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Modifications pour le document Gérer les exemplaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/04 15:56
Depuis la version 15.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/12/04 15:55
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À la version 1.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/27 11:15
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.C\. Bibliothèque.WebHome
1 +1_Fonctionnalités.Gérer les fonds.C\. Bibliothèque.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -1,120 +1,0 @@
1 -(% class="mark small" %)**Version 4.5 et ultérieures**
2 -
3 -|(% style="width:840px" %)(((
4 -(% class="box" %)
5 -(((
6 -**Exemplariser** une notice, c’est **créer et rattacher un exemplaire physique** à une notice bibliographique afin d’en assurer le suivi dans Flora. Cette opération permet d’indiquer les **informations pratiques propres à chaque exemplaire** (cote, localisation, statut, disponibilité), de gérer plusieurs exemplaires d’un même ouvrage et de distinguer les références réellement présentes dans la bibliothèque de celles citées uniquement à titre documentaire.
7 -)))
8 -
9 -= Qu'est ce qu'exemplariser ? =
10 -
11 -Dans un système de gestion informatisée des bibliothèques (SIGB), **exemplariser** une notice consiste à rattacher un exemplaire physique (le document possédé par la bibliothèque) à une notice bibliographique décrivant l’ouvrage.
12 -Chaque exemplaire est ainsi identifié et suivi dans Flora, avec ses propres informations pratiques (cote, localisation, statut, disponibilité…).
13 -
14 -Cette fonctionnalité permet de gérer **plusieurs exemplaires d’un même ouvrage**, qu’ils soient localisés au même endroit ou répartis dans différents services.
15 -
16 -Dans le cadre de la documentation des biens du musée, l’exemplarisation joue aussi un rôle important :
17 -
18 -* les ouvrages **présents dans la bibliothèque** sont décrits à la fois par une notice bibliographique et une notice exemplaire,
19 -* les ouvrages **mentionnés uniquement à titre documentaire** (par exemple dans une bibliographie ou une recherche), mais non détenus physiquement par la bibliothèque, disposent uniquement d’une notice bibliographique, sans exemplaire rattaché.
20 -
21 -= Exemplariser une notice bibliographique =
22 -
23 -1. Depuis la visualisation d’une notice bibliographique, cliquez sur le bouton **Créer un exemplaire** dans la barre d’outils.
24 -1. La **grille de saisie d’exemplaire** s’ouvre. Certains champs (type de document, support, cote) sont automatiquement hérités de la notice bibliographique si ceux-ci ont été renseignés.
25 -1. (((
26 -Les **champs obligatoires** à renseigner sont :
27 -
28 -* la **catégorie de prêt**
29 -* le **site**
30 -* le **code-barres **: si aucun code-barres n’est renseigné à l’enregistrement, **Flora en génère automatiquement un**.
31 -* le champ **Nouveauté**
32 -)))
33 -1. Complétez les champs nécessaires et enregistrez la notice d’exemplaire.
34 -
35 -(% class="box infomessage" %)
36 -(((
37 -La création d’exemplaires peut aussi se faire dans le **module Acquisitions** (extension niveau 3, hors standard).
38 -)))
39 -
40 -[[Exemplariser>>image:1737720877120-906.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
41 -
42 -
43 -[[Grille de saisie d'une notice exemplaire>>image:1737720997434-999.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
44 -
45 -
46 -(% class="box infomessage" %)
47 -(((
48 -(% class="mark small" %)**La version 4.7**(%%) introduit une refonte complète des **grilles de saisie des exemplaires**, avec un objectif de **simplification**, de **cohérence** et de meilleure **adaptation aux niveaux d’usage**.
49 -
50 -* **Niveaux 1 & 2 :**
51 -→ Mise en place d’**une grille unique**, plus simple, intégrant de nouveaux champs descriptifs.
52 -→ Les champs strictement liés au prêt ont été **supprimés**.
53 -* **Niveau 3 :**
54 -→ Introduction d’une **grille spécifique “Exemplaire de prêt”**, adaptée à la gestion de la circulation et aux contrôles.
55 -→ Disponibilité d’une grille **“Catalogage à la volée”** pour la création rapide d’exemplaires simplifiés.
56 -
57 -[[Nouvelle Grille de saisie d'une notice exemplaire (niveau 1)>>image:1764860090421-352.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
58 -)))
59 -
60 -= Visualiser et gérer les exemplaires =
61 -
62 -* Dans la notice de l’exemplaire, le lien vers la notice bibliographique est généré automatiquement.
63 -
64 -[[Lien vers la notice bibliographique depuis la notice exemplaire>>image:1755867848897-584.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
65 -
66 -
67 -* Les exemplaires liés apparaissent également en bas de la notice bibliographique.
68 -
69 -[[Lien vers une notice exemplaire depuis une notice bibliographique>>image:1737721338124-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
70 -
71 -= Patrimonialiser un exemplaire =
72 -
73 -Lorsqu’un exemplaire acquiert une valeur patrimoniale (édition rare, exemplaire ancien ou précieux), il peut être **converti en bien** afin d’intégrer la base des collections.
74 -
75 -1. Depuis la notice d’exemplaire, cliquez sur le bouton **Patrimonialiser**.
76 -1. Renseignez le **numéro d’inventaire** dans la fenêtre pop-up (par défaut, Flora reprend le code-barres de l’exemplaire, modifiable si besoin).
77 -1. Choisissez la **grille de saisie** adaptée au bien.
78 -1. Les principales données de la notice bibliographique (titre, auteur-exécutant…) sont automatiquement reprises dans la notice de bien.
79 -1. Complétez les champs et enregistrez.
80 -
81 -[[Patrimonialiser un exemplaire>>image:1737721662901-835.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
82 -
83 -[[Renseigner un numéro d'inventaire>>image:1737721734434-273.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
84 -
85 -
86 -**Le lien entre la notice exemplaire et la notice bien est conservé**. Les trois notices (bibliographique, exemplaire, bien) restent stockées dans leurs tables respectives, permettant un suivi cohérent à la fois documentaire et patrimonial.
87 -
88 -[[Lien vers la notice exemplaire depuis la notice bien>>image:1737722282127-301.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
89 -)))|(% style="width:300px" %)(((
90 -(((
91 -(% class="box" %)
92 -(((
93 -**Sommaire**
94 -
95 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
96 -)))
97 -
98 -(% class="box" %)
99 -(((
100 -**Aller plus loin**
101 -
102 -* [[Gérer les acquisitions>>doc:Gérer les fonds.C\. Bibliothèque.8 Le service Acquisition.WebHome]]
103 -* [[Gérer la communication>>doc:Gérer les fonds.C\. Bibliothèque.4 Le service Communication.WebHome]]
104 -* [[Saisir un bien>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
105 -)))
106 -)))
107 -
108 -(% class="box" %)
109 -(((
110 -**Icônes principales**
111 -
112 -* [[image:1755868393817-468.png]] : Exemplariser
113 -* [[image:1755868468074-714.png||height="36" width="23"]] : Patrimonialiser un exemplaire
114 -)))
115 -)))
116 -
117 -
118 -
119 -
120 -​
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