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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 78.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 11:43
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/30 08:10
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les registres réglementaires
1 +Intégrer des biens aux registres réglementaires
Contenu
... ... @@ -16,12 +16,14 @@
16 16  La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application, résumés ci-dessous :
17 17  
18 18  (% class="active" %)|=Référence|=Contenu
19 -|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
20 -|**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
19 +|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002 **relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
20 +|**Arrêté du 25 mai 2004** (application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
21 21  |**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
22 22  
23 -= Principes de fonctionnement dans Flora =
23 += Comprendre le fonctionnement des registres dans Flora =
24 24  
25 +== Principe général ==
26 +
25 25  * **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
26 26  * **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
27 27  * **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
... ... @@ -28,8 +28,10 @@
28 28  * **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
29 29  * **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
30 30  
31 -= Grilles de saisie à utiliser =
33 +== Grilles de saisie à utiliser ==
32 32  
35 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
36 +
33 33  Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent :
34 34  
35 35  * de **filtrer l’affichage aux seuls champs requis** pour les registres,
... ... @@ -41,18 +41,6 @@
41 41  **Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.
42 42  )))
43 43  
44 -(% class="active" %)|=**Grille (% class="mark small" %)Version 4.5.60(%%)**|=**Table concernée**|=**Usage**
45 -|Inventaire rétrospectif|Entrées|Biens anciens non inventoriés
46 -|Registre – Acquisition|Entrées|Nouvelles acquisitions
47 -|Registre – Dépôt|Entrées|Biens reçus en dépôt
48 -|Registre – Origine inconnue|Entrées|Biens dont l'origine est inconnue
49 -|Registre – Transfert de propriété|Entrées|Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
50 -|02.Registre – Biens affectés|Biens|Biens acquis pour les collections permanentes
51 -|02.Registre – Biens reçus en dépôt|Biens|Biens accueillis temporairement en dépôt
52 -|02.Registre – Ensembles complexes affectés|Biens|Ensembles de biens acquis
53 -|02.Registre – Ensembles complexes reçus en dépôt|Biens|Ensembles de biens déposés
54 -|02.Registre - Transfert de propriété|Biens |Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
55 -
56 56  [[Entrées → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738486454-488.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
57 57  
58 58  
... ... @@ -59,13 +59,11 @@
59 59  [[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
60 60  
61 61  
62 -= Organisation de la saisie selon la nature des biens =
54 +== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
63 63  
64 -La saisie des données dans Flora varie en fonction de la nature du bien ou du type d’entrée (acquisition, dépôt, rétrospectif…).
65 -Chaque situation implique des modalités spécifiques de numérotation et d’utilisation des grilles.
66 -Le tableau suivant présente, cas par cas, les pratiques à adopter pour garantir une saisie conforme aux exigences des registres réglementaires.
56 +Selon la nature du bien et le contexte d’entrée, la saisie dans Flora suit des modalités spécifiques. Le tableau ci-dessous récapitule les pratiques recommandées pour chaque situation.
67 67  
68 -(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
58 +(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Grilles à utiliser**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités / règles**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
69 69  |**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
70 70  Entrées : grille** Registre - Acquisition **
71 71  
... ... @@ -176,17 +176,22 @@
176 176  Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
177 177  )))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—
178 178  
179 -= Champs obligatoires pour le registre =
169 +== Champs obligatoires pour le registre ==
180 180  
181 181  La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**.
182 182  Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.**
183 183  
174 +(% class="box warningmessage" %)
175 +(((
176 +L’intégration d’une notice au registre ne sera possible que si les champs ci-dessous sont renseignés. Ces informations sont indispensables à la validité légale du registre papier.
177 +)))
178 +
184 184  En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention :
185 185  
186 186  * **néant **: en l’absence avérée d’information,
187 187  * **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée.
188 188  
189 -== Champs obligatoires dans la table Entrées ==
184 +=== Table Entrées ===
190 190  
191 191  * Mode d’acquisition (thésaurus)
192 192  * Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu
... ... @@ -196,7 +196,7 @@
196 196  * Date de l’acte d’acquisition
197 197  * Mention des concours publics (AS / ANS)
198 198  
199 -== Champs obligatoires dans la table Biens ==
194 +=== Table Biens ===
200 200  
201 201  (% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
202 202  
... ... @@ -211,7 +211,7 @@
211 211  * Inscriptions (thésaurus)
212 212  * Constat d’état initial (date + état de conservation)
213 213  
214 -= Étapes d’intégration d’une notice au registre =
209 += Procédure d’intégration d’une notice au registre =
215 215  
216 216  Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des grilles spécifiques aux registres, vous pouvez procéder à leur intégration dans le **registre réglementaire**. Cette opération s’appuie sur un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**.
217 217  
... ... @@ -218,7 +218,7 @@
218 218  == Saisir les notices dans les grilles dédiées ==
219 219  
220 220  (((
221 -Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 3 et 4).
216 +Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 2.2 et 2.3).
222 222  )))
223 223  
224 224  (((
... ... @@ -230,16 +230,16 @@
230 230  == Terminer la saisie de chaque notice ==
231 231  
232 232  (((
233 -(% start="1" %)
234 -1. Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
228 +Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
235 235  )))
236 236  
237 237  (((
238 -(% start="2" %)
239 -1. Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
240 -Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
241 -L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
242 -1. La notice passe en état « attente validation saisie »
232 +Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
233 +
234 +* Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
235 +* L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
236 +
237 +La notice passe en état « attente validation saisie ».
243 243  )))
244 244  
245 245  [[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -247,7 +247,7 @@
247 247  
248 248  [[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
249 249  
250 -== Valider ou refuser la notice ==
245 +== Valider ou refuser la saisie ==
251 251  
252 252  Dans la barre d’outils :
253 253  
... ... @@ -308,9 +308,10 @@
308 308  
309 309  == Confirmer l’intégration ==
310 310  
311 -1. Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
312 -1. La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
306 +Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
313 313  
308 +La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
309 +
314 314  [[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
315 315  
316 316  
... ... @@ -362,6 +362,9 @@
362 362  
363 363  
364 364  
361 +
362 +
363 +
365 365  [[Choix sur modèle de publication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
366 366  
367 367  
... ... @@ -373,6 +373,8 @@
373 373  
374 374  == Page de garde et annexes aux registres papier ==
375 375  
375 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
376 +
376 376  Flora met à disposition des utilisateurs des **modèles d’annexes prêts à l’emploi**. Ces éléments accompagnent le registre annuel et permettent de compléter sa présentation.
377 377  
378 378  Dans le **formulaire de recherche du registre**, un encart textuel **indique automatiquement les pages à annexer** à l’impression annuelle.
... ... @@ -386,175 +386,7 @@
386 386  [[Ex. Annexe page de titre → Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)>>image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
387 387  
388 388  
389 -= (% id="cke_bm_784062S" style="display:none" %) (%%)Cas particulier : Transfert de propriété d’un bien déposé =
390 390  
391 -Lorsqu’un **bien initialement reçu en dépôt** devient propriété du musée, un **transfert de propriété** doit être réalisé dans Flora.
392 -Cette opération suit un protocole strict pour garantir la conformité réglementaire des registres.
393 -
394 -(% class="box infomessage" %)
395 -(((
396 -Cette opération est réservée aux utilisateurs disposant d’un **profil habilité à la saisie** et des **grilles “Registre”**.
397 -)))
398 -
399 -== Rattacher le bien à une nouvelle entrée de type transfert ==
400 -
401 -1. Créez une **entrée** à l’aide de la grille **Registre – Transfert de propriété**.
402 -1. (((
403 -Rattachez le bien à cette nouvelle entrée :
404 -
405 -* (((
406 -Attachement **unitaire** : depuis la notice du bien, renseignez :
407 -
408 -* le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt,
409 -* le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert.
410 -)))
411 -* (((
412 -Attachement en **lot** : depuis la liste de résultats, utilisez la fonction d’attachement multiple :
413 -
414 -* première opération : renseigner l’ancienne entrée,
415 -* seconde opération : renseigner la nouvelle entrée de transfert.
416 -)))
417 -)))
418 -
419 -[[Création d'une entrée → choix grille Registre - Transfert de propriété. >>image:1752745276005-833.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
420 -
421 -
422 -[[Saisie des champs et enregistrement. >>image:1752745388887-203.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
423 -
424 -
425 -==== Attachement unitaire ====
426 -
427 -Dans la notice du bien indiquer manuellement :
428 -
429 -* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
430 -* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
431 -
432 -[[image:1747740793119-487.png]]
433 -
434 -
435 -==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
436 -
437 -Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png]].
438 -
439 -Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
440 -
441 -* Sélectionner les notices à rattacher
442 -* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png]]
443 -
444 -[[image:1747740946609-961.png]]
445 -
446 -
447 -Première association à effectuer :
448 -
449 -* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
450 -* Lancer le traitement
451 -
452 -[[image:1747741015186-251.png]]
453 -
454 -
455 -Seconde association à effectuer :
456 -
457 -* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
458 -* Lancer le traitement
459 -
460 -[[image:1747741041295-431.png]]
461 -
462 -
463 -== Radiation du registre des dépôts ==
464 -
465 -
466 -=== Rechercher la notice du bien déposé ===
467 -
468 -
469 -Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
470 -
471 -[[image:1747739687774-731.png]]
472 -
473 -
474 -=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
475 -
476 -
477 -Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
478 -
479 -[[image:1747739728922-844.png]]
480 -
481 -
482 -(% class="box successmessage" %)
483 -(((
484 -//**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
485 -)))
486 -
487 -
488 -[[image:1747739870875-332.png]]
489 -
490 -
491 -(% class="box warningmessage" %)
492 -(((
493 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//
494 -)))
495 -
496 -
497 -Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
498 -
499 -[[image:1747739908497-919.png]]
500 -
501 -
502 -[[image:1747739946868-909.png]]
503 -
504 -
505 -== Intégration du bien au registre des biens affectés ==
506 -
507 -
508 -Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
509 -
510 -Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
511 -
512 -
513 -[[image:1747740027614-948.png]]
514 -
515 -
516 -[[image:1747740075472-359.png]]
517 -
518 -
519 -Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
520 -
521 -
522 -[[image:1747740216286-288.png]]
523 -
524 -
525 -(% class="box warningmessage" %)
526 -(((
527 -//**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
528 -)))
529 -
530 -
531 -Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
532 -
533 -
534 -(% class="box warningmessage" %)
535 -(((
536 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
537 -)))
538 -
539 -[[image:1747740258746-408.png]]
540 -
541 -
542 -[[image:1747740398485-927.png]]
543 -
544 -
545 -Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
546 -
547 -[[image:1747733815373-706.png]]
548 -
549 -
550 -Résultat :
551 -
552 -[[image:1747740624210-211.png]]
553 -
554 -
555 -
556 -
557 -
558 558  
559 559  )))
560 560  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -562,26 +562,42 @@
562 562  (((
563 563  **Sommaire**
564 564  
565 -{{toc depth="1" numbered="true"/}}
398 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
566 566  )))
567 567  
568 568  (% class="box" %)
569 569  (((
570 -**Aller plus loin**
403 +**Aller plus loin***
571 571  
572 -* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
573 -* Saisir une entrée
574 574  * [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
575 575  * [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
576 576  * [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
577 577  * [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
409 +
410 +* [[Saisir une entrée>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir une Entrée.WebHome]]
411 +* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
412 +* [[Naviguer dans les notices>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.5\.D\. Visualisation et fonctions associée.WebHome]]
413 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
414 +* [[Consulter les listes de résultats >>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Utiliser les fonctionnalités des listes de résultats.WebHome]]
578 578  * [[Radier des biens du registre>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
416 +* [[Gérer les transferts de propriété>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Gérer les transferts de propriété.WebHome]]
579 579  )))
580 580  
581 581  (% class="box" %)
582 582  (((
583 583  **Icônes principales**
422 +
423 +* [[image:1752749244689-219.png||height="30" width="30"]]Table des entrées
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