les estimations (initiales ou complémentaires).**
186 -* Si un bien rattaché au mouvement ne dispose **d’aucune estimation, ** il sera **exclu du calcul**.
187 -* Le calcul peut être relancé à tout moment si de nouvelles estimations sont ajoutées ou modifiées.
94 +**Icônes principales **
188 188  )))
96 +)))
189 189  
190 -[[Mouvement → bouton calculer la valeur d'assurance globale.>>image:1753973631307-362.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
191 191  
192 192  
193 -[[Résultat → la valeur globale d'assurance du mouvement s'affiche.>>image:1753973635746-180.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
194 194  
195 195  
196 -= Cas particulier à connaître =
197 197  
198 -== Gérer les estimations dans les ensembles (parents/enfants) ==
199 199  
200 -Dans Flora, lorsqu’un bien est structuré sous forme d’un ensemble (notice parent) et d’éléments (notices enfants), il est essentiel de choisir le bon niveau de saisie pour garantir la cohérence patrimoniale et assurantielle. La gestion des estimations dans ce contexte dépend de la manière dont la valeur du bien est considérée : globale ou répartie.
104 +Dans la grille de saisie des biens, le champ valeur d'assurance permet de saisir la première valeur d'assurance de l'objet. Une fois ce champ saisi, il ne faudra plus le modifier.
201 201  
202 -=== Quelle stratégie adopter ? ===
106 +[[image:1748244022414-388.png]]
203 203  
204 -|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Cas de figure**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Recommandation**
205 -|L’ensemble est indivisible et estimé comme un tout|Saisir **l'estimation sur la notice parent.**
206 -|Chaque élément a une valeur propre|Saisir **une estimation sur chaque notice enfant** ; pas de valeur globale dans la notice parent.
207 -|Cas mixte : une valeur globale + éléments avec valeur individuelle|Saisir une **estimation globale sur le parent** + **complémentaires sur certains enfants.**
108 +[[image:1748244070186-817.png]]
208 208  
209 -(% class="box successmessage" %)
210 -(((
211 -Bonnes pratiques :
110 += Saisir des valeurs d'assurance complémentaires =
212 212  
213 -* Avant de saisir des estimations, identifiez clairement la **structure de l’ensemble** (valeur globale ou individuelle).
214 -* évitez de dupliquer une estimation identique sur le parent et les enfants, cela fausserait le total estimé ou assuré.
215 -)))
112 +Dans la grille de saisie des biens, le champ valeur estimée permet de saisir la première valeur d'assurance réalisée sur l'objet. Une fois ce champ saisi, il ne faudra plus le modifier.
216 216  
217 -=== Estimations dans un mouvement avec un ensemble ===
114 +Si la valeur d'assurance du bien évolue, utiliser la fonctionnalité suivante, disponible dans la notice du bien :
218 218  
219 -Lorsqu’un **ensemble est rattaché à un mouvement**, la logique est identique : il faut adapter le niveau de saisie de l’estimation selon la manière dont les biens sont transportés ou exposés.
116 +[[image:1722420489736-722.png]]
220 220  
221 -|(% style="background-color:#cbcbea; width:336px" %)**Cas de figure**|(% style="background-color:#cbcbea; width:460px" %)**Recommandation**
222 -|(% style="width:336px" %)(((
223 -L’ensemble (parent) et ses éléments (enfants) sont **indivisibles** et **doivent être déplacés ensemble**
224 -)))|(% style="width:460px" %)Saisir l’estimation **sur le bien parent dans le mouvement**
225 -|(% style="width:336px" %)Les éléments sont déplacés **séparément**|(% style="width:460px" %)Saisir les estimations **uniquement sur les biens enfants concernés**
118 +La grille de saisie associée à cette fonctionnalité permet de saisir une nouvelle valeur d'assurance, et de typer l'estimation.
226 226  
120 +[[image:1722420624114-730.png]]
227 227  
122 +L'affichage sera optimisé selon le même principe que pour les constats d'états :
228 228  
124 +[[image:1722420788031-922.png]]
229 229  
230 -
231 231  
232 -)))
233 -)))|(% style="width:300px" %)(((
234 -(% class="box" %)
235 -(((
236 -**Sommaire**
237 -
238 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
239 -)))
240 -
241 -(% class="box" %)
242 -(((
243 -**Aller plus loin**
244 -
245 -* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
246 -* (((
247 -[[Décrire un lot ou un ensemble d’objets dans Flora>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Décrire un lot ou un ensemble d’objets dans Flora.WebHome]]
248 -)))
249 -* [[Référentiel des champs - Estimations>>doc:.Estimations.WebHome]]
250 -)))
251 -
252 -(% class="box" %)
253 -(((
254 -**Icônes principales **
255 -)))
256 -)))
257 -
258 -
259 -
260 -
261 -
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