Gérer les registres réglementaires

|(% style="width:840px" %)(((

(% class="box" %)

(((

En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.

7

Flora vous permet de constituer ces registres directement à partir des données documentaires saisies dans les tables **Biens** et **Entrées**, en assurant à la fois la conformité réglementaire et l’exploitation des vocabulaires contrôlés propres à votre institution.

8

9

Cette page vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre des registres réglementaires dans Flora : de la saisie initiale jusqu’à l’édition papier annuelle, en incluant les cas particuliers tels que l’**inventaire rétrospectif**, les **ensembles complexes** ou les **transferts de propriété**.

)))

(((

= Cadre légal et normes applicables aux registres =

14

15

La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application.

16

17

(% class="active" %)|=Référence|=Contenu

18

|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.

19

|**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.

20

|**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.

21

22

= Principes de fonctionnement dans Flora =

23

24

* **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.

25

* **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.

26

* **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.

27

* **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.

28

* **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.

29

30

= Organisation de la saisie selon la nature des biens =

31

32

(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 237px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 299px;" %)**Exemple(s)**

33

|**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((

34

Table des entrées : **grille Registre - Acquisition **

35

36

Table des biens :** grille Registre - Biens affectés**

37

)))|(% style="width:237px" %)(((

38

Saisie possible avant l’arrivée physique du bien.

39

40

Intégration au registre une fois le bien entré physiquement au musée.

41

)))|(% style="width:299px" %)(((

Entrée : 2025.1

Bien : 2025.1.1

)))

|**Nouveaux dépôts**|(% style="width:209px" %)(((

47

Table des entrées : **grille** **Registre - Dépôt**

48

49

Table des biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**

50

)))|(% style="width:237px" %)(((

51

Saisie immédiate ou différée selon l’organisation.

52

53

Intégration au registre une fois le bien entrée physiquement au registre.

54

)))|(% style="width:299px" %)(((

Entrée : D2025.1

Bien : D2025.1.1

)))

|**Inventaire rétrospectif**|(% style="width:209px" %)(((

60

Table des entrées : **grille Inventaire rétrospectif**

61

62

Table des biens : grille **Registre - Biens affectés**

63

)))|(% style="width:237px" %)(((

64

Entrée liée : **année.0 **/ Si provenance connue : créer des numéros manuels type 2024.0-01, 2024.0-02

65

66

Bien simple : numéro d’inventaire au format **année.0.numérobien**

67

68

Ensemble complexe : numéro d'inventaire au format **année.0.numérolot.0** (ensemble) ; pour les biens remarquables :** année.0.numérolot.numérobien**

69

)))|(% style="width:299px" %)(((

Entrée : 2011.0

Bien : 2011.0.35

**Ensembles complexes **:

Entrée : 2011.0

Ensemble : 2011.0.36.0

79

80

Bien remarquable : 2011.0.36.1

81

)))

82

|(((

83

**Ensemble complexes affectés**

84

)))|(% style="width:209px" %)(((

85

Table des entrées : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **

86

87

Table des biens : grille **Registre - Acquisition**

88

89

Si biens remarquables : saisie individuelle

90

)))|(% style="width:237px" %)(((

91

Numéro de l’ensemble complexe : **année.numérolot.0**

92

93

Biens remarquables : **année.numérolotlot.1**, **année.numérololot.2**...

94

95

Joindre un document descriptif de l'ensemble

96

)))|(% style="width:299px" %)(((

Entrée : 2011.3

Ensemble : 2011.3.0

1er bien remarquable : 2011.3.1

102

103

2eme bien remarquable : 2011.3.2

)))

|**Ensembles complexes reçus en dépôt**|(% style="width:209px" %)(((

108

Table des entrées**: **grille **Registre - Dépôt**

109

110

Table des biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**

111

112

Si biens remarquables : saisie individuelle

113

)))|(% style="width:237px" %)(((

114

Numéro de l’ensemble complexe : **D année.numérolot.0**

Biens remarquables :

**D année.numérolot.1**,

119

120

**D année.numérolot.2**...

121

122

Joindre un document descriptif de l'ensemble

123

)))|(% style="width:299px" %)(((

124

Entrée : D2011.1

125

126

Ensemble : D2011.1.3.0

127

128

1er bien remarquable : D2011.1.3.1

129

130

2eme bien remarquable : D2011.1.3.2

131

)))

132

|**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="width:209px" %)(((

133

Saisie des biens non encore inventoriés durant le récolement

134

135

Utilisation des grilles **Registre** dans les entrées et les biens

136

)))|(% style="width:237px" %)(((

137

Possibilité de créer des ensembles complexes si saisie massive

138

)))|(% style="width:299px" %)—

139

|**Entrées d’origine inconnue**|(% style="width:209px" %)(((

140

Tables des entrées : **grille Registre - Origine inconnue**

141

)))|(% style="width:237px" %)Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens à intégrer au registre.|(% style="width:299px" %)—

)))

)))|(% style="width:300px" %)(((

(% class="box" %)

(((

**Sommaire**

)))

(% class="box" %)

(((

**Aller plus loin**

* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]

156

* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]

157

* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]

158

* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]

)))

(% class="box" %)

(((

**Icônes principales**

)))

)))

== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==

173

174

175

=== Nouvelles acquisitions ===

176

177

178

La saisie des nouvelles acquisitions et nouveaux dépôts sera réalisée au fur et à mesure de leur mise en œuvre dans les tables des Entrées et des biens.

179

180

L’intégration au registre sera réalisée une fois le bien entré au musée, via le workflow de validation des notices biens.

181

182

183

(% class="box infomessage" %)

184

(((

185

//La notice documentaire peut être pré-saisie dans la base documentaire bien avant l’arrivée physique du bien.//

)))

=== Inventaire rétrospectifs ===

190

191

192

Dans le cadre des opérations de récolement décennal, il sera possible de réaliser un inventaire rétrospectif pour les biens déjà présents mais non inscrits à l’inventaire papier pré-existant.

193

194

Ces biens pourront être saisis comme les autres.** Leur seule particularité est que leur numéro d’inventaire devra avoir la valeur 0 comme numéro de lot.**

195

196

197

//Exemple ~://** **pour le 35^^e^^ bien saisi en inventaire rétrospectif en 2011, son numéro d’inventaire sera **2011.0.35**

198

199

Mais dans Flora musée, chaque bien doit être lié à une entrée indiquant les informations de provenance et de statut.

200

201

Attacher le bien à l’Entrée 2011.0 qui sera créée comme une Entrée d’inventaire rétrospectif.

202

203

204

S'il y a connaissance d'informations complémentaires quand aux modalités d’entrées, il est possible de créer des notices d’entrées dont le numéro d'entrée sera édité en dehors des plages de numéros de lot d’acquisition ou de dépôt. Dans ce cas précis il est recommandé de saisir :

205

206

* l’année en cours (ou année d’inscription aux registres) : 2024

207

* le numéro de lot : 0

208

* le numéro manuel avec un indice permettant de différencier ces entrées l’une de l’autre : -01

209

210

//Exemple de numéros d’entrée manuels :2024.0-01, 2024.0-02, etc.//

211

212

213

[[image:1747723638621-244.png]]

214

215

(% style="text-align: center;" %)

216

//Visualisation du champ **Numéro d'entrée manuel** dans la grille de saisie Inventaire Rétrospectif//

[[image:1747723844014-278.png]]

221

222

(% style="text-align: center;" %)

223

//Visualisation de la notice entrée Inventaire rétrospectif après enregistrement//

224

225

226

L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.

227

228

229

(% class="box infomessage" %)

230

(((

231

//Seul le numéro d’inventaire du bien est intégré aux registres. La numérotation des entrées n’a en soi pas de « valeur légale ». La table des entrées doit être considérée comme une table documentaire dédiée à la documentation administrative des biens.

232

Les seules données de la table entrée qui remontent dans le registre sont les informations de statut, mode d’acquisition et dernier propriétaire connu.

233

A noter aussi que les biens liés à une entrée de type acquisition seront intégrés au registre des biens affectés, et les biens liés à une entrée de type dépôt seront intégrés au registre des biens reçus en dépôt.//

)))

==== Quid des Entrées « d’origine inconnue » ? ====

238

239

240

Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.

241

242

243

=== Récolement décennal ===

244

245

246

**Les campagnes de récolement ont aussi pour de mettre à jour les registres**

247

248

Cependant, les campagnes de récolement ne concernent légalement que les biens inscrits aux registres. Si la base documentaire et les registres papiers sont à jour, le travail de récolement avancera très vite.

249

250

Si les utilisateurs doivent récoler de grandes quantités de biens encore non-inscrits à l’inventaire et non-saisis dans la base documentaire, il sera alors possible de saisir des les ensembles complexes pour effectuer un traitement de masse.

251

252

Pour cela, il faudra définir des ensembles complexe (en nombre de pièces, en volume, en poids).

253

254

255

=== Ensembles complexes ===

256

257

258

Chaque ensemble complexe sera inscrit à l’inventaire (et donc récolé) avec un numéro unique se terminant par 0.

259

260

Si l'on dispose d’une liste descriptive de l’ensemble complexe identifiant sans ambigüité les biens qu’il contient, il sera possible la citer dans la dénomination de l’ensemble complexe, puis l’annexer au registre papier (cf. ci-après : grille de saisie d’un ensemble complexe)

261

262

(% class="box successmessage" %)

263

(((

264

//Si des biens remarquables sont à inscrire en tant que tels, ils pourront l’être à la suite de l’ensemble complexe.//

265

)))

266

267

Ainsi dans le cas d’un inventaire rétrospectif on aurait la succession de numéro suivante :

268

269

* 2011.0.1 bien simple

270

* 2011.0.2 bien simple

271

* 2011.0.3.0 ensemble complexe

272

* 2011.0.3.1 1^^er^^ bien remarquable de l’ensemble complexe

273

* 2011.0.3.2 2eme bien remarquable de l’ensemble complexe

274

* 2011.0.4 bien simple

275

* 2011.0.5.0 ensemble complexe

276

* etc.

277

278

= Saisie des données nécessaires au registres =

279

280

281

== Champs obligatoires en saisie ==

282

283

284

Ces champs sont répartis dans Flora musée entre la notice Entrée et la notice Bien.

285

286

(% class="box warningmessage" %)

287

(((

288

//Attention, ces champs ne sont pas déclarés obligatoires dans toutes les grilles de saisie standards de Flora. En revanche, Flora dispose de grilles de saisie dédiées à la saisie des registres : ces dernières ne contiennent que les champs utilisés pour les registres.** Les champs obligatoires pour le registre seront mentionnés en rouge avec une astérisque.**//

289

)))

290

291

En cas de non-connaissance ou d'absence d’information il faut saisir **indéterminé** ou **néant** dans le champ concerné (y compris champs obligatoires). Si ces termes ne sont pas déjà renseignés, il faudra les ajouter dans les thésaurus et listes de contrôles concernés.

292

293

Si l'on utilise les grilles de saisie de type « registre », les champs ci-dessous apparaitront en rouge et seront bloquants tant qu'ils ne seront pas renseignés.

294

295

**Les champs obligatoires dans la table des entrées sont les suivants :**

296

297

* Mode acquisition (thésaurus)

298

* Agent d’acquisition ou ancien propriétaire

299

* Musée acquéreur (liste de contrôle)

300

* Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)

301

* Référence de l’acte

302

* Date de l’acte d’acquisition (assistant datation)

303

* Mention des concours publics (liste de contrôle)

304

305

**Les champs obligatoires dans la table des biens sont les suivants :**

306

307

* Numéro d’inventaire

308

* Date d’affectation

309

* Avis de instances scientifiques (liste de contrôle)

310

* Prix d’achat

311

* Domaine (thésaurus)

312

* Dénomination (thésaurus)

313

* Matières/techniques (thésaurus)

314

* Dimensions

315

* Type d’inscriptions (thésaurus)

316

* Date du constat état (assistant datation)

317

* État de conservation (liste de contrôle)

318

319

(% class="box infomessage" %)

320

(((

321

(% style="text-align: center;" %)

322

//La grande majorité de ces champs sont liés à une liste de contrôle ou un thésaurus pour faciliter la saisie.//

323

)))

324

325

Si l'on n'utilise pas les grilles de saisie de registres, un contrôle bloquant sera réalisé au moment de l’intégration au registre, pour vérifier que ces champs sont biens renseignés (si l'on ne connait pas la valeur des champs obligatoires, il faut indiquer la mention "néant"). Le même contrôle sera réalisé lorsque l’opérateur de saisie clic sur l’icône « Terminer la saisie » dans le workflow. Mais dans ce cas il n’est pas bloquant.

326

327

328

== Grille de saisie d'un bien affecté aux collections ==

329

330

331

=== Entrées : nouvelle acquisition ===

332

333

334

Sélectionner la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées.

335

336

337

[[image:1747723969669-261.png]]

338

339

(% style="text-align: center;" %)

340

//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//

341

342

343

Cette grille comprend à minima les champs suivants (en rouge les champs obligatoires pour la tenue du registre des biens affectés) :

344

345

346

[[image:1747724102358-210.png]]

347

348

(% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)

349

//Visualisation de la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées//

350

351

352

(% class="box infomessage" style="text-align: center;" %)

353

(((

354

(% style="text-align: left;" %)

355

//Dans la grille de saisie **Acquisition - complète** de la table des entrées, il y a des champs supplémentaires mais ils ne seront pas recopiés dans le registre.//

)))

=== Entrée : inventaire rétrospectif ===

360

361

362

Sélectionner la grille de saisie **Inventaire rétrospectif** dans la table des entrées.

363

364

365

[[image:1747724180433-782.png]]

366

367

(% style="text-align: center;" %)

368

//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//

369

370

371

Mis à part le numéro d'entrée, cette grille ne contient pas de champs obligatoires : **ne renseigner que les informations connues de l'institution.**

372

373

Renseigner, à minima, le statut juridique.

374

375

376

[[image:1747724251875-618.png]]

377

378

(% style="text-align: center;" %)

379

//Visualisation de la grille de saisie **Inventaire rétrospectif **dans la table des entrées//

380

381

382

(% class="box infomessage" %)

383

(((

384

//Pour plus d'informations concernant la numérotation de plusieurs entrées rétrospectives avec provenances distinctes, se référer au paragraphe ci-dessus concernant la numérotation des ensembles complexes.//

)))

=== Biens ===

Sélectionner la grille de saisie **02. Registre - Biens affectés **dans la table Biens.

392

393

394

[[image:1747724329047-588.png]]

395

396

(% style="text-align: center;" %)

397

//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des biens//

398

399

400

La grille de saisie est découpée en 10 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora musée.

401

402

403

(% class="box infomessage" %)

404

(((

405

//Les champs en rouge avec une astérisque sont obligatoires pour le registre des biens affectés. Il ne sera pas possible d'enregistrer la notice tant que tous les champs obligatoires ne seront pas renseignés.//

406

)))

407

408

[[image:1747724385543-970.png]]

409

410

(% style="text-align: center;" %)

411

//Visualisation de la grille de saisie **02.Registre - Biens affectés**//** **//dans la table Biens//

412

413

414

(% class="box warningmessage" %)

415

(((

416

//Les grilles de saisie standards ne sont pas toutes dotées des champs obligatoires pour le registre. Celles qui en sont dotées ont la mention (minimal pour registre) d'indiquée. Si l'on saisit des notices dans d'autres grilles, qui n'ont pas cette mention, l’intégration de la notice dans le registre fonctionnera également mais il n'y aura pas le contrôle de saisie sur les champs obligatoires. **Avant de procéder à l’intégration, il faudra peut-être revenir en modification sur la notice avec la grille de saisie ci-dessus pour vérifier que tous les champs sont bien remplis.**//

)))

Une fois que la notice est enregistrée, indiquer que la saisie est terminée pour autoriser la personne habilitée à intégrer cette notice dans le registre.

421

422

Cliquer sur l'icône [[image:1747724466201-563.png||height="43" width="43"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien.

423

424

425

[[image:1747725032932-364.png]]

426

427

428

=== Biens : Ensembles complexes ===

429

430

431

Sélectionner la grille de saisie **02.Registre- Ensembles complexes affectés** dans la table Biens.

432

433

434

[[image:1747725129124-544.png]]

435

436

437

La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora.

438

439

Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe :

440

441

442

[[image:1747725362450-684.png]]

443

444

445

(% class="box infomessage" %)

446

(((

447

//Penser à localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !//

448

)))

449

450

Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer.

451

452

[[image:1747725317402-667.png]]

453

454

455

Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère.

456

457

Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème.

458

459

460

== Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt ==

=== Entrée ===

Sélectionner la grille de saisie** Registre - Dépôt** dans la table des Entrées.

467

468

469

[[image:1747725797202-722.png]]

=== Biens ===

Sélectionner la grille de saisie** Registre - Biens reçus en dépôt** dans la table des Biens.

476

477

A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.

478

479

480

[[image:1747725926983-893.png]]

[[image:1747727404840-527.png]]

485

486

487

= Intégration des notices biens au registre =

488

489

490

=== Validation de la saisie d'un Bien ===

491

492

493

Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.

494

495

496

[[image:1747732762213-559.png]]

497

498

499

Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.

500

501

(% class="box infomessage" %)

502

(((

503

En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :

504

505

* Avis des instances scientifiques

506

* Prix

507

* Inscriptions

508

* Constat d’état initial

509

510

Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.

511

512

**Disponibilité à partir de la version 4.5.60**

513

)))

514

515

[[image:1747732693654-638.png]]

516

517

518

Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.

519

520

Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par **02. Registre-**.

521

522

Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.

523

524

525

[[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]

526

527

L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.

528

529

530

[[image:1747733244856-550.png]]

531

532

Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent : [[image:1747733294098-645.png]].

533

.

534

535

[[image:1747733341634-347.png]]

536

537

(% class="wikigeneratedid" %)

538

Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .

539

540

541

[[image:1747733457810-510.png]]

542

543

544

* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.

[[image:1747734678656-824.png]]

549

550

551

* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.

552

553

[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]

554

555

556

Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**

557

558

559

[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]

La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.

564

565

[[image:1747733892872-758.png]]

566

567

568

La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :

569

570

[[image:1747733938343-251.png]]

571

572

(% class="box warningmessage" %)

573

(((

574

//Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//

575

)))

576

577

Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF.

578

579

* AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions).

580

* ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions).

581

582

Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS.

583

584

585

= Édition des registres =

586

587

588

Accéder au menu **Registres / Recherche**

589

590

[[image:1747734834496-206.png]]

591

592

593

(% class="box infomessage" %)

594

(((

595

//La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//

596

)))

597

598

Il est possible de sélectionner :

599

600

* Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt

601

* L’année d'inscription au registre

602

* Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées)

603

604

de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné.

605

606

Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.

607

608

609

Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :

610

611

[[image:1747734875829-175.png]]

612

613

Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :

614

615

[[image:1747734980868-601.png]]

616

617

Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :

618

619

[[image:1747735028293-815.png]]

Résultat :

[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]

626

627

628

(% class="wikigeneratedid" %)

629

Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD).

630

631

632

== Page de garde et annexes aux registres papiers ==

633

634

635

Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.

636

637

(% class="box successmessage" %)

638

(((

639

L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.

640

)))

641

642

Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.

643

644

(% class="box successmessage" %)

645

(((

646

**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**

)))

[[image:1747735219379-682.png]]

651

652

653

__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)

654

655

[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]

= Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =

660

661

662

Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).

663

664

(% class="box successmessage" %)

665

(((

666

//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//

667

)))

668

669

Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :

670

671

* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété

672

* Radier le bien du registre des dépôts

673

* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours

674

675

== Rattachement à la nouvelle entrée ==

676

677

678

=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===

679

680

681

[[image:1747739157175-278.png]]

682

683

684

[[image:1747739231189-417.png]]

=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===

689

690

691

==== Attachement unitaire ====

692

693

Dans la notice du bien indiquer manuellement :

694

695

* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée

696

* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée

697

698

[[image:1747740793119-487.png]]

699

700

701

==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====

702

703

Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].

704

705

Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.

706

707

* Sélectionner les notices à rattacher

708

* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]

709

710

[[image:1747740946609-961.png]]

711

712

713

Première association à effectuer :

714

715

* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée

716

* Lancer le traitement

717

718

[[image:1747741015186-251.png]]

719

720

721

Seconde association à effectuer :

722

723

* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée

724

* Lancer le traitement

725

726

[[image:1747741041295-431.png]]

727

728

729

== Radiation du registre des dépôts ==

730

731

732

=== Rechercher la notice du bien déposé ===

733

734

735

Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.

736

737

[[image:1747739687774-731.png]]

738

739

740

=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===

741

742

743

Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.

744

745

[[image:1747739728922-844.png]]

746

747

748

(% class="box successmessage" %)

749

(((

750

//**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//

)))

[[image:1747739870875-332.png]]

755

756

757

(% class="box warningmessage" %)

758

(((

759

//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//

)))

Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :

764

765

[[image:1747739908497-919.png]]

766

767

768

[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]

769

770

771

== Intégration du bien au registre des biens affectés ==

772

773

774

Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.

775

776

Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**

777

778

779

[[image:1747740027614-948.png]]

780

781

782

[[image:1747740075472-359.png]]

783

784

785

Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.

786

787

788

[[image:1747740216286-288.png]]

789

790

791

(% class="box warningmessage" %)

792

(((

793

//**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//

)))

Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :

798

799

800

(% class="box warningmessage" %)

801

(((