Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

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Détails

Propriétés de la Page

Titre

@@ -1,1 +1,1 @@
--Intégrer des biens aux registres réglementaires
++Gérer les registres réglementaires

Contenu

@@ -1,7 +1,6 @@
--(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures**
++
  |(% style="width:840px" %)(((
--(((
  (% class="box" %)
  (((
  En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
@@ -16,14 +16,12 @@
  La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application, résumés ci-dessous :
  (% class="active" %)|=Référence|=Contenu
--|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002 **relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
--|**Arrêté du 25 mai 2004** (application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
++|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
++|**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
  |**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
--= Comprendre le fonctionnement des registres dans Flora =
++= Principes de fonctionnement dans Flora =
--== Principe général ==
--
  * **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
  * **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
  * **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
@@ -30,10 +30,8 @@
  * **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
  * **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
--== Grilles de saisie à utiliser ==
++= Grilles de saisie à utiliser =
--(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
--
  Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent :
  * de **filtrer l’affichage aux seuls champs requis** pour les registres,
@@ -45,17 +45,31 @@
  **Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.
  )))
--[[Entrées → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738486454-488.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% class="active" %)|=**Grille**|=**Table concernée**|=**Usage**
++|Inventaire rétrospectif|Entrées|Biens anciens non inventoriés
++|Registre – Acquisition|Entrées|Nouvelles acquisitions
++|Registre – Dépôt|Entrées|Biens reçus en dépôt
++|Registre – Origine inconnue|Entrées|Biens dont l'origine est inconnue
++|Registre – Transfert de propriété|Entrées|Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
++|02.Registre – Biens affectés|Biens|Biens acquis pour les collections permanentes
++|02.Registre – Biens reçus en dépôt|Biens|Biens accueillis temporairement en dépôt
++|02.Registre – Ensembles complexes affectés|Biens|Ensembles de biens acquis
++|02.Registre – Ensembles complexes reçus en dépôt|Biens|Ensembles de biens déposés
++|02.Registre - Transfert de propriété|Biens |Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
++[[Entrées → grilles pour registres>>image:1752737550994-328.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[Biens → grilles pour registres>>image:1752737567684-816.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
--Selon la nature du bien et le contexte d’entrée, la saisie dans Flora suit des modalités spécifiques. Le tableau ci-dessous récapitule les pratiques recommandées pour chaque situation.
++= Organisation de la saisie selon la nature des biens =
--(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Grilles à utiliser**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités / règles**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
++La saisie des données dans Flora varie en fonction de la nature du bien ou du type d’entrée (acquisition, dépôt, rétrospectif…).
++Chaque situation implique des modalités spécifiques de numérotation et d’utilisation des grilles.
++Le tableau suivant présente, cas par cas, les pratiques à adopter pour garantir une saisie conforme aux exigences des registres réglementaires.
++
++(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
  |**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
  Entrées : grille** Registre - Acquisition **
@@ -166,22 +166,17 @@
  Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
  )))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—
--== Champs obligatoires pour le registre ==
++= Champs obligatoires pour le registre =
  La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**.
  Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.**
--(% class="box warningmessage" %)
--(((
--L’intégration d’une notice au registre ne sera possible que si les champs ci-dessous sont renseignés. Ces informations sont indispensables à la validité légale du registre papier.
--)))
--
  En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention :
  * **néant **: en l’absence avérée d’information,
  * **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée.
--=== Table Entrées ===
++== Champs obligatoires dans la table Entrées ==
  * Mode d’acquisition (thésaurus)
  * Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu
@@ -191,9 +191,9 @@
  * Date de l’acte d’acquisition
  * Mention des concours publics (AS / ANS)
--=== Table Biens ===
++== Champs obligatoires dans la table Biens ==
--(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
++(% class="small mark" %)**Version 4.5.60**
  * Numéro d’inventaire
  * Date d’affectation ou Date d'entrée manuelle
@@ -206,231 +206,532 @@
  * Inscriptions (thésaurus)
  * Constat d’état initial (date + état de conservation)
--= Procédure d’intégration d’une notice au registre =
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions** ou **Constat d’état initial** sont vides lors de la validation, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du Service des Musées de France (SMF).
++)))
--Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des grilles spécifiques aux registres, vous pouvez procéder à leur intégration dans le **registre réglementaire**. Cette opération s’appuie sur un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**.
--== Saisir les notices dans les grilles dédiées ==
++
++
++)))
++)))|(% style="width:300px" %)(((
++(% class="box" %)
  (((
--Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 2.2 et 2.3).
++**Sommaire**
  )))
++(% class="box" %)
  (((
--Le bien doit obligatoirement être lié à une notice d’entrée.
++**Aller plus loin**
++
++* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
++* Saisir une entrée
++* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
++* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
++* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
++* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
  )))
--[[Notice de bien → vérification lien bien-entrée.>>image:1752739775292-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% class="box" %)
++(((
++**Icônes principales**
++)))
++)))
--== Terminer la saisie de chaque notice ==
++
++
++
++== Grille de saisie d'un bien affecté aux collections ==
++
++
++=== Entrées : nouvelle acquisition ===
++
++
++Sélectionner la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées.
++
++
++[[image:1747723969669-261.png]]
++
++(% style="text-align: center;" %)
++//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
++
++
++Cette grille comprend à minima les champs suivants (en rouge les champs obligatoires pour la tenue du registre des biens affectés) :
++
++
++[[image:1747724102358-210.png]]
++
++(% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
++//Visualisation de la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées//
++
++
++(% class="box infomessage" style="text-align: center;" %)
  (((
--Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
++(% style="text-align: left;" %)
++//Dans la grille de saisie **Acquisition - complète** de la table des entrées, il y a des champs supplémentaires mais ils ne seront pas recopiés dans le registre.//
  )))
--(((
--Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
--* Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
--* L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
++=== Entrée : inventaire rétrospectif ===
--La notice passe en état « attente validation saisie ».
--)))
--[[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Sélectionner la grille de saisie **Inventaire rétrospectif** dans la table des entrées.
--[[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[image:1747724180433-782.png]]
--== Valider ou refuser la saisie ==
++(% style="text-align: center;" %)
++//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
--Dans la barre d’outils :
--* **Si la notice est conforme** : cliquez sur **Valider la saisie** pour la passer en état **« saisie validée »** et l'intégrer au registre.
--* **Si la notice est incomplète ou incorrecte** : cliquez sur **Refuser la saisie**. Elle passe alors en état **« saisie refusée »**, et une fenêtre vous permet d’ajouter un commentaire pour indiquer les corrections à effectuer. Une fois les modifications apportées, la notice peut de nouveau passer en validation.
++Mis à part le numéro d'entrée, cette grille ne contient pas de champs obligatoires : **ne renseigner que les informations connues de l'institution.**
--=== Cas 1 : validation de la saisie ===
++Renseigner, à minima, le statut juridique.
--[[Notice de bien → bouton valider la saisie.>>image:1752740695143-744.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[image:1747724251875-618.png]]
--=== Cas 2 : refus de la saisie ===
++(% style="text-align: center;" %)
++//Visualisation de la grille de saisie **Inventaire rétrospectif **dans la table des entrées//
--[[Notice de bien → bouton refuser la saisie et commentaire des corrections à apporter.>>image:1752740777236-430.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% class="box infomessage" %)
  (((
--
++//Pour plus d'informations concernant la numérotation de plusieurs entrées rétrospectives avec provenances distinctes, se référer au paragraphe ci-dessus concernant la numérotation des ensembles complexes.//
  )))
++
++=== Biens ===
++
++
++Sélectionner la grille de saisie **02. Registre - Biens affectés **dans la table Biens.
++
++
++[[image:1747724329047-588.png]]
++
++(% style="text-align: center;" %)
++//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des biens//
++
++
++La grille de saisie est découpée en 10 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora musée.
++
++
++(% class="box infomessage" %)
  (((
--[[Notice de bien → commentaire disponible dans le regroupement SUIVI. >>image:1752740879474-916.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++//Les champs en rouge avec une astérisque sont obligatoires pour le registre des biens affectés. Il ne sera pas possible d'enregistrer la notice tant que tous les champs obligatoires ne seront pas renseignés.//
  )))
++[[image:1747724385543-970.png]]
--[[Notice de bien → bouton terminer la saisie pour repasser les étapes de validation après correction.>>image:1752742689313-953.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% style="text-align: center;" %)
++//Visualisation de la grille de saisie **02.Registre - Biens affectés**//** **//dans la table Biens//
--== Lancer l’intégration au registre ==
++(% class="box warningmessage" %)
++(((
++//Les grilles de saisie standards ne sont pas toutes dotées des champs obligatoires pour le registre. Celles qui en sont dotées ont la mention (minimal pour registre) d'indiquée. Si l'on saisit des notices dans d'autres grilles, qui n'ont pas cette mention, l’intégration de la notice dans le registre fonctionnera également mais il n'y aura pas le contrôle de saisie sur les champs obligatoires. **Avant de procéder à l’intégration, il faudra peut-être revenir en modification sur la notice avec la grille de saisie ci-dessus pour vérifier que tous les champs sont bien remplis.**//
++)))
--(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
--(((
--Une fois validée, cliquez sur l’**icône du tampon** dans la barre d’outils de la notice Bien.
++Une fois que la notice est enregistrée, indiquer que la saisie est terminée pour autoriser la personne habilitée à intégrer cette notice dans le registre.
--**Deux cas de figure peuvent alors se présenter** :
++Cliquer sur l'icône [[image:1747724466201-563.png||height="43" width="43"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien.
--* **Si tous les champs obligatoires sont remplis** : le bouton **« Validation au registre d'inventaire des biens affectés »** apparaît. Cliquez dessus pour lancer l’intégration.
--* **Si des champs obligatoires sont manquants** : **Flora refuse l’intégration** et affiche une alerte listant les champs à compléter. Cliquez sur **Retour**, ouvrez la notice en modification et complétez les informations manquantes avant de réessayer.
++[[image:1747725032932-364.png]]
++
++
++=== Biens : Ensembles complexes ===
++
++
++Sélectionner la grille de saisie **02.Registre- Ensembles complexes affectés** dans la table Biens.
++
++
++[[image:1747725129124-544.png]]
++
++
++La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora.
++
++Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe :
++
++
++[[image:1747725362450-684.png]]
++
++
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions** ou **Constat d’état initial** sont vides lors de la validation, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du Service des Musées de France (SMF).
++//Penser à localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !//
  )))
--)))
--[[Notice de bien → bouton intégrer au registre réglementaire. >>image:1752741260000-790.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer.
++[[image:1747725317402-667.png]]
--=== Cas 1 : tous les champs obligatoires sont remplis ===
--[[Cliquer sur le bouton validation intégration au registre.>>image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère.
++Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème.
--=== Cas 2 : champs obligatoires manquants ===
--[[Cliquer sur le bouton retour pour compléter les champs manquants.>>image:1747734678656-824.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++== Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt ==
--== Confirmer l’intégration ==
++=== Entrée ===
--Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
--La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
++Sélectionner la grille de saisie** Registre - Dépôt** dans la table des Entrées.
--[[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[image:1747725797202-722.png]]
--[[Résultat sur la notice de bien → notice mise à jour avec la date d'intégration au registre et le lien vers le registre. Notice modifiable.>>image:1747733892872-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++=== Biens ===
--[[Résultat dans le registre → notice enregistrée au registre et non modifiable.>>image:1747733938343-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Sélectionner la grille de saisie** Registre - Biens reçus en dépôt** dans la table des Biens.
--= Consulter et éditer les registres =
++A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.
--Conformément à la réglementation, **le registre papier constitue la version officielle et opposable**. Il doit être produit chaque année, signé et conservé dans les archives de l’établissement.
--Flora permet d’éditer le registre au format numérique, prêt à l’impression, à partir des notices intégrées dans la table des registres.
++[[image:1747725926983-893.png]]
--== Consulter le registre ==
--1. Accédez au menu : **Registres / Recherche**
--1. (((
--Renseignez les critères de filtrage :
--* **Année d’inscription au registre**
--* **Type de registre** : biens affectés ou biens reçus en dépôt
--* **Musée concerné**, en cas d'application mutualisée
--)))
--1. Cliquez sur **Rechercher** pour afficher les notices inscrites.
++[[image:1747727404840-527.png]]
-->(% class="small" %)Ex. Rechercher les biens affectés aux collections de l'année 2012.
--[[Table registre →  formulaire de recherche>>image:1752743364046-802.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++= Intégration des notices biens au registre =
--== Éditer le registre ==
++=== Validation de la saisie d'un Bien ===
--(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
--1. Sélectionnez les notices à inclure dans l’édition.
--1. Cliquez sur **Imprimer au format pdf ou odf**.
--1. Choisissez le **modèle de publication** et **validez**.
--1. Cliquez sur **Obtenir le résultat** pour générer le fichier (enregistré dans vos téléchargements).
++Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]]  et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
++
++[[image:1747732762213-559.png]]
++
++
++Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
++
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--Le fichier généré contient les notices au format réglementaire, prêtes à être imprimées et archivées.
--)))
++En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
--[[Sélection des notices à éditer.>>image:1747734875829-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++* Avis des instances scientifiques
++* Prix
++* Inscriptions
++* Constat d’état initial
++
++Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
++
++**Disponibilité à partir de la version 4.5.60**
  )))
++[[image:1747732693654-638.png]]
++Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
++Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par **02. Registre-**.
++Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
--[[Choix sur modèle de publication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
--[[Bouton obtenir le résultat.>>image:1752743938671-339.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
--[[Résultat.>>image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[image:1747733244856-550.png]]
++Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent :  [[image:1747733294098-645.png]].
++.
--== Page de garde et annexes aux registres papier ==
++[[image:1747733341634-347.png]]
--(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
++(% class="wikigeneratedid" %)
++Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
--Flora met à disposition des utilisateurs des **modèles d’annexes prêts à l’emploi**. Ces éléments accompagnent le registre annuel et permettent de compléter sa présentation.
--Dans le **formulaire de recherche du registre**, un encart textuel **indique automatiquement les pages à annexer** à l’impression annuelle.
++[[image:1747733457810-510.png]]
--[[Formulaire de recherche table Registres →  pages annexes.>>image:1747735219379-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
++* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
++
++
++
++[[image:1747734678656-824.png]]
++
++
++* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
++
++[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
++
++
++Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
++
++
++[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
++
++
++
++La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
++
++[[image:1747733892872-758.png]]
++
++
++La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
++
++[[image:1747733938343-251.png]]
++
++(% class="box warningmessage" %)
++(((
++//Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
  )))
++ Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF.
++
++* AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions).
++* ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions).
++
++Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS.
++
++
++= Édition des registres =
++
++
++Accéder au menu **Registres / Recherche**
++
++[[image:1747734834496-206.png]]
++
++
++(% class="box infomessage" %)
  (((
--[[Ex. Annexe page de titre → Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)>>image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++//La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
++)))
++Il est possible de sélectionner :
++* Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt
++* L’année d'inscription au registre
++* Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées)
--
++de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné.
++
++Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
++
++
++Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :
++
++[[image:1747734875829-175.png]]
++
++Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
++
++[[image:1747734980868-601.png]]
++
++Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
++
++[[image:1747735028293-815.png]]
++
++
++
++Résultat :
++
++[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
++
++
++(% class="wikigeneratedid" %)
++Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD).
++
++
++== Page de garde et annexes aux registres papiers ==
++
++
++Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
++
++(% class="box successmessage" %)
++(((
++L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
  )))
--)))|(% style="width:300px" %)(((
--(% class="box" %)
++
++Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
++
++(% class="box successmessage" %)
  (((
--**Sommaire**
++**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**
++)))
--{{toc depth="2" numbered="true"/}}
++
++[[image:1747735219379-682.png]]
++
++
++__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
++
++[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
++
++
++
++= Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
++
++
++Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).
++
++(% class="box successmessage" %)
++(((
++//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//
  )))
--(% class="box" %)
++Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :
++
++* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété
++* Radier le bien du registre des dépôts
++* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours
++
++== Rattachement à la nouvelle entrée ==
++
++
++=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
++
++
++[[image:1747739157175-278.png]]
++
++
++[[image:1747739231189-417.png]]
++
++
++
++=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
++
++
++==== Attachement unitaire ====
++
++Dans la notice du bien indiquer manuellement :
++
++* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
++* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
++
++[[image:1747740793119-487.png]]
++
++
++==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
++
++Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].
++
++Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
++
++* Sélectionner les notices à rattacher
++* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]
++
++[[image:1747740946609-961.png]]
++
++
++Première association à effectuer :
++
++* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
++* Lancer le traitement
++
++[[image:1747741015186-251.png]]
++
++
++Seconde association à effectuer :
++
++* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
++* Lancer le traitement
++
++[[image:1747741041295-431.png]]
++
++
++== Radiation du registre des dépôts ==
++
++
++=== Rechercher la notice du bien déposé ===
++
++
++Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
++
++[[image:1747739687774-731.png]]
++
++
++=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
++
++
++Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
++
++[[image:1747739728922-844.png]]
++
++
++(% class="box successmessage" %)
  (((
--**Aller plus loin***
++//**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
++)))
--* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
--* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
--* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
--* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
--* [[Saisir une entrée>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir une Entrée.WebHome]]
--* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
--* [[Naviguer dans les notices>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.5\.D\. Visualisation et fonctions associée.WebHome]]
--* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
--* [[Consulter les listes de résultats >>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Utiliser les fonctionnalités des listes de résultats.WebHome]]
--* [[Radier des biens du registre>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
--* [[Gérer les transferts de propriété>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Gérer les transferts de propriété.WebHome]]
++[[image:1747739870875-332.png]]
++
++
++(% class="box warningmessage" %)
++(((
++//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//
  )))
--(% class="box" %)
++
++Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
++
++[[image:1747739908497-919.png]]
++
++
++[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
++
++
++== Intégration du bien au registre des biens affectés ==
++
++
++Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
++
++Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
++
++
++[[image:1747740027614-948.png]]
++
++
++[[image:1747740075472-359.png]]
++
++
++Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
++
++
++[[image:1747740216286-288.png]]
++
++
++(% class="box warningmessage" %)
  (((
--**Icônes principales**
++//**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
++)))
--* [[image:1752749244689-219.png||height="30" width="30"]]Table des entrées
--* [[image:1752749335391-842.png||height="39" width="30"]]Table des biens
--* [[image:1752749196754-712.png||height="33" width="33"]] Table des registres
--* [[image:1752749437747-671.png||height="35" width="35"]]Créer une notice
--* [[image:1752749086278-906.png||height="26" width="26"]] Terminer la saisie ou les modifications
--* [[image:1752749006147-880.png||height="24" width="24"]] Valider la saisie ou les modifications
--* [[image:1752748946697-666.png||height="21" width="21"]] Refuser la saisie ou les modifications
--* [[image:1752749144691-255.png||height="27" width="27"]] Intégrer au registre réglementaire
--* [[image:1752749456109-504.png||height="34" width="30"]]Imprimer via les modèles de publication
++
++Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
++
++
++(% class="box warningmessage" %)
++(((
++//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
  )))
--)))
--|(% style="width:840px" %) |(% style="width:300px" %)
--
++[[image:1747740258746-408.png]]
++
++
++[[image:1747740398485-927.png]]
++
++
++Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
++
++[[image:1747733815373-706.png]]
++
++
++Résultat :
++
++[[image:1747740624210-211.png]]

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