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Modifications pour le document Radier des biens du registre réglementaire

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/09/04 10:48
Depuis la version 56.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/18 11:09
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À la version 42.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/18 08:56
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -4,11 +4,11 @@
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 6  La radiation d’un bien constitue l’**acte officiel par lequel un objet est retiré de l’inventaire des collections**, dans des conditions strictement encadrées par la réglementation.** Cette opération n'entraîne pas la suppression de la notice documentaire, mais son actualisation,** tout en assurant la traçabilité et la conservation des données scientifiques.
7 -Cette page décrit les cas de radiation autorisés, les étapes à suivre dans Flora pour réaliser cette opération, et les bonnes pratiques à suivre.
7 +Cette page décrit les cas de radiation autorisés, les étapes à suivre dans Flora pour réaliser cette opération, et les bonnes pratiques à respecter, notamment en matière de commissions, d’édition de registre, et de relocalisation.
8 8  )))
9 9  
10 10  (((
11 -= Dans quels cas radie-t-on un bien ? =
11 += Comprendre la radiation d'un bien =
12 12  
13 13  La radiation d’un bien est strictement limitée aux cinq cas suivants :
14 14  
... ... @@ -29,13 +29,16 @@
29 29  
30 30  = Préparer une radiation dans Flora =
31 31  
32 -Dans un premier temps, il est nécessaire de créer un sous-commission de déclassement dans Flora, puis d’y rattacher les biens concernés. Cette préparation permet de structurer la procédure en amont de la décision et d’assurer une traçabilité rigoureuse à chaque étape.
33 -
34 34  == Créer une sous-commission de déclassement ==
35 35  
36 36  1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Gérer > **Menu **Commissions.**
37 37  1. Créez une nouvelle commission de type **Sous-commission de déclassement.**
38 38  
37 +(% class="box infomessage" %)
38 +(((
39 +Astuce : utilisez le champ **Dépend de** pour rattacher cette sous-commission à une commission parente, notamment en cas de plusieurs passages en commission dans l’année.
40 +)))
41 +
39 39  [[Menu commissions → bouton créer.>>image:1752754985055-115.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
40 40  
41 41  
... ... @@ -45,8 +45,6 @@
45 45  
46 46  
47 47  
48 -
49 -
50 50  [[Résultat → notice sous-commission créée>>image:1747744491821-660.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
51 51  
52 52  
... ... @@ -76,16 +76,16 @@
76 76  [[Sélection et attachement des biens à la commission. >>image:1752755896601-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
77 77  
78 78  
79 -== Documenter le bien avant la commission ==
80 += Saisir la décision de radiation =
80 80  
81 -Il est possible d’ajouter des informations anticipées dans la notice du bien, directement depuis l’événement de type sous-commission.
82 +== Documenter le bien en amont de la commission ==
82 82  
83 -Dans le bien lié à l’événement, vous pouvez :
84 +Dans le bien lié à l'événement, vous pouvez :
84 84  
85 -* **Compléter le champ Commentaire administratif** pour expliciter la situation ou la proposition de radiation (par exemple : justification, contexte, nature de la perte…),
86 -* **Indiquer le devenir prévu du bien** (vente, destruction, transfert, etc.).
86 +* Renseigner un **commentaire administratif** pour expliquer la décision.
87 +* Indiquer le devenir du bien : vente, destruction, etc.
87 87  
88 -Ces informations seront **automatiquement visibles** dans la liste des biens rattachés à la commission, ainsi que dans la notice du bien.
89 +Cette information remontera automatiquement dans la notice du bien.
89 89  
90 90  [[Modifier le bien lié à l'évènement.>>image:1752756146935-967.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
91 91  
... ... @@ -96,25 +96,23 @@
96 96  [[Résultat → les données saisies dans le champ **Commentaire administratif** sont remontées dans la liste des biens.>>image:1752756282609-506.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
97 97  
98 98  
99 -= Saisir la décision de radiation =
100 +== Acter la décision finale ==
100 100  
101 -Une fois la commission tenue, il est nécessaire de formaliser la suite donnée à chaque bien rattaché.
102 +Une fois la commission tenue, il convient de formaliser pour chaque bien la suite qui lui est donnée.
102 102  
103 -Pour cela :
104 +* Accédez à la commission.
105 +* (((
106 +Modifiez chaque bien lié à l'évènement :
104 104  
105 -1. **Accédez à la sous-commission** concernée dans Flora.
106 -1. (((
107 -**Ouvrez chaque bien lié à l’événement**, puis :
108 -
109 -* Si la radiation est **acceptée** → saisissez la **suite à donner** ; celle-ci apparaîtra automatiquement dans la notice du bien.
110 -* Si la radiation est **refusée** → utilisez le bouton **Refuser** et précisez le **motif** dans le champ **Commentaire administratif**.
108 +* Si radiation acceptée → saisissez la suite à donnée, qui apparaîtra dans la notice du bien.
109 +* Si radiation refusée → Refusez le bien dans l'évènement et précisez le **motif.**
111 111  )))
112 112  
113 -== Radiation acceptée ==
112 +=== Cas 1 : radiation acceptée ===
114 114  
115 115  Si le déclassement est accepté : la suite donnée apparaît automatiquement dans :
116 116  
117 -* la liste des **biens rattachés à la commission**;
116 +* la **notice de l’événement** ;
118 118  * la **notice du bien **(champ **Statut interne**) ;
119 119  * et le **commentaire administratif** saisi dans l’événement est **recopié** dans la notice du bien. Si vous gérez le **registre informatisé**, vous pourrez modifier ou effacer ce commentaire une fois l’information transcrite dans le registre.
120 120  
... ... @@ -127,9 +127,9 @@
127 127  [[Ex. Notice de bien → suite à donnée et commentaire administratif reportés sur la notice du bien via le champ **Statut interne**.>>image:1752760335995-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
128 128  
129 129  
130 -== Radiation refusée ==
129 +=== Cas 2 : radiation refusée ===
131 131  
132 -**En cas de refus de déclassement**, le motif est saisi dans le champ **Commentaire administratif**. Il est ensuite archivé dans la notice du bien dans l’événement afin d’en assurer la traçabilité.
131 +Si le déclassement est refusé : la suite donnée apparaît seulement dans la **notice de l’événement.**
133 133  
134 134  [[Refus et commentaire sur refus de radiation.>>image:1747747373805-397.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
135 135  
... ... @@ -139,14 +139,12 @@
139 139  
140 140  = Archiver et lier les documents administratifs =
141 141  
142 -Lorsqu’une décision de radiation est actée, il est important d’en conserver une trace formelle. L’arrêté ou tout autre document administratif validant la radiation peut être intégré dans Flora, puis rattaché à la sous-commission concernée et, si besoin, aux biens impliqués. Cela garantit une traçabilité complète de la procédure.
141 +== Associer l’arrêté ou l’acte officiel ==
143 143  
144 -== Comment archiver l’arrêté ou l’acte officiel ? ==
145 -
146 -1. Archiver l’arrêté dans la table **Autres documents.**
147 -1. Le lier :
148 -
143 +* Archiver l’arrêté dans la table **Autres documents**
149 149  * (((
145 +Le lier :
146 +
150 150  * À la notice de **sous-commission ;**
151 151  * Et/ou aux **notices des biens concernés.**
152 152  )))
... ... @@ -178,9 +178,9 @@
178 178  [[Résultat sur la notice de bien → document disponible dans le pavé de visualisation à droite.>>image:1752758215165-972.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
179 179  
180 180  
181 -== Mettre à jour le registre informatisé ==
178 +== Mettre à jour le registre informatisé (optionnel) ==
182 182  
183 -Pour les utilisateurs du **registre informatisé** :
180 +Pour les utilisateurs du **registre des biens affectés** :
184 184  
185 185  1. Rendez-vous dans l'espace de travail **Décrire > **Menu** Registres > **Sous-Menu **Recherche**
186 186  1. Recherchez le bien concerné et ouvrez sa notice.
... ... @@ -202,18 +202,22 @@
202 202  [[Résultat dans la table des biens → données du champ Observation (table Registres) reportées dans la notice.>>image:1752757115828-593.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
203 203  
204 204  
205 -= Relocaliser des biens radiés =
202 += Relocaliser un bien radié =
206 206  
207 -Une fois la décision de radiation actée, il est recommandé de relocaliser les biens concernés afin de préciser leur devenir physique.
208 -Pour cela, il convient de procéder en deux étapes :
204 +Si le bien a été détruit, vendu ou transféré :
209 209  
210 -1. **Créer un emplacement virtuel** dans la table des emplacements (ex. : « Détruit », « Vendu », « Cédé ») ;
211 -1. **Relocaliser les biens**, soit **unitairement** depuis leur notice, soit **par lot** à l’aide d’un panier.
206 +* Créer un **emplacement virtuel** (ex. « Détruit ») dans la table des emplacements.
207 +* (((
208 +Relocaliser :
212 212  
213 -Cette manipulation garantit une traçabilité claire du devenir des biens radiés.
210 +* **Unitairement** via la notice du bien
211 +* **Par lot** via un panier
212 +)))
214 214  
215 -== Relocaliser un bien ==
214 +Cette opération permet de documenter le devenir physique du bien, même après sa radiation de l’inventaire.
216 216  
216 +== Cas 1 : relocaliser un bien ==
217 +
217 217  [[Relocaliser le bien.>>image:1752758740810-899.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
218 218  
219 219  
... ... @@ -220,7 +220,7 @@
220 220  [[Module de relocalisation.>>image:1752758785933-189.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
221 221  
222 222  
223 -== Relocaliser des biens en lot ==
224 +== Cas 2 : relocaliser des biens en lot ==
224 224  
225 225  [[Relocaliser le panier.>>image:1752758827608-924.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
226 226  
... ... @@ -231,30 +231,13 @@
231 231  [[Résultat sur les notices de biens.>>image:1752758886088-241.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
232 232  
233 233  
234 -= Éditer les décisions de commission =
235 -
236 -Une fois les décisions de commission enregistrées, il est possible de générer une édition regroupant les biens concernés, triés selon leur statut final (accepté ou refusé). Cette opération repose sur une structuration rigoureuse des commissions et des suites données à chaque bien.
237 -
238 -À partir de Flora, vous pouvez éditer un modèle LibreOffice personnalisé incluant :
239 -
240 -* le type de décision (accepté ou refusé),
241 -* la liste des biens rattachés à la commission.
242 -
243 -[[Tri des biens liés à l'évènement par état.>>image:1752759369525-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
244 -
245 -
246 -[[Impression de la notice et des biens liés via les modèles de publication.>>image:1752759418072-911.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
247 -
248 -
249 249  = Gérer les cas particuliers =
250 250  
251 -Certaines situations appellent des traitements spécifiques : transferts d’affectation à distinguer des radiations classiques, corrections exceptionnelles en cas de redécouverte d’un bien, ou procédures simplifiées sans passage en commission. Ces cas particuliers doivent être traités avec précaution tout en respectant les exigences de traçabilité.
252 -
253 253  == Effectuer un transfert d’affectation ==
254 254  
255 255  Le processus est identique à celui d’une radiation. Il suffit de modifier le **type de sous-commission** et les **suites données** à chaque bien.
256 256  
257 -== Revenir sur une radiation ==
241 +== Revenir sur une radiation (exceptionnel) ==
258 258  
259 259  Une radiation peut exceptionnellement être corrigée, par exemple en cas de **redécouverte d’un bien déclaré détruit ou perdu**.
260 260  
... ... @@ -282,6 +282,26 @@
282 282  Cette méthode ne met **pas à jour automatiquement** le champ **Statut interne **dans la notice du bien. Elle doit donc rester **exceptionnelle**.
283 283  )))
284 284  
269 += Éditer les décisions de commission =
270 +
271 +Les décisions peuvent être exportées et triées par **type de décision finale** (bien accepté ou refusé).
272 +
273 +Conditions :
274 +
275 +* Types de commissions correctement définis ;
276 +* Suites données saisies sur chaque bien.
277 +
278 +Il est possible d’éditer un modèle LibreOffice personnalisé à partir de Flora, incluant :
279 +
280 +* Le type de décision (état accepté ou refusé) ;
281 +* La liste des biens concernés.
282 +
283 +[[Tri des biens liés à l'évènement par état.>>image:1752759369525-751.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
284 +
285 +
286 +[[Impression de la notice et des biens liés via les modèles de publication.>>image:1752759418072-911.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
287 +
288 +
285 285  
286 286  )))|(% style="width:308px" %)(((
287 287  (% class="box" %)
... ... @@ -288,7 +288,7 @@
288 288  (((
289 289  **Sommaire**
290 290  
291 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
295 +{{toc depth="1" numbered="true"/}}
292 292  )))
293 293  
294 294  (% class="box" %)
... ... @@ -299,7 +299,6 @@
299 299  * [[Gérer les emplacements>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Emplacements.WebHome]]
300 300  * [[Saisir une notice autres documents>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir dans les tables documentaires.Autres documents.WebHome]]
301 301  * [[Gérer les fichiers bureautiques>>doc:1_Fonctionnalités.Gérer les médias et les documents associés.D\. Texte intégral.WebHome]]
302 -* [[Consulter les documents associés>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Consulter les documents associés.WebHome]]
303 303  * [[Gérer les relocalisations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les relocalisation.WebHome]]
304 304  * [[Créer et gérer des modèles de publication>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Exports triton.WebHome]]
305 305  * [[Code patrimoine : définition de la radiation>>https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000024240936/2011-05-27]]
... ... @@ -308,18 +308,6 @@
308 308  (% class="box" %)
309 309  (((
310 310  **Icônes principales**
311 -
312 -* [[image:1752822081489-228.png||height="29" width="28"]] Table commissions
313 -* [[image:1752821981872-116.png]] Table des biens
314 -* [[image:1752822115674-689.png]] Table des registres
315 -* [[image:1752822739746-851.png||height="36" width="27"]] Table autres documents
316 -* [[image:1752822130759-806.png||height="37" width="37"]] Créer
317 -* [[image:1752822141004-237.png||height="42" width="39"]]Modifier
318 -* [[image:1752822587835-748.png||height="33" width="33"]] Modifier les notices par lot
319 -* [[image:1752822767067-930.png||height="38" width="41"]]Relocaliser les notices
320 -* [[image:1752822686051-689.png]]Imprimer via les modèles de publication
321 -* [[image:1752822949594-424.png]] Éditer les suites à donner
322 -* [[image:1752823025019-695.png]] Refuser un bien dans l'évènement
323 323  )))
324 324  )))
325 325  
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