Modifications pour le document Gérer les exemplaires

Résumé

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Détails

Propriétés de la Page

Contenu

...	...	@@ -1,75 +1,120 @@
	1	+(% class="mark small" %)**Version 4.5 et ultérieures**
	2	+
	3	+|(% style="width:840px" %)(((
1	1	(% class="box" %)
2	2	(((
3		-
	6	+**Exemplariser** une notice, c’est **créer et rattacher un exemplaire physique** à une notice bibliographique afin d’en assurer le suivi dans Flora. Cette opération permet d’indiquer les **informations pratiques propres à chaque exemplaire** (cote, localisation, statut, disponibilité), de gérer plusieurs exemplaires d’un même ouvrage et de distinguer les références réellement présentes dans la bibliothèque de celles citées uniquement à titre documentaire.
4	4	)))
5	5
	9	+= Qu'est ce qu'exemplariser ? =
	10	+
	11	+Dans un système de gestion informatisée des bibliothèques (SIGB), **exemplariser** une notice consiste à rattacher un exemplaire physique (le document possédé par la bibliothèque) à une notice bibliographique décrivant l’ouvrage.
	12	+Chaque exemplaire est ainsi identifié et suivi dans Flora, avec ses propres informations pratiques (cote, localisation, statut, disponibilité…).
	13	+
	14	+Cette fonctionnalité permet de gérer **plusieurs exemplaires d’un même ouvrage**, qu’ils soient localisés au même endroit ou répartis dans différents services.
	15	+
	16	+Dans le cadre de la documentation des biens du musée, l’exemplarisation joue aussi un rôle important :
	17	+
	18	+* les ouvrages **présents dans la bibliothèque** sont décrits à la fois par une notice bibliographique et une notice exemplaire,
	19	+* les ouvrages **mentionnés uniquement à titre documentaire** (par exemple dans une bibliographie ou une recherche), mais non détenus physiquement par la bibliothèque, disposent uniquement d’une notice bibliographique, sans exemplaire rattaché.
	20	+
6	6	= Exemplariser une notice bibliographique =
7	7
8		-Dans un système de gestion informatique des bibliothèques (SIGB), l'exemplarisation consiste à rattacher chaque exemplaire physique (un document) à une notice bibliographique correspondante.
	23	+1. Depuis la visualisation d’une notice bibliographique, cliquez sur le bouton **Créer un exemplaire** dans la barre d’outils.
	24	+1. La **grille de saisie d’exemplaire** s’ouvre. Certains champs (type de document, support, cote) sont automatiquement hérités de la notice bibliographique si ceux-ci ont été renseignés.
	25	+1. (((
	26	+Les **champs obligatoires** à renseigner sont :
9	9
10		-La création d'un exemplaire est effectuée depuis une notice bibliographique.
	28	+* la **catégorie de prêt**
	29	+* le **site**
	30	+* le **code-barres **: si aucun code-barres n’est renseigné à l’enregistrement, **Flora en génère automatiquement un**.
	31	+* le champ **Nouveauté**
	32	+)))
	33	+1. Complétez les champs nécessaires et enregistrez la notice d’exemplaire.
11	11
12		-A partir de la visualisation de la notice bibliographique, cliquez sur le bouton [[image:1737720895958-755.png]] , disponible dans la barre d'outils, pour accéder à la grille de saisie d'un exemplaire.
	35	+(% class="box infomessage" %)
	36	+(((
	37	+La création d’exemplaires peut aussi se faire dans le **module Acquisitions** (extension niveau 3, hors standard).
	38	+)))
13	13
14		-[[image:1737720877120-906.png]]
	40	+[[Exemplariser>>image:1737720877120-906.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
15	15
16		-[[image:1737720997434-999.png]]
17	17
18		-//Grille de saisie d'exemplaire//
	43	+[[Grille de saisie d'une notice exemplaire>>image:1737720997434-999.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
19	19
20		-Certains champs - tels que la cote, le type de document, le support - sont hérités des champs de la table bibliothèque (s'ils ont été renseignés dans la notice bibliographique).
21	21
22		-Remplir les champs et enregistrer la notice.
	46	+(% class="box infomessage" %)
	47	+(((
	48	+(% class="mark small" %)**La version 4.7**(%%) introduit une refonte complète des **grilles de saisie des exemplaires**, avec un objectif de **simplification**, de **cohérence** et de meilleure **adaptation aux niveaux d’usage**.
23	23
24		-La création d'exemplaires est également proposée dans le module de gestion des acquisitions (extension Flora, hors standard). Pour en savoir plus, se reporter à la documentation** [[Flora Acquisition>>path:/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/G%C3%A9rer%20les%20fonds/C.%20Biblioth%C3%A8que/8%20Le%20service%20Acquisition/8.G.%20Exemplariser/]]**.
	50	+* **Niveaux 1 & 2 :**
	51	+→ Mise en place d’**une grille unique**, plus simple, intégrant de nouveaux champs descriptifs.
	52	+→ Les champs strictement liés au prêt ont été **supprimés**.
	53	+* **Niveau 3 :**
	54	+→ Introduction d’une **grille spécifique “Exemplaire de prêt”**, adaptée à la gestion de la circulation.
	55	+→ Disponibilité d’une grille **“Catalogage à la volée”** pour la création rapide d’exemplaires simplifiés.
25	25
26		-== Visualiser la notice exemplaire ==
	57	+[[Nouvelle Grille de saisie d'une notice exemplaire (niveau 1)>>image:1764860090421-352.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	58	+)))
27	27
28		-Pour visualiser les données saisies, il est conseillé d'utiliser la vue exemplaire détaillé.
	60	+= Visualiser et gérer les exemplaires =
29	29
30		-Dans la notice de l'exemplaire, le lien vers la référence bibliographique est automatique.
	62	+* Dans la notice de l’exemplaire, le lien vers la notice bibliographique est généré automatiquement.
31	31
32		-[[image:1737721218957-825.png]]
	64	+[[Lien vers la notice bibliographique depuis la notice exemplaire>>image:1755867848897-584.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
33	33
34		-== Visualiser l'exemplaire dans la notice bibliographique ==
35	35
36		-Une fois créés, les exemplaires sont également mentionnés dans la partie inférieure de la notice bibliographique.
	67	+* Les exemplaires liés apparaissent également en bas de la notice bibliographique.
37	37
38		-[[image:1737721338124-910.png]]
	69	+[[Lien vers une notice exemplaire depuis une notice bibliographique>>image:1737721338124-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
39	39
40	40	= Patrimonialiser un exemplaire =
41	41
42		-Lorsqu'un exemplaire devient un objet patrimonial, il est possible de l'intégrer à la base de données des biens. Pour cela, utiliser le bouton [[image:1737721620045-207.png]], disponible dans la barre d'outils des exemplaires.
	73	+Lorsqu’un exemplaire acquiert une valeur patrimoniale (édition rare, exemplaire ancien ou précieux), il peut être **converti en bien** afin d’intégrer la base des collections.
43	43
44		-[[image:1737721662901-835.png]]
	75	+1. Depuis la notice d’exemplaire, cliquez sur le bouton **Patrimonialiser**.
	76	+1. Renseignez le **numéro d’inventaire** dans la fenêtre pop-up (par défaut, Flora reprend le code-barres de l’exemplaire, modifiable si besoin).
	77	+1. Choisissez la **grille de saisie** adaptée au bien.
	78	+1. Les principales données de la notice bibliographique (titre, auteur-exécutant…) sont automatiquement reprises dans la notice de bien.
	79	+1. Complétez les champs et enregistrez.
45	45
46		-Une fenêtre pop-up va s'ouvrir pour saisir un numéro d'inventaire.
47		-
	81	+[[Patrimonialiser un exemplaire>>image:1737721662901-835.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
48	48
49		-[[image:1737721734434-273.png]]
	83	+[[Renseigner un numéro d'inventaire>>image:1737721734434-273.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
50	50
51		-Par défaut, le logiciel reprend le code-barres de l'exemplaire mais il est possible de le modifier. Cliquer sur valider pour accéder au choix de grille de saisie.
52	52
53		-[[image:1737721771508-792.png]]
	86	+**Le lien entre la notice exemplaire et la notice bien est conservé**. Les trois notices (bibliographique, exemplaire, bien) restent stockées dans leurs tables respectives, permettant un suivi cohérent à la fois documentaire et patrimonial.
54	54
55		-Choisir la grille de saisie souhaitée et valider pour accéder à la grille de saisie.
	88	+[[Lien vers la notice exemplaire depuis la notice bien>>image:1737722282127-301.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	89	+)))|(% style="width:300px" %)(((
	90	+(((
	91	+(% class="box" %)
	92	+(((
	93	+**Sommaire**
56	56
57		-[[image:1737721880565-924.png]]
	95	+{{toc depth="2" numbered="true"/}}
	96	+)))
58	58
59		-Les données suivantes sont reprises de la notice bibliographique et automatiquement implémentées dans la notice de bien :
	98	+(% class="box" %)
	99	+(((
	100	+**Aller plus loin**
60	60
61		-* Titre
62		-* L'auteur-exécutant
	102	+* [[Gérer les acquisitions>>doc:Gérer les fonds.C\. Bibliothèque.8 Le service Acquisition.WebHome]]
	103	+* [[Gérer la communication>>doc:Gérer les fonds.C\. Bibliothèque.4 Le service Communication.WebHome]]
	104	+* [[Saisir un bien>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
	105	+)))
	106	+)))
63	63
64		-Remplir les champs souhaités et cliquer sur enregistrer.
	108	+(% class="box" %)
	109	+(((
	110	+**Icônes principales**
65	65
66		-[[image:1737722192855-704.png]]
	112	+* [[image:1755868393817-468.png]] : Exemplariser
	113	+* [[image:1755868468074-714.png||height="36" width="23"]] : Patrimonialiser un exemplaire
	114	+)))
	115	+)))
67	67
68		-La notice est créée dans les biens. Le lien vers la notice exemplaire est automatiquement incrémenté.
69	69
70		-Les notices bibliographiques et exemplaires sont conservées dans leurs tables respectives. La notice bien est créée en plus, pour que le livre patrimonial puisse être gérer comme un bien.
71	71
72		-[[image:1737722282127-301.png]]
73	73
74		-
75	75	​

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Auteur

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