Modifications pour le document Assurer la régie des collections

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Propriétés de la Page

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1		-XWiki.DBA
	1	+XWiki.admin

Contenu

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1		-|(% style="width:840px" %)(((
2		-(% class="box" %)
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4		-L'espace de travail Gérer de Flora assemble l’ensemble des tables et outils nécessaires au suivi et à la gestion des opérations de régie des collections..
5		-
6		-Il offre un accès centralisé aux modules permettant de planifier, documenter, suivre et finaliser toutes les actions logistiques et administratives, qui jalonnent la vie des biens patrimoniaux.
7		-Il permet aux équipes de **coordonner les mouvements**, **gérer les événements** et **maintenir un historique documenté et traçable** de chaque action, depuis le simple déplacement interne jusqu’à l’organisation d’expositions internationales.
8		-
9		-Au-delà de la gestion documentaire, la régie apporte une **vision opérationnelle** :
10		-
11		-* Où se trouvent les biens à un instant donné ?
12		-* Quels prêts, dépôts, restaurations ou expositions sont en préparation ?
13		-* Quelles pièces doivent être emballées, assurées, restaurées ou documentées avant leur départ ?
14		-
15		-Pour répondre à ces besoins, le module propose :
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17		-* **Une gestion fine des évènements** : expositions temporaires, prêts, dépôts, restaurations, commissions, chantiers de collections…
18		-* **Un suivi précis des mouvements** : départs, arrivées, transferts, retours partiels, itinérances.
19		-* **Des outils transverses** : constats d’état, estimations de valeur, colis et matériels, parcours thématiques, demande de travaux.
20		-* **Une intégration fluide** avec des applications mobiles telles que //Horus Condition Report// (constats d’état) et //MouvApp// (suivi des mouvements).
21		-
22		-La force du module réside dans sa **souplesse d’utilisation** : chaque musée peut définir son propre niveau de précision, de la saisie minimale destinée à garder trace des opérations, à la documentation exhaustive permettant une gestion partagée et en temps réel entre les différents services (conservation, régie, documentation, communication…).
23		-
24		-En adoptant ce module, vous garantissez :
25		-
26		-* La **traçabilité complète** des biens et opérations.
27		-* La **sécurité et la conformité réglementaire**.
28		-* Un **gain d’efficacité** grâce à la centralisation et au partage des données.
29		-)))
30		-
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32		-= Événements =
33		-
34		-Cette table, centrale dans la gestion des biens, permet de définir et de suivre tout type d’évènement lié aux collections.
35		-Un évènement peut correspondre à :
36		-
37		-* Commission
38		-* Déménagement
39		-* Dépôt de plainte
40		-* Exposition temporaire au musée
41		-* Mise en dépôt
42		-* Chantier de collection
43		-* Demande de marquage
44		-* Demande de mise à disposition sur place
45		-* Demande de photographie
46		-* Mouvement interne temporaire
47		-* Prêt pour exposition
48		-* Prêt autre que pour exposition
49		-* Traitement de conservation ou analyse (préventive, curative, restauration, analyse)
50		-
51		-Un ou plusieurs biens sont associés à l’évènement ; ils peuvent être retenus ou non.
52		-Chaque évènement est ensuite lié à un ou plusieurs mouvements, correspondant chacun à un déplacement physique commun d’un groupe de biens.
53		-Dans le cas d’une exposition itinérante, il est possible de créer une notice mère et des notices filles.
54		-
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56		-
57		-= Commissions =
58		-
59		-Les commissions sont un type particulier d’évènement, identifié dans une section spécifique pour faciliter la recherche.
60		-Des formulaires simples et experts permettent de les retrouver rapidement.
61		-Un article dédié détaille la gestion et la saisie des commissions (radiation, déclassement), avec un pas à pas complet.
62		-
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64		-
65		-= Parcours =
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67		-La table d’autorité **Parcours thématiques** permet de regrouper les biens selon des critères intellectuels.
68		-Elle est notamment utilisée pour :
69		-
70		-* Préparer la scénographie d’expositions temporaires
71		-* Organiser les thématiques des catalogues
72		-* Structurer des sélections pour le portail des collections
73		-
74		-Un bien peut appartenir à plusieurs parcours simultanément.
75		-Dans la notice de bien, les champs //Sommaire Catalogue expo// et //Parcours thématique// sont liés à cette autorité.
76		-
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78		-
79		-= Gestion matérielle =
80		-
81		-== Mouvements ==
82		-
83		-La table **Mouvements** recense tous les déplacements de biens (sorties, entrées, transferts).
84		-Chaque mouvement est associé à :
85		-
86		-* Un emplacement de départ
87		-* Un emplacement d’arrivée
88		-
89		-**Cas fréquents :**
90		-
91		-* **Mouvement de sortie** : départ = emplacement de référence du musée ; arrivée = lieu d’exposition, de dépôt ou nouvel emplacement.
92		-* **Mouvement d’entrée** : départ = lieu extérieur ; arrivée = emplacement prévu dans le musée (par défaut, l’emplacement de référence).
93		-
94		-Pour les prêts à l’extérieur, on indique généralement uniquement que le bien est //en mouvement//, en précisant l’organisme de destination.
95		-Pour les expositions temporaires internes, on privilégie le regroupement via un **parcours thématique** plutôt qu’une localisation dans les salles.
96		-
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98		-
99		-== Biens dans l’évènement ==
100		-
101		-Permet d’accéder à la liste des biens associés à un évènement, avec la possibilité d’ajouter des informations spécifiques au contexte : dimensions pour l’emballage, commentaires, cartels, etc.
102		-
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104		-
105		-== Biens dans le mouvement ==
106		-
107		-Permet de gérer les données propres à chaque bien dans le cadre d’un mouvement : emplacement d’arrivée, constats, valeurs d’assurance, instructions de transport, etc.
108		-
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110		-
111		-== Colis ==
112		-
113		-Table dédiée à la création et au suivi des colis utilisés pour transporter ou protéger les biens (caisses, cartons, palettes, tubes, etc.).
114		-
115		-----
116		-
117		-== Matériels ==
118		-
119		-Table permettant de créer et gérer les matériels scénographiques ou techniques associés aux biens (socles, cadres, lutrins, mannequins, etc.).
120		-
121		-----
122		-
123		-== Constats d’état ==
124		-
125		-Table regroupant tous les constats d’état complémentaires créés via les biens, les mouvements ou **Horus Condition Report**.
126		-Il est également possible d’en créer directement depuis cette table.
127		-
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129		-
130		-== Estimations ==
131		-
132		-Table centralisant les valeurs d’assurance complémentaires créées dans la base (depuis les biens ou les mouvements).
133		-Des saisies directes sont également possibles depuis cette table.
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135		-----
136		-
137		-= Travaux =
138		-
139		-Table permettant de gérer les demandes de travaux concernant les biens (reproduction, copie, etc.).
140		-Un article dédié détaille la saisie et le suivi de ces demandes.
141		-
142		-----
143		-
144		-= Re-localiser =
145		-
146		-Menu regroupant toutes les méthodes de relocalisation :
147		-
148		-* Relocalisation depuis les biens
149		-* Relocalisation via les paniers
150		-* Relocalisation via les emplacements
151		-
152		-Un accès à l’historique des relocalisations permet des recherches simples ou expertes sur les mouvements passés.
153		-
154		-----
155		-
156		-= Import =
157		-
158		-Menu dédié aux imports liés aux applications **Horus Condition Report** et **MouvApp**.
159		-)))
160		-)))|(% style="width:300px" %)(((
161		-(% class="box" %)
162		-(((
163		-**Sommaire**
164		-
165		-
166		-)))
167		-
168		-(% class="box" %)
169		-(((
170		-**Aller plus loin**
171		-
172		-* [[Gérer les évènements>>doc:.Gérer les évènements.WebHome]]
173		-* [[Gérer les localisations>>doc:.Gérer les relocalisation.WebHome]]
174		-* [[Documenter et suivre l’état de conservation>>doc:.Créer et gérer les constats d'état.WebHome]]
175		-* [[Saisir et suivre les estimations>>doc:.Créer et gérer les estimations.WebHome]]
176		-* [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome]]
177		-* [[Gérer les demandes de travaux>>url:http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/La%20r%C3%A9gie%20des%20collections/Demandes%20de%20travaux%20%28reproductions%2C%20copies...%29/]]
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