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Modifications pour le document Saisir et suivre les estimations

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/24 14:59
Depuis la version 47.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/01 08:39
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/30 10:49
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Créer et gérer les estimations
1 +Saisir et suivre les estimations
Contenu
... ... @@ -3,24 +3,26 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Les **estimations** dans Flora permettent de suivre la valeur des biens tout au long de leur vie dans les collections.
7 -Elles se déclinent en trois formes complémentaires :
6 +Les estimations permettent de suivre et de documenter la valeur d’un bien tout au long de sa présence dans les collections.
7 +Elles répondent à des besoins **patrimoniaux** (évolution dans le temps), **réglementaires** (historisation) et **opérationnels** (assurance pour prêts, expositions, transports).
8 8  
9 -* une **estimation initiale**, saisie dans la notice du bien au moment de son entrée,
10 -* des **estimations complémentaires**, ajoutées pour refléter une réévaluation ou un besoin spécifique (assurance, expertise...),
11 -* une **valeur d’assurance globale de mouvement**, calculée automatiquement à partir des estimations des biens liés à un mouvement (prêt, exposition...).
9 +Dans Flora, trois formes complémentaires existent :
12 12  
11 +1. **Estimation initiale** – saisie dans la notice du bien au moment de son entrée.
12 +1. **Estimation complémentaire** – ajoutée ultérieurement pour réévaluation ou contexte particulier (assurance, expertise…).
13 +1. **Valeur d’assurance globale de mouvement** – calcul automatique de la valeur assurée totale des biens liés à un mouvement.
14 +
13 13  Chaque forme suit une **logique de saisie propre**, adaptée au contexte documentaire ou logistique du bien.
14 14  )))
15 15  
16 16  (((
17 -= A quoi servent les estimations dans Flora ? =
19 += Comprendre l’usage des estimations =
18 18  
19 19  Les **estimations** permettent d’attribuer une **valeur financière ou assurantielle** à un bien, à des fins :
20 20  
21 -* **patrimoniales** (estimation de la valeur dans le temps),
22 -* **réglementaires** (suivi des évolutions),
23 -* **opérationnelles** (assurance pour les prêts, expositions, transports...).
23 +* **patrimoniales** : estimation de la valeur dans le temps.
24 +* **réglementaires** : suivi des évolutions,
25 +* **opérationnelles** : assurance pour les prêts, expositions, transports....
24 24  
25 25  Flora distingue **trois types d’estimations**, traités différemment dans le système :
26 26  
... ... @@ -36,50 +36,67 @@
36 36  >(% class="small" %)Garantir une couverture d’assurance cohérente et globale pour un convoi.
37 37  >(% class="small" %)Réviser la valeur d’un bien pour actualiser la police d’assurance de l’institution.
38 38  
39 -= Comment créer une estimation ? =
41 += Saisir une estimation =
40 40  
41 41  (% class="box successmessage" %)
42 42  (((
43 -Bonnes pratiques :
45 +**Bonnes pratiques :**
44 44  
45 -* **Commencez toujours par renseigner une estimation initiale** dans la grille de saisie du bien, via le groupe de champs **Valeur d'assurance**.
46 -* Utilisez ensuite la **table Estimations** pour saisir les **valeurs complémentaires** (réévaluations, valeurs d’assurance liées à des mouvements, etc.).
47 -Des raccourcis de saisie sont disponibles directement depuis la **notice de bien** ou les** mouvements**.
48 -* Une fois l’estimation initiale renseignée, **ne la modifiez plus**. Toute évolution de valeur doit être ajoutée sous forme d’**estimation complémentaire**, qui sera automatiquement **historisée**.
47 +* Toujours renseigner une **estimation initiale dès l’entrée d’un bien.**
48 +* Ne pas modifier l’estimation initiale après saisie ; toute évolution doit être enregistrée sous forme **complémentaire**.
49 +* (((
50 +Ne pas confondre :
51 +
52 +* **Prix d’entrée** = montant payé à l’acquisition.
53 +* **Valeur d’assurance** = estimation pour couverture et gestion.
49 49  )))
55 +)))
50 50  
51 51  == Saisir une estimation initiale ==
52 52  
53 -1. Depuis la **grille de saisie des biens**, renseignez les champs du groupe **Valeur d’assurance**.
54 -1. Une fois tous les éléments complétés, **enregistrez la notice** pour valider la saisie.
59 +1. Ouvrir la **notice du bien**.
60 +1. Dans le groupe de champs **Valeur d’assurance**, saisir : valeur, devise, date, expert éventuel, commentaire.
61 +1. Enregistrer la notice.
55 55  
56 56  [[Grille de saisie des biens → saisie d'une valeur d'assurance initiale et enregistrement.>>image:1753970789988-156.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
57 57  
58 58  
59 -[[Résultat sur la notice du bien  → valeur d'assurance initiale saisie.>>image:1753970405431-198.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
66 +[[Résultat sur la notice du bien  → affichage de la valeur d'assurance initiale.>>image:1753970405431-198.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
60 60  
61 61  
62 -(% class="box warningmessage" %)
63 -(((
64 -**Ne confondez pas** la **valeur d’assurance** avec le **prix d’entrée** du bien :
69 +== Ajouter une estimation complémentaire ==
65 65  
66 -* le **prix d’entrée** correspond au montant réellement payé lors d’une acquisition (champ spécifique dans la grille),
67 -* la **valeur d’assurance** représente une estimation de la valeur du bien à des fins de gestion, de couverture ou d’exposition.
68 -)))
71 +Les **estimations complémentaires** peuvent être saisies :
69 69  
70 -== Créer une estimation complémentaire ==
73 +* soit depuis la **notice du bien**, pour une réévaluation ponctuelle indépendante d’un mouvement,
74 +* soit depuis un **bien rattaché à un mouvement**, via le module de **Régie**.
71 71  
72 -Les **estimations complémentaires** peuvent être créées depuis la **notice du bien** ou à partir d’un **bien rattaché à un mouvement** dans le module **Régie**, selon le contexte.
73 -Voici les principaux cas d’usage  :
76 +Selon le contexte, il est recommandé d’utiliser l’une ou l’autre des grilles d'estimation. Le tableau ci-dessous synthétise leurs usages respectifs :
74 74  
75 -|(% style="background-color:#cbcbea; width:255px" %)**Contexte de saisie**|(% style="background-color:#cbcbea; width:541px" %)**Finalité de l’estimation complémentaire**
76 -|(% style="width:255px" %)Depuis une notice de bien|(% style="width:541px" %)Permet d’enregistrer une **réévaluation ponctuelle**, indépendante d’un mouvement, à la suite d’une expertise, d’un changement de contexte ou d’une mise à jour de la valeur assurée.
77 -|(% style="width:255px" %)Depuis un bien dans le mouvement|(% style="width:541px" %)(((
78 -Permet de **vérifier systématiquement la valeur d’assurance** du bien :
78 +|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center" %)**Critère**|(% style="background-color:#cbcbea" %)(((
79 +(% style="text-align: center;" %)
80 +**Grille "Estimation" **
81 +)))|(% style="background-color:#cbcbea" %)(((
82 +(% style="text-align: center;" %)
83 +**Grille "Estimation pour le mouvement"**
84 +)))
85 +|**Accès**|Depuis la notice du bien|Depuis le bien dans le mouvement, via le module Régie
86 +|**Type d’estimation**|Choisi manuellement (initiale, assurance, etc.)|Automatiquement défini comme « assurance »
87 +|**Contexte d’usage**|(((
88 +Réévaluation ponctuelle
89 +)))|(((
90 +Exposition
79 79  
80 -* si aucune valeur n’est renseignée, il faut **en ajouter une**,
81 -* si une valeur existe, il convient de **la mettre à jour** si nécessaire.
92 +Prêt
93 +
94 +Traitement
95 +
96 +Transport
82 82  )))
98 +|**Association à un mouvement**|Facultative|Obligatoire et automatique
99 +|**Valeur d’assurance globale**|Non disponible|Oui, pour calcul de la valeur d’assurance globale
100 +|**Historisation des estimations**|Oui|Oui
101 +|**Champs principaux**|Bien, valeur, devise, date, type, expert, commentaire, etc.|Bien, mouvement, valeur, devise, date, expert, commentaire, etc.
83 83  
84 84  === Depuis une notice de bien ===
85 85  
... ... @@ -87,7 +87,7 @@
87 87  1. Cliquez sur l’**icône Saisir une estimation complémentaire** dans la barre d’outils.
88 88  1. **Renseignez les champs** de la grille de saisie : type d’estimation, valeur, devise, date, expert éventuel, commentaire…
89 89  1. Enregistrez la notice.
90 -1. La nouvelle estimation est désormais **historisée** dans l’onglet correspondant de la notice du bien.
109 +1. La nouvelle estimation est désormais **historisée** dans la notice du bien.
91 91  
92 92  [[Notice de bien → bouton saisir une estimation complémentaire. >>image:1753969496406-734.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
93 93  
... ... @@ -98,7 +98,7 @@
98 98  [[Résultat → notice estimation complémentaire créée. Retour au bien. >>image:1753969793540-263.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
99 99  
100 100  
101 -[[Résultat sur la notice du bien  → dernière estimation historicisée.>>image:1753969985395-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
120 +[[Résultat sur la notice du bien  → affichage de l'estimation complémentaire.>>image:1753969985395-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
102 102  
103 103  
104 104  === Depuis un bien lié au mouvement ===
... ... @@ -108,9 +108,8 @@
108 108  1. Dans la **barre d’outils**, cliquez sur l’icône **Saisir une estimation complémentaire**.
109 109  1. Dans la grille de saisie, **complétez les champs requis** : valeur, type, devise, date, expert éventuel, commentaire…
110 110  1. Cliquez sur **Enregistrer** pour valider la création de l'estimation.
130 +1. L’estimation est désormais **enregistrée et historisée**, à la fois dans la **notice du bien** et dans le **mouvement** auquel il est rattaché.
111 111  
112 -L’estimation est désormais **enregistrée et historisée**, à la fois dans la **notice du bien** et dans le **mouvement** auquel il est rattaché.
113 -
114 114  [[Mouvement → basculer sur la notice du bien lié au mouvement.>>image:1753973065281-958.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
115 115  
116 116  
... ... @@ -120,57 +120,124 @@
120 120  [[Grille de saisie estimation → saisie des données et enregistrement.>>image:1753973135037-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
121 121  
122 122  
141 +[[Résultat → affichage de l'estimation complémentaire dans la liste des biens liés au mouvement.>>image:1753973444357-681.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
142 +
143 +
144 +[[Résultat → affichage de l'estimation complémentaire dans la notice du bien.>>image:1753973566441-509.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
145 +
146 +
147 += Consulter et suivre les estimations complémentaires =
148 +
149 +== Revenir à la notice après la saisie d’une estimation (mouvement) ==
150 +
123 123  (% class="box successmessage" %)
124 124  (((
125 -Bonnes pratiques de navigation après saisie :
153 +Bonnes pratiques de navigation
126 126  
127 -* Une fois l’estimation enregistrée, cliquez sur la **loupe en haut de la notice** pour revenir à la **notice du bien dans le mouvement**.
128 -* Puis, cliquez à nouveau sur la **loupe** pour revenir au **mouvement** principal.
155 +* Cliquez sur la **loupe** en haut de la notice d’estimation pour revenir à la **notice du bien dans le mouvement**.
156 +* Cliquez à nouveau sur la **loupe** pour revenir à la **notice du mouvement principal**.
129 129  )))
130 130  
131 -[[Résultat → estimation créée. Retour à la notice du bien lié au mouvement.>>image:1753973712268-452.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
159 +[[Notice estimation → Retour à la notice du bien lié au mouvement.>>image:1753973712268-452.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
132 132  
133 133  
134 134  [[Bien lié au mouvement → retour au mouvement.>>image:1753973224323-278.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
135 135  
136 136  
137 -[[Résultat → l'estimation complémentaire est historisée dans la liste des biens liés aux mouvement.>>image:1753973444357-681.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
165 +[[Résultat → affichage de la notice du mouvement.>>image:1754038886288-398.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
138 138  
139 139  
140 -[[Résultat → l'estimation complémentaire est également historisée dans la notice du bien.>>image:1753973566441-509.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
168 +== Consulter l’historique des estimations dans la notice d’un bien ==
141 141  
170 +Lorsque plusieurs **estimations complémentaires** sont associées à un bien, un champ intitulé **Historique des estimations** s’affiche automatiquement dans sa notice.
142 142  
143 -== Calculer la valeur d'assurance globale d'un mouvement ==
172 +* Il indique le **nombre total d’estimations** enregistrées.
173 +* Il permet d’accéder rapidement à la **liste complète des réévaluations**.
174 +* Chaque estimation est présentée avec ses **informations essentielles** : auteur, date, montant, type.
144 144  
145 -Une fois que toutes les **estimations complémentaires** ont été renseignées pour les biens rattachés au mouvement, vous pouvez lancer le calcul automatique de la **valeur d’assurance globale**.
176 +[[Notice de bien → affichage de l'historique des estimations complémentaires.>>image:1754035510445-756.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
146 146  
178 +
179 +== Où retrouver les estimations complémentaires ? ==
180 +
181 +Toutes les estimations sont accessibles dans **Gérer > Gestion matérielle > Estimations** via recherche simple, experte ou par liens.
182 +
183 +Pour y accéder :
184 +
185 +1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Gérer.**
186 +1. Dans le panneau latéral, cliquez sur **Gestion Matérielle**.
187 +1. Cliquez sur **Estimations **pour afficher l’écran de recherche simple, experte ou par liens.
188 +
189 +[[Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Estimations.**>>image:1754037775246-965.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
190 +
191 +
192 += Calculer la valeur d'assurance globale d'un mouvement =
193 +
194 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures**
195 +
196 +Une fois les **estimations** renseignées pour tous les biens rattachés à un mouvement, Flora permet de **calculer automatiquement la valeur d’assurance globale** de l’opération.
197 +
198 +Cette fonctionnalité garantit une estimation cohérente et centralisée pour les **transports.**
199 +
147 147  Étapes à suivre :
148 148  
149 149  1. **Ouvrez la notice du mouvement concerné.**
150 -1. Vérifiez que **chaque bien lié au mouvement dispose d’une estimation. **
203 +1. Vérifiez que **chaque bien lié au mouvement dispose d’une estimation.**
151 151  1. Dans la notice du mouvement, cliquez sur l’icône **Calculer la valeur d’assurance globale**.
152 152  1. Le système agrège automatiquement toutes les valeurs d’assurance saisies pour les biens du mouvement.
153 153  1. La **valeur globale calculée** s’affiche dans la notice du mouvement.
154 154  
155 -(% class="box successmessage" %)
208 +(% class="box infomessage" %)
156 156  (((
157 -Bonne pratique
158 -)))
210 +**Points clés **
159 159  
160 -* Le calcul prend en compte **toutes les estimations complémentaires saisies dans le cadre du mouvement**, **quel que soit leur type**.
161 -* Si un bien rattaché au mouvement ne dispose **d’aucune estimation complémentaire**, il sera **exclu du calcul**.
212 +* Le calcul prend en compte **toutes les estimations (initiales ou complémentaires).**
213 +* Les biens sans estimations sont exclues.
162 162  * Le calcul peut être relancé à tout moment si de nouvelles estimations sont ajoutées ou modifiées.
215 +)))
163 163  
217 +(% class="box successmessage" %)
218 +(((
219 +**Bonnes pratiques : **
220 +
221 +* Par défaut, la devise utilisée est l’euro. Si une autre devise est nécessaire, modifiez-la manuellement dans la notice de mouvement, puis lancez le calcul automatique afin qu’il soit effectué avec la devise correcte. 
222 +)))
223 +
164 164  [[Mouvement → bouton calculer la valeur d'assurance globale.>>image:1753973631307-362.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
165 165  
166 166  
167 -[[Résultat → la valeur globale d'assurance du mouvement s'affiche.>>image:1753973635746-180.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
227 +[[Résultat → affichage de la valeur globale d'assurance globale du mouvement.>>image:1753973635746-180.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
168 168  
169 169  
170 -= Cas particulier à connaître =
230 += Cas particulier : Gérer les estimations dans les ensembles (parent/enfants) =
171 171  
172 -== Gérer les estimations dans les ensembles ==
232 +Dans Flora, lorsqu’un bien est structuré sous forme d’un ensemble (notice parent) et d’éléments (notices enfants), il est essentiel de choisir le bon niveau de saisie pour garantir la cohérence patrimoniale et assurantielle. La gestion des estimations dans ce contexte dépend de la manière dont la valeur du bien est considérée : globale ou répartie.
173 173  
234 +== Quelle stratégie adopter ? ==
235 +
236 +|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Cas de figure**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Recommandation**
237 +|L’ensemble est indivisible et estimé comme un tout|Saisir **l'estimation sur la notice parent**
238 +|Chaque élément a une valeur propre|Saisir **une estimation sur chaque notice enfant** ; pas de valeur globale dans la notice parent
239 +|Cas mixte : une valeur globale + éléments avec valeur individuelle|Saisir une **estimation globale sur le parent** + **complémentaires sur les enfants**
240 +
241 +(% class="box successmessage" %)
242 +(((
243 +Bonnes pratiques :
244 +
245 +* Avant de saisir des estimations, identifiez clairement la **structure de l’ensemble** (valeur globale ou individuelle).
246 +* Évitez de dupliquer une estimation identique sur le parent et les enfants, cela fausserait le total estimé ou assuré.
247 +)))
248 +
249 +== Estimer les ensembles dans un mouvement ==
250 +
251 +Lorsqu’un **ensemble est rattaché à un mouvement**, la logique est identique : il faut adapter le niveau de saisie de l’estimation selon la manière dont les biens sont transportés ou exposés.
252 +
253 +|(% style="background-color:#cbcbea; width:336px" %)**Cas de figure**|(% style="background-color:#cbcbea; width:460px" %)**Recommandation**
254 +|(% style="width:336px" %)(((
255 +L’ensemble (parent) et ses éléments (enfants) sont **indivisibles** et **doivent être déplacés ensemble**
256 +)))|(% style="width:460px" %)Saisir l’estimation **sur le bien parent dans le mouvement**
257 +|(% style="width:336px" %)Les éléments sont déplacés **séparément**|(% style="width:460px" %)Saisir les estimations **uniquement sur les biens enfants concernés**
258 +
174 174  
175 175  )))
176 176  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -186,19 +186,21 @@
186 186  **Aller plus loin**
187 187  
188 188  * [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
274 +* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
189 189  * (((
190 190  [[Décrire un lot ou un ensemble d’objets dans Flora>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Décrire un lot ou un ensemble d’objets dans Flora.WebHome]]
191 191  )))
192 -* [[Référentiel des champs - Estimations>>doc:.Estimations.WebHome]]
278 +* [[Référentiel des champs>>doc:.Estimations.WebHome]]
193 193  )))
194 194  
195 195  (% class="box" %)
196 196  (((
197 197  **Icônes principales **
198 -)))
199 -)))
200 200  
201 -
202 -
203 -
285 +* [[image:1754034147193-403.png||height="30" width="25"]]Saisir une estimation complémentaire (bien) ou calculer le montant global d'une valeur d'assurance (mouvement)
204 204  
287 +* [[image:1754033775449-449.png||height="29" width="22"]] Saisir une estimation complémentaire (bien lié au mouvement)
288 +
289 +* [[image:1754034326139-988.png||height="30" width="32"]]Basculer sur une notice liée
290 +)))
291 +)))
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