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Code source wiki de Gérer les exemplaires

Version 6.1 par Joséphine Ducruet le 2025/08/22 15:03
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1 (% class="mark small" %)**Version 4.5 et ultérieurs**
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3 |(% style="width:840px" %)(((
4 = Qu'est ce qu'exemplariser ? =
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6 Dans un système de gestion informatisée des bibliothèques (SIGB), **exemplariser** une notice consiste à rattacher un exemplaire physique (le document possédé par la bibliothèque) à une notice bibliographique décrivant l’ouvrage.
7 Chaque exemplaire est ainsi identifié et suivi dans Flora, avec ses propres informations pratiques (cote, localisation, statut, disponibilité…).
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9 Cette fonctionnalité permet de gérer **plusieurs exemplaires d’un même ouvrage**, qu’ils soient localisés au même endroit ou répartis dans différents services.
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11 Dans le cadre de la documentation des biens du musée, l’exemplarisation joue aussi un rôle important :
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13 * les ouvrages **présents dans la bibliothèque** sont décrits à la fois par une notice bibliographique et une notice exemplaire,
14 * les ouvrages **mentionnés uniquement à titre documentaire** (par exemple dans une bibliographie ou une recherche), mais non détenus physiquement par la bibliothèque, disposent uniquement d’une notice bibliographique, sans exemplaire rattaché.
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16 = Exemplariser une notice bibliographique =
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18 1. Depuis la visualisation d’une notice bibliographique, cliquez sur le bouton **Créer un exemplaire** dans la barre d’outils.
19 1. La **grille de saisie d’exemplaire** s’ouvre. Certains champs (type de document, support, cote) sont automatiquement hérités de la notice bibliographique si ceux-ci ont été renseignés.
20 1. (((
21 Les **champs obligatoires** à renseigner sont :
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23 * la **catégorie de prêt**
24 * le **site**
25 * le **code-barres **: si aucun code-barres n’est renseigné à l’enregistrement, **Flora en génère automatiquement un**.
26 * le champ **Nouveauté**
27 )))
28 1. Complétez les champs nécessaires et enregistrez la notice d’exemplaire.
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30 (% class="box infomessage" %)
31 (((
32 La création d’exemplaires peut aussi se faire dans le **module Acquisitions** (extension niveau 3, hors standard).
33 )))
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35 [[Exemplariser>>image:1737720877120-906.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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38 [[Grille de saisie d'une notice exemplaire>>image:1737720997434-999.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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40 = Visualiser et gérer les exemplaires =
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42 * Dans la notice de l’exemplaire, le lien vers la notice bibliographique est généré automatiquement.
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46 * Les exemplaires liés apparaissent également en bas de la notice bibliographique.
47 )))|(% style="width:300px" %)
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49 [[image:1737721218957-825.png]]
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51 == Visualiser la notice exemplaire ==
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53 Pour visualiser les données saisies, il est conseillé d'utiliser la vue exemplaire détaillé.
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55 Dans la notice de l'exemplaire, le lien vers la référence bibliographique est automatique.
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58 == Visualiser l'exemplaire dans la notice bibliographique ==
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60 Une fois créés, les exemplaires sont également mentionnés dans la partie inférieure de la notice bibliographique.
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62 [[image:1737721338124-910.png]]
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64 = Patrimonialiser un exemplaire =
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66 Lorsqu'un exemplaire devient un objet patrimonial, il est possible de l'intégrer à la base de données des biens. Pour cela, utiliser le bouton [[image:1737721620045-207.png]], disponible dans la barre d'outils des exemplaires.
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68 [[image:1737721662901-835.png]]
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70 Une fenêtre pop-up va s'ouvrir pour saisir un numéro d'inventaire.
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73 [[image:1737721734434-273.png]]
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75 Par défaut, le logiciel reprend le code-barres de l'exemplaire mais il est possible de le modifier. Cliquer sur valider pour accéder au choix de grille de saisie.
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77 [[image:1737721771508-792.png]]
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79 Choisir la grille de saisie souhaitée et valider pour accéder à la grille de saisie.
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81 [[image:1737721880565-924.png]]
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83 Les données suivantes sont reprises de la notice bibliographique et automatiquement implémentées dans la notice de bien :
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85 * Titre
86 * L'auteur-exécutant
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88 Remplir les champs souhaités et cliquer sur enregistrer.
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90 [[image:1737722192855-704.png]]
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92 La notice est créée dans les biens. Le lien vers la notice exemplaire est automatiquement incrémenté.
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94 Les notices bibliographiques et exemplaires sont conservées dans leurs tables respectives. La notice bien est créée en plus, pour que le livre patrimonial puisse être gérer comme un bien.
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96 [[image:1737722282127-301.png]]
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