Version 3.5 et ultérieures
A quoi servent les unités d'archives ?Une notice d’unité d’archives est la fiche descriptive qui permet de documenter chaque élément versé : article, dossier, sous-dossier ou pièce.
Elle constitue l’outil central pour organiser, comprendre et exploiter les archives au quotidien. Les notices d’unité d’archives remplissent plusieurs fonctions essentielles : - Décrire le document à travers son titre, son intitulé ou une désignation claire.
- Préciser les dates extrêmes, c’est-à-dire les années ou périodes couvertes par les documents.
- Fournir une analyse du contenu pour en faciliter la recherche et la consultation.
- Situer le document dans la hiérarchie archivistique (article, dossier, sous-dossier, pièce).
- Préciser des modalités de gestion : conditions d’accès, reproduction, traitement (conservation, élimination), accroissement possible.
À ne pas confondre : Article, dossier, sous-dossier et pièce
Dans Flora, ces niveaux (article, dossier, sous-dossier, pièce) relèvent tous de la même typologie de notice : l’unité d’archives.
C’est le champ « entité décrite » qui permet de les différencier. Article Sert souvent de regroupement logique (par boîtes, registres ou ensembles homogènes).
Dossier - Regroupe plusieurs documents autour d’un thème ou d’une action.
- Peut correspondre à un dossier physique ou thématique.
Sous-dossier - Subdivision d’un dossier pour isoler une partie précise.
- Utilisé quand un dossier couvre plusieurs aspects, partenaires ou périodes..
Pièce - Niveau le plus fin : un document unique, identifié individuellement.
- Peut être textuel, iconographique, audiovisuel ou numérique.
L’article sert de point de départ, tandis que les dossiers et sous-dossiers structurent la masse documentaire, et que la pièce décrit le document final. La hiérarchie peut être adaptée selon les besoins : - Créer uniquement un article sans niveaux en dessous.
- Passer d’un article directement à des pièces, sans dossiers intermédiaires.
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