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Modifications pour le document Saisir et suivre les estimations

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/11/24 14:59
Depuis la version 112.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/30 10:31
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À la version 41.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/31 16:56
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Saisir et suivre les estimations
1 +Créer et gérer les estimations
Contenu
... ... @@ -3,26 +3,24 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Les estimations permettent de suivre et de documenter la valeur d’un bien tout au long de sa présence dans les collections.
7 -Elles répondent à des besoins **patrimoniaux** (évolution dans le temps), **réglementaires** (historisation) et **opérationnels** (assurance pour prêts, expositions, transports).
6 +Les **estimations** dans Flora permettent de suivre la valeur des biens tout au long de leur vie dans les collections.
7 +Elles se déclinent en trois formes complémentaires :
8 8  
9 -Dans Flora, trois formes complémentaires existent :
9 +* une **estimation initiale**, saisie dans la notice du bien au moment de son entrée,
10 +* des **estimations complémentaires**, ajoutées pour refléter une réévaluation ou un besoin spécifique (assurance, expertise...),
11 +* une **valeur d’assurance globale de mouvement**, calculée automatiquement à partir des estimations des biens liés à un mouvement (prêt, exposition...).
10 10  
11 -1. **Estimation initiale** – saisie dans la notice du bien au moment de son entrée.
12 -1. **Estimation complémentaire** – ajoutée ultérieurement pour réévaluation ou contexte particulier (assurance, expertise…).
13 -1. **Valeur d’assurance globale de mouvement** – calcul automatique de la valeur assurée totale des biens liés à un mouvement.
14 -
15 15  Chaque forme suit une **logique de saisie propre**, adaptée au contexte documentaire ou logistique du bien.
16 16  )))
17 17  
18 18  (((
19 -= Comprendre l’usage des estimations =
17 += A quoi servent les estimations dans Flora ? =
20 20  
21 21  Les **estimations** permettent d’attribuer une **valeur financière ou assurantielle** à un bien, à des fins :
22 22  
23 -* **patrimoniales** : estimation de la valeur dans le temps.
24 -* **réglementaires** : suivi des évolutions,
25 -* **opérationnelles** : assurance pour les prêts, expositions, transports....
21 +* **patrimoniales** (estimation de la valeur dans le temps),
22 +* **réglementaires** (suivi des évolutions),
23 +* **opérationnelles** (assurance pour les prêts, expositions, transports...).
26 26  
27 27  Flora distingue **trois types d’estimations**, traités différemment dans le système :
28 28  
... ... @@ -38,67 +38,50 @@
38 38  >(% class="small" %)Garantir une couverture d’assurance cohérente et globale pour un convoi.
39 39  >(% class="small" %)Réviser la valeur d’un bien pour actualiser la police d’assurance de l’institution.
40 40  
41 -= Saisir une estimation =
39 += Comment créer une estimation ? =
42 42  
43 43  (% class="box successmessage" %)
44 44  (((
45 -**Bonnes pratiques :**
43 +Bonnes pratiques :
46 46  
47 -* Toujours renseigner une **estimation initiale dès l’entrée d’un bien.**
48 -* Ne pas modifier l’estimation initiale après saisie ; toute évolution doit être enregistrée sous forme **complémentaire**.
49 -* (((
50 -Ne pas confondre :
51 -
52 -* **Prix d’entrée** = montant payé à l’acquisition.
53 -* **Valeur d’assurance** = estimation pour couverture et gestion.
45 +* **Commencez toujours par renseigner une estimation initiale** dans la grille de saisie du bien, via le groupe de champs **Valeur d'assurance**.
46 +* Utilisez ensuite la **table Estimations** pour saisir les **valeurs complémentaires** (réévaluations, valeurs d’assurance liées à des mouvements, etc.).
47 +Des raccourcis de saisie sont disponibles directement depuis la **notice de bien** ou les** mouvements**.
48 +* Une fois l’estimation initiale renseignée, **ne la modifiez plus**. Toute évolution de valeur doit être ajoutée sous forme d’**estimation complémentaire**, qui sera automatiquement **historisée**.
54 54  )))
55 -)))
56 56  
57 57  == Saisir une estimation initiale ==
58 58  
59 -1. Ouvrir la **notice du bien**.
60 -1. Dans le groupe de champs **Valeur d’assurance**, saisir : valeur, devise, date, expert éventuel, commentaire.
61 -1. Enregistrer la notice.
53 +1. Depuis la **grille de saisie des biens**, renseignez les champs du groupe **Valeur d’assurance**.
54 +1. Une fois tous les éléments complétés, **enregistrez la notice** pour valider la saisie.
62 62  
63 63  [[Grille de saisie des biens → saisie d'une valeur d'assurance initiale et enregistrement.>>image:1753970789988-156.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
64 64  
65 65  
66 -[[Résultat sur la notice du bien  → affichage de la valeur d'assurance initiale.>>image:1753970405431-198.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
59 +[[Résultat sur la notice du bien  → valeur d'assurance initiale saisie.>>image:1753970405431-198.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
67 67  
68 68  
69 -== Ajouter une estimation complémentaire ==
62 +(% class="box warningmessage" %)
63 +(((
64 +**Ne confondez pas** la **valeur d’assurance** avec le **prix d’entrée** du bien :
70 70  
71 -Les **estimations complémentaires** peuvent être saisies :
72 -
73 -* soit depuis la **notice du bien**, pour une réévaluation ponctuelle indépendante d’un mouvement,
74 -* soit depuis un **bien rattaché à un mouvement**, via le module de **Régie**.
75 -
76 -Selon le contexte, il est recommandé d’utiliser l’une ou l’autre des grilles d'estimation. Le tableau ci-dessous synthétise leurs usages respectifs :
77 -
78 -|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center" %)**Critère**|(% style="background-color:#cbcbea" %)(((
79 -(% style="text-align: center;" %)
80 -**Grille "Estimation" **
81 -)))|(% style="background-color:#cbcbea" %)(((
82 -(% style="text-align: center;" %)
83 -**Grille "Estimation pour le mouvement"**
66 +* le **prix d’entrée** correspond au montant réellement payé lors d’une acquisition (champ spécifique dans la grille),
67 +* la **valeur d’assurance** représente une estimation de la valeur du bien à des fins de gestion, de couverture ou d’exposition.
84 84  )))
85 -|**Accès**|Depuis la notice du bien|Depuis le bien dans le mouvement, via le module Régie
86 -|**Type d’estimation**|Choisi manuellement (initiale, assurance, etc.)|Automatiquement défini comme « assurance »
87 -|**Contexte d’usage**|(((
88 -Réévaluation ponctuelle
89 -)))|(((
90 -Exposition
91 91  
92 -Prêt
70 +== Créer une estimation complémentaire ==
93 93  
94 -Traitement
72 +Les **estimations complémentaires** peuvent être créées depuis la **notice du bien** ou à partir d’un **bien rattaché à un mouvement** dans le module **Régie**, selon le contexte.
73 +Voici les principaux cas d’usage associés à chacun de ces modes de saisie :
95 95  
96 -Transport
75 +|(% style="background-color:#cbcbea; width:255px" %)**Contexte de saisie**|(% style="background-color:#cbcbea; width:541px" %)**Finalité de l’estimation complémentaire**
76 +|(% style="width:255px" %)Depuis une notice de bien|(% style="width:541px" %)Permet d’enregistrer une **réévaluation ponctuelle**, indépendante d’un mouvement, à la suite d’une expertise, d’un changement de contexte ou d’une mise à jour de la valeur assurée.
77 +|(% style="width:255px" %)Depuis un bien dans le mouvement|(% style="width:541px" %)(((
78 +Permet de **vérifier systématiquement la valeur d’assurance** du bien :
79 +
80 +* si aucune valeur n’est renseignée, il faut **en ajouter une**,
81 +* si une valeur existe, il convient de **la mettre à jour** si nécessaire.
97 97  )))
98 -|**Association à un mouvement**|Facultative|Obligatoire et automatique
99 -|**Valeur d’assurance globale**|Non disponible|Oui, pour calcul de la valeur d’assurance globale
100 -|**Historisation des estimations**|Oui|Oui
101 -|**Champs principaux**|Bien, valeur, devise, date, type, expert, commentaire, etc.|Bien, mouvement, valeur, devise, date, expert, commentaire, etc.
102 102  
103 103  === Depuis une notice de bien ===
104 104  
... ... @@ -106,7 +106,7 @@
106 106  1. Cliquez sur l’**icône Saisir une estimation complémentaire** dans la barre d’outils.
107 107  1. **Renseignez les champs** de la grille de saisie : type d’estimation, valeur, devise, date, expert éventuel, commentaire…
108 108  1. Enregistrez la notice.
109 -1. La nouvelle estimation est désormais **historisée** dans la notice du bien.
90 +1. La nouvelle estimation est désormais **historisée** dans l’onglet correspondant de la notice du bien.
110 110  
111 111  [[Notice de bien → bouton saisir une estimation complémentaire. >>image:1753969496406-734.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
112 112  
... ... @@ -117,138 +117,54 @@
117 117  [[Résultat → notice estimation complémentaire créée. Retour au bien. >>image:1753969793540-263.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
118 118  
119 119  
120 -[[Résultat sur la notice du bien  → affichage de l'estimation complémentaire.>>image:1753969985395-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
101 +[[Résultat sur la notice du bien  → dernière estimation historicisée.>>image:1753969985395-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
121 121  
122 122  
123 123  === Depuis un bien lié au mouvement ===
124 124  
125 -1. **Rendez-vous dans le mouvement concerné**.
126 -1. **Repérez le bien lié au mouvement** pour lequel vous souhaitez ajouter ou mettre à jour une estimation, puis cliquez sur la **loupe** pour accéder à sa notice.
106 +1. **Positionnez-vous dans le mouvement concerné** (exposition, prêt, transport…).
107 +1. **Sélectionnez le bien lié au mouvement** pour lequel vous souhaitez ajouter ou mettre à jour une estimation, puis cliquez sur la **loupe** pour accéder à sa notice.
127 127  1. Dans la **barre d’outils**, cliquez sur l’icône **Saisir une estimation complémentaire**.
128 -1. Dans la grille de saisie, **complétez les champs requis** : valeur, type, devise, date, expert éventuel, commentaire…
129 -1. Cliquez sur **Enregistrer** pour valider la création de l'estimation.
130 -1. L’estimation est désormais **enregistrée et historisée**, à la fois dans la **notice du bien** et dans le **mouvement** auquel il est rattaché.
109 +1. Dans la grille de saisie, **renseignez les champs requis** : valeur, type, devise, date, expert éventuel, commentaire…
110 +1. Cliquez sur **Enregistrer** pour créer l’estimation.
111 +1. L’estimation est créée et historisée dans le mouvement et dans la notice du bien.
112 +1. Pour revenir à la **notice du bien dans le mouvement**, cliquez sur la **loupe** en haut de la notice.
113 +1. Pour revenir au **mouvement**, cliquez à nouveau sur la **loupe** en haut de la notice du bien lié au mouvement.
131 131  
132 -[[Mouvement → basculer sur la notice du bien lié au mouvement.>>image:1753973065281-958.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
115 +[[image:1753973065281-958.png]]
133 133  
134 134  
135 -[[Bien lié au mouvement → bouton créer une estimation complémentaire.>>image:1753973095806-407.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
118 +[[image:1753973095806-407.png]]
136 136  
137 137  
138 -[[Grille de saisie estimation → saisie des données et enregistrement.>>image:1753973135037-880.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
121 +[[image:1753973135037-880.png]]
139 139  
140 140  
141 -[[Résultat → affichage de l'estimation complémentaire dans la liste des biens liés au mouvement.>>image:1753973444357-681.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
124 +[[image:1753973712268-452.png]]
142 142  
143 143  
144 -[[Résultat → affichage de l'estimation complémentaire dans la notice du bien.>>image:1753973566441-509.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
127 +[[image:1753973224323-278.png]]
145 145  
146 146  
147 -= Consulter et suivre les estimations complémentaires =
130 +[[image:1753973444357-681.png]]
148 148  
149 -== Revenir à la notice après la saisie d’une estimation (mouvement) ==
150 150  
151 -(% class="box successmessage" %)
152 -(((
153 -Bonnes pratiques de navigation
133 +[[image:1753973566441-509.png]]
154 154  
155 -* Cliquez sur la **loupe** en haut de la notice d’estimation pour revenir à la **notice du bien dans le mouvement**.
156 -* Cliquez à nouveau sur la **loupe** pour revenir à la **notice du mouvement principal**.
157 -)))
158 158  
159 -[[Notice estimation → Retour à la notice du bien lié au mouvement.>>image:1753973712268-452.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
136 +== Calculer la valeur d'assurance globale d'un mouvement ==
160 160  
161 161  
162 -[[Bien lié au mouvement → retour au mouvement.>>image:1753973224323-278.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
139 +[[image:1753973631307-362.png]]
163 163  
164 164  
165 -[[Résultat → affichage de la notice du mouvement.>>image:1754038886288-398.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
142 +[[image:1753973635746-180.png]]
166 166  
167 167  
168 -== Consulter l’historique des estimations dans la notice d’un bien ==
145 += Cas particulier à connaître =
169 169  
170 -Lorsque plusieurs **estimations complémentaires** sont associées à un bien, un champ intitulé **Historique des estimations** s’affiche automatiquement dans sa notice.
147 +== Gérer les estimations dans les ensembles ==
171 171  
172 -* Il indique le **nombre total d’estimations** enregistrées.
173 -* Il permet d’accéder rapidement à la **liste complète des réévaluations**.
174 -* Chaque estimation est présentée avec ses **informations essentielles** : auteur, date, montant, type.
175 -
176 -[[Notice de bien → affichage de l'historique des estimations complémentaires.>>image:1754035510445-756.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177 -
178 -
179 -== Où retrouver les estimations complémentaires ? ==
180 -
181 -Toutes les estimations sont accessibles dans **Gérer > Gestion matérielle > Estimations** via recherche simple, experte ou par liens.
182 -
183 -Pour y accéder :
184 -
185 -1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Gérer.**
186 -1. Dans le panneau latéral, cliquez sur **Gestion Matérielle**.
187 -1. Cliquez sur **Estimations **pour afficher l’écran de recherche simple, experte ou par liens.
188 -
189 -[[Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Estimations.**>>image:1754037775246-965.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
190 -
191 -
192 -= Calculer la valeur d'assurance globale d'un mouvement =
193 -
194 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures**
195 -
196 -Une fois les **estimations** renseignées pour tous les biens rattachés à un mouvement, Flora permet de **calculer automatiquement la valeur d’assurance globale** de l’opération.
197 -
198 -Cette fonctionnalité garantit une estimation cohérente et centralisée pour les **transports.**
199 -
200 -Étapes à suivre :
201 -
202 -1. **Ouvrez la notice du mouvement concerné.**
203 -1. Vérifiez que **chaque bien lié au mouvement dispose d’une estimation.**
204 -1. Dans la notice du mouvement, cliquez sur l’icône **Calculer la valeur d’assurance globale**.
205 -1. Le système agrège automatiquement toutes les valeurs d’assurance saisies pour les biens du mouvement.
206 -1. La **valeur globale calculée** s’affiche dans la notice du mouvement.
207 -
208 -(% class="box infomessage" %)
209 -(((
210 -**Points clés **
211 -
212 -* Le calcul prend en compte **toutes les estimations (initiales ou complémentaires).**
213 -* Les biens sans estimations sont exclues.
214 -* Le calcul peut être relancé à tout moment si de nouvelles estimations sont ajoutées ou modifiées.
215 -)))
216 -
217 -[[Mouvement → bouton calculer la valeur d'assurance globale.>>image:1753973631307-362.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
218 -
219 -
220 -[[Résultat → affichage de la valeur globale d'assurance globale du mouvement.>>image:1753973635746-180.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
221 -
222 -
223 -= Cas particulier : Gérer les estimations dans les ensembles (parent/enfants) =
224 -
225 -Dans Flora, lorsqu’un bien est structuré sous forme d’un ensemble (notice parent) et d’éléments (notices enfants), il est essentiel de choisir le bon niveau de saisie pour garantir la cohérence patrimoniale et assurantielle. La gestion des estimations dans ce contexte dépend de la manière dont la valeur du bien est considérée : globale ou répartie.
226 -
227 -== Quelle stratégie adopter ? ==
228 -
229 -|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Cas de figure**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Recommandation**
230 -|L’ensemble est indivisible et estimé comme un tout|Saisir **l'estimation sur la notice parent**
231 -|Chaque élément a une valeur propre|Saisir **une estimation sur chaque notice enfant** ; pas de valeur globale dans la notice parent
232 -|Cas mixte : une valeur globale + éléments avec valeur individuelle|Saisir une **estimation globale sur le parent** + **complémentaires sur les enfants**
233 -
234 -(% class="box successmessage" %)
235 -(((
236 -Bonnes pratiques :
237 -
238 -* Avant de saisir des estimations, identifiez clairement la **structure de l’ensemble** (valeur globale ou individuelle).
239 -* Évitez de dupliquer une estimation identique sur le parent et les enfants, cela fausserait le total estimé ou assuré.
240 -)))
241 -
242 -== Estimer les ensembles dans un mouvement ==
243 -
244 -Lorsqu’un **ensemble est rattaché à un mouvement**, la logique est identique : il faut adapter le niveau de saisie de l’estimation selon la manière dont les biens sont transportés ou exposés.
245 -
246 -|(% style="background-color:#cbcbea; width:336px" %)**Cas de figure**|(% style="background-color:#cbcbea; width:460px" %)**Recommandation**
247 -|(% style="width:336px" %)(((
248 -L’ensemble (parent) et ses éléments (enfants) sont **indivisibles** et **doivent être déplacés ensemble**
249 -)))|(% style="width:460px" %)Saisir l’estimation **sur le bien parent dans le mouvement**
250 -|(% style="width:336px" %)Les éléments sont déplacés **séparément**|(% style="width:460px" %)Saisir les estimations **uniquement sur les biens enfants concernés**
251 -
252 252  
253 253  )))
254 254  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -264,21 +264,19 @@
264 264  **Aller plus loin**
265 265  
266 266  * [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
267 -* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome]]
268 268  * (((
269 269  [[Décrire un lot ou un ensemble d’objets dans Flora>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Décrire un lot ou un ensemble d’objets dans Flora.WebHome]]
270 270  )))
271 -* [[Référentiel des champs>>doc:.Estimations.WebHome]]
167 +* [[Référentiel des champs - Estimations>>doc:.Estimations.WebHome]]
272 272  )))
273 273  
274 274  (% class="box" %)
275 275  (((
276 276  **Icônes principales **
277 -
278 -* [[image:1754034147193-403.png||height="30" width="25"]]Saisir une estimation complémentaire (bien) ou calculer le montant global d'une valeur d'assurance (mouvement)
279 -
280 -* [[image:1754033775449-449.png||height="29" width="22"]] Saisir une estimation complémentaire (bien lié au mouvement)
281 -
282 -* [[image:1754034326139-988.png||height="30" width="32"]]Basculer sur une notice liée
283 283  )))
284 284  )))
175 +
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178 +
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