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Modifications pour le document Gérer les exemplaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/04 15:56
Depuis la version 14.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/12/04 15:53
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À la version 4.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/08/22 14:34
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -1,118 +4,75 @@
1 -(% class="mark small" %)**Version 4.5 et ultérieures**
2 -
3 -|(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -**Exemplariser** une notice, c’est **créer et rattacher un exemplaire physique** à une notice bibliographique afin d’en assurer le suivi dans Flora. Cette opération permet d’indiquer les **informations pratiques propres à chaque exemplaire** (cote, localisation, statut, disponibilité), de gérer plusieurs exemplaires d’un même ouvrage et de distinguer les références réellement présentes dans la bibliothèque de celles citées uniquement à titre documentaire.
3 +
7 7  )))
8 8  
9 -= Qu'est ce qu'exemplariser ? =
10 -
11 -Dans un système de gestion informatisée des bibliothèques (SIGB), **exemplariser** une notice consiste à rattacher un exemplaire physique (le document possédé par la bibliothèque) à une notice bibliographique décrivant l’ouvrage.
12 -Chaque exemplaire est ainsi identifié et suivi dans Flora, avec ses propres informations pratiques (cote, localisation, statut, disponibilité…).
13 -
14 -Cette fonctionnalité permet de gérer **plusieurs exemplaires d’un même ouvrage**, qu’ils soient localisés au même endroit ou répartis dans différents services.
15 -
16 -Dans le cadre de la documentation des biens du musée, l’exemplarisation joue aussi un rôle important :
17 -
18 -* les ouvrages **présents dans la bibliothèque** sont décrits à la fois par une notice bibliographique et une notice exemplaire,
19 -* les ouvrages **mentionnés uniquement à titre documentaire** (par exemple dans une bibliographie ou une recherche), mais non détenus physiquement par la bibliothèque, disposent uniquement d’une notice bibliographique, sans exemplaire rattaché.
20 -
21 21  = Exemplariser une notice bibliographique =
22 22  
23 -1. Depuis la visualisation d’une notice bibliographique, cliquez sur le bouton **Créer un exemplaire** dans la barre d’outils.
24 -1. La **grille de saisie d’exemplaire** s’ouvre. Certains champs (type de document, support, cote) sont automatiquement hérités de la notice bibliographique si ceux-ci ont été renseignés.
25 -1. (((
26 -Les **champs obligatoires** à renseigner sont :
8 +Dans un système de gestion informatique des bibliothèques (SIGB), l'exemplarisation consiste à rattacher chaque exemplaire physique (un document) à une notice bibliographique correspondante.
27 27  
28 -* la **catégorie de prêt**
29 -* le **site**
30 -* le **code-barres **: si aucun code-barres n’est renseigné à l’enregistrement, **Flora en génère automatiquement un**.
31 -* le champ **Nouveauté**
32 -)))
33 -1. Complétez les champs nécessaires et enregistrez la notice d’exemplaire.
10 +La création d'un exemplaire est effectuée depuis une notice bibliographique.
34 34  
35 -(% class="box infomessage" %)
36 -(((
37 -La création d’exemplaires peut aussi se faire dans le **module Acquisitions** (extension niveau 3, hors standard).
38 -)))
12 +A partir de la visualisation de la notice bibliographique, cliquez sur le bouton [[image:1737720895958-755.png]] , disponible dans la barre d'outils, pour accéder à la grille de saisie d'un exemplaire.
39 39  
40 -[[Exemplariser>>image:1737720877120-906.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
14 +[[image:1737720877120-906.png]]
41 41  
16 +[[image:1737720997434-999.png]]
42 42  
43 -[[Grille de saisie d'une notice exemplaire>>image:1737720997434-999.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
18 +//Grille de saisie d'exemplaire//
44 44  
20 +Certains champs - tels que la cote, le type de document, le support - sont hérités des champs de la table bibliothèque (s'ils ont été renseignés dans la notice bibliographique).
45 45  
46 -(% class="box infomessage" %)
47 -(((
48 -(% class="small mark" %)La version **4.7**(%%) introduit une refonte complète des **grilles de saisie des exemplaires**, avec un objectif de **simplification**, de **cohérence** et de meilleure **adaptation aux niveaux d’usage**.
22 +Remplir les champs et enregistrer la notice.
49 49  
50 -* **Niveaux 1 & 2 :**
51 -→ Mise en place d’**une grille unique**, plus simple, intégrant de nouveaux champs descriptifs.
52 -→ Les champs strictement liés au prêt ont été **supprimés**.
53 -* **Niveau 3 :**
54 -→ Introduction d’une **grille spécifique “Exemplaire de prêt”**, adaptée à la gestion de la circulation et aux contrôles.
55 -→ Disponibilité d’une grille **“Catalogage à la volée”** pour la création rapide d’exemplaires simplifiés.
56 -)))
24 +La création d'exemplaires est également proposée dans le module de gestion des acquisitions (extension Flora, hors standard). Pour en savoir plus, se reporter à la documentation** [[Flora Acquisition>>path:/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/G%C3%A9rer%20les%20fonds/C.%20Biblioth%C3%A8que/8%20Le%20service%20Acquisition/8.G.%20Exemplariser/]]**.
57 57  
58 -= Visualiser et gérer les exemplaires =
26 +== Visualiser la notice exemplaire ==
59 59  
60 -* Dans la notice de l’exemplaire, le lien vers la notice bibliographique est généré automatiquement.
28 +Pour visualiser les données saisies, il est conseillé d'utiliser la vue exemplaire détaillé.
61 61  
62 -[[Lien vers la notice bibliographique depuis la notice exemplaire>>image:1755867848897-584.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
30 +Dans la notice de l'exemplaire, le lien vers la référence bibliographique est automatique.
63 63  
32 +[[image:1737721218957-825.png]]
64 64  
65 -* Les exemplaires liés apparaissent également en bas de la notice bibliographique.
34 +== Visualiser l'exemplaire dans la notice bibliographique ==
66 66  
67 -[[Lien vers une notice exemplaire depuis une notice bibliographique>>image:1737721338124-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
36 +Une fois créés, les exemplaires sont également mentionnés dans la partie inférieure de la notice bibliographique.
68 68  
38 +[[image:1737721338124-910.png]]
39 +
69 69  = Patrimonialiser un exemplaire =
70 70  
71 -Lorsqu’un exemplaire acquiert une valeur patrimoniale (édition rare, exemplaire ancien ou précieux), il peut être **converti en bien** afin d’intégrer la base des collections.
42 +Lorsqu'un exemplaire devient un objet patrimonial, il est possible de l'intégrer à la base de données des biens. Pour cela, utiliser le bouton [[image:1737721620045-207.png]], disponible dans la barre d'outils des exemplaires.
72 72  
73 -1. Depuis la notice d’exemplaire, cliquez sur le bouton **Patrimonialiser**.
74 -1. Renseignez le **numéro d’inventaire** dans la fenêtre pop-up (par défaut, Flora reprend le code-barres de l’exemplaire, modifiable si besoin).
75 -1. Choisissez la **grille de saisie** adaptée au bien.
76 -1. Les principales données de la notice bibliographique (titre, auteur-exécutant…) sont automatiquement reprises dans la notice de bien.
77 -1. Complétez les champs et enregistrez.
44 +[[image:1737721662901-835.png]]
78 78  
79 -[[Patrimonialiser un exemplaire>>image:1737721662901-835.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
46 +Une fenêtre pop-up va s'ouvrir pour saisir un numéro d'inventaire.
47 +
80 80  
81 -[[Renseigner un numéro d'inventaire>>image:1737721734434-273.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
49 +[[image:1737721734434-273.png]]
82 82  
51 +Par défaut, le logiciel reprend le code-barres de l'exemplaire mais il est possible de le modifier. Cliquer sur valider pour accéder au choix de grille de saisie.
83 83  
84 -**Le lien entre la notice exemplaire et la notice bien est conservé**. Les trois notices (bibliographique, exemplaire, bien) restent stockées dans leurs tables respectives, permettant un suivi cohérent à la fois documentaire et patrimonial.
53 +[[image:1737721771508-792.png]]
85 85  
86 -[[Lien vers la notice exemplaire depuis la notice bien>>image:1737722282127-301.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
87 -)))|(% style="width:300px" %)(((
88 -(((
89 -(% class="box" %)
90 -(((
91 -**Sommaire**
55 +Choisir la grille de saisie souhaitée et valider pour accéder à la grille de saisie.
92 92  
93 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
94 -)))
57 +[[image:1737721880565-924.png]]
95 95  
96 -(% class="box" %)
97 -(((
98 -**Aller plus loin**
59 +Les données suivantes sont reprises de la notice bibliographique et automatiquement implémentées dans la notice de bien :
99 99  
100 -* [[Gérer les acquisitions>>doc:Gérer les fonds.C\. Bibliothèque.8 Le service Acquisition.WebHome]]
101 -* [[Gérer la communication>>doc:Gérer les fonds.C\. Bibliothèque.4 Le service Communication.WebHome]]
102 -* [[Saisir un bien>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
103 -)))
104 -)))
61 +* Titre
62 +* L'auteur-exécutant
105 105  
106 -(% class="box" %)
107 -(((
108 -**Icônes principales**
64 +Remplir les champs souhaités et cliquer sur enregistrer.
109 109  
110 -* [[image:1755868393817-468.png]] : Exemplariser
111 -* [[image:1755868468074-714.png||height="36" width="23"]] : Patrimonialiser un exemplaire
112 -)))
113 -)))
66 +[[image:1737722192855-704.png]]
114 114  
68 +La notice est créée dans les biens. Le lien vers la notice exemplaire est automatiquement incrémenté.
115 115  
70 +Les notices bibliographiques et exemplaires sont conservées dans leurs tables respectives. La notice bien est créée en plus, pour que le livre patrimonial puisse être gérer comme un bien.
116 116  
72 +[[image:1737722282127-301.png]]
117 117  
74 +
118 118  ​
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