Code source wiki de Gérer les exemplaires
Version 7.1 par Joséphine Ducruet le 2025/08/22 15:08
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| author | version | line-number | content |
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| 1 | (% class="mark small" %)**Version 4.5 et ultérieurs** | ||
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| 3 | |(% style="width:840px" %)((( | ||
| 4 | = Qu'est ce qu'exemplariser ? = | ||
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| 6 | Dans un système de gestion informatisée des bibliothèques (SIGB), **exemplariser** une notice consiste à rattacher un exemplaire physique (le document possédé par la bibliothèque) à une notice bibliographique décrivant l’ouvrage. | ||
| 7 | Chaque exemplaire est ainsi identifié et suivi dans Flora, avec ses propres informations pratiques (cote, localisation, statut, disponibilité…). | ||
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| 9 | Cette fonctionnalité permet de gérer **plusieurs exemplaires d’un même ouvrage**, qu’ils soient localisés au même endroit ou répartis dans différents services. | ||
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| 11 | Dans le cadre de la documentation des biens du musée, l’exemplarisation joue aussi un rôle important : | ||
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| 13 | * les ouvrages **présents dans la bibliothèque** sont décrits à la fois par une notice bibliographique et une notice exemplaire, | ||
| 14 | * les ouvrages **mentionnés uniquement à titre documentaire** (par exemple dans une bibliographie ou une recherche), mais non détenus physiquement par la bibliothèque, disposent uniquement d’une notice bibliographique, sans exemplaire rattaché. | ||
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| 16 | = Exemplariser une notice bibliographique = | ||
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| 18 | 1. Depuis la visualisation d’une notice bibliographique, cliquez sur le bouton **Créer un exemplaire** dans la barre d’outils. | ||
| 19 | 1. La **grille de saisie d’exemplaire** s’ouvre. Certains champs (type de document, support, cote) sont automatiquement hérités de la notice bibliographique si ceux-ci ont été renseignés. | ||
| 20 | 1. ((( | ||
| 21 | Les **champs obligatoires** à renseigner sont : | ||
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| 23 | * la **catégorie de prêt** | ||
| 24 | * le **site** | ||
| 25 | * le **code-barres **: si aucun code-barres n’est renseigné à l’enregistrement, **Flora en génère automatiquement un**. | ||
| 26 | * le champ **Nouveauté** | ||
| 27 | ))) | ||
| 28 | 1. Complétez les champs nécessaires et enregistrez la notice d’exemplaire. | ||
| 29 | |||
| 30 | (% class="box infomessage" %) | ||
| 31 | ((( | ||
| 32 | La création d’exemplaires peut aussi se faire dans le **module Acquisitions** (extension niveau 3, hors standard). | ||
| 33 | ))) | ||
| 34 | |||
| 35 | [[Exemplariser>>image:1737720877120-906.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
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| 38 | [[Grille de saisie d'une notice exemplaire>>image:1737720997434-999.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 39 | |||
| 40 | = Visualiser et gérer les exemplaires = | ||
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| 42 | * Dans la notice de l’exemplaire, le lien vers la notice bibliographique est généré automatiquement. | ||
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| 44 | [[Lien vers la notice bibliographique depuis la notice exemplaire>>image:1755867848897-584.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
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| 46 | |||
| 47 | * Les exemplaires liés apparaissent également en bas de la notice bibliographique. | ||
| 48 | |||
| 49 | [[Lien vers une notice exemplaire depuis une notice bibliographique>>image:1737721338124-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 50 | |||
| 51 | = Patrimonialiser un exemplaire = | ||
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| 53 | Lorsqu’un exemplaire acquiert une valeur patrimoniale (édition rare, exemplaire ancien ou précieux), il peut être **converti en bien** afin d’intégrer la base des collections. | ||
| 54 | |||
| 55 | 1. Depuis la notice d’exemplaire, cliquez sur le bouton **Patrimonialiser**. | ||
| 56 | 1. Renseignez le **numéro d’inventaire** dans la fenêtre pop-up (par défaut, Flora reprend le code-barres de l’exemplaire, modifiable si besoin). | ||
| 57 | 1. Choisissez la **grille de saisie** adaptée au bien. | ||
| 58 | 1. Les principales données de la notice bibliographique (titre, auteur-exécutant…) sont automatiquement reprises dans la notice de bien. | ||
| 59 | 1. Complétez les champs et enregistrez. | ||
| 60 | |||
| 61 | [[Patrimonialiser un exemplaire>>image:1737721662901-835.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
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| 63 | [[Renseigner un numéro d'inventaire>>image:1737721734434-273.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
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| 66 | **Le lien entre la notice exemplaire et la notice bien est conservé**. Les trois notices (bibliographique, exemplaire, bien) restent stockées dans leurs tables respectives, permettant un suivi cohérent à la fois documentaire et patrimonial. | ||
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| 68 | [[Lien vers la notice exemplaire depuis la notice bien>>image:1737722282127-301.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 69 | )))|(% style="width:300px" %) | ||
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