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Modifications pour le document Gérer les exemplaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/04 15:56
Depuis la version 5.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/08/22 14:34
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À la version 14.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/12/04 15:53
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -1,73 +1,118 @@
1 -(% class="mark small" %)**Version 4.5 et ultérieurs**
1 +(% class="mark small" %)**Version 4.5 et ultérieures**
2 2  
3 +|(% style="width:840px" %)(((
4 +(% class="box" %)
5 +(((
6 +**Exemplariser** une notice, c’est **créer et rattacher un exemplaire physique** à une notice bibliographique afin d’en assurer le suivi dans Flora. Cette opération permet d’indiquer les **informations pratiques propres à chaque exemplaire** (cote, localisation, statut, disponibilité), de gérer plusieurs exemplaires d’un même ouvrage et de distinguer les références réellement présentes dans la bibliothèque de celles citées uniquement à titre documentaire.
7 +)))
3 3  
4 -Exemplariser une notice bibliographique
9 += Qu'est ce qu'exemplariser ? =
5 5  
6 -Dans un système de gestion informatique des bibliothèques (SIGB), l'exemplarisation consiste à rattacher chaque exemplaire physique (un document) à une notice bibliographique correspondante.
11 +Dans un système de gestion informatisée des bibliothèques (SIGB), **exemplariser** une notice consiste à rattacher un exemplaire physique (le document possédé par la bibliothèque) à une notice bibliographique décrivant l’ouvrage.
12 +Chaque exemplaire est ainsi identifié et suivi dans Flora, avec ses propres informations pratiques (cote, localisation, statut, disponibilité…).
7 7  
8 -La création d'un exemplaire est effectuée depuis une notice bibliographique.
14 +Cette fonctionnalité permet de gérer **plusieurs exemplaires d’un même ouvrage**, qu’ils soient localisés au même endroit ou répartis dans différents services.
9 9  
10 -A partir de la visualisation de la notice bibliographique, cliquez sur le bouton [[image:1737720895958-755.png]] , disponible dans la barre d'outils, pour accéder à la grille de saisie d'un exemplaire.
16 +Dans le cadre de la documentation des biens du musée, l’exemplarisation joue aussi un rôle important :
11 11  
12 -[[image:1737720877120-906.png]]
18 +* les ouvrages **présents dans la bibliothèque** sont décrits à la fois par une notice bibliographique et une notice exemplaire,
19 +* les ouvrages **mentionnés uniquement à titre documentaire** (par exemple dans une bibliographie ou une recherche), mais non détenus physiquement par la bibliothèque, disposent uniquement d’une notice bibliographique, sans exemplaire rattaché.
13 13  
14 -[[image:1737720997434-999.png]]
21 += Exemplariser une notice bibliographique =
15 15  
16 -//Grille de saisie d'exemplaire//
23 +1. Depuis la visualisation d’une notice bibliographique, cliquez sur le bouton **Créer un exemplaire** dans la barre d’outils.
24 +1. La **grille de saisie d’exemplaire** s’ouvre. Certains champs (type de document, support, cote) sont automatiquement hérités de la notice bibliographique si ceux-ci ont été renseignés.
25 +1. (((
26 +Les **champs obligatoires** à renseigner sont :
17 17  
18 -Certains champs - tels que la cote, le type de document, le support - sont hérités des champs de la table bibliothèque (s'ils ont été renseignés dans la notice bibliographique).
28 +* la **catégorie de prêt**
29 +* le **site**
30 +* le **code-barres **: si aucun code-barres n’est renseigné à l’enregistrement, **Flora en génère automatiquement un**.
31 +* le champ **Nouveauté**
32 +)))
33 +1. Complétez les champs nécessaires et enregistrez la notice d’exemplaire.
19 19  
20 -Remplir les champs et enregistrer la notice.
35 +(% class="box infomessage" %)
36 +(((
37 +La création d’exemplaires peut aussi se faire dans le **module Acquisitions** (extension niveau 3, hors standard).
38 +)))
21 21  
22 -La création d'exemplaires est également proposée dans le module de gestion des acquisitions (extension Flora, hors standard). Pour en savoir plus, se reporter à la documentation** [[Flora Acquisition>>path:/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/G%C3%A9rer%20les%20fonds/C.%20Biblioth%C3%A8que/8%20Le%20service%20Acquisition/8.G.%20Exemplariser/]]**.
40 +[[Exemplariser>>image:1737720877120-906.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
23 23  
24 -== Visualiser la notice exemplaire ==
25 25  
26 -Pour visualiser les données saisies, il est conseillé d'utiliser la vue exemplaire détaillé.
43 +[[Grille de saisie d'une notice exemplaire>>image:1737720997434-999.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
27 27  
28 -Dans la notice de l'exemplaire, le lien vers la référence bibliographique est automatique.
29 29  
30 -[[image:1737721218957-825.png]]
46 +(% class="box infomessage" %)
47 +(((
48 +(% class="small mark" %)La version **4.7**(%%) introduit une refonte complète des **grilles de saisie des exemplaires**, avec un objectif de **simplification**, de **cohérence** et de meilleure **adaptation aux niveaux d’usage**.
31 31  
32 -== Visualiser l'exemplaire dans la notice bibliographique ==
50 +* **Niveaux 1 & 2 :**
51 +→ Mise en place d’**une grille unique**, plus simple, intégrant de nouveaux champs descriptifs.
52 +→ Les champs strictement liés au prêt ont été **supprimés**.
53 +* **Niveau 3 :**
54 +→ Introduction d’une **grille spécifique “Exemplaire de prêt”**, adaptée à la gestion de la circulation et aux contrôles.
55 +→ Disponibilité d’une grille **“Catalogage à la volée”** pour la création rapide d’exemplaires simplifiés.
56 +)))
33 33  
34 -Une fois créés, les exemplaires sont également mentionnés dans la partie inférieure de la notice bibliographique.
58 += Visualiser et gérer les exemplaires =
35 35  
36 -[[image:1737721338124-910.png]]
60 +* Dans la notice de l’exemplaire, le lien vers la notice bibliographique est généré automatiquement.
37 37  
38 -= Patrimonialiser un exemplaire =
62 +[[Lien vers la notice bibliographique depuis la notice exemplaire>>image:1755867848897-584.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
39 39  
40 -Lorsqu'un exemplaire devient un objet patrimonial, il est possible de l'intégrer à la base de données des biens. Pour cela, utiliser le bouton [[image:1737721620045-207.png]], disponible dans la barre d'outils des exemplaires.
41 41  
42 -[[image:1737721662901-835.png]]
65 +* Les exemplaires liés apparaissent également en bas de la notice bibliographique.
43 43  
44 -Une fenêtre pop-up va s'ouvrir pour saisir un numéro d'inventaire.
45 -
67 +[[Lien vers une notice exemplaire depuis une notice bibliographique>>image:1737721338124-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
46 46  
47 -[[image:1737721734434-273.png]]
69 += Patrimonialiser un exemplaire =
48 48  
49 -Par défaut, le logiciel reprend le code-barres de l'exemplaire mais il est possible de le modifier. Cliquer sur valider pour accéder au choix de grille de saisie.
71 +Lorsqu’un exemplaire acquiert une valeur patrimoniale (édition rare, exemplaire ancien ou précieux), il peut être **converti en bien** afin d’intégrer la base des collections.
50 50  
51 -[[image:1737721771508-792.png]]
73 +1. Depuis la notice d’exemplaire, cliquez sur le bouton **Patrimonialiser**.
74 +1. Renseignez le **numéro d’inventaire** dans la fenêtre pop-up (par défaut, Flora reprend le code-barres de l’exemplaire, modifiable si besoin).
75 +1. Choisissez la **grille de saisie** adaptée au bien.
76 +1. Les principales données de la notice bibliographique (titre, auteur-exécutant…) sont automatiquement reprises dans la notice de bien.
77 +1. Complétez les champs et enregistrez.
52 52  
53 -Choisir la grille de saisie souhaitée et valider pour accéder à la grille de saisie.
79 +[[Patrimonialiser un exemplaire>>image:1737721662901-835.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
54 54  
55 -[[image:1737721880565-924.png]]
81 +[[Renseigner un numéro d'inventaire>>image:1737721734434-273.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
56 56  
57 -Les données suivantes sont reprises de la notice bibliographique et automatiquement implémentées dans la notice de bien :
58 58  
59 -* Titre
60 -* L'auteur-exécutant
84 +**Le lien entre la notice exemplaire et la notice bien est conservé**. Les trois notices (bibliographique, exemplaire, bien) restent stockées dans leurs tables respectives, permettant un suivi cohérent à la fois documentaire et patrimonial.
61 61  
62 -Remplir les champs souhaités et cliquer sur enregistrer.
86 +[[Lien vers la notice exemplaire depuis la notice bien>>image:1737722282127-301.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
87 +)))|(% style="width:300px" %)(((
88 +(((
89 +(% class="box" %)
90 +(((
91 +**Sommaire**
63 63  
64 -[[image:1737722192855-704.png]]
93 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
94 +)))
65 65  
66 -La notice est créée dans les biens. Le lien vers la notice exemplaire est automatiquement incrémenté.
96 +(% class="box" %)
97 +(((
98 +**Aller plus loin**
67 67  
68 -Les notices bibliographiques et exemplaires sont conservées dans leurs tables respectives. La notice bien est créée en plus, pour que le livre patrimonial puisse être gérer comme un bien.
100 +* [[Gérer les acquisitions>>doc:Gérer les fonds.C\. Bibliothèque.8 Le service Acquisition.WebHome]]
101 +* [[Gérer la communication>>doc:Gérer les fonds.C\. Bibliothèque.4 Le service Communication.WebHome]]
102 +* [[Saisir un bien>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
103 +)))
104 +)))
69 69  
70 -[[image:1737722282127-301.png]]
106 +(% class="box" %)
107 +(((
108 +**Icônes principales**
71 71  
110 +* [[image:1755868393817-468.png]] : Exemplariser
111 +* [[image:1755868468074-714.png||height="36" width="23"]] : Patrimonialiser un exemplaire
112 +)))
113 +)))
72 72  
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117 +
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