Modifications pour le document Gérer les exemplaires

Résumé

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Détails

Propriétés de la Page

Contenu

...	...	@@ -1,75 +1,118 @@
	1	+(% class="mark small" %)**Version 4.5 et ultérieures**
	2	+
	3	+|(% style="width:840px" %)(((
1	1	(% class="box" %)
2	2	(((
3		-
	6	+**Exemplariser** une notice, c’est **créer et rattacher un exemplaire physique** à une notice bibliographique afin d’en assurer le suivi dans Flora. Cette opération permet d’indiquer les **informations pratiques propres à chaque exemplaire** (cote, localisation, statut, disponibilité), de gérer plusieurs exemplaires d’un même ouvrage et de distinguer les références réellement présentes dans la bibliothèque de celles citées uniquement à titre documentaire.
4	4	)))
5	5
6		-= Exemplariser une notice bibliographique =
	9	+= Qu'est ce qu'exemplariser ? =
7	7
8		-Dans un système de gestion informatique des bibliothèques (SIGB), l'exemplarisation consiste à rattacher chaque exemplaire physique (un document) à une notice bibliographique correspondante.
	11	+Dans un système de gestion informatisée des bibliothèques (SIGB), **exemplariser** une notice consiste à rattacher un exemplaire physique (le document possédé par la bibliothèque) à une notice bibliographique décrivant l’ouvrage.
	12	+Chaque exemplaire est ainsi identifié et suivi dans Flora, avec ses propres informations pratiques (cote, localisation, statut, disponibilité…).
9	9
10		-La création d'un exemplaire est effectuée depuis une notice bibliographique.
	14	+Cette fonctionnalité permet de gérer **plusieurs exemplaires d’un même ouvrage**, qu’ils soient localisés au même endroit ou répartis dans différents services.
11	11
12		-A partir de la visualisation de la notice bibliographique, cliquez sur le bouton [[image:1737720895958-755.png]] , disponible dans la barre d'outils, pour accéder à la grille de saisie d'un exemplaire.
	16	+Dans le cadre de la documentation des biens du musée, l’exemplarisation joue aussi un rôle important :
13	13
14		-[[image:1737720877120-906.png]]
	18	+* les ouvrages **présents dans la bibliothèque** sont décrits à la fois par une notice bibliographique et une notice exemplaire,
	19	+* les ouvrages **mentionnés uniquement à titre documentaire** (par exemple dans une bibliographie ou une recherche), mais non détenus physiquement par la bibliothèque, disposent uniquement d’une notice bibliographique, sans exemplaire rattaché.
15	15
16		-[[image:1737720997434-999.png]]
	21	+= Exemplariser une notice bibliographique =
17	17
18		-//Grille de saisie d'exemplaire//
	23	+1. Depuis la visualisation d’une notice bibliographique, cliquez sur le bouton **Créer un exemplaire** dans la barre d’outils.
	24	+1. La **grille de saisie d’exemplaire** s’ouvre. Certains champs (type de document, support, cote) sont automatiquement hérités de la notice bibliographique si ceux-ci ont été renseignés.
	25	+1. (((
	26	+Les **champs obligatoires** à renseigner sont :
19	19
20		-Certains champs - tels que la cote, le type de document, le support - sont hérités des champs de la table bibliothèque (s'ils ont été renseignés dans la notice bibliographique).
	28	+* la **catégorie de prêt**
	29	+* le **site**
	30	+* le **code-barres **: si aucun code-barres n’est renseigné à l’enregistrement, **Flora en génère automatiquement un**.
	31	+* le champ **Nouveauté**
	32	+)))
	33	+1. Complétez les champs nécessaires et enregistrez la notice d’exemplaire.
21	21
22		-Remplir les champs et enregistrer la notice.
	35	+(% class="box infomessage" %)
	36	+(((
	37	+La création d’exemplaires peut aussi se faire dans le **module Acquisitions** (extension niveau 3, hors standard).
	38	+)))
23	23
24		-La création d'exemplaires est également proposée dans le module de gestion des acquisitions (extension Flora, hors standard). Pour en savoir plus, se reporter à la documentation** [[Flora Acquisition>>path:/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/G%C3%A9rer%20les%20fonds/C.%20Biblioth%C3%A8que/8%20Le%20service%20Acquisition/8.G.%20Exemplariser/]]**.
	40	+[[Exemplariser>>image:1737720877120-906.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
25	25
26		-== Visualiser la notice exemplaire ==
27	27
28		-Pour visualiser les données saisies, il est conseillé d'utiliser la vue exemplaire détaillé.
	43	+[[Grille de saisie d'une notice exemplaire>>image:1737720997434-999.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
29	29
30		-Dans la notice de l'exemplaire, le lien vers la référence bibliographique est automatique.
31	31
32		-[[image:1737721218957-825.png]]
	46	+(% class="box infomessage" %)
	47	+(((
	48	+(% class="small mark" %)La version **4.7**(%%) introduit une refonte complète des **grilles de saisie des exemplaires**, avec un objectif de **simplification**, de **cohérence** et de meilleure **adaptation aux niveaux d’usage**.
33	33
34		-== Visualiser l'exemplaire dans la notice bibliographique ==
	50	+* **Niveaux 1 & 2 :**
	51	+→ Mise en place d’**une grille unique**, plus simple, intégrant de nouveaux champs descriptifs.
	52	+→ Les champs strictement liés au prêt ont été **supprimés**.
	53	+* **Niveau 3 :**
	54	+→ Introduction d’une **grille spécifique “Exemplaire de prêt”**, adaptée à la gestion de la circulation et aux contrôles.
	55	+→ Disponibilité d’une grille **“Catalogage à la volée”** pour la création rapide d’exemplaires simplifiés.
	56	+)))
35	35
36		-Une fois créés, les exemplaires sont également mentionnés dans la partie inférieure de la notice bibliographique.
	58	+= Visualiser et gérer les exemplaires =
37	37
38		-[[image:1737721338124-910.png]]
	60	+* Dans la notice de l’exemplaire, le lien vers la notice bibliographique est généré automatiquement.
39	39
40		-= Patrimonialiser un exemplaire =
	62	+[[Lien vers la notice bibliographique depuis la notice exemplaire>>image:1755867848897-584.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
41	41
42		-Lorsqu'un exemplaire devient un objet patrimonial, il est possible de l'intégrer à la base de données des biens. Pour cela, utiliser le bouton [[image:1737721620045-207.png]], disponible dans la barre d'outils des exemplaires.
43	43
44		-[[image:1737721662901-835.png]]
	65	+* Les exemplaires liés apparaissent également en bas de la notice bibliographique.
45	45
46		-Une fenêtre pop-up va s'ouvrir pour saisir un numéro d'inventaire.
47		-
	67	+[[Lien vers une notice exemplaire depuis une notice bibliographique>>image:1737721338124-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
48	48
49		-[[image:1737721734434-273.png]]
	69	+= Patrimonialiser un exemplaire =
50	50
51		-Par défaut, le logiciel reprend le code-barres de l'exemplaire mais il est possible de le modifier. Cliquer sur valider pour accéder au choix de grille de saisie.
	71	+Lorsqu’un exemplaire acquiert une valeur patrimoniale (édition rare, exemplaire ancien ou précieux), il peut être **converti en bien** afin d’intégrer la base des collections.
52	52
53		-[[image:1737721771508-792.png]]
	73	+1. Depuis la notice d’exemplaire, cliquez sur le bouton **Patrimonialiser**.
	74	+1. Renseignez le **numéro d’inventaire** dans la fenêtre pop-up (par défaut, Flora reprend le code-barres de l’exemplaire, modifiable si besoin).
	75	+1. Choisissez la **grille de saisie** adaptée au bien.
	76	+1. Les principales données de la notice bibliographique (titre, auteur-exécutant…) sont automatiquement reprises dans la notice de bien.
	77	+1. Complétez les champs et enregistrez.
54	54
55		-Choisir la grille de saisie souhaitée et valider pour accéder à la grille de saisie.
	79	+[[Patrimonialiser un exemplaire>>image:1737721662901-835.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
56	56
57		-[[image:1737721880565-924.png]]
	81	+[[Renseigner un numéro d'inventaire>>image:1737721734434-273.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
58	58
59		-Les données suivantes sont reprises de la notice bibliographique et automatiquement implémentées dans la notice de bien :
60	60
61		-* Titre
62		-* L'auteur-exécutant
	84	+**Le lien entre la notice exemplaire et la notice bien est conservé**. Les trois notices (bibliographique, exemplaire, bien) restent stockées dans leurs tables respectives, permettant un suivi cohérent à la fois documentaire et patrimonial.
63	63
64		-Remplir les champs souhaités et cliquer sur enregistrer.
	86	+[[Lien vers la notice exemplaire depuis la notice bien>>image:1737722282127-301.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	87	+)))|(% style="width:300px" %)(((
	88	+(((
	89	+(% class="box" %)
	90	+(((
	91	+**Sommaire**
65	65
66		-[[image:1737722192855-704.png]]
	93	+{{toc depth="2" numbered="true"/}}
	94	+)))
67	67
68		-La notice est créée dans les biens. Le lien vers la notice exemplaire est automatiquement incrémenté.
	96	+(% class="box" %)
	97	+(((
	98	+**Aller plus loin**
69	69
70		-Les notices bibliographiques et exemplaires sont conservées dans leurs tables respectives. La notice bien est créée en plus, pour que le livre patrimonial puisse être gérer comme un bien.
	100	+* [[Gérer les acquisitions>>doc:Gérer les fonds.C\. Bibliothèque.8 Le service Acquisition.WebHome]]
	101	+* [[Gérer la communication>>doc:Gérer les fonds.C\. Bibliothèque.4 Le service Communication.WebHome]]
	102	+* [[Saisir un bien>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
	103	+)))
	104	+)))
71	71
72		-[[image:1737722282127-301.png]]
	106	+(% class="box" %)
	107	+(((
	108	+**Icônes principales**
73	73
	110	+* [[image:1755868393817-468.png]] : Exemplariser
	111	+* [[image:1755868468074-714.png||height="36" width="23"]] : Patrimonialiser un exemplaire
	112	+)))
	113	+)))
74	74
	115	+
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	117	+
75	75	​

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