Saisir au format UNIMARC dans Flora

Version 4.1 par Joséphine Ducruet le 2025/08/22 12:04

Versions 4.5 et ultérieurs

UNIMARC en bref

L’UNIMARC (UNIversal Machine Readable Cataloguing) est un format international destiné au catalogage informatisé, au traitement et à l’échange de données bibliographiques.
Il a été conçu et est maintenu par l’IFLA (Fédération internationale des associations et institutions de bibliothèques).

Où trouver de l’aide ?
Le manuel de référence UNIMARC est mis en ligne par le programme Transition bibliographique, piloté par la BnF (Bibliothèque nationale de France) et l’Abes (Agence Bibliographique de l’Enseignement Supérieur).

Accéder au manuel UNIMARC

Flasher vos ISBN et ISSN

Il est possible de saisir certains champs normalisés (ISBN, ISSN, EAN, ISRM, etc.) à l’aide d’un lecteur de codes-barres relié au poste de travail.

Positionner le curseur dans le champ concerné.
Scanner le code-barre.
La valeur est automatiquement copiée et collée dans le champ.

Cette option ne fonctionne pas avec les QR codes.

Les champs incontournables

Indiquer le type de document

Le champ « UNIMARC 8 – Type document » précise le type de document catalogué

Définir le support

Utilisez le champ « UNIMARC 9 – Support » pour définir le support du document (papier, électronique, microforme, etc.).

Renseigner l'ISBN

Utilisez le champ « 010a – N° ISBN » pour renseigner le numéro ISBN attribué à l’ouvrage.

Définir les langues d'un document

Pour définir la langue du document dans Flora, utilisez les champs « 101ind1- 1er indicateur » et « 101a - Langue du document ».

Renseigner le titre

Pour saisir le titre d’un document, renseignez le champ « 200a – Titre propre ».

Indiquer le nombre de page et le format

Dans Flora, le champ « 215a – Ind.spécifique du type de document et importance matérielle » sert à renseigner l’importance matérielle du document, notamment le nombre de pages et « 215d – Format » permet de préciser le format physique.

Champs Ind.spécifique du type de document et importance matérielle et Format

Qui est l’auteur ? Où le renseigner ?

Les auteurs d’un ouvrage peuvent être renseignés de deux manières :

Dans les champs du regroupement Titre

200r – 1ère mention de responsabilité
200g – Mention de responsabilité suivante

Ces champs permettent d’indiquer les auteurs mais ne sont pas liés aux autorités UNIMARC de Flora.

En règle générale, ils reprennent la description figurant sur la couverture de l’ouvrage (mentions de responsabilité telles qu’elles apparaissent sur le document).

Dans le regroupement Auteurs

700a – Auteur : fait le lien avec la notice autorité de l’auteur principal.
7004 – Code de fonction : précise la fonction de l’auteur dans l’ouvrage.

Cette méthode est recommandée pour relier vos notices aux autorités UNIMARC et assurer la normalisation.

Selon le format UNIMARC, différents champs permettent de distinguer les rôles :

Étiquette UNIMARC	Libellé Flora	Définition
700	Auteur principal – Personne physique	Responsabilité principale de l’œuvre
701	Co-auteur – Personne physique	Autre responsabilité principale dans l’œuvre
702	Responsabilité secondaire – Personne physique	Auteur secondaire
710	Collectivité – Responsabilité. principale	Personne morale avec responsabilité principale
711	Collectivité – Co-auteur	Personne morale avec autre responsabilité principale
712	Collectivité – Mention de responsabilité secondaire	Personne morale auteur secondaire

Saisir des champs composites

Caractéristiques du format MARC, les champs composites permettent la saisie structurée de champs codés. Un clic sur le bouton à droite du champ, ouvre une sous-grille de saisie permettant d'accéder à ces informations explicites, pour les saisir ou les modifier.

Pour utiliser ces champs, il est obligatoire de passer par une sous-grille, qui va construire la donnée codée. La sous-grille facilite la saisie et assure le respect des espaces entre les codes, en proposant des listes explicites et des libellés en clair, selon les principes exposés tout au long de ce document.

Remplir la date de publication dans le champ 100a Données générales

Pour remplir cette information, cliquer sur le à droite du champ 100a Données générales.

Une fenêtre pop-up va ouvrir une sous-grille ; cette dernière facilite la saisie et assure le respect des espaces entre les codes, en proposant des listes explicites et des libellés en clairs.

Remplir le champ 1e date pub.

Cliquer sur valider pour enregistrer la modification.

Répercussion sur les liens bibliographiques dans les notices liées

La saisie de ce champ est intéressante car elle permettra d'afficher la date de publication dans le lien bibliographique, sur les notices liées.

Exemple avec une notice bibliographique liées à un bien

Attention, dans la grille de saisie UNIMARC, il existe un autre champ pour indiquer la date de publication : 214d Date de publication . Il est néanmoins fortement conseillé d'utiliser le champ 100a Données générales.

Explications :

Les blocs et leurs champs 2XX dans le format Unimarc sont des informations descriptives.Le champ 214d Date de publication du bloc Edition (214) est un champ texte : on peut saisir "s.d." ou "copyright" ou "dépôt légal", en plus de de l'année.
Or on doit utiliser un champ numérique pour l'année de publication; pour le tri dans la liste résultats des notices bibliographiques : c'est pourquoi, les données du champ 100a Données générales sont utilisées pour être affichées dans le lien vers la notice bibliographique

Options

Saisir avec un lecteur de code-barre

Dans Flora, il est possible de saisir les champs ISBN, ISSN, EAN, ISRM, etc., avec un lecteur de code-barre. Pour cela, il faut que le lecteur soit associé au poste de l'agent.

Positionner le curseur le champ et scanner le code-barre. Grace à la douchette, l'information est copiée puis, collée dans le champ.

Attention : cette option ne fonctionne pas avec les QR-CODE.