Modifications pour le document Saisir une unité d'archives

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Détails

Propriétés de la Page

Contenu

@@ -23,14 +23,14 @@
  * (((
  **Article**
--* (((
--Sert souvent de regroupement logique (par boîtes, registres ou ensembles homogènes).
++* Premier niveau créé à partir d’un versement.
++* Sert souvent de regroupement logique (par boîtes, registres ou ensembles homogènes).
++* Mais il peut aussi faire office de document final si on ne va pas plus loin dans la hiérarchie.
  )))
--)))
  * (((
  **Dossier**
--* Regroupe plusieurs documents autour d’un thème ou d’une action.
++* Regroupe plusieurs articles ou documents autour d’un thème ou d’une action.
  * Peut correspondre à un dossier physique ou thématique.
  )))
  * (((
@@ -37,7 +37,7 @@
  **Sous-dossier**
  * Subdivision d’un dossier pour isoler une partie précise.
--* Utilisé quand un dossier couvre plusieurs aspects, partenaires ou périodes.//.//
++* Utilisé quand un dossier couvre plusieurs aspects, partenaires ou périodes.
  )))
  * (((
  **Pièce**
@@ -46,16 +46,412 @@
  * Peut être textuel, iconographique, audiovisuel ou numérique.
  )))
--L’**article** sert de point de départ, tandis que les **dossiers** et **sous-dossiers** structurent la masse documentaire, et que la **pièce** décrit le document final.
++**L’article sert de point de départ, tandis que les dossiers et sous-dossiers structurent la masse documentaire, et que la pièce décrit le document final.**
++)))
++>(% class="small" %)**Exemples d'usages :**
--La hiérarchie peut être adaptée selon les besoins :
++>(% class="small" %)Un **article administratif** réunit les dossiers de recrutement d’une collectivité (//Concours administratifs 2010-2015//).
--* Créer uniquement un **article** sans niveaux en dessous.
--* Passer d’un **article directement à des pièces**, sans dossiers intermédiaires.
++>(% class="small" %)Un **dossier technique** rassemble les factures et devis d’une opération d’urbanisme (//Travaux de réfection de la mairie, 2008-2010//).
++
++>(% class="small" %)Un **sous-dossier** isole un lot de pièces contractuelles (//Marché public « scénographie »//).
++
++>(% class="small" %)Une **pièce individuelle** décrit un document unique (//Contrat de travail signé le 12/03/2009//).
++
++>(% class="small" %)Un **dossier **regroupe la documentation liée à une exposition temporaire (//Exposition « La Licorne », 1985-1990//).
++
++>(% class="small" %)Un **article** rassemble des manuscrits anciens (//Correspondance révolutionnaire 1790-1795//).
++
++= Comment créer une unité d'archives ? =
++
++(% class="box successmessage" %)
++(((
++**Bonnes pratiques :**
++
++* Toujours vérifier le **lien avec le versement** pour assurer la traçabilité.
++* Utiliser les **autorités et thésaurus** plutôt que du texte libre pour garantir l’homogénéité des données.
++* Décrire de manière concise mais explicite l’analyse et le contenu.
++* Numéroter les dossiers, sous-dossiers et pièces de façon cohérente.
  )))
++== Depuis la table unité d'archives ==
++
++* Cliquez sur l’icône **Créer**.
++
++[[Création d'une notice depuis la table unité d'archives>>image:1756127317988-308.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++== Depuis une notice versement d'archives ==
++
++Utilisez la barre d’icônes située en haut de la notice :
++
++1. Ouvrez le **menu déroulant des grilles de saisie**.
++1. Sélectionnez la grille souhaitée
++1. Cliquez sur l'icône **Décrire un document**.
++
++Une nouvelle notice d’unité d’archives s’ouvre automatiquement avec la grille choisie, prête à être renseignée.
++
++**Cette notice sera directement et automatiquement liée au versement à partir duquel elle a été créée**.
++
++[[Choix de la grille de saisie et icône Décrire un document sur une notice versement>>image:1756130193296-176.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++== Depuis une notice unité d'archives ==
++
++Utilisez la barre d’icônes située en haut de la notice :
++
++1. Depuis la notice ouverte, utilisez la **liste déroulante des grilles de saisie**.
++1. (((
++Les choix proposés correspondent toujours au **niveau inférieur de la hiérarchie** :
++
++* Depuis un **article** → possibilité de créer un **dossier** ou directement des **pièces**.
++* Depuis un **dossier** → possibilité de créer des **sous-dossiers**.
++* Depuis un **sous-dossier** → possibilité de créer des **pièces**.
++)))
++1. Cliquez sur l’icône **Décrire un document**.
++
++Une nouvelle notice d’unité d’archives s’ouvre automatiquement avec la grille choisie, **et elle est directement rattachée à la notice d’où vous êtes parti**.
++
++[[Choix de la grille de saisie et icône Décrire un document sur une notice versement>>image:1756130567716-327.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++== (% id="cke_bm_255360S" style="display:none" %) (%%)A la volée depuis une notice principale ==
++
++* Cliquez sur l'icône de **création **à coté du champ de lien
++
++[[Création d'une notice unité d'archives depuis une notice bien>>image:1756131882432-464.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++= Choisir une grille de saisie =
++
++La grille détermine la structure et les champs affichés.
++
++Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
++
++|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center" %)**Libellé de la grille**|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center" %)**Utilisation principale**
++|Article (grille allégée)|Description simplifiée d’un article, utile pour les campagnes rapides ou la saisie minimale.
++|Article (grille complète)|Description détaillée et exhaustive d’un article, avec tous les champs disponibles.
++|Article (grille minimale)|Saisie très basique d’un article, centrée sur l’identification essentielle.
++|Dossier|Description du dossier en tant qu’unité logique : son intitulé, ses dates, son contenu global et ce qu’il regroupe (sous-dossiers ou pièces).
++|Groupe d’articles|Description d'un ensemble homogène d’articles comme un seul tout (ex. une série de registres ou plusieurs boîtes liées).
++|Pièce|Description d'un document unique (contrat, courrier, photographie, vidéo…).
++|Sous-dossier|Affiner la description d’un dossier en créant une subdivision thématique ou chronologique plus précise.
++
++(% class="box successmessage" %)
++(((
++Pour les utilisateurs disposant uniquement du **niveau 1** (sans traitement archivistique), il est recommandé d’utiliser, **pour la création d’articles**, la **grille « Article (grille allégée) »**.
++Elle permet de saisir rapidement les informations essentielles d’un article sans complexifier la notice.
++En revanche, ils peuvent également créer des **dossiers, sous-dossiers ou pièces** avec les grilles correspondantes, selon la structuration nécessaire.
++)))
++
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
++
++L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
++
++* **Ajouter ou retirer des champs** en fonction des pratiques archivistiques
++* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
++* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (traitement de fonds en urgence, rétrospectif…)
++* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : agent de classement, archiviste, utilisateur versant...)
++
++Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
++)))
++
++= Renseigner et enregistrer la notice =
++
++Une fois la grille de saisie ouverte :
++
++1. **Remplir les champs** de la grille
++1. **Les champs //Code du versement, Série, Sous-série et N° versement//** ne sont pas modifiables et sont hérités de la notice versement liée
++1. **Le champ //Cote //**se complète automatiquement en combinant les champs :
++1*. cote du versement
++1*. n° de l'unité d'archives
++1*. n° dernière unité d'archives
++1*. suffixe de l'unité d'archives
++1*. n° dossier
++1*. n° sous-dossier
++1*. n° pièce
++1. Le champ //**Cotes extrêmes**// se complète automatiquement en combinant le n° de l'unité d'archives et le n° de la dernière unité d'archives
++1. Le champ//** Années extrêmes**// se complète automatiquement en combinant les champs année début et année fin
++1. **Champs obligatoires** :
++1*. Etat unité d'archives
++1*. Cote du versement
++1*. N° de l'unité d'archives
++1*. Entité responsable
++1. **Enregistrer** la notice
++
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++**À savoir**
++
++Le champ** Etat unité d'archives** n’est **pas modifiable** par les utilisateurs disposant uniquement du **niveau 1**.
++Pour les utilisateurs disposant du **niveau 2**, ce champ est géré automatiquement par les **modules de traitement des archives**.
++)))
++
++= Gérer la hiérarchie des unités d'archives =
++
++Les fonctionnalités permettant de gérer la hiérarchie (génération automatique, association d’unités déjà existantes, consultation des notices associées) sont identiques que l’on travaille depuis une **notice de versement** ou depuis une **notice d’unité d’archives**.
++La logique de création, de rattachement et de navigation reste la même, seule la profondeur de la hiérarchie varie selon le niveau où l’on se situe.
++
++== Générer automatiquement des unités ==
++
++1. Depuis une notice ouverte, cliquez sur **Générer des articles / dossiers / sous-dossiers / pièces** (selon le niveau où vous vous trouvez).
++1. Indiquez le **numéro de la première et de la dernière unité** à générer
++1. Cocher **Appliquer le tableau de gestion**, si besoin
++1. **Validez** : Flora crée automatiquement les notices correspondantes, en reprenant les champs suivants :
++
++|(((
++* Lien versement
++)))|(((
++* Lien unités d'archives
++)))|(((
++* Niveau de risque
++)))|(((
++* N° pour le tri
++)))
++|(((
++* N° première unité d’archives tri
++)))|(((
++* Cadre classement
++)))|(((
++* Fonds
++)))|(((
++* Série
++)))
++|(((
++* Sous-série
++)))|(((
++* Sous-sous-série
++)))|(((
++* Code commune
++)))|(((
++* Cote du versement
++)))
++|(((
++* N° versement
++)))|(((
++* N° de l’unité d’archives
++)))|(((
++* N° dernière unité d’archives
++)))|(((
++* Suffixe de l’unité d’archives
++)))
++|(((
++* N° dossier
++)))|(((
++* N° sous-dossier
++)))|(((
++* Entité responsable
++)))|(((
++* Responsable du versement
++)))
++|(((
++* Service créateur
++)))|(((
++* Producteur
++)))|(((
++* Date de création du versement
++)))|(((
++* Support(s)
++)))
++|(((
++* Nature du (des) contenant(s)
++)))|(((
++* Auteurs
++)))|(((
++* Noms cités
++)))|(((
++* Mots-clés
++)))
++|(((
++* Thesaurus W
++)))|(((
++* Objet figuré
++)))|(((
++* Objet
++)))|(((
++* Action
++)))
++|(((
++* Typologie des documents
++)))|(((
++* Références complémentaires
++)))|(((
++* Lieux
++)))|(((
++* Tableau de gestion
++)))
++
++(% start="5" %)
++1. Les informations sur la cote sont également renseigné automatiquement
++1. Les unités générées apparaissent immédiatement dans la liste des objets associés.
++1. Une fois créées, les notices peuvent être **modifiées individuellement** pour compléter ou enrichir les informations
++
++Ce mode est utile pour c**réer rapidement une série homogène** (ex. plusieurs boîtes, plusieurs dossiers d’un même lot).
++
++(% class="box successmessage" %)
++(((
++**Astuce :**
++Sur les notices unité d'archives** l**’**icône de génération** est identique quel que soit le niveau (article, dossier, sous-dossier, pièce).
++Il est donc possible de voir **plusieurs fois la même icône** dans une notice.
++Pour savoir ce qui sera créé, passez simplement la souris dessus : un texte d’aide précise si l’action générera des **articles**, des **dossiers**, des **sous-dossiers** ou des **pièces**.
++)))
++
++[[Générer des articles depuis une notice versement d'archives>>image:1756134963508-923.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++[[Générer des dossiers depuis une notice unité d'archives article>>image:1756132608146-755.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
++[[Indication des numéros des unités à gérer>>image:1756132664486-171.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++[[Exemple de dossiers générés depuis un article>>image:1756132712015-883.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++== Associer des unités déjà existantes ==
++
++Depuis une notice ouverte,
++
++1. Cliquez sur **Associer des articles / dossiers / pièces **(selon le niveau où vous vous trouvez).
++1. Dans la fenêtre latérale, recherchez l’unité que vous souhaitez rattacher.
++1. Sélectionnez-la puis cliquez sur **Associer**.
++1. L’unité est ajoutée à la hiérarchie de la notice en cours.
++
++Ce mode permet de **relier des notices créées indépendamment**, sans les recréer.
++
++(% class="box successmessage" %)
++(((
++**Astuce :**
++Sur les notices unité d'archives** l**’**icône pour associer des notices existantes** est identique quel que soit le niveau (article, dossier, sous-dossier, pièce).
++Il est donc possible de voir **plusieurs fois la même icône** dans une notice.
++Pour savoir ce qui sera associé, passez simplement la souris dessus : un texte d’aide précise si l’action associera des **articles**, des **dossiers**, des **sous-dossiers** ou des **pièces**.
++)))
++
++[[Associer un article déjà existant à une notice versement d'archives>>image:1756135122123-344.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++[[Associer un dossier déjà existant à une notice unité d'archives>>image:1756135245136-475.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++== Consulter les notices associées ==
++
++1. Depuis la notice de départ, cliquez sur **Voir les objets associés**.
++1. Une fenêtre s’ouvre à droite, affichant la liste des unités liées (articles, dossiers, pièces).
++1. (((
++Vous pouvez (% style="background-color:transparent" %)naviguer dans la hiérarchie en cliquant sur l’icône **lunettes** pour ouvrir une notice associée
++)))
++
++Ce mode facilite la navigation et la vérification de la cohérence entre les différents niveaux hiérarchiques.
++
++(% class="box warningmessage" %)
++(((
++**Attention**
++La fonction **« Voir les objets associés »** n’affiche que les notices **directement rattachées** au niveau en cours (ex. : les dossiers rattachés à un article, ou les pièces rattachées à un sous-dossier).
++Elle ne permet pas de visualiser en un seul coup d’œil les niveaux inférieurs encore en dessous.
++Pour consulter ces notices, il faut ouvrir chaque notice intermédiaire à l’aide de l’icône **lunettes**.
++)))
++
++[[Consulter les notices associées>>image:1756135642117-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++== Masquer les notices associées ==
++
++Lorsque vous cliquez sur **Voir les objets associés**, une fenêtre latérale s’ouvre à droite de l’écran.
++Pour la fermer et revenir à la notice en plein écran cliquez sur **Masquer** en haut de la fenêtre.
++
++[[Masquer les notices associées>>image:1756135781246-213.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++= Appliquer un tableau de gestion =
++
++(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures - Option Niveau 2 Traitement des Archives**
++
++== Le tableau de gestion dans Flora ==
++
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++Un **tableau de gestion** est un document de référence élaboré conjointement par le service producteur et le service d’archives compétent.
++Il recense l’ensemble des catégories de documents produites par une organisation et précise pour chacune :
++
++* sa **durée d’utilité administrative (DUA)**,
++* sa **durée de conservation** après la DUA,
++* et son **sort final** : élimination ou conservation définitive.
++
++Ce document, validé par l’autorité compétente (Archives départementales ou Service interministériel des Archives de France), constitue la base réglementaire pour la conservation et l’élimination des documents.
++)))
++
++Dans Flora, le **tableau de gestion** est intégré au fonctionnement même des notices d’archives. Il permet :
++
++* d’attribuer automatiquement un **statut de traitement** à chaque unité d’archives (//à conserver, à éliminer, en attente…//),
++* de calculer les **délais réglementaires** (DUA, durée de conservation, communicabilité, année de révision),
++* de proposer le **sort final** du document (//conservation illimitée, versement aux Archives historiques, élimination//).
++
++En pratique, lors de la saisie ou la modification d’une notice d’unité d’archives, le choix d’une règle dans le champ **Tableau de gestion** déclenche automatiquement l’alimentation des champs associés.
++
++== Créer un tableau de gestion ==
++
++(% class="box warningmessage" %)
++(((
++Le tableau de gestion ne doit pas être créé ou modifié directement par les utilisateurs standards. Son paramétrage est du ressort de l’administrateur fonctionnel et des archivistes, car il engage la responsabilité réglementaire de l’établissement.
++)))
++
++1. (((
++**Accéder au menu**
++
++1. Rendez-vous dans l’espace **Autorités Archives > Tableaux de gestion**.
++1. Cliquez sur l’icône **« + »** pour créer une nouvelle règle.
++)))
++1. (((
++**Renseigner les champs**
++)))
++1. **Champs obligatoires** :
++1*. **Statut du type de document**
++1*. **Type de document**
++1*. **Base de calcul de l'année de communicabilité**
++1*. **Délai de communicabilité aux tiers**
++1*. **Niveau de communicabilité**
++1. (((
++**Enregistrer la règle**
++)))
++
++Elle sera ensuite disponible dans la liste déroulante des unités d’archives, au champ **Tableau de gestion**.
++
++[[Création d'un tableau de gestion>>image:1756198066497-163.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++== Utiliser un tableau de gestion ==
++
++* Lors de la **création ou modification** d’une notice d’unité d’archives, le **champ « Tableau de gestion »** est renseigné en choisissant une règle prédéfinie
++* (((
++Une fois la règle sélectionnée, Flora :
++
++* alimente automatiquement les champs liés (//État traitement//, //Durée d’utilité administrative//, //Durée de conservation//, //Sort final//),
++* calcule les échéances (dates de révision, année de communicabilité…),
++* met à jour le statut de la notice en fonction de l’avancement du cycle de vie.
++)))
++* (((
++L’utilisateur peut ensuite :
++
++* **consulter** les informations calculées,
++* **suivre l’échéance** (ex. date de tri, année d’élimination),
++* et **prendre les décisions nécessaires** (verser, conserver, éliminer) en s’appuyant sur ces données.
++)))
++
++[[Champ tableau de gestion>>image:1756198360481-948.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++== Mettre à jour le tableau de gestion dans une notice unité d'archives ==
++
++Lorsque le **tableau de gestion** a été modifié par l’administrateur ou l’archiviste, il est nécessaire de réappliquer cette règle aux notices qui y font référence.
++
++1. Ouvrez la **notice d’unité d’archives** concernée.
++1. Cliquez sur l’icône **« Appliquer le tableau de gestion »** dans la barre d’outils.
++1. Confirmez l’action en cliquant sur **OK**.
++1. Une fenêtre s’ouvre indiquant le traitement en cours.
++1. À la fin du processus, le message **« Application du tableau de gestion terminée »** s’affiche.
++
++La notice est alors automatiquement mise à jour avec les modifications apportées dans la notice du tableau de gestion.
++
++[[Appliquer le tableau de gestion>>image:1756198708293-962.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++[[Confirmer le traitement>>image:1756198750111-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
--)))|(% style="width:300px" %)
++)))|(% style="width:300px" %)(% class="box" %)
++(((
++**Sommaire**
++{{toc depth="2" numbered="true"/}}
++)))
++

1756127317988-308.png

Auteur

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