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Modifications pour le document Gérer les exemplaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/12/04 15:56
Depuis la version 1.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/27 11:15
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À la version 14.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/12/04 15:53
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -1_Fonctionnalités.Gérer les fonds.C\. Bibliothèque.WebHome
1 +Gérer les fonds.C\. Bibliothèque.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.JDT
Contenu
... ... @@ -1,0 +1,118 @@
1 +(% class="mark small" %)**Version 4.5 et ultérieures**
2 +
3 +|(% style="width:840px" %)(((
4 +(% class="box" %)
5 +(((
6 +**Exemplariser** une notice, c’est **créer et rattacher un exemplaire physique** à une notice bibliographique afin d’en assurer le suivi dans Flora. Cette opération permet d’indiquer les **informations pratiques propres à chaque exemplaire** (cote, localisation, statut, disponibilité), de gérer plusieurs exemplaires d’un même ouvrage et de distinguer les références réellement présentes dans la bibliothèque de celles citées uniquement à titre documentaire.
7 +)))
8 +
9 += Qu'est ce qu'exemplariser ? =
10 +
11 +Dans un système de gestion informatisée des bibliothèques (SIGB), **exemplariser** une notice consiste à rattacher un exemplaire physique (le document possédé par la bibliothèque) à une notice bibliographique décrivant l’ouvrage.
12 +Chaque exemplaire est ainsi identifié et suivi dans Flora, avec ses propres informations pratiques (cote, localisation, statut, disponibilité…).
13 +
14 +Cette fonctionnalité permet de gérer **plusieurs exemplaires d’un même ouvrage**, qu’ils soient localisés au même endroit ou répartis dans différents services.
15 +
16 +Dans le cadre de la documentation des biens du musée, l’exemplarisation joue aussi un rôle important :
17 +
18 +* les ouvrages **présents dans la bibliothèque** sont décrits à la fois par une notice bibliographique et une notice exemplaire,
19 +* les ouvrages **mentionnés uniquement à titre documentaire** (par exemple dans une bibliographie ou une recherche), mais non détenus physiquement par la bibliothèque, disposent uniquement d’une notice bibliographique, sans exemplaire rattaché.
20 +
21 += Exemplariser une notice bibliographique =
22 +
23 +1. Depuis la visualisation d’une notice bibliographique, cliquez sur le bouton **Créer un exemplaire** dans la barre d’outils.
24 +1. La **grille de saisie d’exemplaire** s’ouvre. Certains champs (type de document, support, cote) sont automatiquement hérités de la notice bibliographique si ceux-ci ont été renseignés.
25 +1. (((
26 +Les **champs obligatoires** à renseigner sont :
27 +
28 +* la **catégorie de prêt**
29 +* le **site**
30 +* le **code-barres **: si aucun code-barres n’est renseigné à l’enregistrement, **Flora en génère automatiquement un**.
31 +* le champ **Nouveauté**
32 +)))
33 +1. Complétez les champs nécessaires et enregistrez la notice d’exemplaire.
34 +
35 +(% class="box infomessage" %)
36 +(((
37 +La création d’exemplaires peut aussi se faire dans le **module Acquisitions** (extension niveau 3, hors standard).
38 +)))
39 +
40 +[[Exemplariser>>image:1737720877120-906.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
41 +
42 +
43 +[[Grille de saisie d'une notice exemplaire>>image:1737720997434-999.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
44 +
45 +
46 +(% class="box infomessage" %)
47 +(((
48 +(% class="small mark" %)La version **4.7**(%%) introduit une refonte complète des **grilles de saisie des exemplaires**, avec un objectif de **simplification**, de **cohérence** et de meilleure **adaptation aux niveaux d’usage**.
49 +
50 +* **Niveaux 1 & 2 :**
51 +→ Mise en place d’**une grille unique**, plus simple, intégrant de nouveaux champs descriptifs.
52 +→ Les champs strictement liés au prêt ont été **supprimés**.
53 +* **Niveau 3 :**
54 +→ Introduction d’une **grille spécifique “Exemplaire de prêt”**, adaptée à la gestion de la circulation et aux contrôles.
55 +→ Disponibilité d’une grille **“Catalogage à la volée”** pour la création rapide d’exemplaires simplifiés.
56 +)))
57 +
58 += Visualiser et gérer les exemplaires =
59 +
60 +* Dans la notice de l’exemplaire, le lien vers la notice bibliographique est généré automatiquement.
61 +
62 +[[Lien vers la notice bibliographique depuis la notice exemplaire>>image:1755867848897-584.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
63 +
64 +
65 +* Les exemplaires liés apparaissent également en bas de la notice bibliographique.
66 +
67 +[[Lien vers une notice exemplaire depuis une notice bibliographique>>image:1737721338124-910.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
68 +
69 += Patrimonialiser un exemplaire =
70 +
71 +Lorsqu’un exemplaire acquiert une valeur patrimoniale (édition rare, exemplaire ancien ou précieux), il peut être **converti en bien** afin d’intégrer la base des collections.
72 +
73 +1. Depuis la notice d’exemplaire, cliquez sur le bouton **Patrimonialiser**.
74 +1. Renseignez le **numéro d’inventaire** dans la fenêtre pop-up (par défaut, Flora reprend le code-barres de l’exemplaire, modifiable si besoin).
75 +1. Choisissez la **grille de saisie** adaptée au bien.
76 +1. Les principales données de la notice bibliographique (titre, auteur-exécutant…) sont automatiquement reprises dans la notice de bien.
77 +1. Complétez les champs et enregistrez.
78 +
79 +[[Patrimonialiser un exemplaire>>image:1737721662901-835.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
80 +
81 +[[Renseigner un numéro d'inventaire>>image:1737721734434-273.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
82 +
83 +
84 +**Le lien entre la notice exemplaire et la notice bien est conservé**. Les trois notices (bibliographique, exemplaire, bien) restent stockées dans leurs tables respectives, permettant un suivi cohérent à la fois documentaire et patrimonial.
85 +
86 +[[Lien vers la notice exemplaire depuis la notice bien>>image:1737722282127-301.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
87 +)))|(% style="width:300px" %)(((
88 +(((
89 +(% class="box" %)
90 +(((
91 +**Sommaire**
92 +
93 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
94 +)))
95 +
96 +(% class="box" %)
97 +(((
98 +**Aller plus loin**
99 +
100 +* [[Gérer les acquisitions>>doc:Gérer les fonds.C\. Bibliothèque.8 Le service Acquisition.WebHome]]
101 +* [[Gérer la communication>>doc:Gérer les fonds.C\. Bibliothèque.4 Le service Communication.WebHome]]
102 +* [[Saisir un bien>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
103 +)))
104 +)))
105 +
106 +(% class="box" %)
107 +(((
108 +**Icônes principales**
109 +
110 +* [[image:1755868393817-468.png]] : Exemplariser
111 +* [[image:1755868468074-714.png||height="36" width="23"]] : Patrimonialiser un exemplaire
112 +)))
113 +)))
114 +
115 +
116 +
117 +
118 +​
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