Code source wiki de Gérer les registres réglementaires

Version 38.1 par Doriane Bautista le 2025/07/17 08:46

version	line-number	content
22.1	1
1.1	2
22.1	3	\|(% style="width:840px" %)(((
	4	(% class="box" %)
	5	(((
31.1	6	En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un registre d’inventaire des biens affectés et un registre des biens reçus en dépôt, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
	7	Flora vous permet de constituer ces registres directement à partir des données documentaires saisies dans les tables Biens et Entrées, en assurant à la fois la conformité réglementaire et l’exploitation des vocabulaires contrôlés propres à votre institution.
	8
	9	Cette page vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre des registres réglementaires dans Flora : de la saisie initiale jusqu’à l’édition papier annuelle, en incluant les cas particuliers tels que l’inventaire rétrospectif, les ensembles complexes ou les transferts de propriété.
22.1	10	)))
	11
	12	(((
33.1	13	= Cadre légal et normes applicables aux registres =
22.1	14
33.1	15	La tenue d’un registre réglementaire est une obligation légale pour les musées de France, établie par la loi et précisée par des textes d'application.
22.1	16
34.1	17	(% class="active" %)\|=Référence\|=Contenu
	18	\|Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002relative aux musées de France\|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France ». Article 11 : impose la tenue d’un inventaire réglementaire pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
	19	\|Arrêté du 25 mai 2004(application de la loi de 2002)\|Précise les normes techniques de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de récolement décennal.
35.1	20	\|Méthode de rédaction informatisée des notices (Service des Musées de France)\|Recommande une méthode pour la rédaction des registres sous forme numérique, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
22.1	21
36.1	22	= Principes de fonctionnement dans Flora =
22.1	23
36.1	24	* Pas de double saisie : les registres sont générés à partir des notices Biens et Entrées.
	25	* Grilles spécifiques : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
	26	* Validation obligatoire : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
	27	* Déconnexion automatique : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
	28	* Le registre papier fait foi. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
33.1	29
37.1	30	= Organisation de la saisie selon la nature des biens =
33.1	31
38.1	32	(% class="active" %)\|=Type de bien\|=(% style="width: 209px;" %)Saisie dans Flora\|=(% style="width: 237px;" %)Spécificités\|=(% style="width: 299px;" %)Exemple(s)
	33	\|Nouvelles acquisitions\|(% style="width:209px" %)(((
37.1	34	Table des entrées : grille Registre - Acquisition
36.1	35
37.1	36	Table des biens : grille Registre - Biens affectés
38.1	37	)))\|(% style="width:237px" %)(((
37.1	38	Saisie possible avant l’arrivée physique du bien.
	39
	40	Intégration au registre une fois le bien entré physiquement au musée.
38.1	41	)))\|(% style="width:299px" %)(((
	42	Entrée : 2025.1
	43
	44	Bien : 2025.1.1
	45	)))
	46	\|Nouveaux dépôts\|(% style="width:209px" %)(((
37.1	47	Table des entrées : grille Registre - Dépôt
	48
	49	Table des biens : grille Registre - Biens reçus en dépôt
38.1	50	)))\|(% style="width:237px" %)(((
37.1	51	Saisie immédiate ou différée selon l’organisation.
	52
	53	Intégration au registre une fois le bien entrée physiquement au registre.
38.1	54	)))\|(% style="width:299px" %)(((
	55	Entrée : D2025.1
	56
	57	Bien : D2025.1.1
	58	)))
	59	\|Inventaire rétrospectif\|(% style="width:209px" %)(((
37.1	60	Table des entrées : grille Inventaire rétrospectif
	61
	62	Table des biens : grille Registre - Biens affectés
38.1	63	)))\|(% style="width:237px" %)(((
	64	Entrée liée : année.0 / Si provenance connue : créer des numéros manuels type 2024.0-01, 2024.0-02
37.1	65
38.1	66	Bien simple : numéro d’inventaire au format année.0.numérobien
37.1	67
38.1	68	Ensemble complexe : numéro d'inventaire au format année.0.numérolot.0 (ensemble) ; pour les biens remarquables : année.0.numérolot.numérobien
	69	)))\|(% style="width:299px" %)(((
	70	Entrée : 2011.0
37.1	71
38.1	72	Bien : 2011.0.35
37.1	73
38.1	74	Ensembles complexes :
37.1	75
38.1	76	Entrée : 2011.0
	77
	78	Ensemble : 2011.0.36.0
	79
	80	Bien remarquable : 2011.0.36.1
37.1	81	)))
	82	\|(((
	83	Ensemble complexes affectés
38.1	84	)))\|(% style="width:209px" %)(((
	85	Table des entrées : grille Registre - Ensembles complexes affectés
37.1	86
	87	Table des biens : grille Registre - Acquisition
	88
	89	Si biens remarquables : saisie individuelle
38.1	90	)))\|(% style="width:237px" %)(((
	91	Numéro de l’ensemble complexe : année.numérolot.0
37.1	92
38.1	93	Biens remarquables : année.numérolotlot.1, année.numérololot.2...
37.1	94
	95	Joindre un document descriptif de l'ensemble
38.1	96	)))\|(% style="width:299px" %)(((
	97	Entrée : 2011.3
37.1	98
38.1	99	Ensemble : 2011.3.0
37.1	100
38.1	101	1er bien remarquable : 2011.3.1
37.1	102
38.1	103	2eme bien remarquable : 2011.3.2
	104
22.1	105
	106	)))
38.1	107	\|Ensembles complexes reçus en dépôt\|(% style="width:209px" %)(((
37.1	108	Table des entrées: grille Registre - Dépôt
	109
	110	Table des biens : grille Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt
	111
	112	Si biens remarquables : saisie individuelle
38.1	113	)))\|(% style="width:237px" %)(((
	114	Numéro de l’ensemble complexe : D année.numérolot.0
37.1	115
38.1	116	Biens remarquables :
37.1	117
38.1	118	D année.numérolot.1,
	119
	120	D année.numérolot.2...
	121
37.1	122	Joindre un document descriptif de l'ensemble
38.1	123	)))\|(% style="width:299px" %)(((
	124	Entrée : D2011.1
37.1	125
38.1	126	Ensemble : D2011.1.3.0
37.1	127
38.1	128	1er bien remarquable : D2011.1.3.1
	129
	130	2eme bien remarquable : D2011.1.3.2
37.1	131	)))
38.1	132	\|Mise à jour via récolement décennal\|(% style="width:209px" %)(((
37.1	133	Saisie des biens non encore inventoriés durant le récolement
	134
	135	Utilisation des grilles Registre dans les entrées et les biens
38.1	136	)))\|(% style="width:237px" %)(((
37.1	137	Possibilité de créer des ensembles complexes si saisie massive
38.1	138	)))\|(% style="width:299px" %)—
	139	\|Entrées d’origine inconnue\|(% style="width:209px" %)(((
37.1	140	Tables des entrées : grille Registre - Origine inconnue
38.1	141	)))\|(% style="width:237px" %)Ces entrées ne doivent pas être utilisées pour des biens à intégrer au registre.\|(% style="width:299px" %)—
37.1	142
	143
	144	)))
	145	)))\|(% style="width:300px" %)(((
22.1	146	(% class="box" %)
	147	(((
	148	Sommaire
	149	)))
	150
	151	(% class="box" %)
	152	(((
	153	Aller plus loin
24.1	154
32.1	155	* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
30.1	156	* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
29.1	157	* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
	158	* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
22.1	159	)))
	160
	161	(% class="box" %)
	162	(((
	163	Icônes principales
	164	)))
	165	)))
	166
	167
	168
1.1	169
	170
	171
	172	== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
	173
	174
	175	=== Nouvelles acquisitions ===
	176
	177
	178	La saisie des nouvelles acquisitions et nouveaux dépôts sera réalisée au fur et à mesure de leur mise en œuvre dans les tables des Entrées et des biens.
	179
	180	L’intégration au registre sera réalisée une fois le bien entré au musée, via le workflow de validation des notices biens.
	181
	182
	183	(% class="box infomessage" %)
	184	(((
	185	//La notice documentaire peut être pré-saisie dans la base documentaire bien avant l’arrivée physique du bien.//
	186	)))
	187
	188
	189	=== Inventaire rétrospectifs ===
	190
	191
	192	Dans le cadre des opérations de récolement décennal, il sera possible de réaliser un inventaire rétrospectif pour les biens déjà présents mais non inscrits à l’inventaire papier pré-existant.
	193
	194	Ces biens pourront être saisis comme les autres. Leur seule particularité est que leur numéro d’inventaire devra avoir la valeur 0 comme numéro de lot.
	195
	196
	197	//Exemple ~:// pour le 35^^e^^ bien saisi en inventaire rétrospectif en 2011, son numéro d’inventaire sera 2011.0.35
	198
	199	Mais dans Flora musée, chaque bien doit être lié à une entrée indiquant les informations de provenance et de statut.
	200
	201	Attacher le bien à l’Entrée 2011.0 qui sera créée comme une Entrée d’inventaire rétrospectif.
	202
	203
	204	S'il y a connaissance d'informations complémentaires quand aux modalités d’entrées, il est possible de créer des notices d’entrées dont le numéro d'entrée sera édité en dehors des plages de numéros de lot d’acquisition ou de dépôt. Dans ce cas précis il est recommandé de saisir :
	205
	206	* l’année en cours (ou année d’inscription aux registres) : 2024
	207	* le numéro de lot : 0
	208	* le numéro manuel avec un indice permettant de différencier ces entrées l’une de l’autre : -01
	209
	210	//Exemple de numéros d’entrée manuels :2024.0-01, 2024.0-02, etc.//
	211
	212
3.1	213	[[image:1747723638621-244.png]]
1.1	214
	215	(% style="text-align: center;" %)
	216	//Visualisation du champ Numéro d'entrée manuel dans la grille de saisie Inventaire Rétrospectif//
	217
	218
	219
3.1	220	[[image:1747723844014-278.png]]
	221
1.1	222	(% style="text-align: center;" %)
3.1	223	//Visualisation de la notice entrée Inventaire rétrospectif après enregistrement//
1.1	224
	225
3.1	226	L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.
1.1	227
	228
	229	(% class="box infomessage" %)
	230	(((
	231	//Seul le numéro d’inventaire du bien est intégré aux registres. La numérotation des entrées n’a en soi pas de « valeur légale ». La table des entrées doit être considérée comme une table documentaire dédiée à la documentation administrative des biens.
	232	Les seules données de la table entrée qui remontent dans le registre sont les informations de statut, mode d’acquisition et dernier propriétaire connu.
	233	A noter aussi que les biens liés à une entrée de type acquisition seront intégrés au registre des biens affectés, et les biens liés à une entrée de type dépôt seront intégrés au registre des biens reçus en dépôt.//
	234	)))
	235
	236
20.1	237	==== Quid des Entrées « d’origine inconnue » ? ====
1.1	238
	239
	240	Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.
	241
	242
	243	=== Récolement décennal ===
	244
	245
	246	Les campagnes de récolement ont aussi pour de mettre à jour les registres
	247
	248	Cependant, les campagnes de récolement ne concernent légalement que les biens inscrits aux registres. Si la base documentaire et les registres papiers sont à jour, le travail de récolement avancera très vite.
	249
	250	Si les utilisateurs doivent récoler de grandes quantités de biens encore non-inscrits à l’inventaire et non-saisis dans la base documentaire, il sera alors possible de saisir des les ensembles complexes pour effectuer un traitement de masse.
	251
	252	Pour cela, il faudra définir des ensembles complexe (en nombre de pièces, en volume, en poids).
	253
	254
	255	=== Ensembles complexes ===
	256
	257
	258	Chaque ensemble complexe sera inscrit à l’inventaire (et donc récolé) avec un numéro unique se terminant par 0.
	259
	260	Si l'on dispose d’une liste descriptive de l’ensemble complexe identifiant sans ambigüité les biens qu’il contient, il sera possible la citer dans la dénomination de l’ensemble complexe, puis l’annexer au registre papier (cf. ci-après : grille de saisie d’un ensemble complexe)
	261
	262	(% class="box successmessage" %)
	263	(((
	264	//Si des biens remarquables sont à inscrire en tant que tels, ils pourront l’être à la suite de l’ensemble complexe.//
	265	)))
	266
	267	Ainsi dans le cas d’un inventaire rétrospectif on aurait la succession de numéro suivante :
	268
	269	* 2011.0.1 bien simple
	270	* 2011.0.2 bien simple
	271	* 2011.0.3.0 ensemble complexe
	272	* 2011.0.3.1 1^^er^^ bien remarquable de l’ensemble complexe
	273	* 2011.0.3.2 2eme bien remarquable de l’ensemble complexe
	274	* 2011.0.4 bien simple
	275	* 2011.0.5.0 ensemble complexe
	276	* etc.
	277
	278	= Saisie des données nécessaires au registres =
	279
	280
	281	== Champs obligatoires en saisie ==
	282
	283
	284	Ces champs sont répartis dans Flora musée entre la notice Entrée et la notice Bien.
	285
	286	(% class="box warningmessage" %)
	287	(((
	288	//Attention, ces champs ne sont pas déclarés obligatoires dans toutes les grilles de saisie standards de Flora. En revanche, Flora dispose de grilles de saisie dédiées à la saisie des registres : ces dernières ne contiennent que les champs utilisés pour les registres. Les champs obligatoires pour le registre seront mentionnés en rouge avec une astérisque.//
	289	)))
	290
	291	En cas de non-connaissance ou d'absence d’information il faut saisir indéterminé ou néant dans le champ concerné (y compris champs obligatoires). Si ces termes ne sont pas déjà renseignés, il faudra les ajouter dans les thésaurus et listes de contrôles concernés.
	292
	293	Si l'on utilise les grilles de saisie de type « registre », les champs ci-dessous apparaitront en rouge et seront bloquants tant qu'ils ne seront pas renseignés.
	294
	295	Les champs obligatoires dans la table des entrées sont les suivants :
	296
	297	* Mode acquisition (thésaurus)
	298	* Agent d’acquisition ou ancien propriétaire
	299	* Musée acquéreur (liste de contrôle)
	300	* Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)
	301	* Référence de l’acte
	302	* Date de l’acte d’acquisition (assistant datation)
	303	* Mention des concours publics (liste de contrôle)
	304
	305	Les champs obligatoires dans la table des biens sont les suivants :
	306
	307	* Numéro d’inventaire
	308	* Date d’affectation
	309	* Avis de instances scientifiques (liste de contrôle)
	310	* Prix d’achat
	311	* Domaine (thésaurus)
	312	* Dénomination (thésaurus)
	313	* Matières/techniques (thésaurus)
	314	* Dimensions
	315	* Type d’inscriptions (thésaurus)
	316	* Date du constat état (assistant datation)
	317	* État de conservation (liste de contrôle)
	318
	319	(% class="box infomessage" %)
	320	(((
	321	(% style="text-align: center;" %)
	322	//La grande majorité de ces champs sont liés à une liste de contrôle ou un thésaurus pour faciliter la saisie.//
	323	)))
	324
	325	Si l'on n'utilise pas les grilles de saisie de registres, un contrôle bloquant sera réalisé au moment de l’intégration au registre, pour vérifier que ces champs sont biens renseignés (si l'on ne connait pas la valeur des champs obligatoires, il faut indiquer la mention "néant"). Le même contrôle sera réalisé lorsque l’opérateur de saisie clic sur l’icône « Terminer la saisie » dans le workflow. Mais dans ce cas il n’est pas bloquant.
	326
	327
	328	== Grille de saisie d'un bien affecté aux collections ==
	329
	330
	331	=== Entrées : nouvelle acquisition ===
	332
	333
3.2	334	Sélectionner la grille de saisie Registre - Acquisition dans la table des entrées.
1.1	335
	336
3.2	337	[[image:1747723969669-261.png]]
	338
1.1	339	(% style="text-align: center;" %)
	340	//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
	341
	342
	343	Cette grille comprend à minima les champs suivants (en rouge les champs obligatoires pour la tenue du registre des biens affectés) :
	344
	345
3.2	346	[[image:1747724102358-210.png]]
1.1	347
	348	(% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
3.2	349	//Visualisation de la grille de saisie Registre - Acquisition dans la table des entrées//
1.1	350
	351
	352	(% class="box infomessage" style="text-align: center;" %)
	353	(((
	354	(% style="text-align: left;" %)
3.2	355	//Dans la grille de saisie Acquisition - complète de la table des entrées, il y a des champs supplémentaires mais ils ne seront pas recopiés dans le registre.//
1.1	356	)))
	357
	358
	359	=== Entrée : inventaire rétrospectif ===
	360
	361
	362	Sélectionner la grille de saisie Inventaire rétrospectif dans la table des entrées.
	363
	364
3.2	365	[[image:1747724180433-782.png]]
1.1	366
	367	(% style="text-align: center;" %)
	368	//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
	369
	370
	371	Mis à part le numéro d'entrée, cette grille ne contient pas de champs obligatoires : ne renseigner que les informations connues de l'institution.
	372
	373	Renseigner, à minima, le statut juridique.
	374
	375
3.2	376	[[image:1747724251875-618.png]]
	377
1.1	378	(% style="text-align: center;" %)
	379	//Visualisation de la grille de saisie Inventaire rétrospectif dans la table des entrées//
	380
	381
	382	(% class="box infomessage" %)
	383	(((
	384	//Pour plus d'informations concernant la numérotation de plusieurs entrées rétrospectives avec provenances distinctes, se référer au paragraphe ci-dessus concernant la numérotation des ensembles complexes.//
	385	)))
	386
	387
	388	=== Biens ===
	389
	390
3.3	391	Sélectionner la grille de saisie 02. Registre - Biens affectés dans la table Biens.
1.1	392
	393
3.3	394	[[image:1747724329047-588.png]]
1.1	395
	396	(% style="text-align: center;" %)
	397	//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des biens//
	398
	399
	400	La grille de saisie est découpée en 10 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora musée.
	401
	402
	403	(% class="box infomessage" %)
	404	(((
	405	//Les champs en rouge avec une astérisque sont obligatoires pour le registre des biens affectés. Il ne sera pas possible d'enregistrer la notice tant que tous les champs obligatoires ne seront pas renseignés.//
	406	)))
	407
3.3	408	[[image:1747724385543-970.png]]
1.1	409
	410	(% style="text-align: center;" %)
3.3	411	//Visualisation de la grille de saisie 02.Registre - Biens affectés// //dans la table Biens//
1.1	412
	413
	414	(% class="box warningmessage" %)
	415	(((
	416	//Les grilles de saisie standards ne sont pas toutes dotées des champs obligatoires pour le registre. Celles qui en sont dotées ont la mention (minimal pour registre) d'indiquée. Si l'on saisit des notices dans d'autres grilles, qui n'ont pas cette mention, l’intégration de la notice dans le registre fonctionnera également mais il n'y aura pas le contrôle de saisie sur les champs obligatoires. Avant de procéder à l’intégration, il faudra peut-être revenir en modification sur la notice avec la grille de saisie ci-dessus pour vérifier que tous les champs sont bien remplis.//
	417	)))
	418
	419
	420	Une fois que la notice est enregistrée, indiquer que la saisie est terminée pour autoriser la personne habilitée à intégrer cette notice dans le registre.
	421
3.3	422	Cliquer sur l'icône [[image:1747724466201-563.png\|\|height="43" width="43"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien.
1.1	423
	424
3.3	425	[[image:1747725032932-364.png]]
1.1	426
	427
	428	=== Biens : Ensembles complexes ===
	429
	430
4.1	431	Sélectionner la grille de saisie 02.Registre- Ensembles complexes affectés dans la table Biens.
1.1	432
	433
4.1	434	[[image:1747725129124-544.png]]
1.1	435
	436
	437	La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora.
	438
	439	Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe :
	440
	441
4.1	442	[[image:1747725362450-684.png]]
1.1	443
4.1	444
1.1	445	(% class="box infomessage" %)
	446	(((
	447	//Penser à localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !//
	448	)))
	449
	450	Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer.
	451
4.1	452	[[image:1747725317402-667.png]]
1.1	453
	454
	455	Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère.
	456
	457	Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème.
	458
	459
	460	== Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt ==
	461
	462
	463	=== Entrée ===
	464
	465
5.1	466	Sélectionner la grille de saisie Registre - Dépôt dans la table des Entrées.
1.1	467
	468
4.1	469	[[image:1747725797202-722.png]]
1.1	470
	471
	472	=== Biens ===
	473
	474
5.1	475	Sélectionner la grille de saisie Registre - Biens reçus en dépôt dans la table des Biens.
4.1	476
1.1	477	A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.
	478
	479
4.1	480	[[image:1747725926983-893.png]]
1.1	481
	482
	483
5.1	484	[[image:1747727404840-527.png]]
1.1	485
5.1	486
1.1	487	= Intégration des notices biens au registre =
	488
	489
	490	=== Validation de la saisie d'un Bien ===
	491
	492
6.1	493	Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
1.1	494
	495
7.1	496	[[image:1747732762213-559.png]]
1.1	497
	498
	499	Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
	500
8.1	501	(% class="box infomessage" %)
	502	(((
9.1	503	En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
1.1	504
8.1	505	* Avis des instances scientifiques
	506	* Prix
	507	* Inscriptions
	508	* Constat d’état initial
	509
	510	Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
10.1	511
	512	Disponibilité à partir de la version 4.5.60
8.1	513	)))
	514
6.1	515	[[image:1747732693654-638.png]]
	516
	517
8.1	518	Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
1.1	519
8.1	520	Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par 02. Registre-.
1.1	521
8.1	522	Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
1.1	523
	524
9.1	525	[[image:1747733138196-550.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
8.1	526
1.1	527	L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
	528
	529
8.1	530	[[image:1747733244856-550.png]]
1.1	531
8.1	532	Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent : [[image:1747733294098-645.png]].
	533	.
1.1	534
8.1	535	[[image:1747733341634-347.png]]
	536
1.1	537	(% class="wikigeneratedid" %)
9.1	538	Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
1.1	539
	540
9.1	541	[[image:1747733457810-510.png]]
	542
1.1	543
12.1	544	* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
1.1	545
	546
	547
12.1	548	[[image:1747734678656-824.png]]
1.1	549
12.1	550
	551	* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
	552
	553	[[image:1747733785550-908.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
	554
	555
11.1	556	Un message de confirmation apparait : cliquer sur OUI pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur NON.
1.1	557
	558
12.1	559	[[image:1747733815373-706.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
1.1	560
	561
11.1	562
1.1	563	La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
	564
11.1	565	[[image:1747733892872-758.png]]
1.1	566
	567
	568	La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
	569
11.1	570	[[image:1747733938343-251.png]]
1.1	571
	572	(% class="box warningmessage" %)
	573	(((
	574	//Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
	575	)))
	576
	577	Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF.
	578
	579	* AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions).
	580	* ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions).
	581
	582	Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS.
	583
	584
	585	= Édition des registres =
	586
	587
13.1	588	Accéder au menu Registres / Recherche
1.1	589
13.1	590	[[image:1747734834496-206.png]]
1.1	591
	592
	593	(% class="box infomessage" %)
	594	(((
	595	//La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
	596	)))
	597
	598	Il est possible de sélectionner :
	599
	600	* Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt
	601	* L’année d'inscription au registre
	602	* Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées)
	603
	604	de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné.
	605
	606	Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
	607
	608
13.1	609	Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton imprimer au format pdf ou odf :
1.1	610
13.1	611	[[image:1747734875829-175.png]]
1.1	612
13.1	613	Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
1.1	614
13.1	615	[[image:1747734980868-601.png]]
1.1	616
13.1	617	Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
1.1	618
13.1	619	[[image:1747735028293-815.png]]
1.1	620
	621
	622
	623	Résultat :
	624
14.1	625	[[image:1747735058870-569.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
1.1	626
	627
	628	(% class="wikigeneratedid" %)
	629	Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD).
	630
	631
	632	== Page de garde et annexes aux registres papiers ==
	633
	634
	635	Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
	636
	637	(% class="box successmessage" %)
	638	(((
13.1	639	L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
1.1	640	)))
	641
13.1	642	Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
1.1	643
	644	(% class="box successmessage" %)
	645	(((
13.1	646	Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.
1.1	647	)))
	648
	649
13.1	650	[[image:1747735219379-682.png]]
1.1	651
	652
13.1	653	__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
1.1	654
14.1	655	[[image:1747735284938-672.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
1.1	656
	657
13.1	658
1.1	659	= Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
	660
	661
	662	Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).
	663
	664	(% class="box successmessage" %)
	665	(((
	666	//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//
	667	)))
	668
	669	Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :
	670
	671	* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété
	672	* Radier le bien du registre des dépôts
	673	* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours
	674
	675	== Rattachement à la nouvelle entrée ==
	676
	677
14.1	678	=== Créer une entrée Registre - Transfert de propriété ===
1.1	679
	680
14.1	681	[[image:1747739157175-278.png]]
1.1	682
	683
14.1	684	[[image:1747739231189-417.png]]
1.1	685
	686
	687
	688	=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
	689
	690
18.1	691	==== Attachement unitaire ====
1.1	692
17.1	693	Dans la notice du bien indiquer manuellement :
1.1	694
17.1	695	* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
	696	* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
15.1	697
17.1	698	[[image:1747740793119-487.png]]
14.1	699
	700
17.1	701	==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
	702
	703	Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png\|\|height="43" width="33"]].
	704
	705	Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
	706
	707	* Sélectionner les notices à rattacher
	708	* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png\|\|height="39" width="30"]]
	709
	710	[[image:1747740946609-961.png]]
	711
	712
	713	Première association à effectuer :
	714
	715	* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
	716	* Lancer le traitement
	717
	718	[[image:1747741015186-251.png]]
	719
	720
	721	Seconde association à effectuer :
	722
	723	* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
	724	* Lancer le traitement
	725
	726	[[image:1747741041295-431.png]]
	727
	728
1.1	729	== Radiation du registre des dépôts ==
	730
	731
	732	=== Rechercher la notice du bien déposé ===
	733
	734
	735	Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
	736
15.1	737	[[image:1747739687774-731.png]]
1.1	738
	739
	740	=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
	741
	742
	743	Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
	744
15.1	745	[[image:1747739728922-844.png]]
1.1	746
	747
	748	(% class="box successmessage" %)
	749	(((
	750	//Ajouter la mention : « bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
	751	)))
	752
	753
15.1	754	[[image:1747739870875-332.png]]
1.1	755
	756
	757	(% class="box warningmessage" %)
	758	(((
	759	//Attention : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//
	760	)))
	761
	762
	763	Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
	764
15.1	765	[[image:1747739908497-919.png]]
1.1	766
	767
16.1	768	[[image:1747739946868-909.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
1.1	769
	770
	771	== Intégration du bien au registre des biens affectés ==
	772
	773
	774	Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
	775
15.1	776	Passer en modification et utiliser la grille de saisie 02.Registre - Transfert de propriété.
1.1	777
	778
15.1	779	[[image:1747740027614-948.png]]
1.1	780
	781
15.1	782	[[image:1747740075472-359.png]]
1.1	783
	784
	785	Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
	786
	787
15.1	788	[[image:1747740216286-288.png]]
1.1	789
15.1	790
1.1	791	(% class="box warningmessage" %)
	792	(((
	793	//IMPORTANT : sélectionner oui dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme oui est indiqué dans ce champ.//
	794	)))
	795
	796
	797	Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
	798
	799
16.1	800	(% class="box warningmessage" %)
	801	(((
	802	//Attention : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
	803	)))
	804
15.1	805	[[image:1747740258746-408.png]]
1.1	806
	807
15.1	808	[[image:1747740398485-927.png]]
1.1	809
	810
16.1	811	Un message de confirmation apparait : cliquer sur OUI pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur NON.
	812
	813	[[image:1747733815373-706.png]]
	814
	815
	816	Résultat :
	817
	818	[[image:1747740624210-211.png]]

Code source wiki de Gérer les registres réglementaires

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