Les constats d’état permettent de documenter l’état de conservation d’un bien à un moment donné de sa vie dans les collections. Ils contribuent à garantir sa traçabilité, à sécuriser les mouvements, et à justifier les interventions de conservation.
Dans Flora, il est possible de gérer à la fois :
le constat d’état initial, saisi directement dans la notice du bien,
et les constats complémentaires, ajoutés ultérieurement selon l’évolution de l’objet ou les événements le concernant.
À quoi servent les constats d'état dans Flora ?
Les constats d’état jouent un rôle central dans la régie des collections. Ils interviennent à toutes les étapes clés : entrée dans les collections, exposition, prêt, stockage longue durée, ou encore restauration. En apportant une vision datée et qualifiée de l’état d’un bien, ils facilitent les arbitrages, assurent une meilleure prévention, et protègent juridiquement l’établissement.
Ils répondent à plusieurs objectifs essentiels :
Conformité réglementaire Le constat initial est requis pour tout bien inscrit dans un registre réglementaire, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
Traçabilité conservatoire Ils garantissent le suivi dans le temps de l’état physique des objets, en conservant une trace datée des altérations, restaurations ou stabilisations.
Encadrement des mouvements Réalisés avant ou après toute manipulation importante (prêt, exposition, restauration, transport…), les constats sécurisent les échanges et permettent d’identifier toute modification d’état.
Aide à la décision Ils fournissent des éléments tangibles pour orienter les décisions de traitement, de retrait temporaire, de relocalisation ou d’intervention conservatoire.
Exemples d'usages : Réaliser un constat pour une sculpture en pierre récemment acquise afin de consigner l’état d’érosion ou de fissuration observé à l’arrivée. Constater l’état d’une tapisserie fragile, noter un décollement existant en bordure. Comparer l’état du cadre d’un tableau à l’aller et au retour d'un prêt, et détecter une cassure nouvellement apparue. Vérifier qu’aucun pigment n’a été altéré sur une céramique nettoyée, ou qu’une surface métallique n’a pas été abrasée. Décrire précisément l’état d’un objet composite (bois et métal) avant qu’un restaurateur externe n’intervienne, pour conserver une trace de l’état avant restauration. Saisir un constat précisant les zones réintégrées, consolidées ou modifiées, en complément du rapport du restaurateur. Constater l’apparition d’un début d’infestation ou de moisissures sur un textile et alerter le service conservation. Documenter l’état général d’un ensemble de biens à manipuler ou déplacer temporairement. Dans le cadre du récolement décennal, joindre un constat pour signaler une instabilité ou une fragilité avant la manipulation.
Comment créer un constat d'état ?
Bonnes pratiques :
Commencez toujours par renseigner un constat d'état initial dans la grille de saisie du bien, via le groupe de champs État de conservation-Conditions.
Une fois le constat d'état initial renseigné, ne le modifiez plus. Toute évolution doit être ajoutée sous forme de constat d'état complémentaire, qui sera automatiquement historisé. Des raccourcis de saisie sont disponibles directement depuis la notice de bien, les mouvements ou la notice de récolement.
Saisir un constat d'état initial
Depuis la grille de saisie des biens, renseignez les champs du groupe État de conservation-Conditions.
Une fois tous les éléments complétés, enregistrez la notice pour valider la saisie.
Grille de saisie des biens → saisie d'un constat d'état initial et enregistrement.
Résultat sur la notice du bien → affichage du constat d'état initial.
Ajouter un constat d'état complémentaire
Les constats complémentaires peuvent être saisis :
depuis la notice du bien, pour une mise à jour indépendante d’un mouvement ;
depuis un bien rattaché à un mouvement, via le module de Régie ;
depuis l’application Horus Condition Report, qui permet de réaliser les constats sur le terrain, puis de les réimporter dans Flora avec rattachement automatique à la notice du bien.
Critère
Grille “Constat d’état”
depuis la notice du bien
Grille “Constat d’état”
depuis un bien lié à un mouvement
Accès
Depuis la notice du bien
Depuis le bien dans le mouvement, via le module Régie
Motif du constat
Constat d'état
Constat d'état (régie)
Contexte d’usage
Évolution d’état
Prêt
Exposition
Traitement
Transport
Association à un mouvement
Facultative
Obligatoire et automatique
Utilisation de Horus Condition Report
Oui
Oui
Affichage dans la notice du bien
Oui
Oui
Champs principaux
Bien, date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations, etc.
Bien, mouvement, date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations, etc.
Depuis une notice de bien
Ouvrez la notice du bien concerné.
Cliquez sur l’icône Saisir un constat d'état complémentaire dans la barre d’outils
Renseignez les champs de la grille de saisie : date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations,...
Enregistrez la notice.
Le constat est automatiquement historisé dans la notice du bien.
Notice de bien → bouton saisir un constat d'état complémentaire.
Constat d'état complémentaire → saisie des données et enregistrement.
Résultat → notice constat d'état complémentaire créée. Retour à la notice du bien.
Résultat sur la notice du bien → affichage du constat d'état complémentaire.
Depuis un bien lié au mouvement
Rendez-vous dans le mouvement concerné.
Repérez le bien lié au mouvement pour lequel vous souhaitez ajouter ou mettre à jour un constat d'état, puis cliquez sur la loupe pour accéder à sa notice.
Dans la barre d’outils, cliquez sur l’icône Saisir un constat d'état complémentaire.
Dans la grille de saisie, complétez les champs requis : date, état de conservation, partie du bien, intégrité, rédacteur, travaux à réaliser, détails de l'examen, observations,...
Cliquez sur Enregistrer pour valider la création du constat d'état.
Le constat est désormais enregistré et historisé, à la fois dans la notice du bien et dans le mouvement auquel il est rattaché.
Mouvement → basculer sur la notice du bien lié au mouvement.
Bien lié au mouvement → bouton saisir un constat d'état complémentaire.
Grille de saisie constat d'état → saisie des données et enregistrement.
Résultat → affichage du constat d'état complémentaire dans la liste des biens liés au mouvement.
Résultat → affichage du constat d'état complémentaire dans la notice du bien (constat de régie).
Depuis l'application Horus Condition Report
L’application Horus Condition Report permet d'effectuer des constats d’état sur le terrain en mode déconnecté. Elle est idéale pour les constats effectués en réserve, en exposition, en transit ou lors d’opérations de manipulation.
Elle peut être utilisée pour :
mettre à jour l’état de conservation d’un bien, de manière indépendante ;
documenter un mouvement en liant automatiquement le constat au bien concerné.
Horus Condition Report n’est pas une application développée par Flora Software. Il s’agit d’un outil tiers, compatible avec Flora dans le cadre d’un partenariat d’interopérabilité. Pour l’utiliser, une licence spécifique est nécessaire.
Cas particulier : ajouter un constat d’état depuis une notice de récolement
Lors d’un récolement, un état sommaire est généralement renseigné dans la notice de récolement. Ce champ déclenche automatiquement l’apparition d’un constat de récolement dans la notice du bien concerné.
Si l’état observé appelle une description plus précise (altération inhabituelle, évolution inquiétante, dommage avéré…), il est possible d’ajouter un constat d’état complémentaire directement depuis la notice de récolement.
Ce constat permet de conserver une observation complète, datée et historisée, tout en maintenant le lien entre la notice de récolement et la notice du bien.
Bonnes pratiques : pour que le constat d'état complémentaire soit également visible dans la notice du bien, veillez à renseigner le champ Bien lié dans la notice de constat au moment de sa création.
Pour ajouter un constat complémentaire :
Passez en modification sur la notice de récolement.
Cliquez sur le bouton + à droite du champ Constat lié.
Remplissez les champs de la grille de constat d’état (y compris le champ Bien lié si nécessaire).
Enregistrez la notice de constat.
Puis, enregistrez la notice de récolement pour que le lien avec le constat apparaisse.
Le constat complémentaire ainsi créé est visible dans la notice de récolement, et, si le bien est correctement renseigné, également dans la notice du bien.
Sous-campagne de récolement → bouton éditer une notice de récolement.
Grille de saisie récolement → création d'un constat d'état complémentaire.
Constat d'état complémentaire → saisie des données, lien vers le bien et enregistrement.
Retour sur la grille de saisie du récolement → constat d'état complémentaire créé.
Notice de récolement → affichage du constat lié.
Notice de bien → affichage du constat de récolement et du constat complémentaire.
Ne pas confondre : constat de récolement et constat d’état complémentaire :
Constat de récolement Il est généré automatiquement à partir du champ état sommaire saisi dans la notice de récolement. Il est visible dans la notice du bien sous forme résumée, avec :
la date du récolement,
le contenu du champ état sommaire,
un lien vers la notice de récolement (où est stocké le constat complémentaire).
Constat d’état complémentaire Il est saisi manuellement depuis la notice de récolement pour documenter plus précisément l’état observé. Il apparaît dans la notice du bien comme un constat à part entière, avec :
une grille de saisie complète,
une date propre,
un lien direct vers le constat complémentaire effectué durant le récolement.
Suivre et consulter les constats d'état complémentaires
Navigation après la création d'un constat (mouvement)
Après avoir enregistré un constat d’état complémentaire depuis un bien rattaché à un mouvement, vous pouvez revenir aux notices précédentes à l’aide des icônes loupe situées en haut de chaque notice.
Bonnes pratiques de navigation :
Cliquez sur la loupe dans la notice de constat pour revenir à la notice du bien lié au mouvement.
Cliquez à nouveau sur la loupe pour revenir à la notice du mouvement principal.
Notice constat d'état → Retour à la notice du bien lié au mouvement.
Bien lié au mouvement → retour au mouvement.
Résultat → affichage de la notice du mouvement.
Consulter l'historique des constats dans la notice d'un bien
Lorsque plusieurs constats d’état complémentaires sont associés à un même bien, un champ Historique des constats d’état s’affiche automatiquement dans la notice du bien.
Ce champ permet :
de connaître le nombre total de constats enregistrés,
d’accéder rapidement à l’ensemble des constats liés au bien,
de visualiser pour chaque constat les informations essentielles : date, type de constat, état de conservation.
Notice de bien → historique des constats complémentaires.
Où retrouver les constats d'état complémentaires ?
Tous les constats d’état complémentaires saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée.
Pour y accéder :
Rendez-vous dans l’espace de travail Gérer.
Dans le menu Gestion matérielle, cliquez sur Constats d’état.
L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
Espace de travail Gérer > Menu Gestion matérielle > Sous-Menu Constats d'état.
Basculer sur une notice liée