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Modifications pour le document Saisir et suivre les estimations

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/24 14:59
Depuis la version 51.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/01 08:52
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/30 16:18
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -4,13 +4,12 @@
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 6  Les **estimations** dans Flora permettent de suivre la valeur des biens tout au long de leur vie dans les collections.
7 -Elles se déclinent en trois formes complémentaires :
7 +Elles se déclinent en deux formes complémentaires :
8 8  
9 -* une **estimation initiale**, saisie dans la notice du bien au moment de son entrée,
10 -* des **estimations complémentaires**, ajoutées pour refléter une réévaluation ou un besoin spécifique (assurance, expertise...),
11 -* une **valeur d’assurance globale de mouvement**, calculée automatiquement à partir des estimations des biens liés à un mouvement (prêt, exposition...).
9 +* une **estimation initiale**, saisie à l’entrée du bien,
10 +* des **estimations complémentaires**, ajoutées au fil du temps pour refléter des évolutions, des expertises ou des besoins d’assurance.
12 12  
13 -Chaque forme suit une **logique de saisie propre**, adaptée au contexte documentaire ou logistique du bien.
12 +Chaque modalité suit une logique de saisie distincte, adaptée aux contextes patrimoniaux ou opérationnels.
14 14  )))
15 15  
16 16  (((
... ... @@ -22,13 +22,17 @@
22 22  * **réglementaires** (suivi des évolutions),
23 23  * **opérationnelles** (assurance pour les prêts, expositions, transports...).
24 24  
25 -Flora distingue **trois types d’estimations**, traités différemment dans le système :
24 +Flora distingue **deux types d’estimations**, traités différemment dans le système.
26 26  
27 -|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Type**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Objectif principal**
28 -|**Estimation initiale**|Première valeur saisie lors de l’entrée du bien
29 -|**Estimation complémentaire**|Réévaluation ou estimation contextuelle (assurance, etc.)
30 -|**Valeur d'assurance globale**|Calcul automatique du montant total assuré pour un ensemble de biens liés à un même mouvement
26 +|=Type|=Objectif principal|=Modalité de saisie|=Historisation
27 +|**Estimation initiale**|Première valeur saisie lors de l’entrée du bien|Directement dans la **grille de saisie du bien**|Non
28 +|**Estimation complémentaire**|Réévaluation ou estimation contextuelle (assurance, etc.)|Via une **notice dédiée** dans la table Estimations.|Oui
31 31  
30 +(% class="box successmessage" %)
31 +(((
32 +Une fois les **estimations initiales saisies**, elles ne doivent **plus être modifiées**. Toute évolution ou mise à jour de la valeur doit être réalisée via une **estimation complémentaire**, qui est alors historisée.
33 +)))
34 +
32 32  >(% class="small" %)Exemples d'usages :
33 33  >(% class="small" %)Saisie d'une estimation initiale lors d’une acquisition ou d’un dépôt.
34 34  >(% class="small" %)Ajout d'une estimation complémentaire après une expertise.
... ... @@ -36,198 +36,74 @@
36 36  >(% class="small" %)Garantir une couverture d’assurance cohérente et globale pour un convoi.
37 37  >(% class="small" %)Réviser la valeur d’un bien pour actualiser la police d’assurance de l’institution.
38 38  
39 -= Comment créer une estimation ? =
42 += Comment créer une notice estimation ? =
40 40  
41 41  (% class="box successmessage" %)
42 42  (((
43 43  Bonnes pratiques :
44 -
45 -* **Commencez toujours par renseigner une estimation initiale** dans la grille de saisie du bien, via le groupe de champs **Valeur d'assurance**.
46 -* Utilisez ensuite la **table Estimations** pour saisir les **valeurs complémentaires** (réévaluations, valeurs d’assurance liées à des mouvements, etc.).
47 -Des raccourcis de saisie sont disponibles directement depuis la **notice de bien** ou les** mouvements**.
48 -* Une fois l’estimation initiale renseignée, **ne la modifiez plus**. Toute évolution de valeur doit être ajoutée sous forme d’**estimation complémentaire**, qui sera automatiquement **historisée**.
49 49  )))
50 50  
51 -== Saisir une estimation initiale ==
49 +== Depuis une notice de bien ==
52 52  
53 -1. Depuis la **grille de saisie des biens**, renseignez les champs du groupe **Valeur d’assurance**.
54 -1. Une fois tous les éléments complétés, **enregistrez la notice** pour valider la saisie.
51 +== Depuis un mouvement ==
55 55  
56 -[[Grille de saisie des biens → saisie d'une valeur d'assurance initiale et enregistrement.>>image:1753970789988-156.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
53 +== Depuis la table des estimations ==
57 57  
58 58  
59 -[[Résultat sur la notice du bien  → valeur d'assurance initiale saisie.>>image:1753970405431-198.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
56 += Renseigner et enregistrer la notice =
60 60  
61 61  
62 -(% class="box warningmessage" %)
63 -(((
64 -**Ne confondez pas** la **valeur d’assurance** avec le **prix d’entrée** du bien :
59 += Cas particulier à connaître =
65 65  
66 -* le **prix d’entrée** correspond au montant réellement payé lors d’une acquisition (champ spécifique dans la grille),
67 -* la **valeur d’assurance** représente une estimation de la valeur du bien à des fins de gestion, de couverture ou d’exposition.
61 +== Gérer les estimations dans les ensembles ==
62 +
63 +
68 68  )))
65 +)))|(% style="width:300px" %)(((
66 +(% class="box" %)
67 +(((
68 +**Sommaire**
69 69  
70 -== Créer une estimation complémentaire ==
71 -
72 -Les **estimations complémentaires** peuvent être créées depuis la **notice du bien** ou à partir d’un **bien rattaché à un mouvement** dans le module **Régie**, selon le contexte.
73 -Voici les principaux cas d’usage  :
74 -
75 -|(% style="background-color:#cbcbea; width:255px" %)**Contexte de saisie**|(% style="background-color:#cbcbea; width:541px" %)**Finalité de l’estimation complémentaire**
76 -|(% style="width:255px" %)Depuis une notice de bien|(% style="width:541px" %)Permet d’enregistrer une **réévaluation ponctuelle**, indépendante d’un mouvement, à la suite d’une expertise, d’un changement de contexte ou d’une mise à jour de la valeur assurée.
77 -|(% style="width:255px" %)Depuis un bien dans le mouvement|(% style="width:541px" %)(((
78 -Permet de **vérifier systématiquement la valeur d’assurance** du bien :
79 -
80 -* si aucune valeur n’est renseignée, il faut **en ajouter une**,
81 -* si une valeur existe, il convient de **la mettre à jour** si nécessaire.
70 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
82 82  )))
83 83  
84 -=== Depuis une notice de bien ===
85 -
86 -1. Ouvrez la **notice du bien** concerné.
87 -1. Cliquez sur l’**icône Saisir une estimation complémentaire** dans la barre d’outils.
88 -1. **Renseignez les champs** de la grille de saisie : type d’estimation, valeur, devise, date, expert éventuel, commentaire…
89 -1. Enregistrez la notice.
90 -1. La nouvelle estimation est désormais **historisée** dans l’onglet correspondant de la notice du bien.
91 -
92 -[[Notice de bien → bouton saisir une estimation complémentaire. >>image:1753969496406-734.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
93 -
94 -
95 -[[Estimation complémentaire → saisie des données et enregistrement. >>image:1753969724101-452.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
96 -
97 -
98 -[[Résultat → notice estimation complémentaire créée. Retour au bien. >>image:1753969793540-263.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
99 -
100 -
101 -[[Résultat sur la notice du bien  → dernière estimation historicisée.>>image:1753969985395-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
102 -
103 -
104 -=== Depuis un bien lié au mouvement ===
105 -
106 -1. **Rendez-vous dans le mouvement concerné**.
107 -1. **Repérez le bien lié au mouvement** pour lequel vous souhaitez ajouter ou mettre à jour une estimation, puis cliquez sur la **loupe** pour accéder à sa notice.
108 -1. Dans la **barre d’outils**, cliquez sur l’icône **Saisir une estimation complémentaire**.
109 -1. Dans la grille de saisie, **complétez les champs requis** : valeur, type, devise, date, expert éventuel, commentaire…
110 -1. Cliquez sur **Enregistrer** pour valider la création de l'estimation.
111 -
112 -L’estimation est désormais **enregistrée et historisée**, à la fois dans la **notice du bien** et dans le **mouvement** auquel il est rattaché.
113 -
114 -[[Mouvement → basculer sur la notice du bien lié au mouvement.>>image:1753973065281-958.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
115 -
116 -
117 -[[Bien lié au mouvement → bouton créer une estimation complémentaire.>>image:1753973095806-407.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
118 -
119 -
120 -[[Grille de saisie estimation → saisie des données et enregistrement.>>image:1753973135037-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
121 -
122 -
123 -(% class="box successmessage" %)
73 +(% class="box" %)
124 124  (((
125 -Bonnes pratiques de navigation après saisie :
126 -
127 -* Une fois l’estimation enregistrée, cliquez sur la **loupe en haut de la notice** pour revenir à la **notice du bien dans le mouvement**.
128 -* Puis, cliquez à nouveau sur la **loupe** pour revenir au **mouvement** principal.
75 +**Aller plus loin**
129 129  )))
130 130  
131 -[[Résultat → estimation créée. Retour à la notice du bien lié au mouvement.>>image:1753973712268-452.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
132 -
133 -
134 -[[Bien lié au mouvement → retour au mouvement.>>image:1753973224323-278.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
135 -
136 -
137 -[[Résultat → l'estimation complémentaire est historisée dans la liste des biens liés aux mouvement.>>image:1753973444357-681.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
138 -
139 -
140 -[[Résultat → l'estimation complémentaire est également historisée dans la notice du bien.>>image:1753973566441-509.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
141 -
142 -
143 -== Calculer la valeur d'assurance globale d'un mouvement ==
144 -
145 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.45**
146 -
147 -Une fois que toutes les **estimations complémentaires** ont été renseignées pour les biens rattachés au mouvement, vous pouvez lancer le calcul automatique de la **valeur d’assurance globale**.
148 -
149 -Étapes à suivre :
150 -
151 -1. **Ouvrez la notice du mouvement concerné.**
152 -1. Vérifiez que **chaque bien lié au mouvement dispose d’une estimation. **
153 -1. Dans la notice du mouvement, cliquez sur l’icône **Calculer la valeur d’assurance globale**.
154 -1. Le système agrège automatiquement toutes les valeurs d’assurance saisies pour les biens du mouvement.
155 -1. La **valeur globale calculée** s’affiche dans la notice du mouvement.
156 -
157 -(% class="box infomessage" %)
78 +(% class="box" %)
158 158  (((
159 -* Le calcul prend en compte **toutes les estimations (initiales ou complémentaires).**
160 -* Si un bien rattaché au mouvement ne dispose **d’aucune estimation, ** il sera **exclu du calcul**.
161 -* Le calcul peut être relancé à tout moment si de nouvelles estimations sont ajoutées ou modifiées.
80 +**Icônes principales **
162 162  )))
82 +)))
163 163  
164 -[[Mouvement → bouton calculer la valeur d'assurance globale.>>image:1753973631307-362.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
165 165  
166 166  
167 -[[Résultat → la valeur globale d'assurance du mouvement s'affiche.>>image:1753973635746-180.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
168 168  
169 169  
170 -= Cas particulier à connaître =
171 171  
172 -== Gérer les estimations dans les ensembles (parents/enfants) ==
173 173  
174 -Dans Flora, certains biens sont structurés en **ensembles hiérarchiques**, avec une **notice parent** (l’ensemble) et plusieurs **notices enfants** (les éléments constitutifs). La gestion des estimations dans ce contexte dépend de la manière dont la valeur du bien est considérée : globale ou répartie.
90 +Dans la grille de saisie des biens, le champ valeur d'assurance permet de saisir la première valeur d'assurance de l'objet. Une fois ce champ saisi, il ne faudra plus le modifier.
175 175  
176 -=== Quelle stratégie adopter ? ===
92 +[[image:1748244022414-388.png]]
177 177  
178 -|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Cas de figure**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Recommandation**
179 -|L’ensemble est indivisible et estimé comme un tout|Saisir **une estimation unique sur la notice parent.**
180 -|Chaque élément a une valeur propre|Saisir **une estimation sur chaque notice enfant**, ne rien inscrire sur le parent.
181 -|Cas mixte : une valeur globale + éléments avec valeur individuelle|Saisir une **estimation globale sur le parent** + des **estimations spécifiques sur certains enfants.**
94 +[[image:1748244070186-817.png]]
182 182  
183 -(% class="box successmessage" %)
184 -(((
185 -Bonnes pratiques :
96 += Saisir des valeurs d'assurance complémentaires =
186 186  
187 -* évitez de dupliquer une estimation identique sur le parent et les enfants, cela fausserait le total estimé ou assuré.
188 -* Avant de saisir des estimations, identifiez clairement la **structure de l’ensemble** (valeur globale ou individuelle).
189 -)))
98 +Dans la grille de saisie des biens, le champ valeur estimée permet de saisir la première valeur d'assurance réalisée sur l'objet. Une fois ce champ saisi, il ne faudra plus le modifier.
190 190  
191 -=== Estimations dans un mouvement avec un ensemble ===
100 +Si la valeur d'assurance du bien évolue, utiliser la fonctionnalité suivante, disponible dans la notice du bien :
192 192  
193 -Lorsqu’un **ensemble est rattaché à un mouvement**, la logique est identique : il faut adapter le niveau de saisie de l’estimation selon la manière dont les biens sont transportés ou exposés.
102 +[[image:1722420489736-722.png]]
194 194  
195 -|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Cas de figure**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Recommandation**
196 -|L’ensemble (parent + enfants) est déplacé **en bloc**|Saisir l’estimation **sur le bien parent dans le mouvement**
197 -|Les éléments sont déplacés **séparément**|Saisir les estimations **uniquement sur les biens enfants concernés**
104 +La grille de saisie associée à cette fonctionnalité permet de saisir une nouvelle valeur d'assurance, et de typer l'estimation.
198 198  
106 +[[image:1722420624114-730.png]]
199 199  
108 +L'affichage sera optimisé selon le même principe que pour les constats d'états :
200 200  
110 +[[image:1722420788031-922.png]]
201 201  
202 -
203 203  
204 -)))
205 -)))|(% style="width:300px" %)(((
206 -(% class="box" %)
207 -(((
208 -**Sommaire**
209 -
210 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
211 -)))
212 -
213 -(% class="box" %)
214 -(((
215 -**Aller plus loin**
216 -
217 -* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
218 -* (((
219 -[[Décrire un lot ou un ensemble d’objets dans Flora>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Décrire un lot ou un ensemble d’objets dans Flora.WebHome]]
220 -)))
221 -* [[Référentiel des champs - Estimations>>doc:.Estimations.WebHome]]
222 -)))
223 -
224 -(% class="box" %)
225 -(((
226 -**Icônes principales **
227 -)))
228 -)))
229 -
230 -
231 -
232 -
233 -
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