En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un registre d’inventaire des biens affectés et un registre des biens reçus en dépôt, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004. Flora vous permet de constituer ces registres directement à partir des données documentaires saisies dans les tables Biens et Entrées, en assurant à la fois la conformité réglementaire et l’exploitation des vocabulaires contrôlés propres à votre institution.
Cette page vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre des registres réglementaires dans Flora : de la saisie initiale jusqu’à l’édition papier annuelle, en incluant les cas particuliers tels que l’inventaire rétrospectif, les ensembles complexes ou les transferts de propriété.
Cadre légal et normes applicables aux registres
La tenue d’un registre réglementaire est une obligation légale pour les musées de France, établie par la loi et précisée par des textes d'application, résumés ci-dessous :
Référence
Contenu
Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002relative aux musées de France
Détermine les conditions d’appellation « Musée de France ». Article 11 : impose la tenue d’un inventaire réglementaire pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
Arrêté du 25 mai 2004(application de la loi de 2002)
Précise les normes techniques de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de récolement décennal.
Méthode de rédaction informatisée des notices (Service des Musées de France)
Recommande une méthode pour la rédaction des registres sous forme numérique, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
Principes de fonctionnement dans Flora
Pas de double saisie : les registres sont générés à partir des notices Biens et Entrées.
Grilles spécifiques : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
Validation obligatoire : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
Déconnexion automatique : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
Le registre papier fait foi. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
Grilles de saisie à utiliser
Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent :
de filtrer l’affichage aux seuls champs requis pour les registres,
d’activer les contrôles de complétude sur les champs obligatoires,
et de préparer l’intégration automatique des notices au registre papier.
Les champs obligatoires y sont mis en évidence en rouge avec astérisque et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.
Grille
Table concernée
Usage
Inventaire rétrospectif
Entrées
Biens anciens non inventoriés
Registre – Acquisition
Entrées
Nouvelles acquisitions
Registre – Dépôt
Entrées
Biens reçus en dépôt
Registre – Origine inconnue
Entrées
Biens dont l'origine est inconnue
Registre – Transfert de propriété
Entrées
Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
02.Registre – Biens affectés
Biens
Biens acquis pour les collections permanentes
02.Registre – Biens reçus en dépôt
Biens
Biens accueillis temporairement en dépôt
02.Registre – Ensembles complexes affectés
Biens
Ensembles de biens acquis
02.Registre – Ensembles complexes reçus en dépôt
Biens
Ensembles de biens déposés
02.Registre - Transfert de propriété
Biens
Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
Entrées → grilles de saisie pour registres.
Biens → grilles de saisie pour registres.
Organisation de la saisie selon la nature des biens
La saisie des données dans Flora varie en fonction de la nature du bien ou du type d’entrée (acquisition, dépôt, rétrospectif…). Chaque situation implique des modalités spécifiques de numérotation et d’utilisation des grilles. Le tableau suivant présente, cas par cas, les pratiques à adopter pour garantir une saisie conforme aux exigences des registres réglementaires.
Type de bien
Saisie dans Flora
Spécificités
Exemple(s)
Nouvelles acquisitions
Entrées : grille Registre - Acquisition
Biens :grille Registre - Biens affectés
- Saisie possible avant l’arrivée physique du bien - Intégration au registre des biens affectés après arrivée physique
- Entrée liée : année.0 Si provenance connue : créer des numéros manuels (2024.0-01, 2024.0-02)
- Numérotation biens : • Bien simple : année.0.numérobien • Ensemble : année.0.numérolot.0 • Bien remarquable : année.0.numérolot.1, etc.
Entrée : 2011.0
Bien : 2011.0.35
Ensembles complexes :
Entrée : 2011.0
Ensemble : 2011.0.36.0
Bien remarquable : 2011.0.36.1
Mise à jour via récolement décennal
Utilisation des grilles Registre dans les tables Entrées et Biens
- Pour les biens non inventoriés - Possibilité de créer des ensembles complexes si volume important
—
Entrées d’origine inconnue
Entrées : grille Registre - Origine inconnue
- Ces entrées ne doivent pas être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire
—
Champs obligatoires pour le registre
La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables Entrées et Biens. Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles Registre.
En cas de saisie en dehors de ces grilles, un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention :
néant : en l’absence avérée d’information,
indéterminé : en cas de doute ou d’information non retrouvée.
Champs obligatoires dans la table Entrées
Mode d’acquisition (thésaurus)
Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu
Musée acquéreur (liste de contrôle)
Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)
Référence de l’acte
Date de l’acte d’acquisition
Mention des concours publics (AS / ANS)
Champs obligatoires dans la table Biens
Version 4.5.60
Numéro d’inventaire
Date d’affectation ou Date d'entrée manuelle
Domaine (thésaurus)
Dénomination (thésaurus)
Matières/techniques (thésaurus)
Dimensions
Avis des instances scientifiques (liste de contrôle)
Prix d’achat
Inscriptions (thésaurus)
Constat d’état initial (date + état de conservation)
Étapes d’intégration d’une notice au registre
Une fois les notices Entrée et Bien correctement saisies à l’aide des grilles spécifiques aux registres, vous pouvez procéder à leur intégration dans le registre réglementaire. Cette opération s’appuie sur un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la conformité des données et leur verrouillage légal.
Saisir les notices dans les grilles dédiées
Utilisez les grilles Registre adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 3 et 4).
Le bien doit obligatoirement être lié à une notice d’entrée.
Notice de bien → vérification lien bien-entrée.
Terminer la saisie de chaque notice
Cliquez sur le bouton Terminer la saisie (dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non. Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste. L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur OK pour continuer.
La notice passe en état « attente validation saisie »
Notice de bien → bouton terminer la saisie.
Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.
Valider ou refuser la notice
Dans la barre d’outils :
Si la notice est conforme : cliquez sur Valider la saisie pour la passer en état « saisie validée » et l'intégrer au registre.
Si la notice est incomplète ou incorrecte : cliquez sur Refuser la saisie. Elle passe alors en état « saisie refusée », et une fenêtre vous permet d’ajouter un commentaire pour indiquer les corrections à effectuer. Une fois les modifications apportées, la notice peut de nouveau passer en validation.
Cas 1 : validation de la saisie
Notice de bien → bouton valider la saisie.
Cas 2 : refus de la saisie
Notice de bien → bouton refuser la saisie et commentaire des corrections à apporter.
Notice de bien → commentaire disponible dans le regroupement SUIVI.
Notice de bien → bouton terminer la saisie pour repasser les étapes de validation après correction.
Lancer l’intégration au registre
Une fois validée, cliquez sur l’icône du tampon dans la barre d’outils de la notice Bien.
Deux cas de figure peuvent alors se présenter :
Si tous les champs obligatoires sont remplis : le bouton « Validation au registre d'inventaire des biens affectés » apparaît. Cliquez dessus pour lancer l’intégration.
Si des champs obligatoires sont manquants : Flora refuse l’intégration et affiche une alerte listant les champs à compléter. Cliquez sur Retour, ouvrez la notice en modification et complétez les informations manquantes avant de réessayer.
À partir de la version 4.5.60, si les champs Avis des instances scientifiques, Prix, Inscriptions ou Constat d’état initial sont vides lors de la validation, Flora y insère automatiquement la mention « néant », conformément aux recommandations du Service des Musées de France (SMF).
Notice de bien → bouton intégrer au registre réglementaire.
Cas 1 : tous les champs obligatoires sont remplis
Cliquer sur le bouton validation intégration au registre.
Cas 2 : champs obligatoires manquants
Cliquer sur le bouton retour pour compléter les champs manquants.
Confirmer l’intégration
Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur Oui pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
Message de confirmation
Résultat sur la notice de bien → notice mise à jour avec la date d'intégration au registre et le lien vers le registre. Notice modifiable.
Résultat dans le registre → notice enregistrée au registre et non modifiable.
Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF.
AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions).
ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions).
Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS.
Accéder au menu Registres / Recherche
La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.
Il est possible de sélectionner :
Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt
L’année d'inscription au registre
Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées)
de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné.
Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton imprimer au format pdf ou odf :
Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
Résultat :
Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD).
Page de garde et annexes aux registres papiers
Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.
Exemple : page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
Cas particulier : Gestion des transferts de propriété
Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).
Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.
Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :
Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété
Radier le bien du registre des dépôts
Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours
Rattachement à la nouvelle entrée
Créer une entrée Registre - Transfert de propriété
Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée
Attachement unitaire
Dans la notice du bien indiquer manuellement :
l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
Associer des notices biens à des notices entrées par lot
Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement .
Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
Sélectionner les notices à rattacher
Cliquer sur le bouton
Première association à effectuer :
Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
Lancer le traitement
Seconde association à effectuer :
Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
Lancer le traitement
Radiation du registre des dépôts
Rechercher la notice du bien déposé
Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
Radier le bien du registre des dépôts via la modification
Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
Ajouter la mention : « bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).
Attention : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !
Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
Intégration du bien au registre des biens affectés
Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
Passer en modification et utiliser la grille de saisie 02.Registre - Transfert de propriété.
Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
IMPORTANT : sélectionner oui dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme oui est indiqué dans ce champ.
Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
Attention : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !
Un message de confirmation apparait : cliquer sur OUI pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur NON.
.
