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Modifications pour le document Assurer la régie des collections

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/09/04 13:41
Depuis la version 2.1
modifié par admin admin
sur 2025/08/11 16:58
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À la version 13.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/25 11:43
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -1,0 +1,181 @@
1 +|(% style="width:840px" %)(((
2 +(% class="box" %)
3 +(((
4 +L'espace de travail Gérer de Flora assemble l’ensemble des tables et outils nécessaires au suivi et à la gestion des opérations de régie des collections..
5 +
6 +Il offre un accès centralisé aux modules permettant de planifier, documenter, suivre et finaliser toutes les actions logistiques et administratives, qui jalonnent la vie des biens patrimoniaux.
7 +Il permet aux équipes de **coordonner les mouvements**, **gérer les événements** et **maintenir un historique documenté et traçable** de chaque action, depuis le simple déplacement interne jusqu’à l’organisation d’expositions internationales.
8 +
9 +Au-delà de la gestion documentaire, la régie apporte une **vision opérationnelle** :
10 +
11 +* Où se trouvent les biens à un instant donné ?
12 +* Quels prêts, dépôts, restaurations ou expositions sont en préparation ?
13 +* Quelles pièces doivent être emballées, assurées, restaurées ou documentées avant leur départ ?
14 +
15 +Pour répondre à ces besoins, le module propose :
16 +
17 +* **Une gestion fine des évènements** : expositions temporaires, prêts, dépôts, restaurations, commissions, chantiers de collections…
18 +* **Un suivi précis des mouvements** : départs, arrivées, transferts, retours partiels, itinérances.
19 +* **Des outils transverses** : constats d’état, estimations de valeur, colis et matériels, parcours thématiques, demande de travaux.
20 +* **Une intégration fluide** avec des applications mobiles telles que //Horus Condition Report// (constats d’état) et //MouvApp// (suivi des mouvements).
21 +
22 +La force du module réside dans sa **souplesse d’utilisation** : chaque musée peut définir son propre niveau de précision, de la saisie minimale destinée à garder trace des opérations, à la documentation exhaustive permettant une gestion partagée et en temps réel entre les différents services (conservation, régie, documentation, communication…).
23 +
24 +En adoptant ce module, vous garantissez :
25 +
26 +* La **traçabilité complète** des biens et opérations.
27 +* La **sécurité et la conformité réglementaire**.
28 +* Un **gain d’efficacité** grâce à la centralisation et au partage des données.
29 +)))
30 +
31 +(((
32 += Évènements =
33 +
34 +Cette table, centrale dans la gestion des biens, permet de définir et de suivre tout type d’évènement lié aux collections.
35 +Un évènement peut correspondre à :
36 +
37 +* Commission
38 +* Déménagement
39 +* Dépôt de plainte
40 +* Exposition temporaire au musée
41 +* Mise en dépôt
42 +* Chantier de collection
43 +* Demande de marquage
44 +* Demande de mise à disposition sur place
45 +* Demande de photographie
46 +* Mouvement interne temporaire
47 +* Prêt pour exposition
48 +* Prêt autre que pour exposition
49 +* Traitement de conservation ou analyse (préventive, curative, restauration, analyse)
50 +
51 +Un ou plusieurs biens sont associés à l’évènement ; ils peuvent être retenus ou non.
52 +Chaque évènement est ensuite lié à un ou plusieurs mouvements, correspondant chacun à un déplacement physique commun d’un groupe de biens.
53 +Dans le cas d’une exposition itinérante, il est possible de créer une notice mère et des notices filles.
54 +
55 +----
56 +
57 += Commissions =
58 +
59 +Les commissions sont un type particulier d’évènement, identifié dans une section spécifique pour faciliter la recherche.
60 +Des formulaires simples et experts permettent de les retrouver rapidement.
61 +Un article dédié détaille la gestion et la saisie des commissions (radiation, déclassement), avec un pas à pas complet.
62 +
63 +----
64 +
65 += Parcours =
66 +
67 +La table d’autorité **Parcours thématiques** permet de regrouper les biens selon des critères intellectuels.
68 +Elle est notamment utilisée pour :
69 +
70 +* Préparer la scénographie d’expositions temporaires
71 +* Organiser les thématiques des catalogues
72 +* Structurer des sélections pour le portail des collections
73 +
74 +Un bien peut appartenir à plusieurs parcours simultanément.
75 +Dans la notice de bien, les champs //Sommaire Catalogue expo// et //Parcours thématique// sont liés à cette autorité.
76 +
77 +----
78 +
79 += Gestion matérielle =
80 +
81 +== Mouvements ==
82 +
83 +La table **Mouvements** recense tous les déplacements de biens (sorties, entrées, transferts).
84 +Chaque mouvement est associé à :
85 +
86 +* Un emplacement de départ
87 +* Un emplacement d’arrivée
88 +
89 +**Cas fréquents :**
90 +
91 +* **Mouvement de sortie** : départ = emplacement de référence du musée ; arrivée = lieu d’exposition, de dépôt ou nouvel emplacement.
92 +* **Mouvement d’entrée** : départ = lieu extérieur ; arrivée = emplacement prévu dans le musée (par défaut, l’emplacement de référence).
93 +
94 +Pour les prêts à l’extérieur, on indique généralement uniquement que le bien est //en mouvement//, en précisant l’organisme de destination.
95 +Pour les expositions temporaires internes, on privilégie le regroupement via un **parcours thématique** plutôt qu’une localisation dans les salles.
96 +
97 +----
98 +
99 +== Biens dans l’évènement ==
100 +
101 +Permet d’accéder à la liste des biens associés à un évènement, avec la possibilité d’ajouter des informations spécifiques au contexte : dimensions pour l’emballage, commentaires, cartels, etc.
102 +
103 +----
104 +
105 +== Biens dans le mouvement ==
106 +
107 +Permet de gérer les données propres à chaque bien dans le cadre d’un mouvement : emplacement d’arrivée, constats, valeurs d’assurance, instructions de transport, etc.
108 +
109 +----
110 +
111 +== Colis ==
112 +
113 +Table dédiée à la création et au suivi des colis utilisés pour transporter ou protéger les biens (caisses, cartons, palettes, tubes, etc.).
114 +
115 +----
116 +
117 +== Matériels ==
118 +
119 +Table permettant de créer et gérer les matériels scénographiques ou techniques associés aux biens (socles, cadres, lutrins, mannequins, etc.).
120 +
121 +----
122 +
123 +== Constats d’état ==
124 +
125 +Table regroupant tous les constats d’état complémentaires créés via les biens, les mouvements ou **Horus Condition Report**.
126 +Il est également possible d’en créer directement depuis cette table.
127 +
128 +----
129 +
130 +== Estimations ==
131 +
132 +Table centralisant les valeurs d’assurance complémentaires créées dans la base (depuis les biens ou les mouvements).
133 +Des saisies directes sont également possibles depuis cette table.
134 +
135 +----
136 +
137 += Travaux =
138 +
139 +Table permettant de gérer les demandes de travaux concernant les biens (reproduction, copie, etc.).
140 +Un article dédié détaille la saisie et le suivi de ces demandes.
141 +
142 +----
143 +
144 += Re-localiser =
145 +
146 +Menu regroupant toutes les méthodes de relocalisation :
147 +
148 +* Relocalisation depuis les biens
149 +* Relocalisation via les paniers
150 +* Relocalisation via les emplacements
151 +
152 +Un accès à l’historique des relocalisations permet des recherches simples ou expertes sur les mouvements passés.
153 +
154 +----
155 +
156 += Import =
157 +
158 +Menu dédié aux imports liés aux applications **Horus Condition Report** et **MouvApp**.
159 +)))
160 +)))|(% style="width:300px" %)(((
161 +(% class="box" %)
162 +(((
163 +**Sommaire**
164 +
165 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
166 +)))
167 +
168 +(% class="box" %)
169 +(((
170 +**Aller plus loin**
171 +
172 +* [[Gérer les évènements>>doc:.Gérer les évènements.WebHome]]
173 +* [[Gérer les localisations>>doc:.Gérer les relocalisation.WebHome]]
174 +* [[Documenter et suivre l’état de conservation>>doc:.Créer et gérer les constats d'état.WebHome]]
175 +* [[Saisir et suivre les estimations>>doc:.Créer et gérer les estimations.WebHome]]
176 +* [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome]]
177 +* [[Gérer les demandes de travaux>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/La%20r%C3%A9gie%20des%20collections/Demandes%20de%20travaux%20%28reproductions%2C%20copies...%29/]]
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