Code source wiki de Gérer les registres réglementaires

Version 42.1 par Doriane Bautista le 2025/07/17 08:57

version	line-number	content
22.1	1
1.1	2
22.1	3	\|(% style="width:840px" %)(((
	4	(% class="box" %)
	5	(((
31.1	6	En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un registre d’inventaire des biens affectés et un registre des biens reçus en dépôt, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
	7	Flora vous permet de constituer ces registres directement à partir des données documentaires saisies dans les tables Biens et Entrées, en assurant à la fois la conformité réglementaire et l’exploitation des vocabulaires contrôlés propres à votre institution.
	8
	9	Cette page vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre des registres réglementaires dans Flora : de la saisie initiale jusqu’à l’édition papier annuelle, en incluant les cas particuliers tels que l’inventaire rétrospectif, les ensembles complexes ou les transferts de propriété.
22.1	10	)))
	11
	12	(((
33.1	13	= Cadre légal et normes applicables aux registres =
22.1	14
33.1	15	La tenue d’un registre réglementaire est une obligation légale pour les musées de France, établie par la loi et précisée par des textes d'application.
22.1	16
34.1	17	(% class="active" %)\|=Référence\|=Contenu
	18	\|Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002relative aux musées de France\|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France ». Article 11 : impose la tenue d’un inventaire réglementaire pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
	19	\|Arrêté du 25 mai 2004(application de la loi de 2002)\|Précise les normes techniques de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de récolement décennal.
35.1	20	\|Méthode de rédaction informatisée des notices (Service des Musées de France)\|Recommande une méthode pour la rédaction des registres sous forme numérique, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
22.1	21
36.1	22	= Principes de fonctionnement dans Flora =
22.1	23
36.1	24	* Pas de double saisie : les registres sont générés à partir des notices Biens et Entrées.
	25	* Grilles spécifiques : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
	26	* Validation obligatoire : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
	27	* Déconnexion automatique : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
	28	* Le registre papier fait foi. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
33.1	29
37.1	30	= Organisation de la saisie selon la nature des biens =
33.1	31
42.1	32	(% class="active" %)\|=Type de bien\|=(% style="width: 209px;" %)Saisie dans Flora\|=(% style="width: 302px;" %)Spécificités\|=(% style="width: 257px;" %)Exemple(s)
38.1	33	\|Nouvelles acquisitions\|(% style="width:209px" %)(((
37.1	34	Table des entrées : grille Registre - Acquisition
36.1	35
37.1	36	Table des biens : grille Registre - Biens affectés
42.1	37	)))\|(% style="width:302px" %)(((
37.1	38	Saisie possible avant l’arrivée physique du bien.
	39
42.1	40	Intégration au registre des biens affectés une fois le bien entré physiquement au musée.
	41	)))\|(% style="width:257px" %)(((
38.1	42	Entrée : 2025.1
	43
	44	Bien : 2025.1.1
	45	)))
37.1	46	\|(((
40.1	47	Nouvelles acquisitions -ensembles complexes
38.1	48	)))\|(% style="width:209px" %)(((
39.1	49	Table des entrées : grille Registre - Acquisition
37.1	50
40.1	51	Table des biens : grille Registre - Ensembles complexes affectés
37.1	52
	53	Si biens remarquables : saisie individuelle
42.1	54	)))\|(% style="width:302px" %)(((
	55	Saisie possible avant l’arrivée physique de l'ensemble.
	56
	57	Intégration au registre des biens affectés une fois l'ensemble entré physiquement au musée.
	58
38.1	59	Numéro de l’ensemble complexe : année.numérolot.0
37.1	60
38.1	61	Biens remarquables : année.numérolotlot.1, année.numérololot.2...
37.1	62
	63	Joindre un document descriptif de l'ensemble
42.1	64	)))\|(% style="width:257px" %)(((
38.1	65	Entrée : 2011.3
37.1	66
38.1	67	Ensemble : 2011.3.0
37.1	68
38.1	69	1er bien remarquable : 2011.3.1
37.1	70
38.1	71	2eme bien remarquable : 2011.3.2
	72
22.1	73
	74	)))
39.1	75	\|Nouveaux dépôts\|(% style="width:209px" %)(((
	76	Table des entrées : grille Registre - Dépôt
	77
	78	Table des biens : grille Registre - Biens reçus en dépôt
42.1	79	)))\|(% style="width:302px" %)(((
39.1	80	Saisie immédiate ou différée selon l’organisation.
	81
42.1	82	Intégration au registre des dépôts une fois le bien entrée physiquement au registre.
	83	)))\|(% style="width:257px" %)(((
39.1	84	Entrée : D2025.1
	85
	86	Bien : D2025.1.1
	87	)))
	88	\|(((
40.1	89	Nouveaux dépôts - ensembles complexes
39.1	90
	91
	92	)))\|(% style="width:209px" %)(((
37.1	93	Table des entrées: grille Registre - Dépôt
	94
	95	Table des biens : grille Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt
	96
	97	Si biens remarquables : saisie individuelle
42.1	98	)))\|(% style="width:302px" %)(((
	99	Saisie immédiate ou différée selon l’organisation.
	100
	101	Intégration au registre des dépôts une fois l'ensemble entrée physiquement au registre.
	102
38.1	103	Numéro de l’ensemble complexe : D année.numérolot.0
37.1	104
38.1	105	Biens remarquables :
37.1	106
38.1	107	D année.numérolot.1,
	108
	109	D année.numérolot.2...
	110
37.1	111	Joindre un document descriptif de l'ensemble
42.1	112	)))\|(% style="width:257px" %)(((
38.1	113	Entrée : D2011.1
37.1	114
38.1	115	Ensemble : D2011.1.3.0
37.1	116
38.1	117	1er bien remarquable : D2011.1.3.1
	118
	119	2eme bien remarquable : D2011.1.3.2
37.1	120	)))
39.1	121	\|Inventaire rétrospectif\|(% style="width:209px" %)(((
	122	Table des entrées : grille Inventaire rétrospectif
	123
	124	Table des biens : grille Registre - Biens affectés
42.1	125	)))\|(% style="width:302px" %)(((
40.1	126	Entrée liée : année.0 / Si provenance connue : créer des numéros manuels type 2024.0-01, 2024.0-02.
39.1	127
	128	Bien simple : numéro d’inventaire au format année.0.numérobien
	129
40.1	130	Ensemble complexe : numéro d'inventaire au format année.0.numérolot.0 (ensemble) ; année.0.numérolot.numérobien (bien remarquables)
42.1	131	)))\|(% style="width:257px" %)(((
39.1	132	Entrée : 2011.0
	133
	134	Bien : 2011.0.35
	135
	136
	137	Ensembles complexes :
	138
	139	Entrée : 2011.0
	140
	141	Ensemble : 2011.0.36.0
	142
	143	Bien remarquable : 2011.0.36.1
	144	)))
38.1	145	\|Mise à jour via récolement décennal\|(% style="width:209px" %)(((
37.1	146	Saisie des biens non encore inventoriés durant le récolement
	147
	148	Utilisation des grilles Registre dans les entrées et les biens
42.1	149	)))\|(% style="width:302px" %)(((
37.1	150	Possibilité de créer des ensembles complexes si saisie massive
42.1	151	)))\|(% style="width:257px" %)—
38.1	152	\|Entrées d’origine inconnue\|(% style="width:209px" %)(((
37.1	153	Tables des entrées : grille Registre - Origine inconnue
42.1	154	)))\|(% style="width:302px" %)Ces entrées ne doivent pas être utilisées pour des biens à intégrer au registre.\|(% style="width:257px" %)—
37.1	155
	156
	157	)))
	158	)))\|(% style="width:300px" %)(((
22.1	159	(% class="box" %)
	160	(((
	161	Sommaire
	162	)))
	163
	164	(% class="box" %)
	165	(((
	166	Aller plus loin
24.1	167
32.1	168	* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
30.1	169	* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
29.1	170	* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
	171	* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
22.1	172	)))
	173
	174	(% class="box" %)
	175	(((
	176	Icônes principales
	177	)))
	178	)))
	179
	180
	181
1.1	182
	183
	184
	185
	186	=== Inventaire rétrospectifs ===
	187
	188
	189
3.1	190	[[image:1747723844014-278.png]]
	191
1.1	192	(% style="text-align: center;" %)
3.1	193	//Visualisation de la notice entrée Inventaire rétrospectif après enregistrement//
1.1	194
	195
3.1	196	L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.
1.1	197
	198
	199	= Saisie des données nécessaires au registres =
	200
	201
	202	== Champs obligatoires en saisie ==
	203
	204
	205	Ces champs sont répartis dans Flora musée entre la notice Entrée et la notice Bien.
	206
	207	(% class="box warningmessage" %)
	208	(((
	209	//Attention, ces champs ne sont pas déclarés obligatoires dans toutes les grilles de saisie standards de Flora. En revanche, Flora dispose de grilles de saisie dédiées à la saisie des registres : ces dernières ne contiennent que les champs utilisés pour les registres. Les champs obligatoires pour le registre seront mentionnés en rouge avec une astérisque.//
	210	)))
	211
	212	En cas de non-connaissance ou d'absence d’information il faut saisir indéterminé ou néant dans le champ concerné (y compris champs obligatoires). Si ces termes ne sont pas déjà renseignés, il faudra les ajouter dans les thésaurus et listes de contrôles concernés.
	213
	214	Si l'on utilise les grilles de saisie de type « registre », les champs ci-dessous apparaitront en rouge et seront bloquants tant qu'ils ne seront pas renseignés.
	215
	216	Les champs obligatoires dans la table des entrées sont les suivants :
	217
	218	* Mode acquisition (thésaurus)
	219	* Agent d’acquisition ou ancien propriétaire
	220	* Musée acquéreur (liste de contrôle)
	221	* Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)
	222	* Référence de l’acte
	223	* Date de l’acte d’acquisition (assistant datation)
	224	* Mention des concours publics (liste de contrôle)
	225
	226	Les champs obligatoires dans la table des biens sont les suivants :
	227
	228	* Numéro d’inventaire
	229	* Date d’affectation
	230	* Avis de instances scientifiques (liste de contrôle)
	231	* Prix d’achat
	232	* Domaine (thésaurus)
	233	* Dénomination (thésaurus)
	234	* Matières/techniques (thésaurus)
	235	* Dimensions
	236	* Type d’inscriptions (thésaurus)
	237	* Date du constat état (assistant datation)
	238	* État de conservation (liste de contrôle)
	239
	240	(% class="box infomessage" %)
	241	(((
	242	(% style="text-align: center;" %)
	243	//La grande majorité de ces champs sont liés à une liste de contrôle ou un thésaurus pour faciliter la saisie.//
	244	)))
	245
	246	Si l'on n'utilise pas les grilles de saisie de registres, un contrôle bloquant sera réalisé au moment de l’intégration au registre, pour vérifier que ces champs sont biens renseignés (si l'on ne connait pas la valeur des champs obligatoires, il faut indiquer la mention "néant"). Le même contrôle sera réalisé lorsque l’opérateur de saisie clic sur l’icône « Terminer la saisie » dans le workflow. Mais dans ce cas il n’est pas bloquant.
	247
	248
	249	== Grille de saisie d'un bien affecté aux collections ==
	250
	251
	252	=== Entrées : nouvelle acquisition ===
	253
	254
3.2	255	Sélectionner la grille de saisie Registre - Acquisition dans la table des entrées.
1.1	256
	257
3.2	258	[[image:1747723969669-261.png]]
	259
1.1	260	(% style="text-align: center;" %)
	261	//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
	262
	263
	264	Cette grille comprend à minima les champs suivants (en rouge les champs obligatoires pour la tenue du registre des biens affectés) :
	265
	266
3.2	267	[[image:1747724102358-210.png]]
1.1	268
	269	(% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
3.2	270	//Visualisation de la grille de saisie Registre - Acquisition dans la table des entrées//
1.1	271
	272
	273	(% class="box infomessage" style="text-align: center;" %)
	274	(((
	275	(% style="text-align: left;" %)
3.2	276	//Dans la grille de saisie Acquisition - complète de la table des entrées, il y a des champs supplémentaires mais ils ne seront pas recopiés dans le registre.//
1.1	277	)))
	278
	279
	280	=== Entrée : inventaire rétrospectif ===
	281
	282
	283	Sélectionner la grille de saisie Inventaire rétrospectif dans la table des entrées.
	284
	285
3.2	286	[[image:1747724180433-782.png]]
1.1	287
	288	(% style="text-align: center;" %)
	289	//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
	290
	291
	292	Mis à part le numéro d'entrée, cette grille ne contient pas de champs obligatoires : ne renseigner que les informations connues de l'institution.
	293
	294	Renseigner, à minima, le statut juridique.
	295
	296
3.2	297	[[image:1747724251875-618.png]]
	298
1.1	299	(% style="text-align: center;" %)
	300	//Visualisation de la grille de saisie Inventaire rétrospectif dans la table des entrées//
	301
	302
	303	(% class="box infomessage" %)
	304	(((
	305	//Pour plus d'informations concernant la numérotation de plusieurs entrées rétrospectives avec provenances distinctes, se référer au paragraphe ci-dessus concernant la numérotation des ensembles complexes.//
	306	)))
	307
	308
	309	=== Biens ===
	310
	311
3.3	312	Sélectionner la grille de saisie 02. Registre - Biens affectés dans la table Biens.
1.1	313
	314
3.3	315	[[image:1747724329047-588.png]]
1.1	316
	317	(% style="text-align: center;" %)
	318	//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des biens//
	319
	320
	321	La grille de saisie est découpée en 10 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora musée.
	322
	323
	324	(% class="box infomessage" %)
	325	(((
	326	//Les champs en rouge avec une astérisque sont obligatoires pour le registre des biens affectés. Il ne sera pas possible d'enregistrer la notice tant que tous les champs obligatoires ne seront pas renseignés.//
	327	)))
	328
3.3	329	[[image:1747724385543-970.png]]
1.1	330
	331	(% style="text-align: center;" %)
3.3	332	//Visualisation de la grille de saisie 02.Registre - Biens affectés// //dans la table Biens//
1.1	333
	334
	335	(% class="box warningmessage" %)
	336	(((
	337	//Les grilles de saisie standards ne sont pas toutes dotées des champs obligatoires pour le registre. Celles qui en sont dotées ont la mention (minimal pour registre) d'indiquée. Si l'on saisit des notices dans d'autres grilles, qui n'ont pas cette mention, l’intégration de la notice dans le registre fonctionnera également mais il n'y aura pas le contrôle de saisie sur les champs obligatoires. Avant de procéder à l’intégration, il faudra peut-être revenir en modification sur la notice avec la grille de saisie ci-dessus pour vérifier que tous les champs sont bien remplis.//
	338	)))
	339
	340
	341	Une fois que la notice est enregistrée, indiquer que la saisie est terminée pour autoriser la personne habilitée à intégrer cette notice dans le registre.
	342
3.3	343	Cliquer sur l'icône [[image:1747724466201-563.png\|\|height="43" width="43"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien.
1.1	344
	345
3.3	346	[[image:1747725032932-364.png]]
1.1	347
	348
	349	=== Biens : Ensembles complexes ===
	350
	351
4.1	352	Sélectionner la grille de saisie 02.Registre- Ensembles complexes affectés dans la table Biens.
1.1	353
	354
4.1	355	[[image:1747725129124-544.png]]
1.1	356
	357
	358	La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora.
	359
	360	Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe :
	361
	362
4.1	363	[[image:1747725362450-684.png]]
1.1	364
4.1	365
1.1	366	(% class="box infomessage" %)
	367	(((
	368	//Penser à localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !//
	369	)))
	370
	371	Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer.
	372
4.1	373	[[image:1747725317402-667.png]]
1.1	374
	375
	376	Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère.
	377
	378	Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème.
	379
	380
	381	== Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt ==
	382
	383
	384	=== Entrée ===
	385
	386
5.1	387	Sélectionner la grille de saisie Registre - Dépôt dans la table des Entrées.
1.1	388
	389
4.1	390	[[image:1747725797202-722.png]]
1.1	391
	392
	393	=== Biens ===
	394
	395
5.1	396	Sélectionner la grille de saisie Registre - Biens reçus en dépôt dans la table des Biens.
4.1	397
1.1	398	A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.
	399
	400
4.1	401	[[image:1747725926983-893.png]]
1.1	402
	403
	404
5.1	405	[[image:1747727404840-527.png]]
1.1	406
5.1	407
1.1	408	= Intégration des notices biens au registre =
	409
	410
	411	=== Validation de la saisie d'un Bien ===
	412
	413
6.1	414	Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
1.1	415
	416
7.1	417	[[image:1747732762213-559.png]]
1.1	418
	419
	420	Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
	421
8.1	422	(% class="box infomessage" %)
	423	(((
9.1	424	En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
1.1	425
8.1	426	* Avis des instances scientifiques
	427	* Prix
	428	* Inscriptions
	429	* Constat d’état initial
	430
	431	Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
10.1	432
	433	Disponibilité à partir de la version 4.5.60
8.1	434	)))
	435
6.1	436	[[image:1747732693654-638.png]]
	437
	438
8.1	439	Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
1.1	440
8.1	441	Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par 02. Registre-.
1.1	442
8.1	443	Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
1.1	444
	445
9.1	446	[[image:1747733138196-550.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
8.1	447
1.1	448	L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
	449
	450
8.1	451	[[image:1747733244856-550.png]]
1.1	452
8.1	453	Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent : [[image:1747733294098-645.png]].
	454	.
1.1	455
8.1	456	[[image:1747733341634-347.png]]
	457
1.1	458	(% class="wikigeneratedid" %)
9.1	459	Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
1.1	460
	461
9.1	462	[[image:1747733457810-510.png]]
	463
1.1	464
12.1	465	* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
1.1	466
	467
	468
12.1	469	[[image:1747734678656-824.png]]
1.1	470
12.1	471
	472	* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
	473
	474	[[image:1747733785550-908.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
	475
	476
11.1	477	Un message de confirmation apparait : cliquer sur OUI pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur NON.
1.1	478
	479
12.1	480	[[image:1747733815373-706.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
1.1	481
	482
11.1	483
1.1	484	La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
	485
11.1	486	[[image:1747733892872-758.png]]
1.1	487
	488
	489	La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
	490
11.1	491	[[image:1747733938343-251.png]]
1.1	492
	493	(% class="box warningmessage" %)
	494	(((
	495	//Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
	496	)))
	497
	498	Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF.
	499
	500	* AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions).
	501	* ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions).
	502
	503	Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS.
	504
	505
	506	= Édition des registres =
	507
	508
13.1	509	Accéder au menu Registres / Recherche
1.1	510
13.1	511	[[image:1747734834496-206.png]]
1.1	512
	513
	514	(% class="box infomessage" %)
	515	(((
	516	//La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
	517	)))
	518
	519	Il est possible de sélectionner :
	520
	521	* Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt
	522	* L’année d'inscription au registre
	523	* Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées)
	524
	525	de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné.
	526
	527	Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
	528
	529
13.1	530	Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton imprimer au format pdf ou odf :
1.1	531
13.1	532	[[image:1747734875829-175.png]]
1.1	533
13.1	534	Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
1.1	535
13.1	536	[[image:1747734980868-601.png]]
1.1	537
13.1	538	Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
1.1	539
13.1	540	[[image:1747735028293-815.png]]
1.1	541
	542
	543
	544	Résultat :
	545
14.1	546	[[image:1747735058870-569.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
1.1	547
	548
	549	(% class="wikigeneratedid" %)
	550	Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD).
	551
	552
	553	== Page de garde et annexes aux registres papiers ==
	554
	555
	556	Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
	557
	558	(% class="box successmessage" %)
	559	(((
13.1	560	L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
1.1	561	)))
	562
13.1	563	Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
1.1	564
	565	(% class="box successmessage" %)
	566	(((
13.1	567	Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.
1.1	568	)))
	569
	570
13.1	571	[[image:1747735219379-682.png]]
1.1	572
	573
13.1	574	__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
1.1	575
14.1	576	[[image:1747735284938-672.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
1.1	577
	578
13.1	579
1.1	580	= Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
	581
	582
	583	Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).
	584
	585	(% class="box successmessage" %)
	586	(((
	587	//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//
	588	)))
	589
	590	Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :
	591
	592	* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété
	593	* Radier le bien du registre des dépôts
	594	* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours
	595
	596	== Rattachement à la nouvelle entrée ==
	597
	598
14.1	599	=== Créer une entrée Registre - Transfert de propriété ===
1.1	600
	601
14.1	602	[[image:1747739157175-278.png]]
1.1	603
	604
14.1	605	[[image:1747739231189-417.png]]
1.1	606
	607
	608
	609	=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
	610
	611
18.1	612	==== Attachement unitaire ====
1.1	613
17.1	614	Dans la notice du bien indiquer manuellement :
1.1	615
17.1	616	* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
	617	* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
15.1	618
17.1	619	[[image:1747740793119-487.png]]
14.1	620
	621
17.1	622	==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
	623
	624	Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png\|\|height="43" width="33"]].
	625
	626	Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
	627
	628	* Sélectionner les notices à rattacher
	629	* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png\|\|height="39" width="30"]]
	630
	631	[[image:1747740946609-961.png]]
	632
	633
	634	Première association à effectuer :
	635
	636	* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
	637	* Lancer le traitement
	638
	639	[[image:1747741015186-251.png]]
	640
	641
	642	Seconde association à effectuer :
	643
	644	* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
	645	* Lancer le traitement
	646
	647	[[image:1747741041295-431.png]]
	648
	649
1.1	650	== Radiation du registre des dépôts ==
	651
	652
	653	=== Rechercher la notice du bien déposé ===
	654
	655
	656	Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
	657
15.1	658	[[image:1747739687774-731.png]]
1.1	659
	660
	661	=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
	662
	663
	664	Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
	665
15.1	666	[[image:1747739728922-844.png]]
1.1	667
	668
	669	(% class="box successmessage" %)
	670	(((
	671	//Ajouter la mention : « bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
	672	)))
	673
	674
15.1	675	[[image:1747739870875-332.png]]
1.1	676
	677
	678	(% class="box warningmessage" %)
	679	(((
	680	//Attention : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//
	681	)))
	682
	683
	684	Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
	685
15.1	686	[[image:1747739908497-919.png]]
1.1	687
	688
16.1	689	[[image:1747739946868-909.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
1.1	690
	691
	692	== Intégration du bien au registre des biens affectés ==
	693
	694
	695	Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
	696
15.1	697	Passer en modification et utiliser la grille de saisie 02.Registre - Transfert de propriété.
1.1	698
	699
15.1	700	[[image:1747740027614-948.png]]
1.1	701
	702
15.1	703	[[image:1747740075472-359.png]]
1.1	704
	705
	706	Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
	707
	708
15.1	709	[[image:1747740216286-288.png]]
1.1	710
15.1	711
1.1	712	(% class="box warningmessage" %)
	713	(((
	714	//IMPORTANT : sélectionner oui dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme oui est indiqué dans ce champ.//
	715	)))
	716
	717
	718	Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
	719
	720
16.1	721	(% class="box warningmessage" %)
	722	(((
	723	//Attention : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
	724	)))
	725
15.1	726	[[image:1747740258746-408.png]]
1.1	727
	728
15.1	729	[[image:1747740398485-927.png]]
1.1	730
	731
16.1	732	Un message de confirmation apparait : cliquer sur OUI pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur NON.
	733
	734	[[image:1747733815373-706.png]]
	735
	736
	737	Résultat :
	738
	739	[[image:1747740624210-211.png]]

Code source wiki de Gérer les registres réglementaires

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