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Code source wiki de Saisir une unité d'archives

Version 4.1 par Joséphine Ducruet le 2025/08/25 14:56
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1 (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures**
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3 |(% style="width:840px" %)(((
4 = A quoi servent les unités d'archives ? =
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6 Une **notice d’unité d’archives** est la **fiche descriptive** qui permet de documenter chaque élément versé : article, dossier, sous-dossier ou pièce.
7 Elle constitue l’outil central pour **organiser, comprendre et exploiter les archives** au quotidien.
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9 Les notices d’unité d’archives remplissent plusieurs fonctions essentielles :
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11 * **Décrire le document** à travers son **titre**, son **intitulé** ou une désignation claire.
12 * **Préciser les dates extrêmes**, c’est-à-dire les années ou périodes couvertes par les documents.
13 * **Fournir une analyse** du contenu pour en faciliter la recherche et la consultation.
14 * **Situer le document dans la hiérarchie archivistique** (article, dossier, sous-dossier, pièce).
15 * **Préciser des modalités de gestion** : conditions d’accès, reproduction, traitement (conservation, élimination), accroissement possible.
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17 (% class="box infomessage" %)
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19 **À ne pas confondre : Article, dossier, sous-dossier et pièce**
20 Dans Flora, ces niveaux (article, dossier, sous-dossier, pièce) relèvent **tous de la même typologie de notice : l’unité d’archives**.
21 C’est le champ **« entité décrite »** qui permet de les différencier.
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23 * (((
24 **Article**
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27 Sert souvent de regroupement logique (par boîtes, registres ou ensembles homogènes).
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31 **Dossier**
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33 * Regroupe plusieurs documents autour d’un thème ou d’une action.
34 * Peut correspondre à un dossier physique ou thématique.
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36 * (((
37 **Sous-dossier**
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39 * Subdivision d’un dossier pour isoler une partie précise.
40 * Utilisé quand un dossier couvre plusieurs aspects, partenaires ou périodes.//.//
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42 * (((
43 **Pièce**
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45 * Niveau le plus fin : un document unique, identifié individuellement.
46 * Peut être textuel, iconographique, audiovisuel ou numérique.
47 )))
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49 L’**article** sert de point de départ, tandis que les **dossiers** et **sous-dossiers** structurent la masse documentaire, et que la **pièce** décrit le document final.
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52 La hiérarchie peut être adaptée selon les besoins :
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54 * Créer uniquement un **article** sans niveaux en dessous.
55 * Passer d’un **article directement à des pièces**, sans dossiers intermédiaires.
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