Radier un bien de l'inventaire (déclassement)

Qu'est-ce qu'une radiation ?

La radiation d’un bien est strictement réservée aux cinq cas suivants, dont elle n’est que la conséquence se traduisant sur l’inventaire :

• destruction du bien,
• inscription indue,
• changement d’affectation,
• transfert de propriété,
• déclassement.

Elle est proposée au propriétaire des collections sur la base d’un rapport (qui liste les biens selon les cinq cas ci-dessus).

Dans la mesure où elle est prise par le propriétaire des collections ou l’autorité de tutelle, la décision est notifiée au préfet de région au titre du contrôle de légalité pour les collections territoriales. Les biens sont ensuite biffés de l’inventaire avec mention précise de l’acte ayant autorisé une telle radiation. Pour l’inventaire informatisé, la fiche de l’objet ne doit pas être supprimée, mais ses éléments rayés sur l’édition papier imprimée. La radiation sera précisée dans la notice documentaire de l’objet, sans confusion avec les autres biens de la collection.

La radiation ne doit pas être utilisée comme un moyen de faire sortir des biens du domaine public de manière non encadrée, en prenant le prétexte d’une inscription indue par exemple. Quant au déclassement, il ne peut être acté qu’en cas de perte d’intérêt public des biens concernés et d’avis favorable conforme du Haut conseil des musées de France.

Plus d'informations législatives sur la radiation : Création Décret n°2011-574 du 24 mai 2011 / Article D451-19 

Radier un bien dans Flora

Cette opération permet de conserver l'historique scientifique du bien dans la base documentaire, tout en mettant à jour ses informations de statut ainsi que le registre des biens affectés.

On utilisera les évènements de type commissions pour préparer et acter la radiation. 

Dans le cas où l'application est utilisée pour produire le registre des biens acquis, il est prévu d'apporter des mentions de radiations dans le registre officiel puis, de le réimprimer.

Cas particulier MN des transferts d'affectation

Le présent pas à pas s'appliquera de manière identique aux sous-commissions de transfert d'affectation. il suffira de modifier le type de sous commission et les suites à donner à chaque bien.

Préparer la commission de radiation

Accéder à l'espace de travail Gérer / Menu Commissions. 

Créer une commission en cliquant sur le . 

Rattacher des biens à la commission

via les paniers

Utiliser la fonctionnalité  dans la liste des biens.

Via la recherche sur le numéro d'inventaire

Utiliser la fonctionnalité  dans la liste des biens. 

Sélectionner les biens à rattacher et cliquer sur ajouter la sélection. 

Suivi du bien

Si nécessaire vous pouvez indiquer dans le champs commentaire administratif les raisons de la radiation du bien, ainsi que ce qu'il adviendra du bien après radiation (vente au domaine, destruction, etc).

Pour ce faire, modifier la notice du bien dans l'évènement. 

Seul le champ commentaire administratif remonte dans l'affichage du bien lié à l'évènement : 

Visualiser les sous-commission commissions de déclassement sur les biens

Comme pour tout événement auquel des biens sont rattachés, un lien vers cet événement apparaît automatiquement dans la notice du bien.

Saisir les résultats de la commission

Acceptation du déclassement

Accéder à l'espace de travail Gérer / Menu Commissions.

Rechercher la commission concernée et modifier les suites à donner sur chacun des biens concernés.

La décision de la commission est ensuite affichée dans la notice du bien dans l'évènement : 

Incidence sur la notice du bien

Lorsque la suite à donnée est indiquée sur le bien dans l'évènement, cette information remonte également dans la notice du bien avec le commentaire administratif. 

Visualisation de la notice du bien dans l'évènement 

Visualisation de la notice du bien

Refus du déclassement

Dans ce cas, cliquer sur l'icône  et indiquer le motif dans les commentaires administratifs.

Optionnel : Mettre à jour le registre informatique des biens affectés

Accéder à l'espace de travail Décrire / Menu Registres / Sous-menu Recherche. 

Modifier le champ observations : 

Affichage des informations dans la notice bien du registre des biens affectés : 

Incidence sur la notice du bien

Le commentaire de radiation est reporté dans la notice du bien : 

Questions / réponses

accéder aux questions/réponses