Code source wiki de Gérer les exemplaires
Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/04 15:56
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| author | version | line-number | content |
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12.1 | 1 | (% class="mark small" %)**Version 4.5 et ultérieures** |
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3.1 | 2 | |
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6.1 | 3 | |(% style="width:840px" %)((( |
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11.1 | 4 | (% class="box" %) |
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| 6 | **Exemplariser** une notice, c’est **créer et rattacher un exemplaire physique** à une notice bibliographique afin d’en assurer le suivi dans Flora. Cette opération permet d’indiquer les **informations pratiques propres à chaque exemplaire** (cote, localisation, statut, disponibilité), de gérer plusieurs exemplaires d’un même ouvrage et de distinguer les références réellement présentes dans la bibliothèque de celles citées uniquement à titre documentaire. | ||
| 7 | ))) | ||
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6.1 | 9 | = Qu'est ce qu'exemplariser ? = |
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2.1 | 10 | |
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6.1 | 11 | Dans un système de gestion informatisée des bibliothèques (SIGB), **exemplariser** une notice consiste à rattacher un exemplaire physique (le document possédé par la bibliothèque) à une notice bibliographique décrivant l’ouvrage. |
| 12 | Chaque exemplaire est ainsi identifié et suivi dans Flora, avec ses propres informations pratiques (cote, localisation, statut, disponibilité…). | ||
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5.1 | 13 | |
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6.1 | 14 | Cette fonctionnalité permet de gérer **plusieurs exemplaires d’un même ouvrage**, qu’ils soient localisés au même endroit ou répartis dans différents services. |
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2.1 | 15 | |
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6.1 | 16 | Dans le cadre de la documentation des biens du musée, l’exemplarisation joue aussi un rôle important : |
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2.1 | 17 | |
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6.1 | 18 | * les ouvrages **présents dans la bibliothèque** sont décrits à la fois par une notice bibliographique et une notice exemplaire, |
| 19 | * les ouvrages **mentionnés uniquement à titre documentaire** (par exemple dans une bibliographie ou une recherche), mais non détenus physiquement par la bibliothèque, disposent uniquement d’une notice bibliographique, sans exemplaire rattaché. | ||
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2.1 | 20 | |
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6.1 | 21 | = Exemplariser une notice bibliographique = |
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2.1 | 22 | |
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6.1 | 23 | 1. Depuis la visualisation d’une notice bibliographique, cliquez sur le bouton **Créer un exemplaire** dans la barre d’outils. |
| 24 | 1. La **grille de saisie d’exemplaire** s’ouvre. Certains champs (type de document, support, cote) sont automatiquement hérités de la notice bibliographique si ceux-ci ont été renseignés. | ||
| 25 | 1. ((( | ||
| 26 | Les **champs obligatoires** à renseigner sont : | ||
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2.1 | 27 | |
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6.1 | 28 | * la **catégorie de prêt** |
| 29 | * le **site** | ||
| 30 | * le **code-barres **: si aucun code-barres n’est renseigné à l’enregistrement, **Flora en génère automatiquement un**. | ||
| 31 | * le champ **Nouveauté** | ||
| 32 | ))) | ||
| 33 | 1. Complétez les champs nécessaires et enregistrez la notice d’exemplaire. | ||
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2.1 | 34 | |
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6.1 | 35 | (% class="box infomessage" %) |
| 36 | ((( | ||
| 37 | La création d’exemplaires peut aussi se faire dans le **module Acquisitions** (extension niveau 3, hors standard). | ||
| 38 | ))) | ||
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2.1 | 39 | |
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6.1 | 40 | [[Exemplariser>>image:1737720877120-906.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
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2.1 | 41 | |
| 42 | |||
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6.1 | 43 | [[Grille de saisie d'une notice exemplaire>>image:1737720997434-999.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| 44 | |||
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14.1 | 45 | |
| 46 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 47 | ((( | ||
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15.1 | 48 | (% class="mark small" %)**La version 4.7**(%%) introduit une refonte complète des **grilles de saisie des exemplaires**, avec un objectif de **simplification**, de **cohérence** et de meilleure **adaptation aux niveaux d’usage**. |
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14.1 | 49 | |
| 50 | * **Niveaux 1 & 2 :** | ||
| 51 | → Mise en place d’**une grille unique**, plus simple, intégrant de nouveaux champs descriptifs. | ||
| 52 | → Les champs strictement liés au prêt ont été **supprimés**. | ||
| 53 | * **Niveau 3 :** | ||
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16.1 | 54 | → Introduction d’une **grille spécifique “Exemplaire de prêt”**, adaptée à la gestion de la circulation. |
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14.1 | 55 | → Disponibilité d’une grille **“Catalogage à la volée”** pour la création rapide d’exemplaires simplifiés. |
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15.1 | 56 | |
| 57 | [[Nouvelle Grille de saisie d'une notice exemplaire (niveau 1)>>image:1764860090421-352.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
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14.1 | 58 | ))) |
| 59 | |||
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6.1 | 60 | = Visualiser et gérer les exemplaires = |
| 61 | |||
| 62 | * Dans la notice de l’exemplaire, le lien vers la notice bibliographique est généré automatiquement. | ||
| 63 | |||
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7.1 | 64 | [[Lien vers la notice bibliographique depuis la notice exemplaire>>image:1755867848897-584.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
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6.1 | 65 | |
| 66 | |||
| 67 | * Les exemplaires liés apparaissent également en bas de la notice bibliographique. | ||
| 68 | |||
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7.1 | 69 | [[Lien vers une notice exemplaire depuis une notice bibliographique>>image:1737721338124-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
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6.1 | 70 | |
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2.1 | 71 | = Patrimonialiser un exemplaire = |
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7.1 | 73 | Lorsqu’un exemplaire acquiert une valeur patrimoniale (édition rare, exemplaire ancien ou précieux), il peut être **converti en bien** afin d’intégrer la base des collections. |
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2.1 | 74 | |
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7.1 | 75 | 1. Depuis la notice d’exemplaire, cliquez sur le bouton **Patrimonialiser**. |
| 76 | 1. Renseignez le **numéro d’inventaire** dans la fenêtre pop-up (par défaut, Flora reprend le code-barres de l’exemplaire, modifiable si besoin). | ||
| 77 | 1. Choisissez la **grille de saisie** adaptée au bien. | ||
| 78 | 1. Les principales données de la notice bibliographique (titre, auteur-exécutant…) sont automatiquement reprises dans la notice de bien. | ||
| 79 | 1. Complétez les champs et enregistrez. | ||
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2.1 | 80 | |
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7.1 | 81 | [[Patrimonialiser un exemplaire>>image:1737721662901-835.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
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2.1 | 82 | |
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7.1 | 83 | [[Renseigner un numéro d'inventaire>>image:1737721734434-273.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
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2.1 | 84 | |
| 85 | |||
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7.1 | 86 | **Le lien entre la notice exemplaire et la notice bien est conservé**. Les trois notices (bibliographique, exemplaire, bien) restent stockées dans leurs tables respectives, permettant un suivi cohérent à la fois documentaire et patrimonial. |
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2.1 | 87 | |
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7.1 | 88 | [[Lien vers la notice exemplaire depuis la notice bien>>image:1737722282127-301.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
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8.1 | 89 | )))|(% style="width:300px" %)((( |
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9.1 | 90 | ((( |
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8.1 | 91 | (% class="box" %) |
| 92 | ((( | ||
| 93 | **Sommaire** | ||
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2.1 | 94 | |
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8.1 | 95 | {{toc depth="2" numbered="true"/}} |
| 96 | ))) | ||
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2.1 | 97 | |
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8.1 | 98 | (% class="box" %) |
| 99 | ((( | ||
| 100 | **Aller plus loin** | ||
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9.1 | 101 | |
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10.1 | 102 | * [[Gérer les acquisitions>>doc:Gérer les fonds.C\. Bibliothèque.8 Le service Acquisition.WebHome]] |
| 103 | * [[Gérer la communication>>doc:Gérer les fonds.C\. Bibliothèque.4 Le service Communication.WebHome]] | ||
| 104 | * [[Saisir un bien>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]] | ||
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8.1 | 105 | ))) |
| 106 | ))) | ||
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2.1 | 107 | |
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9.1 | 108 | (% class="box" %) |
| 109 | ((( | ||
| 110 | **Icônes principales** | ||
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10.1 | 111 | |
| 112 | * [[image:1755868393817-468.png]] : Exemplariser | ||
| 113 | * [[image:1755868468074-714.png||height="36" width="23"]] : Patrimonialiser un exemplaire | ||
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9.1 | 114 | ))) |
| 115 | ))) | ||
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2.1 | 116 | |
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8.1 | 117 | |
| 118 | |||
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9.1 | 119 | |
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2.1 | 120 | |