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Radier des biens du registre réglementaire

Version 23.1 par Doriane Bautista le 2025/07/17 15:24

Version 4.2 et ultérieures

La radiation d’un bien constitue l’acte officiel par lequel un objet est retiré de l’inventaire des collections, dans des conditions strictement encadrées par la réglementation. Cette opération ne signifie pas la suppression de la notice documentaire, mais son actualisation, avec maintien de la traçabilité et conservation des données scientifiques.
Cette page décrit les cas de radiation autorisés, les étapes à suivre dans Flora pour réaliser cette opération, et les bonnes pratiques à respecter, notamment en matière de commissions, d’édition de registre, et de relocalisation.

Qu’est-ce qu’une radiation ?

La radiation d’un bien est strictement limitée aux cinq cas suivants :

  • Destruction du bien
  • Inscription indue
  • Changement d’affectation
  • Transfert de propriété
  • Déclassement

Elle résulte d’une décision du propriétaire des collections ou de l’autorité de tutelle, formalisée par un acte officiel (ex. arrêté). Cette décision est notifiée au préfet de région au titre du contrôle de légalité.

Dans Flora, la radiation ne supprime jamais la notice. L'information est ajoutée dans la fiche de l'objet et imprimée dans le registre papier avec des mentions spécifiques.

Le déclassement suppose une perte d’intérêt public avérée et un avis conforme du Haut Conseil des musées de France.

Mettre en œuvre une radiation dans Flora

Préparer une commission de radiation

  1. Rendez-vous dans l'espace de travail Gérer > Menu Commissions.
  2. Créez une nouvelle commission de type Sous-commission de déclassement.

Bon à savoir : utilisez le champ Dépend de si vous rattachez cette commission à une commission parente (ex. plusieurs passage à effectuer en commission sur la même année). 

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Menu commissions → bouton créer.

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Saisie des données et enregistrement.

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Résultat → notice sous-commission créée

Rattacher les biens à la commission

Deux méthodes sont possibles :

  • Via un panier : depuis la liste des biens, sélectionner un panier à rattacher
  • Via une recherche  : depuis la liste des biens, rechercher les biens, sélectionner les résultats pour les rattacher

Cas 1 : attachement via les paniers

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Notice sous-commission → bouton associer des biens à partir d'un panier.

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Recherche du panier et attachement de tous les biens à la commission. 

Cas 2 : attachement via une recherche

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Notice sous-commission → bouton associer des biens à partir d'une recherche multicritères.

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Recherche des biens à rattacher.

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Sélection et attachement des biens à la commission. 

Documenter les suites données aux biens

Suivi individuel du bien

Dans le bien lié à l'événement, vous pouvez :

  • Renseigner un commentaire administratif pour expliquer la décision
  • Indiquer le devenir du bien : vente, destruction, etc.

Cette information remontera automatiquement dans la notice du bien

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Modifier le bien lié à l'évènement.

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Saisie des données et enregistrement.

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Résultat → les données saisies dans le champ Commentaire administratif sont remontées dans la liste des biens.

Acter la décision de radiation

  • Accédez à la commission

  • Modifiez chaque bien lié à l'évènement : 

    • Si radiation acceptée → saisissez la suite à donnée, qui apparaîtra dans la notice du bien.
    • Si radiation refusée → Refusez le bien dans l'évènement et précisez le motif

Cas 1 : radiation acceptée

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Choix de la suite à donner et validation.

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Résultat  → la suite à donner apparait dans la liste des biens.

Cas 2 : radiation refusée

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Refus et commentaire sur refus de radiation.

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Résultat → le refus et le commentaire apparaissent dans la liste des biens. 

Gestion documentaire de la radiation

Associer l’arrêté ou l’acte officiel

  • Archiver l’arrêté dans la table Autres documents

  • Le lier :

    • À la notice de sous-commission
    • Et/ou aux notices des biens concernés

Cette opération peut se faire par modification par lot pour plusieurs notices.

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Ex. Autres documents →  arrêté de déclassement avec liens sur l'évènement et les biens concernés. 

Cas 1 : associer l'arrêté à la sous-commission de déclassement

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Notice sous-commission → bouton modifier.

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Notice sous-commission → association du document et enregistrement.

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Notice sous-commission → notice document disponible dans la notice et dans le pavé de visualisation (à droite).

Cas 2 : associer l'arrêté aux notices de biens par lot

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Table des biens → sélection des notices à modifier par lot dans la liste de résultats. 

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Modification par lot → ajout d'un nouveau document. 

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Résultat sur la notice de bien → document disponible dans le pavé de visualisation à droite.

Mise à jour du registre informatisé (optionnel)

Pour les utilisateurs du registre des biens affectés :

  1. Rendez-vous dans l'espace de travail Décrire > Menu Registres > Sous-Menu Recherche
  2. Recherchez le bien concerné et ouvrez sa notice.
  3. Modifiez le champ Observations
  4. L'observation est automatiquement reportée dans la notice du bien.
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Table registres → formulaire de recherche.

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Table registres → bouton modifier.

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Table registres → saisie du champ Observations et enregistrement.

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Résultat dans la table registres.

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Résultat dans la table des biens → données du champ Observation (table Registres) reportées dans la notice.

Relocalisation après radiation

Si le bien a été détruit, vendu ou transféré :

  • Créer un emplacement virtuel (ex. « Détruit ») dans la table des emplacements. 

  • Relocaliser :

    • Unitairement via la notice du bien
    • Par lot via un panier

Cette manipulation permet d’assurer la traçabilité physique du bien, même après sa sortie de l’inventaire.

 

Sommaire

 

Aller plus loin

Icônes principales

Visualiser les sous-commission commissions de déclassement sur les biens

Comme pour tout événement auquel des biens sont rattachés, un lien vers cet événement apparaît automatiquement dans la notice du bien.

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Incidence sur la notice du bien

Lorsque la suite à donnée est indiquée sur le bien dans l'évènement, cette information remonte également dans la notice du bien avec le commentaire administratif. 

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Visualisation de la notice du bien dans l'évènement 

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Visualisation de la notice du bien

Si vous ne gérez pas le registre des biens affectés dans Flora, il n'y a pas d'autre opération à réaliser. Le bien restera présent dans la base documentaire et sa notice reste consultable. 

Pour les utilisateurs du registre informatisé Flora, il est possible d'effacer le commentaire administratif ne fois le registre complété, puisque le commentaire sur la radiation indiqué dans le registre remonte dans la notice du bien. 

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