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Radier des biens du registre réglementaire

Version 42.1 par Doriane Bautista le 2025/07/18 08:56

Version 4.2 et ultérieures

La radiation d’un bien constitue l’acte officiel par lequel un objet est retiré de l’inventaire des collections, dans des conditions strictement encadrées par la réglementation. Cette opération n'entraîne pas la suppression de la notice documentaire, mais son actualisation, tout en assurant la traçabilité et la conservation des données scientifiques.
Cette page décrit les cas de radiation autorisés, les étapes à suivre dans Flora pour réaliser cette opération, et les bonnes pratiques à respecter, notamment en matière de commissions, d’édition de registre, et de relocalisation.

Comprendre la radiation d'un bien

La radiation d’un bien est strictement limitée aux cinq cas suivants :

  • Destruction du bien
  • Inscription indue
  • Changement d’affectation
  • Transfert de propriété
  • Déclassement

Elle résulte d’une décision du propriétaire des collections ou de l’autorité de tutelle, formalisée par un acte officiel (ex. arrêté). Cette décision est notifiée au préfet de région au titre du contrôle de légalité.

Dans Flora, la radiation ne supprime jamais la notice. L'information est ajoutée dans la fiche de l'objet et imprimée dans le registre papier avec des mentions spécifiques.

Le déclassement suppose une perte d’intérêt public avérée et un avis conforme du Haut Conseil des musées de France.

Préparer une radiation dans Flora

Créer une sous-commission de déclassement

  1. Rendez-vous dans l'espace de travail Gérer > Menu Commissions.
  2. Créez une nouvelle commission de type Sous-commission de déclassement.

Astuce : utilisez le champ Dépend de pour rattacher cette sous-commission à une commission parente, notamment en cas de plusieurs passages en commission dans l’année.

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Menu commissions → bouton créer.

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Saisie des données et enregistrement.

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Résultat → notice sous-commission créée

Rattacher les biens à la sous-commission

Deux méthodes sont possibles :

  • Via un panier : depuis la liste des biens, sélectionner un panier à rattacher.
  • Via une recherche  : depuis la liste des biens, rechercher les biens, sélectionner les résultats pour les rattacher.

Cas 1 : associer les biens via les paniers

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Notice sous-commission → bouton associer des biens à partir d'un panier.

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Recherche du panier et attachement de tous les biens à la commission. 

Cas 2 : associer les biens à partir d'une recherche

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Notice sous-commission → bouton associer des biens à partir d'une recherche multicritères.

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Recherche des biens à rattacher.

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Sélection et attachement des biens à la commission. 

Saisir la décision de radiation

Documenter le bien en amont de la commission

Dans le bien lié à l'événement, vous pouvez :

  • Renseigner un commentaire administratif pour expliquer la décision.
  • Indiquer le devenir du bien : vente, destruction, etc.

Cette information remontera automatiquement dans la notice du bien.

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Modifier le bien lié à l'évènement.

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Saisie des données et enregistrement.

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Résultat → les données saisies dans le champ Commentaire administratif sont remontées dans la liste des biens.

Acter la décision finale

Une fois la commission tenue, il convient de formaliser pour chaque bien la suite qui lui est donnée.

  • Accédez à la commission.

  • Modifiez chaque bien lié à l'évènement : 

    • Si radiation acceptée → saisissez la suite à donnée, qui apparaîtra dans la notice du bien.
    • Si radiation refusée → Refusez le bien dans l'évènement et précisez le motif.

Cas 1 : radiation acceptée

Si le déclassement est accepté : la suite donnée apparaît automatiquement dans : 

  • la notice de l’événement ;
  • la notice du bien (champ Statut interne) ;
  • et le commentaire administratif saisi dans l’événement est recopié dans la notice du bien. Si vous gérez le registre informatisé, vous pourrez modifier ou effacer ce commentaire une fois l’information transcrite dans le registre. 
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Choix de la suite à donner et validation.

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Ex. Bien lié à l'évènement → la suite à donner apparait dans la liste des biens.

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Ex. Notice de bien → suite à donnée et commentaire administratif reportés sur la notice du bien via le champ Statut interne.

Cas 2 : radiation refusée

Si le déclassement est refusé : la suite donnée apparaît seulement dans la notice de l’événement.

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Refus et commentaire sur refus de radiation.

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Résultat → le refus et le commentaire apparaissent dans la liste des biens. 

Archiver et lier les documents administratifs

Associer l’arrêté ou l’acte officiel

  • Archiver l’arrêté dans la table Autres documents

  • Le lier :

    • À la notice de sous-commission ;
    • Et/ou aux notices des biens concernés.

Cette opération peut se faire par modification par lot pour plusieurs notices.

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Ex. Autres documents →  arrêté de déclassement avec liens sur l'évènement et les biens concernés. 

Cas 1 : associer l'arrêté à la sous-commission de déclassement

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Notice sous-commission → bouton modifier.

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Notice sous-commission → association du document et enregistrement.

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Notice sous-commission → notice document disponible dans la notice et dans le pavé de visualisation (à droite).

Cas 2 : associer l'arrêté aux notices de biens par lot

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Table des biens → sélection des notices à modifier par lot dans la liste de résultats. 

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Modification par lot → ajout d'un nouveau document. 

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Résultat sur la notice de bien → document disponible dans le pavé de visualisation à droite.

Mettre à jour le registre informatisé (optionnel)

Pour les utilisateurs du registre des biens affectés :

  1. Rendez-vous dans l'espace de travail Décrire > Menu Registres > Sous-Menu Recherche
  2. Recherchez le bien concerné et ouvrez sa notice.
  3. Modifiez le champ Observations.
  4. L'observation est automatiquement reportée dans la notice du bien.
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Table registres → formulaire de recherche.

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Table registres → bouton modifier.

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Table registres → saisie du champ Observations et enregistrement.

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Résultat dans la table registres.

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Résultat dans la table des biens → données du champ Observation (table Registres) reportées dans la notice.

Relocaliser un bien radié

Si le bien a été détruit, vendu ou transféré :

  • Créer un emplacement virtuel (ex. « Détruit ») dans la table des emplacements. 

  • Relocaliser :

    • Unitairement via la notice du bien
    • Par lot via un panier

Cette opération permet de documenter le devenir physique du bien, même après sa radiation de l’inventaire.

Cas 1 : relocaliser un bien

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Relocaliser le bien.

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Module de relocalisation.

Cas 2 : relocaliser des biens en lot

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Relocaliser le panier.

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Module de relocalisation.

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Résultat sur les notices de biens.

Gérer les cas particuliers

Effectuer un transfert d’affectation

Le processus est identique à celui d’une radiation. Il suffit de modifier le type de sous-commission et les suites données à chaque bien.

Revenir sur une radiation (exceptionnel)

Une radiation peut exceptionnellement être corrigée, par exemple en cas de redécouverte d’un bien déclaré détruit ou perdu.

Procédure :

  • Refuser la suite donnée dans l’événement, en précisant comme motif : « Bien retrouvé le [date] » ;
  • Relocaliser le bien ;
  • Mettre à jour les constats d’état ;
  • Supprimer la mention de radiation dans le registre.

Cette action doit être justifiée, documentée et validée par l’autorité compétente.

Effectuer une radiation sans utiliser les commissions

Dans certains cas, une radiation peut être réalisée sans commission, à condition de respecter les règles de gestion :

  • Modifier directement le registre des biens affectés.
  • Relocaliser le bien vers un emplacement tel que « Détruit »

Cette méthode ne met pas à jour automatiquement le champ Statut interne dans la notice du bien. Elle doit donc rester exceptionnelle.

Éditer les décisions de commission

Les décisions peuvent être exportées et triées par type de décision finale (bien accepté ou refusé).

Conditions :

  • Types de commissions correctement définis ;
  • Suites données saisies sur chaque bien.

Il est possible d’éditer un modèle LibreOffice personnalisé à partir de Flora, incluant :

  • Le type de décision (état accepté ou refusé) ;
  • La liste des biens concernés.
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Tri des biens liés à l'évènement par état.

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Impression de la notice et des biens liés via les modèles de publication.