Les estimations permettent de suivre et de documenter la valeur d’un bien tout au long de sa présence dans les collections. Elles répondent à des besoins patrimoniaux (évolution dans le temps), réglementaires (historisation) et opérationnels (assurance pour prêts, expositions, transports).
Dans Flora, trois formes complémentaires existent :
Estimation initiale – saisie dans la notice du bien au moment de son entrée.
Estimation complémentaire – ajoutée ultérieurement pour réévaluation ou contexte particulier (assurance, expertise…).
Valeur d’assurance globale de mouvement – calcul automatique de la valeur assurée totale des biens liés à un mouvement.
Chaque forme suit une logique de saisie propre, adaptée au contexte documentaire ou logistique du bien.
Comprendre l’usage des estimations
Les estimations permettent d’attribuer une valeur financière ou assurantielle à un bien, à des fins :
patrimoniales : estimation de la valeur dans le temps.
réglementaires : suivi des évolutions,
opérationnelles : assurance pour les prêts, expositions, transports....
Flora distingue trois types d’estimations, traités différemment dans le système :
Type
Objectif principal
Estimation initiale
Première valeur saisie lors de l’entrée du bien
Estimation complémentaire
Réévaluation ou estimation contextuelle (assurance, etc.)
Valeur d'assurance globale
Calcul automatique du montant total assuré pour un ensemble de biens liés à un même mouvement
Exemples d'usages : Saisie d'une estimation initiale lors d’une acquisition ou d’un dépôt. Ajout d'une estimation complémentaire après une expertise. Ajout d'une estimation liée à un mouvement dans le module Régie. Garantir une couverture d’assurance cohérente et globale pour un convoi. Réviser la valeur d’un bien pour actualiser la police d’assurance de l’institution.
Saisir une estimation
Bonnes pratiques :
Toujours renseigner une estimation initiale dès l’entrée d’un bien.
Ne pas modifier l’estimation initiale après saisie ; toute évolution doit être enregistrée sous forme complémentaire.
Ne pas confondre :
Prix d’entrée = montant payé à l’acquisition.
Valeur d’assurance = estimation pour couverture et gestion.
Saisir une estimation initiale
Ouvrir la notice du bien.
Dans le groupe de champs Valeur d’assurance, saisir : valeur, devise, date, expert éventuel, commentaire.
Enregistrer la notice.
Grille de saisie des biens → saisie d'une valeur d'assurance initiale et enregistrement.
Résultat sur la notice du bien → affichage de la valeur d'assurance initiale.
Ajouter une estimation complémentaire
Les estimations complémentaires peuvent être saisies :
soit depuis la notice du bien, pour une réévaluation ponctuelle indépendante d’un mouvement,
soit depuis un bien rattaché à un mouvement, via le module de Régie.
Selon le contexte, il est recommandé d’utiliser l’une ou l’autre des grilles d'estimation. Le tableau ci-dessous synthétise leurs usages respectifs :
Critère
Grille "Estimation"
Grille "Estimation pour le mouvement"
Accès
Depuis la notice du bien
Depuis le bien dans le mouvement, via le module Régie
Type d’estimation
Choisi manuellement (initiale, assurance, etc.)
Automatiquement défini comme « assurance »
Contexte d’usage
Réévaluation ponctuelle
Exposition
Prêt
Traitement
Transport
Association à un mouvement
Facultative
Obligatoire et automatique
Valeur d’assurance globale
Non disponible
Oui, pour calcul de la valeur d’assurance globale
Historisation des estimations
Oui
Oui
Champs principaux
Bien, valeur, devise, date, type, expert, commentaire, etc.
Bien, mouvement, valeur, devise, date, expert, commentaire, etc.
Depuis une notice de bien
Ouvrez la notice du bien concerné.
Cliquez sur l’icône Saisir une estimation complémentaire dans la barre d’outils.
Renseignez les champs de la grille de saisie : type d’estimation, valeur, devise, date, expert éventuel, commentaire…
Enregistrez la notice.
La nouvelle estimation est désormais historisée dans la notice du bien.
Notice de bien → bouton saisir une estimation complémentaire.
Estimation complémentaire → saisie des données et enregistrement.
Résultat → notice estimation complémentaire créée. Retour au bien.
Résultat sur la notice du bien → affichage de l'estimation complémentaire.
Depuis un bien lié au mouvement
Rendez-vous dans le mouvement concerné.
Repérez le bien lié au mouvement pour lequel vous souhaitez ajouter ou mettre à jour une estimation, puis cliquez sur la loupe pour accéder à sa notice.
Dans la barre d’outils, cliquez sur l’icône Saisir une estimation complémentaire.
Dans la grille de saisie, complétez les champs requis : valeur, type, devise, date, expert éventuel, commentaire…
Cliquez sur Enregistrer pour valider la création de l'estimation.
L’estimation est désormais enregistrée et historisée, à la fois dans la notice du bien et dans le mouvement auquel il est rattaché.
Mouvement → basculer sur la notice du bien lié au mouvement.
Bien lié au mouvement → bouton créer une estimation complémentaire.
Grille de saisie estimation → saisie des données et enregistrement.
Résultat → affichage de l'estimation complémentaire dans la liste des biens liés au mouvement.
Résultat → affichage de l'estimation complémentaire dans la notice du bien.
Consulter et suivre les estimations complémentaires
Revenir à la notice après la saisie d’une estimation (mouvement)
Bonnes pratiques de navigation
Cliquez sur la loupe en haut de la notice d’estimation pour revenir à la notice du bien dans le mouvement.
Cliquez à nouveau sur la loupe pour revenir à la notice du mouvement principal.
Notice estimation → Retour à la notice du bien lié au mouvement.
Bien lié au mouvement → retour au mouvement.
Résultat → affichage de la notice du mouvement.
Consulter l’historique des estimations dans la notice d’un bien
Lorsque plusieurs estimations complémentaires sont associées à un bien, un champ intitulé Historique des estimations s’affiche automatiquement dans sa notice.
Il indique le nombre total d’estimations enregistrées.
Il permet d’accéder rapidement à la liste complète des réévaluations.
Chaque estimation est présentée avec ses informations essentielles : auteur, date, montant, type.
Notice de bien → affichage de l'historique des estimations complémentaires.
Où retrouver les estimations complémentaires ?
Toutes les estimations sont accessibles dans Gérer > Gestion matérielle > Estimations via recherche simple, experte ou par liens.
Pour y accéder :
Rendez-vous dans l'espace de travail Gérer.
Dans le panneau latéral, cliquez sur Gestion Matérielle.
Cliquez sur Estimations pour afficher l’écran de recherche simple, experte ou par liens.
Espace de travail Gérer > Menu Gestion matérielle > Sous-Menu Estimations.
Calculer la valeur d'assurance globale d'un mouvement
Version 4.5.45 et ultérieures
Une fois les estimations renseignées pour tous les biens rattachés à un mouvement, Flora permet de calculer automatiquement la valeur d’assurance globale de l’opération.
Cette fonctionnalité garantit une estimation cohérente et centralisée pour les transports.
Étapes à suivre :
Ouvrez la notice du mouvement concerné.
Vérifiez que chaque bien lié au mouvement dispose d’une estimation.
Dans la notice du mouvement, cliquez sur l’icône Calculer la valeur d’assurance globale.
Le système agrège automatiquement toutes les valeurs d’assurance saisies pour les biens du mouvement.
La valeur globale calculée s’affiche dans la notice du mouvement.
Points clés
Le calcul prend en compte toutes les estimations (initiales ou complémentaires).
Les biens sans estimations sont exclues.
Le calcul peut être relancé à tout moment si de nouvelles estimations sont ajoutées ou modifiées.
Par défaut, la devise utilisée est l’euro. Si une autre devise est nécessaire, modifiez-la manuellement dans la notice de mouvement, puis lancez le calcul automatique afin qu’il soit effectué avec la devise correcte.
Mouvement → bouton calculer la valeur d'assurance globale.
Résultat → affichage de la valeur globale d'assurance globale du mouvement.
Cas particulier : Gérer les estimations dans les ensembles (parent/enfants)
Dans Flora, lorsqu’un bien est structuré sous forme d’un ensemble (notice parent) et d’éléments (notices enfants), il est essentiel de choisir le bon niveau de saisie pour garantir la cohérence patrimoniale et assurantielle. La gestion des estimations dans ce contexte dépend de la manière dont la valeur du bien est considérée : globale ou répartie.
Quelle stratégie adopter ?
Cas de figure
Recommandation
L’ensemble est indivisible et estimé comme un tout
Saisir l'estimation sur la notice parent
Chaque élément a une valeur propre
Saisir une estimation sur chaque notice enfant ; pas de valeur globale dans la notice parent
Cas mixte : une valeur globale + éléments avec valeur individuelle
Saisir une estimation globale sur le parent + complémentaires sur les enfants
Bonnes pratiques :
Avant de saisir des estimations, identifiez clairement la structure de l’ensemble (valeur globale ou individuelle).
Évitez de dupliquer une estimation identique sur le parent et les enfants, cela fausserait le total estimé ou assuré.
Estimer les ensembles dans un mouvement
Lorsqu’un ensemble est rattaché à un mouvement, la logique est identique : il faut adapter le niveau de saisie de l’estimation selon la manière dont les biens sont transportés ou exposés.
Cas de figure
Recommandation
L’ensemble (parent) et ses éléments (enfants) sont indivisibles et doivent être déplacés ensemble
Saisir l’estimation sur le bien parent dans le mouvement
Les éléments sont déplacés séparément
Saisir les estimations uniquement sur les biens enfants concernés
Saisir une estimation complémentaire (bien) ou calculer le montant global d'une valeur d'assurance (mouvement)
Saisir une estimation complémentaire (bien lié au mouvement)
Basculer sur une notice liée