Modifications pour le document Assurer la régie des collections

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Propriétés de la Page

Contenu

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	1	+|(% style="width:840px" %)(((
	2	+(% class="box" %)
	3	+(((
	4	+L'espace de travail Gérer de Flora assemble l’ensemble des tables et outils nécessaires au suivi et à la gestion des opérations de régie des collections..
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3		-|(% style="width:840px" %)(% class="box" %)
	6	+Il offre un accès centralisé aux modules permettant de planifier, documenter, suivre et finaliser toutes les actions logistiques et administratives, qui jalonnent la vie des biens patrimoniaux.
	7	+Il permet aux équipes de **coordonner les mouvements**, **gérer les événements** et **maintenir un historique documenté et traçable** de chaque action, depuis le simple déplacement interne jusqu’à l’organisation d’expositions internationales.
	8	+
	9	+Au-delà de la gestion documentaire, la régie apporte une **vision opérationnelle** :
	10	+
	11	+* Où se trouvent les biens à un instant donné ?
	12	+* Quels prêts, dépôts, restaurations ou expositions sont en préparation ?
	13	+* Quelles pièces doivent être emballées, assurées, restaurées ou documentées avant leur départ ?
	14	+
	15	+Pour répondre à ces besoins, le module propose :
	16	+
	17	+* **Une gestion fine des évènements** : expositions temporaires, prêts, dépôts, restaurations, commissions, chantiers de collections…
	18	+* **Un suivi précis des mouvements** : départs, arrivées, transferts, retours partiels, itinérances.
	19	+* **Des outils transverses** : constats d’état, estimations de valeur, colis et matériels, parcours thématiques, demande de travaux.
	20	+* **Une intégration fluide** avec des applications mobiles telles que //Horus Condition Report// (constats d’état) et //MouvApp// (suivi des mouvements).
	21	+
	22	+La force du module réside dans sa **souplesse d’utilisation** : chaque musée peut définir son propre niveau de précision, de la saisie minimale destinée à garder trace des opérations, à la documentation exhaustive permettant une gestion partagée et en temps réel entre les différents services (conservation, régie, documentation, communication…).
	23	+
	24	+En adoptant ce module, vous garantissez :
	25	+
	26	+* La **traçabilité complète** des biens et opérations.
	27	+* La **sécurité et la conformité réglementaire**.
	28	+* Un **gain d’efficacité** grâce à la centralisation et au partage des données.
	29	+)))
	30	+
4	4	(((
5		-La régie des collections couvre l’ensemble des opérations pratiques, administratives et documentaires liées à la gestion des biens patrimoniaux tout au long de leur cycle de vie. Dans Flora (v4.5+), elle s’appuie sur des outils intégrés qui permettent de planifier, suivre et archiver chaque étape, qu’il s’agisse d’un mouvement physique, d’une intervention technique ou d’un traitement administratif.
	32	+=== Événements ===
6	6
7		-Cette section vous guide dans toutes les actions possibles au sein de la régie :
	34	+Cette table, centrale dans la gestion des biens, permet de définir et de suivre tout type d’évènement lié aux collections.
	35	+Un évènement peut correspondre à :
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9		-* **Gérer les événements** : organiser prêts, restaurations, expositions temporaires ou tout autre contexte impliquant des biens.
10		-* **Créer et gérer les constats d’état** : documenter l’état de conservation initial ou complémentaire d’un objet.
11		-* **Gérer les relocalisations** : suivre et enregistrer les déplacements physiques dans et hors des réserves.
12		-* **Créer et gérer les estimations** : consigner les valeurs indicatives ou assurantielles.
13		-* **Créer et gérer les matériels et les colis associés** : organiser les moyens matériels liés à la conservation et au transport.
14		-* **Intégrer un événement à la notice d’un bien** : lier directement l’information à la fiche documentaire.
15		-* **Mettre en œuvre le Plan de Sauvegarde des Biens Culturels (PSBC)** dans Flora : anticiper et coordonner les mesures de protection en cas d’urgence.
16		-* **Gérer les demandes de travaux** : planifier et documenter les interventions techniques dans les espaces de conservation ou d’exposition.
	37	+* Commission
	38	+* Déménagement
	39	+* Dépôt de plainte
	40	+* Exposition temporaire au musée
	41	+* Mise en dépôt
	42	+* Chantier de collection
	43	+* Demande de marquage
	44	+* Demande de mise à disposition sur place
	45	+* Demande de photographie
	46	+* Mouvement interne temporaire
	47	+* Prêt pour exposition
	48	+* Prêt autre que pour exposition
	49	+* Traitement de conservation ou analyse (préventive, curative, restauration, analyse)
17	17
18		-Grâce à ces fonctionnalités, la régie des collections devient un outil central pour garantir la traçabilité réglementaire, optimiser la logistique et préserver l’intégrité des biens, tout en facilitant la coordination entre les équipes.
19		-)))|(% style="width:300px" %)
	51	+Un ou plusieurs biens sont associés à l’évènement ; ils peuvent être retenus ou non.
	52	+Chaque évènement est ensuite lié à un ou plusieurs mouvements, correspondant chacun à un déplacement physique commun d’un groupe de biens.
	53	+Dans le cas d’une exposition itinérante, il est possible de créer une notice mère et des notices filles.
20	20
	55	+----
	56	+
	57	+=== Commissions ===
	58	+
	59	+Les commissions sont un type particulier d’évènement, identifié dans une section spécifique pour faciliter la recherche.
	60	+Des formulaires simples et experts permettent de les retrouver rapidement.
	61	+Un article dédié détaille la gestion et la saisie des commissions (radiation, déclassement), avec un pas à pas complet.
	62	+
	63	+----
	64	+
	65	+=== Parcours ===
	66	+
	67	+La table d’autorité **Parcours thématiques** permet de regrouper les biens selon des critères intellectuels.
	68	+Elle est notamment utilisée pour :
	69	+
	70	+* Préparer la scénographie d’expositions temporaires
	71	+* Organiser les thématiques des catalogues
	72	+* Structurer des sélections pour le portail des collections
	73	+
	74	+Un bien peut appartenir à plusieurs parcours simultanément.
	75	+Dans la notice de bien, les champs //Sommaire Catalogue expo// et //Parcours thématique// sont liés à cette autorité.
	76	+
	77	+----
	78	+
	79	+== Gestion matérielle ==
	80	+
	81	+=== Mouvements ===
	82	+
	83	+La table **Mouvements** recense tous les déplacements de biens (sorties, entrées, transferts).
	84	+Chaque mouvement est associé à :
	85	+
	86	+* Un emplacement de départ
	87	+* Un emplacement d’arrivée
	88	+
	89	+**Cas fréquents :**
	90	+
	91	+* **Mouvement de sortie** : départ = emplacement de référence du musée ; arrivée = lieu d’exposition, de dépôt ou nouvel emplacement.
	92	+* **Mouvement d’entrée** : départ = lieu extérieur ; arrivée = emplacement prévu dans le musée (par défaut, l’emplacement de référence).
	93	+
	94	+Pour les prêts à l’extérieur, on indique généralement uniquement que le bien est //en mouvement//, en précisant l’organisme de destination.
	95	+Pour les expositions temporaires internes, on privilégie le regroupement via un **parcours thématique** plutôt qu’une localisation dans les salles.
	96	+
	97	+----
	98	+
	99	+=== Biens dans l’évènement ===
	100	+
	101	+Permet d’accéder à la liste des biens associés à un évènement, avec la possibilité d’ajouter des informations spécifiques au contexte : dimensions pour l’emballage, commentaires, cartels, etc.
	102	+
	103	+----
	104	+
	105	+=== Biens dans le mouvement ===
	106	+
	107	+Permet de gérer les données propres à chaque bien dans le cadre d’un mouvement : emplacement d’arrivée, constats, valeurs d’assurance, instructions de transport, etc.
	108	+
	109	+----
	110	+
	111	+=== Colis ===
	112	+
	113	+Table dédiée à la création et au suivi des colis utilisés pour transporter ou protéger les biens (caisses, cartons, palettes, tubes, etc.).
	114	+
	115	+----
	116	+
	117	+=== Matériels ===
	118	+
	119	+Table permettant de créer et gérer les matériels scénographiques ou techniques associés aux biens (socles, cadres, lutrins, mannequins, etc.).
	120	+
	121	+----
	122	+
	123	+=== Constats d’état ===
	124	+
	125	+Table regroupant tous les constats d’état complémentaires créés via les biens, les mouvements ou **Horus Condition Report**.
	126	+Il est également possible d’en créer directement depuis cette table.
	127	+
	128	+----
	129	+
	130	+=== Estimations ===
	131	+
	132	+Table centralisant les valeurs d’assurance complémentaires créées dans la base (depuis les biens ou les mouvements).
	133	+Des saisies directes sont également possibles depuis cette table.
	134	+
	135	+----
	136	+
	137	+== Travaux ==
	138	+
	139	+Table permettant de gérer les demandes de travaux concernant les biens (reproduction, copie, etc.).
	140	+Un article dédié détaille la saisie et le suivi de ces demandes.
	141	+
	142	+----
	143	+
	144	+== Re-localiser ==
	145	+
	146	+Menu regroupant toutes les méthodes de relocalisation :
	147	+
	148	+* Relocalisation depuis les biens
	149	+* Relocalisation via les paniers
	150	+* Relocalisation via les emplacements
	151	+
	152	+Un accès à l’historique des relocalisations permet des recherches simples ou expertes sur les mouvements passés.
	153	+
	154	+----
	155	+
	156	+== Import ==
	157	+
	158	+Menu dédié aux imports liés aux applications **Horus Condition Report** et **MouvApp**.
	159	+)))
	160	+)))|(% style="width:300px" %)(((
	161	+(% class="box" %)
	162	+(((
	163	+**Sommaire**
	164	+)))
	165	+
	166	+(% class="box" %)
	167	+(((
	168	+**Aller plus loin**
	169	+
	170	+* [[Gérer les évènements>>doc:.Gérer les évènements.WebHome]]
	171	+* [[Gérer les localisations>>doc:.Gérer les relocalisation.WebHome]]
	172	+* [[Documenter et suivre l’état de conservation>>doc:.Créer et gérer les constats d'état.WebHome]]
	173	+* [[Saisir et suivre les estimations>>doc:.Créer et gérer les estimations.WebHome]]
	174	+* [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome]]
	175	+* [[Gérer les demandes de travaux>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/La%20r%C3%A9gie%20des%20collections/Demandes%20de%20travaux%20%28reproductions%2C%20copies...%29/]]
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