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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 120.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/30 08:10
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 11:18
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Intégrer des biens aux registres réglementaires
1 +Gérer les registres réglementaires
Contenu
... ... @@ -1,7 +1,6 @@
1 1  (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures**
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 -(((
5 5  (% class="box" %)
6 6  (((
7 7  En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
... ... @@ -16,14 +16,12 @@
16 16  La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application, résumés ci-dessous :
17 17  
18 18  (% class="active" %)|=Référence|=Contenu
19 -|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002 **relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
20 -|**Arrêté du 25 mai 2004** (application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
18 +|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
19 +|**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
21 21  |**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
22 22  
23 -= Comprendre le fonctionnement des registres dans Flora =
22 += Principes de fonctionnement dans Flora =
24 24  
25 -== Principe général ==
26 -
27 27  * **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
28 28  * **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
29 29  * **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
... ... @@ -30,10 +30,8 @@
30 30  * **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
31 31  * **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
32 32  
33 -== Grilles de saisie à utiliser ==
30 += Grilles de saisie à utiliser =
34 34  
35 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
36 -
37 37  Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent :
38 38  
39 39  * de **filtrer l’affichage aux seuls champs requis** pour les registres,
... ... @@ -45,6 +45,18 @@
45 45  **Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.
46 46  )))
47 47  
43 +(% class="active" %)|=**Grille**|=**Table concernée**|=**Usage**
44 +|Inventaire rétrospectif|Entrées|Biens anciens non inventoriés
45 +|Registre – Acquisition|Entrées|Nouvelles acquisitions
46 +|Registre – Dépôt|Entrées|Biens reçus en dépôt
47 +|Registre – Origine inconnue|Entrées|Biens dont l'origine est inconnue
48 +|Registre – Transfert de propriété|Entrées|Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
49 +|02.Registre – Biens affectés|Biens|Biens acquis pour les collections permanentes
50 +|02.Registre – Biens reçus en dépôt|Biens|Biens accueillis temporairement en dépôt
51 +|02.Registre – Ensembles complexes affectés|Biens|Ensembles de biens acquis
52 +|02.Registre – Ensembles complexes reçus en dépôt|Biens|Ensembles de biens déposés
53 +|02.Registre - Transfert de propriété|Biens |Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
54 +
48 48  [[Entrées → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738486454-488.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
49 49  
50 50  
... ... @@ -51,11 +51,13 @@
51 51  [[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
52 52  
53 53  
54 -== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
61 += Organisation de la saisie selon la nature des biens =
55 55  
56 -Selon la nature du bien et le contexte d’entrée, la saisie dans Flora suit des modalités spécifiques. Le tableau ci-dessous récapitule les pratiques recommandées pour chaque situation.
63 +La saisie des données dans Flora varie en fonction de la nature du bien ou du type d’entrée (acquisition, dépôt, rétrospectif…).
64 +Chaque situation implique des modalités spécifiques de numérotation et d’utilisation des grilles.
65 +Le tableau suivant présente, cas par cas, les pratiques à adopter pour garantir une saisie conforme aux exigences des registres réglementaires.
57 57  
58 -(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Grilles à utiliser**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités / règles**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
67 +(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
59 59  |**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
60 60  Entrées : grille** Registre - Acquisition **
61 61  
... ... @@ -166,22 +166,17 @@
166 166  Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
167 167  )))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—
168 168  
169 -== Champs obligatoires pour le registre ==
178 += Champs obligatoires pour le registre =
170 170  
171 171  La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**.
172 172  Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.**
173 173  
174 -(% class="box warningmessage" %)
175 -(((
176 -L’intégration d’une notice au registre ne sera possible que si les champs ci-dessous sont renseignés. Ces informations sont indispensables à la validité légale du registre papier.
177 -)))
178 -
179 179  En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention :
180 180  
181 181  * **néant **: en l’absence avérée d’information,
182 182  * **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée.
183 183  
184 -=== Table Entrées ===
188 +== Champs obligatoires dans la table Entrées ==
185 185  
186 186  * Mode d’acquisition (thésaurus)
187 187  * Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu
... ... @@ -191,7 +191,7 @@
191 191  * Date de l’acte d’acquisition
192 192  * Mention des concours publics (AS / ANS)
193 193  
194 -=== Table Biens ===
198 +== Champs obligatoires dans la table Biens ==
195 195  
196 196  (% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
197 197  
... ... @@ -206,7 +206,7 @@
206 206  * Inscriptions (thésaurus)
207 207  * Constat d’état initial (date + état de conservation)
208 208  
209 -= Procédure d’intégration d’une notice au registre =
213 += Étapes d’intégration d’une notice au registre =
210 210  
211 211  Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des grilles spécifiques aux registres, vous pouvez procéder à leur intégration dans le **registre réglementaire**. Cette opération s’appuie sur un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**.
212 212  
... ... @@ -213,7 +213,7 @@
213 213  == Saisir les notices dans les grilles dédiées ==
214 214  
215 215  (((
216 -Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 2.2 et 2.3).
220 +Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 3 et 4).
217 217  )))
218 218  
219 219  (((
... ... @@ -225,16 +225,16 @@
225 225  == Terminer la saisie de chaque notice ==
226 226  
227 227  (((
228 -Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
232 +(% start="1" %)
233 +1. Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
229 229  )))
230 230  
231 231  (((
232 -Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
233 -
234 -* Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
235 -* L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
236 -
237 -La notice passe en état « attente validation saisie ».
237 +(% start="2" %)
238 +1. Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
239 +Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
240 +L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
241 +1. La notice passe en état « attente validation saisie »
238 238  )))
239 239  
240 240  [[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -242,7 +242,7 @@
242 242  
243 243  [[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
244 244  
245 -== Valider ou refuser la saisie ==
249 +== Valider ou refuser la notice ==
246 246  
247 247  Dans la barre d’outils :
248 248  
... ... @@ -303,10 +303,9 @@
303 303  
304 304  == Confirmer l’intégration ==
305 305  
306 -Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
310 +1. Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
311 +1. La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
307 307  
308 -La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
309 -
310 310  [[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
311 311  
312 312  
... ... @@ -334,7 +334,7 @@
334 334  )))
335 335  1. Cliquez sur **Rechercher** pour afficher les notices inscrites.
336 336  
337 ->(% class="small" %)Ex. Rechercher les biens affectés aux collections de l'année 2012.
340 +>(% class="small" %)Ex. Rechercher les biens affectés aux collection de l'année 2012.
338 338  
339 339  [[Table registre →  formulaire de recherche>>image:1752743364046-802.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
340 340  
... ... @@ -358,38 +358,18 @@
358 358  
359 359  
360 360  
361 -
362 -
363 -
364 364  [[Choix sur modèle de publication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
365 365  
366 366  
367 -[[Bouton obtenir le résultat.>>image:1752743938671-339.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
367 +[[Bouton obtenir le résultat.>>image:1747735028293-815.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
368 368  
369 369  
370 -[[Résultat.>>image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
370 +[[Légende>>image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
371 371  
372 372  
373 -== Page de garde et annexes aux registres papier ==
374 374  
375 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
376 376  
377 -Flora met à disposition des utilisateurs des **modèles d’annexes prêts à l’emploi**. Ces éléments accompagnent le registre annuel et permettent de compléter sa présentation.
378 -
379 -Dans le **formulaire de recherche du registre**, un encart textuel **indique automatiquement les pages à annexer** à l’impression annuelle.
380 -
381 -[[Formulaire de recherche table Registres →  pages annexes.>>image:1747735219379-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
382 -
383 383  
384 -)))
385 -
386 -(((
387 -[[Ex. Annexe page de titre → Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)>>image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
388 -
389 -
390 -
391 -
392 -)))
393 393  )))|(% style="width:300px" %)(((
394 394  (% class="box" %)
395 395  (((
... ... @@ -400,37 +400,219 @@
400 400  
401 401  (% class="box" %)
402 402  (((
403 -**Aller plus loin***
386 +**Aller plus loin**
404 404  
388 +* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
389 +* Saisir une entrée
405 405  * [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
406 406  * [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
407 407  * [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
408 408  * [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
409 -
410 -* [[Saisir une entrée>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir une Entrée.WebHome]]
411 -* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
412 -* [[Naviguer dans les notices>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.5\.D\. Visualisation et fonctions associée.WebHome]]
413 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
414 -* [[Consulter les listes de résultats >>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Utiliser les fonctionnalités des listes de résultats.WebHome]]
415 -* [[Radier des biens du registre>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
416 -* [[Gérer les transferts de propriété>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Gérer les transferts de propriété.WebHome]]
394 +* [[Radier des biens au registre>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
417 417  )))
418 418  
419 419  (% class="box" %)
420 420  (((
421 421  **Icônes principales**
400 +)))
401 +)))
422 422  
423 -* [[image:1752749244689-219.png||height="30" width="30"]]Table des entrées
424 -* [[image:1752749335391-842.png||height="39" width="30"]]Table des biens
425 -* [[image:1752749196754-712.png||height="33" width="33"]] Table des registres
426 -* [[image:1752749437747-671.png||height="35" width="35"]]Créer une notice
427 -* [[image:1752749086278-906.png||height="26" width="26"]] Terminer la saisie ou les modifications
428 -* [[image:1752749006147-880.png||height="24" width="24"]] Valider la saisie ou les modifications
429 -* [[image:1752748946697-666.png||height="21" width="21"]] Refuser la saisie ou les modifications
430 -* [[image:1752749144691-255.png||height="27" width="27"]] Intégrer au registre réglementaire
431 -* [[image:1752749456109-504.png||height="34" width="30"]]Imprimer via les modèles de publication
403 +
404 +
405 +
406 +
407 +
408 +
409 +
410 +
411 +
412 +
413 +
414 +
415 +== Page de garde et annexes aux registres papiers ==
416 +
417 +
418 +Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
419 +
420 +(% class="box successmessage" %)
421 +(((
422 +L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
432 432  )))
424 +
425 +Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
426 +
427 +(% class="box successmessage" %)
428 +(((
429 +**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**
433 433  )))
434 -|(% style="width:840px" %) |(% style="width:300px" %)
435 435  
436 -
432 +
433 +[[image:1747735219379-682.png]]
434 +
435 +
436 +__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
437 +
438 +[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
439 +
440 +
441 +
442 += Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
443 +
444 +
445 +Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).
446 +
447 +(% class="box successmessage" %)
448 +(((
449 +//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//
450 +)))
451 +
452 +Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :
453 +
454 +* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété
455 +* Radier le bien du registre des dépôts
456 +* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours
457 +
458 +== Rattachement à la nouvelle entrée ==
459 +
460 +
461 +=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
462 +
463 +
464 +[[image:1747739157175-278.png]]
465 +
466 +
467 +[[image:1747739231189-417.png]]
468 +
469 +
470 +
471 +=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
472 +
473 +
474 +==== Attachement unitaire ====
475 +
476 +Dans la notice du bien indiquer manuellement :
477 +
478 +* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
479 +* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
480 +
481 +[[image:1747740793119-487.png]]
482 +
483 +
484 +==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
485 +
486 +Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].
487 +
488 +Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
489 +
490 +* Sélectionner les notices à rattacher
491 +* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]
492 +
493 +[[image:1747740946609-961.png]]
494 +
495 +
496 +Première association à effectuer :
497 +
498 +* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
499 +* Lancer le traitement
500 +
501 +[[image:1747741015186-251.png]]
502 +
503 +
504 +Seconde association à effectuer :
505 +
506 +* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
507 +* Lancer le traitement
508 +
509 +[[image:1747741041295-431.png]]
510 +
511 +
512 +== Radiation du registre des dépôts ==
513 +
514 +
515 +=== Rechercher la notice du bien déposé ===
516 +
517 +
518 +Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
519 +
520 +[[image:1747739687774-731.png]]
521 +
522 +
523 +=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
524 +
525 +
526 +Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
527 +
528 +[[image:1747739728922-844.png]]
529 +
530 +
531 +(% class="box successmessage" %)
532 +(((
533 +//**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
534 +)))
535 +
536 +
537 +[[image:1747739870875-332.png]]
538 +
539 +
540 +(% class="box warningmessage" %)
541 +(((
542 +//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//
543 +)))
544 +
545 +
546 +Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
547 +
548 +[[image:1747739908497-919.png]]
549 +
550 +
551 +[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
552 +
553 +
554 +== Intégration du bien au registre des biens affectés ==
555 +
556 +
557 +Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
558 +
559 +Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
560 +
561 +
562 +[[image:1747740027614-948.png]]
563 +
564 +
565 +[[image:1747740075472-359.png]]
566 +
567 +
568 +Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
569 +
570 +
571 +[[image:1747740216286-288.png]]
572 +
573 +
574 +(% class="box warningmessage" %)
575 +(((
576 +//**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
577 +)))
578 +
579 +
580 +Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
581 +
582 +
583 +(% class="box warningmessage" %)
584 +(((
585 +//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
586 +)))
587 +
588 +[[image:1747740258746-408.png]]
589 +
590 +
591 +[[image:1747740398485-927.png]]
592 +
593 +
594 +Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
595 +
596 +[[image:1747733815373-706.png]]
597 +
598 +
599 +Résultat :
600 +
601 +[[image:1747740624210-211.png]]
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