Modifications pour le document Saisir et suivre les estimations

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Détails

Propriétés de la Page

Titre

@@ -1,1 +1,1 @@
--Créer et gérer les estimations
++Saisir et suivre les estimations

Contenu

@@ -3,24 +3,26 @@
  |(% style="width:840px" %)(((
  (% class="box" %)
  (((
--Les **estimations** dans Flora permettent de suivre la valeur des biens tout au long de leur vie dans les collections.
--Elles se déclinent en trois formes complémentaires :
++Les estimations permettent de suivre et de documenter la valeur d’un bien tout au long de sa présence dans les collections.
++Elles répondent à des besoins **patrimoniaux** (évolution dans le temps), **réglementaires** (historisation) et **opérationnels** (assurance pour prêts, expositions, transports).
--* une **estimation initiale**, saisie dans la notice du bien au moment de son entrée,
--* des **estimations complémentaires**, ajoutées pour refléter une réévaluation ou un besoin spécifique (assurance, expertise...),
--* une **valeur d’assurance globale de mouvement**, calculée automatiquement à partir des estimations des biens liés à un mouvement (prêt, exposition...).
++Dans Flora, trois formes complémentaires existent :
++1. **Estimation initiale** – saisie dans la notice du bien au moment de son entrée.
++1. **Estimation complémentaire** – ajoutée ultérieurement pour réévaluation ou contexte particulier (assurance, expertise…).
++1. **Valeur d’assurance globale de mouvement** – calcul automatique de la valeur assurée totale des biens liés à un mouvement.
++
  Chaque forme suit une **logique de saisie propre**, adaptée au contexte documentaire ou logistique du bien.
  )))
  (((
--= A quoi servent les estimations dans Flora ? =
++= Comprendre l’usage des estimations =
  Les **estimations** permettent d’attribuer une **valeur financière ou assurantielle** à un bien, à des fins :
--* **patrimoniales** (estimation de la valeur dans le temps),
--* **réglementaires** (suivi des évolutions),
--* **opérationnelles** (assurance pour les prêts, expositions, transports...).
++* **patrimoniales** : estimation de la valeur dans le temps.
++* **réglementaires** : suivi des évolutions,
++* **opérationnelles** : assurance pour les prêts, expositions, transports....
  Flora distingue **trois types d’estimations**, traités différemment dans le système :
@@ -36,50 +36,75 @@
  >(% class="small" %)Garantir une couverture d’assurance cohérente et globale pour un convoi.
  >(% class="small" %)Réviser la valeur d’un bien pour actualiser la police d’assurance de l’institution.
--= Comment créer une estimation ? =
++= Saisir une estimation =
  (% class="box successmessage" %)
  (((
--Bonnes pratiques :
++**Bonnes pratiques :**
--* **Commencez toujours par renseigner une estimation initiale** dans la grille de saisie du bien, via le groupe de champs **Valeur d'assurance**.
--* Utilisez ensuite la **table Estimations** pour saisir les **valeurs complémentaires** (réévaluations, valeurs d’assurance liées à des mouvements, etc.).
--Des raccourcis de saisie sont disponibles directement depuis la **notice de bien** ou les** mouvements**.
--* Une fois l’estimation initiale renseignée, **ne la modifiez plus**. Toute évolution de valeur doit être ajoutée sous forme d’**estimation complémentaire**, qui sera automatiquement **historisée**.
++* Toujours renseigner une **estimation initiale dès l’entrée d’un bien.**
++* Ne pas modifier l’estimation initiale après saisie ; toute évolution doit être enregistrée sous forme **complémentaire**.
++* (((
++Ne pas confondre :
++
++* **Prix d’entrée** = montant payé à l’acquisition.
++* **Valeur d’assurance** = estimation pour couverture et gestion.
  )))
++)))
  == Saisir une estimation initiale ==
--1. Depuis la **grille de saisie des biens**, renseignez les champs du groupe **Valeur d’assurance**.
--1. Une fois tous les éléments complétés, **enregistrez la notice** pour valider la saisie.
++1. Ouvrir la **notice du bien**.
++1. Dans le groupe de champs **Valeur d’assurance**, saisir : valeur, devise, date, expert éventuel, commentaire.
++1. Enregistrer la notice.
  [[Grille de saisie des biens → saisie d'une valeur d'assurance initiale et enregistrement.>>image:1753970789988-156.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[Résultat sur la notice du bien  → valeur d'assurance initiale saisie.>>image:1753970405431-198.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[Résultat sur la notice du bien  → affichage de la valeur d'assurance initiale.>>image:1753970405431-198.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--(% class="box warningmessage" %)
--(((
--**Ne confondez pas** la **valeur d’assurance** avec le **prix d’entrée** du bien :
++== Ajouter une estimation complémentaire ==
--* le **prix d’entrée** correspond au montant réellement payé lors d’une acquisition (champ spécifique dans la grille),
--* la **valeur d’assurance** représente une estimation de la valeur du bien à des fins de gestion, de couverture ou d’exposition.
++Les **estimations complémentaires** peuvent être saisies :
++
++* soit depuis la **notice du bien**, pour une réévaluation ponctuelle indépendante d’un mouvement,
++* soit depuis un **bien rattaché à un mouvement**, via le module de **Régie**.
++
++Selon le contexte, il est recommandé d’utiliser l’une ou l’autre des grilles d'estimation. Le tableau ci-dessous synthétise leurs usages respectifs :
++
++|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center" %)**Critère**|(% style="background-color:#cbcbea" %)(((
++(% style="text-align: center;" %)
++**Grille "Estimation" **
++)))|(% style="background-color:#cbcbea" %)(((
++(% style="text-align: center;" %)
++**Grille "Estimation pour le mouvement"**
  )))
++|**Accès**|Depuis la notice du bien|Depuis le bien dans le mouvement, via le module Régie
++|**Type d’estimation**|Choisi manuellement (initiale, assurance, etc.)|Automatiquement défini comme « assurance »
++|**Contexte d’usage**|(((
++Réévaluation ponctuelle
++)))|(((
++Exposition
--== Créer une estimation complémentaire ==
++Prêt
--Les **estimations complémentaires** peuvent être créées depuis la **notice du bien** ou à partir d’un **bien lié au** **mouvement** dans le module **Régie**.
++Traitement
++Transport
++)))
++|**Association à un mouvement**|Facultative|Obligatoire et automatique
++|**Valeur d’assurance globale**|Non disponible|Oui, pour calcul de la valeur d’assurance globale
++|**Historisation des estimations**|Oui|Oui
++|**Champs principaux**|Bien, valeur, devise, date, type, expert, commentaire, etc.|Bien, mouvement, valeur, devise, date, expert, commentaire, etc.
++
  === Depuis une notice de bien ===
--Les **estimations complémentaires créées depuis une notice de bien** servent à enregistrer des **réévaluations ponctuelles** de la valeur, indépendamment d’un mouvement, par exemple à la suite d’une expertise, d’un changement de contexte ou d’une mise à jour de la valeur assurée.
--
 . Ouvrez la **notice du bien** concerné.
 . Cliquez sur l’**icône Saisir une estimation complémentaire** dans la barre d’outils.
 . **Renseignez les champs** de la grille de saisie : type d’estimation, valeur, devise, date, expert éventuel, commentaire…
 . Enregistrez la notice.
--1. La nouvelle estimation est désormais **historisée** dans l’onglet correspondant de la notice du bien.
++1. La nouvelle estimation est désormais **historisée** dans la notice du bien.
  [[Notice de bien → bouton saisir une estimation complémentaire. >>image:1753969496406-734.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -90,46 +90,138 @@
  [[Résultat → notice estimation complémentaire créée. Retour au bien. >>image:1753969793540-263.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[Résultat sur la notice du bien  → dernière estimation historicisée.>>image:1753969985395-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[Résultat sur la notice du bien  → affichage de l'estimation complémentaire.>>image:1753969985395-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  === Depuis un bien lié au mouvement ===
--Lorsqu’un bien est rattaché à un mouvement, il est nécessaire de **vérifier systématiquement sa valeur d’assurance** :
++1. **Rendez-vous dans le mouvement concerné**.
++1. **Repérez le bien lié au mouvement** pour lequel vous souhaitez ajouter ou mettre à jour une estimation, puis cliquez sur la **loupe** pour accéder à sa notice.
++1. Dans la **barre d’outils**, cliquez sur l’icône **Saisir une estimation complémentaire**.
++1. Dans la grille de saisie, **complétez les champs requis** : valeur, type, devise, date, expert éventuel, commentaire…
++1. Cliquez sur **Enregistrer** pour valider la création de l'estimation.
++1. L’estimation est désormais **enregistrée et historisée**, à la fois dans la **notice du bien** et dans le **mouvement** auquel il est rattaché.
--* si aucune valeur n’est renseignée, il faut **en ajouter une**,
--* si une valeur existe, il convient de **la mettre à jour si nécessaire**.
++[[Mouvement → basculer sur la notice du bien lié au mouvement.>>image:1753973065281-958.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Dans les deux cas, la saisie se fait en créant une **estimation complémentaire** directement depuis le bien dans le mouvement.
++[[Bien lié au mouvement → bouton créer une estimation complémentaire.>>image:1753973095806-407.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[image:1753971149349-565.png]]
++[[Grille de saisie estimation → saisie des données et enregistrement.>>image:1753973135037-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[image:1753971204580-602.png]]
++[[Résultat → affichage de l'estimation complémentaire dans la liste des biens liés au mouvement.>>image:1753973444357-681.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[image:1753971291619-409.png]]
++[[Résultat → affichage de l'estimation complémentaire dans la notice du bien.>>image:1753973566441-509.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[image:1753971382227-465.png]]
++= Consulter et suivre les estimations complémentaires =
--[[image:1753971390173-321.png]]
++== Revenir à la notice après la saisie d’une estimation (mouvement) ==
++(% class="box successmessage" %)
++(((
++Bonnes pratiques de navigation
--[[image:1753971461056-228.png]]
++* Cliquez sur la **loupe** en haut de la notice d’estimation pour revenir à la **notice du bien dans le mouvement**.
++* Cliquez à nouveau sur la **loupe** pour revenir à la **notice du mouvement principal**.
++)))
++[[Notice estimation → Retour à la notice du bien lié au mouvement.>>image:1753973712268-452.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Calculer la valeur globale d'un mouvement ==
++[[Bien lié au mouvement → retour au mouvement.>>image:1753973224323-278.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[Résultat → affichage de la notice du mouvement.>>image:1754038886288-398.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--= Cas particulier à connaître =
--== Gérer les estimations dans les ensembles ==
++== Consulter l’historique des estimations dans la notice d’un bien ==
++Lorsque plusieurs **estimations complémentaires** sont associées à un bien, un champ intitulé **Historique des estimations** s’affiche automatiquement dans sa notice.
++
++* Il indique le **nombre total d’estimations** enregistrées.
++* Il permet d’accéder rapidement à la **liste complète des réévaluations**.
++* Chaque estimation est présentée avec ses **informations essentielles** : auteur, date, montant, type.
++
++[[Notice de bien → affichage de l'historique des estimations complémentaires.>>image:1754035510445-756.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
++== Où retrouver les estimations complémentaires ? ==
++
++Toutes les estimations sont accessibles dans **Gérer > Gestion matérielle > Estimations** via recherche simple, experte ou par liens.
++
++Pour y accéder :
++
++1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Gérer.**
++1. Dans le panneau latéral, cliquez sur **Gestion Matérielle**.
++1. Cliquez sur **Estimations **pour afficher l’écran de recherche simple, experte ou par liens.
++
++[[Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Estimations.**>>image:1754037775246-965.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
++= Calculer la valeur d'assurance globale d'un mouvement =
++
++(% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures**
++
++Une fois les **estimations** renseignées pour tous les biens rattachés à un mouvement, Flora permet de **calculer automatiquement la valeur d’assurance globale** de l’opération.
++
++Cette fonctionnalité garantit une estimation cohérente et centralisée pour les **transports.**
++
++Étapes à suivre :
++
++1. **Ouvrez la notice du mouvement concerné.**
++1. Vérifiez que **chaque bien lié au mouvement dispose d’une estimation.**
++1. Dans la notice du mouvement, cliquez sur l’icône **Calculer la valeur d’assurance globale**.
++1. Le système agrège automatiquement toutes les valeurs d’assurance saisies pour les biens du mouvement.
++1. La **valeur globale calculée** s’affiche dans la notice du mouvement.
++
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++**Points clés **
++
++* Le calcul prend en compte **toutes les estimations (initiales ou complémentaires).**
++* Les biens sans estimations sont exclues.
++* Le calcul peut être relancé à tout moment si de nouvelles estimations sont ajoutées ou modifiées.
++)))
++
++[[Mouvement → bouton calculer la valeur d'assurance globale.>>image:1753973631307-362.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
++[[Résultat → affichage de la valeur globale d'assurance globale du mouvement.>>image:1753973635746-180.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
++= Cas particulier : Gérer les estimations dans les ensembles (parent/enfants) =
++
++Dans Flora, lorsqu’un bien est structuré sous forme d’un ensemble (notice parent) et d’éléments (notices enfants), il est essentiel de choisir le bon niveau de saisie pour garantir la cohérence patrimoniale et assurantielle. La gestion des estimations dans ce contexte dépend de la manière dont la valeur du bien est considérée : globale ou répartie.
++
++== Quelle stratégie adopter ? ==
++
++|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Cas de figure**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Recommandation**
++|L’ensemble est indivisible et estimé comme un tout|Saisir **l'estimation sur la notice parent**
++|Chaque élément a une valeur propre|Saisir **une estimation sur chaque notice enfant** ; pas de valeur globale dans la notice parent
++|Cas mixte : une valeur globale + éléments avec valeur individuelle|Saisir une **estimation globale sur le parent** + **complémentaires sur les enfants**
++
++(% class="box successmessage" %)
++(((
++Bonnes pratiques :
++
++* Avant de saisir des estimations, identifiez clairement la **structure de l’ensemble** (valeur globale ou individuelle).
++* Évitez de dupliquer une estimation identique sur le parent et les enfants, cela fausserait le total estimé ou assuré.
++)))
++
++== Estimer les ensembles dans un mouvement ==
++
++Lorsqu’un **ensemble est rattaché à un mouvement**, la logique est identique : il faut adapter le niveau de saisie de l’estimation selon la manière dont les biens sont transportés ou exposés.
++
++|(% style="background-color:#cbcbea; width:336px" %)**Cas de figure**|(% style="background-color:#cbcbea; width:460px" %)**Recommandation**
++|(% style="width:336px" %)(((
++L’ensemble (parent) et ses éléments (enfants) sont **indivisibles** et **doivent être déplacés ensemble**
++)))|(% style="width:460px" %)Saisir l’estimation **sur le bien parent dans le mouvement**
++|(% style="width:336px" %)Les éléments sont déplacés **séparément**|(% style="width:460px" %)Saisir les estimations **uniquement sur les biens enfants concernés**
++
  )))
  )))|(% style="width:300px" %)(((
@@ -145,16 +145,21 @@
  **Aller plus loin**
  * [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
--* [[Référentiel des champs - Estimations>>doc:.Estimations.WebHome]]
++* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
++* (((
++[[Décrire un lot ou un ensemble d’objets dans Flora>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Décrire un lot ou un ensemble d’objets dans Flora.WebHome]]
  )))
++* [[Référentiel des champs>>doc:.Estimations.WebHome]]
++)))
  (% class="box" %)
  (((
  **Icônes principales **
--)))
--)))
--
--
--
++* [[image:1754034147193-403.png||height="30" width="25"]]Saisir une estimation complémentaire (bien) ou calculer le montant global d'une valeur d'assurance (mouvement)
++* [[image:1754033775449-449.png||height="29" width="22"]] Saisir une estimation complémentaire (bien lié au mouvement)
++
++* [[image:1754034326139-988.png||height="30" width="32"]]Basculer sur une notice liée
++)))
++)))

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Auteur

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