Modifications pour le document Saisir une unité d'archives

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Propriétés de la Page

Contenu

@@ -23,14 +23,14 @@
  * (((
  **Article**
--* (((
--Sert souvent de regroupement logique (par boîtes, registres ou ensembles homogènes).
++* Premier niveau créé à partir d’un versement.
++* Sert souvent de regroupement logique (par boîtes, registres ou ensembles homogènes).
++* Mais il peut aussi faire office de document final si on ne va pas plus loin dans la hiérarchie.
  )))
--)))
  * (((
  **Dossier**
--* Regroupe plusieurs documents autour d’un thème ou d’une action.
++* Regroupe plusieurs articles ou documents autour d’un thème ou d’une action.
  * Peut correspondre à un dossier physique ou thématique.
  )))
  * (((
@@ -37,7 +37,7 @@
  **Sous-dossier**
  * Subdivision d’un dossier pour isoler une partie précise.
--* Utilisé quand un dossier couvre plusieurs aspects, partenaires ou périodes.//.//
++* Utilisé quand un dossier couvre plusieurs aspects, partenaires ou périodes.
  )))
  * (((
  **Pièce**
@@ -46,16 +46,316 @@
  * Peut être textuel, iconographique, audiovisuel ou numérique.
  )))
--L’**article** sert de point de départ, tandis que les **dossiers** et **sous-dossiers** structurent la masse documentaire, et que la **pièce** décrit le document final.
++**L’article sert de point de départ, tandis que les dossiers et sous-dossiers structurent la masse documentaire, et que la pièce décrit le document final.**
++)))
++>(% class="small" %)**Exemples d'usages :**
--La hiérarchie peut être adaptée selon les besoins :
++>(% class="small" %)Un **article administratif** réunit les dossiers de recrutement d’une collectivité (//Concours administratifs 2010-2015//).
--* Créer uniquement un **article** sans niveaux en dessous.
--* Passer d’un **article directement à des pièces**, sans dossiers intermédiaires.
++>(% class="small" %)Un **dossier technique** rassemble les factures et devis d’une opération d’urbanisme (//Travaux de réfection de la mairie, 2008-2010//).
++
++>(% class="small" %)Un **sous-dossier** isole un lot de pièces contractuelles (//Marché public « scénographie »//).
++
++>(% class="small" %)Une **pièce individuelle** décrit un document unique (//Contrat de travail signé le 12/03/2009//).
++
++>(% class="small" %)Un **dossier **regroupe la documentation liée à une exposition temporaire (//Exposition « La Licorne », 1985-1990//).
++
++>(% class="small" %)Un **article** rassemble des manuscrits anciens (//Correspondance révolutionnaire 1790-1795//).
++
++= Comment créer une unité d'archives ? =
++
++(% class="box successmessage" %)
++(((
++**Bonnes pratiques :**
++
++* Toujours vérifier le **lien avec le versement** pour assurer la traçabilité.
++* Utiliser les **autorités et thésaurus** plutôt que du texte libre pour garantir l’homogénéité des données.
++* Décrire de manière concise mais explicite l’analyse et le contenu.
++* Numéroter les dossiers, sous-dossiers et pièces de façon cohérente.
  )))
--
++== Depuis la table unité d'archives ==
++
++* Cliquez sur l’icône **Créer**.
++
++[[Création d'une notice depuis la table unité d'archives>>image:1756127317988-308.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++== Depuis une notice versement d'archives ==
++
++Utilisez la barre d’icônes située en haut de la notice :
++
++1. Ouvrez le **menu déroulant des grilles de saisie**.
++1. Sélectionnez la grille souhaitée
++1. Cliquez sur l'icône **Décrire un document**.
++
++Une nouvelle notice d’unité d’archives s’ouvre automatiquement avec la grille choisie, prête à être renseignée.
++
++**Cette notice sera directement et automatiquement liée au versement à partir duquel elle a été créée**.
++
++[[Choix de la grille de saisie et icône Décrire un document sur une notice versement>>image:1756130193296-176.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++== Depuis une notice unité d'archives ==
++
++Utilisez la barre d’icônes située en haut de la notice :
++
++1. Depuis la notice ouverte, utilisez la **liste déroulante des grilles de saisie**.
++1. (((
++Les choix proposés correspondent toujours au **niveau inférieur de la hiérarchie** :
++
++* Depuis un **article** → possibilité de créer un **dossier** ou directement des **pièces**.
++* Depuis un **dossier** → possibilité de créer des **sous-dossiers**.
++* Depuis un **sous-dossier** → possibilité de créer des **pièces**.
++)))
++1. Cliquez sur l’icône **Décrire un document**.
++
++Une nouvelle notice d’unité d’archives s’ouvre automatiquement avec la grille choisie, **et elle est directement rattachée à la notice d’où vous êtes parti**.
++
++[[Choix de la grille de saisie et icône Décrire un document sur une notice versement>>image:1756130567716-327.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++== (% id="cke_bm_255360S" style="display:none" %) (%%)A la volée depuis une notice principale ==
++
++* Cliquez sur l'icône de **création **à coté du champ de lien
++
++[[Création d'une notice unité d'archives depuis une notice bien>>image:1756131882432-464.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++= Choisir une grille de saisie =
++
++La grille détermine la structure et les champs affichés.
++
++Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
++
++|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center" %)**Libellé de la grille**|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center" %)**Utilisation principale**
++|Article (grille allégée)|Description simplifiée d’un article, utile pour les campagnes rapides ou la saisie minimale.
++|Article (grille complète)|Description détaillée et exhaustive d’un article, avec tous les champs disponibles.
++|Article (grille minimale)|Saisie très basique d’un article, centrée sur l’identification essentielle.
++|Dossier|Description du dossier en tant qu’unité logique : son intitulé, ses dates, son contenu global et ce qu’il regroupe (sous-dossiers ou pièces).
++|Groupe d’articles|Description d'un ensemble homogène d’articles comme un seul tout (ex. une série de registres ou plusieurs boîtes liées).
++|Pièce|Description d'un document unique (contrat, courrier, photographie, vidéo…).
++|Sous-dossier|Affiner la description d’un dossier en créant une subdivision thématique ou chronologique plus précise.
++
++(% class="box successmessage" %)
++(((
++Pour les utilisateurs disposant uniquement du **niveau 1** (sans traitement archivistique), il est recommandé d’utiliser, **pour la création d’articles**, la **grille « Article (grille allégée) »**.
++Elle permet de saisir rapidement les informations essentielles d’un article sans complexifier la notice.
++En revanche, ils peuvent également créer des **dossiers, sous-dossiers ou pièces** avec les grilles correspondantes, selon la structuration nécessaire.
++)))
++
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
++
++L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
++
++* **Ajouter ou retirer des champs** en fonction des pratiques archivistiques
++* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
++* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (traitement de fonds en urgence, rétrospectif…)
++* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : agent de classement, archiviste, utilisateur versant...)
++
++Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
++)))
++
++= Renseigner et enregistrer la notice =
++
++Une fois la grille de saisie ouverte :
++
++1. **Remplir les champs** de la grille
++1. **Les champs //Code du versement, Série, Sous-série et N° versement//** ne sont pas modifiables et sont hérités de la notice versement liée
++1. **Le champ //Cote //**se complète automatiquement en combinant les champs :
++1*. cote du versement
++1*. n° de l'unité d'archives
++1*. n° dernière unité d'archives
++1*. suffixe de l'unité d'archives
++1*. n° dossier
++1*. n° sous-dossier
++1*. n° pièce
++1. Le champ //**Cotes extrêmes**// se complète automatiquement en combinant le n° de l'unité d'archives et le n° de la dernière unité d'archives
++1. Le champ//** Années extrêmes**// se complète automatiquement en combinant les champs année début et année fin
++1. **Champs obligatoires** :
++1*. Etat unité d'archives
++1*. Cote du versement
++1*. N° de l'unité d'archives
++1*. Entité responsable
++1. **Enregistrer** la notice
++
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++**À savoir**
++
++Le champ** Etat unité d'archives** n’est **pas modifiable** par les utilisateurs disposant uniquement du **niveau 1**.
++Pour les utilisateurs disposant du **niveau 2**, ce champ est géré automatiquement par les **modules de traitement des archives**.
++)))
++
++= Gérer la hiérarchie des unités d'archives =
++
++Les fonctionnalités permettant de gérer la hiérarchie (génération automatique, association d’unités déjà existantes, consultation des notices associées) sont identiques que l’on travaille depuis une **notice de versement** ou depuis une **notice d’unité d’archives**.
++La logique de création, de rattachement et de navigation reste la même, seule la profondeur de la hiérarchie varie selon le niveau où l’on se situe.
++
++== Générer automatiquement des unités ==
++
++1. Depuis une notice ouverte, cliquez sur **Générer des articles / dossiers / sous-dossiers / pièces** (selon le niveau où vous vous trouvez).
++1. Indiquez le **numéro de la première et de la dernière unité** à générer
++1. Cocher **Appliquer le tableau de gestion**, si besoin
++1. **Validez** : Flora crée automatiquement les notices correspondantes, en reprenant les champs suivants :
++
++|(((
++* Lien versement
++)))|(((
++* Lien unités d'archives
++)))|(((
++* Niveau de risque
++)))|(((
++* N° pour le tri
++)))
++|(((
++* N° première unité d’archives tri
++)))|(((
++* Cadre classement
++)))|(((
++* Fonds
++)))|(((
++* Série
++)))
++|(((
++* Sous-série
++)))|(((
++* Sous-sous-série
++)))|(((
++* Code commune
++)))|(((
++* Cote du versement
++)))
++|(((
++* N° versement
++)))|(((
++* N° de l’unité d’archives
++)))|(((
++* N° dernière unité d’archives
++)))|(((
++* Suffixe de l’unité d’archives
++)))
++|(((
++* N° dossier
++)))|(((
++* N° sous-dossier
++)))|(((
++* Entité responsable
++)))|(((
++* Responsable du versement
++)))
++|(((
++* Service créateur
++)))|(((
++* Producteur
++)))|(((
++* Date de création du versement
++)))|(((
++* Support(s)
++)))
++|(((
++* Nature du (des) contenant(s)
++)))|(((
++* Auteurs
++)))|(((
++* Noms cités
++)))|(((
++* Mots-clés
++)))
++|(((
++* Thesaurus W
++)))|(((
++* Objet figuré
++)))|(((
++* Objet
++)))|(((
++* Action
++)))
++|(((
++* Typologie des documents
++)))|(((
++* Références complémentaires
++)))|(((
++* Lieux
++)))|(((
++* Tableau de gestion
++)))
++
++(% start="5" %)
++1. Les informations sur la cote sont également renseigné automatiquement
++1. Les unités générées apparaissent immédiatement dans la liste des objets associés.
++1. Une fois créées, les notices peuvent être **modifiées individuellement** pour compléter ou enrichir les informations
++
++Ce mode est utile pour c**réer rapidement une série homogène** (ex. plusieurs boîtes, plusieurs dossiers d’un même lot).
++
++(% class="box successmessage" %)
++(((
++**Astuce :**
++Sur les notices unité d'archives** l**’**icône de génération** est identique quel que soit le niveau (article, dossier, sous-dossier, pièce).
++Il est donc possible de voir **plusieurs fois la même icône** dans une notice.
++Pour savoir ce qui sera créé, passez simplement la souris dessus : un texte d’aide précise si l’action générera des **articles**, des **dossiers**, des **sous-dossiers** ou des **pièces**.
++)))
++
++[[Générer des articles depuis une notice versement d'archives>>image:1756134963508-923.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++[[Générer des dossiers depuis une notice unité d'archives article>>image:1756132608146-755.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
++[[Indication des numéros des unités à gérer>>image:1756132664486-171.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++[[Exemple de dossiers générés depuis un article>>image:1756132712015-883.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++== Associer des unités déjà existantes ==
++
++Depuis une notice ouverte,
++
++1. Cliquez sur **Associer des articles / dossiers / pièces **(selon le niveau où vous vous trouvez).
++1. Dans la fenêtre latérale, recherchez l’unité que vous souhaitez rattacher.
++1. Sélectionnez-la puis cliquez sur **Associer**.
++1. L’unité est ajoutée à la hiérarchie de la notice en cours.
++
++Ce mode permet de **relier des notices créées indépendamment**, sans les recréer.
++
++(% class="box successmessage" %)
++(((
++**Astuce :**
++Sur les notices unité d'archives** l**’**icône pour associer des notices existantes** est identique quel que soit le niveau (article, dossier, sous-dossier, pièce).
++Il est donc possible de voir **plusieurs fois la même icône** dans une notice.
++Pour savoir ce qui sera associé, passez simplement la souris dessus : un texte d’aide précise si l’action associera des **articles**, des **dossiers**, des **sous-dossiers** ou des **pièces**.
++)))
++
++[[Associer un article déjà existant à une notice versement d'archives>>image:1756135122123-344.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++[[Associer un dossier déjà existant à une notice unité d'archives>>image:1756135245136-475.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++== Consulter les notices associées ==
++
++1. Depuis la notice de départ, cliquez sur **Voir les objets associés**.
++1. Une fenêtre s’ouvre à droite, affichant la liste des unités liées (articles, dossiers, pièces).
++1. (((
++Vous pouvez (% style="background-color:transparent" %)naviguer dans la hiérarchie en cliquant sur l’icône **lunettes** pour ouvrir une notice associée
++)))
++
++Ce mode facilite la navigation et la vérification de la cohérence entre les différents niveaux hiérarchiques.
++
++(% class="box warningmessage" %)
++(((
++**Attention**
++La fonction **« Voir les objets associés »** n’affiche que les notices **directement rattachées** au niveau en cours (ex. : les dossiers rattachés à un article, ou les pièces rattachées à un sous-dossier).
++Elle ne permet pas de visualiser en un seul coup d’œil les niveaux inférieurs encore en dessous.
++Pour consulter ces notices, il faut ouvrir chaque notice intermédiaire à l’aide de l’icône **lunettes**.
++)))
++
++[[Consulter les notices associées>>image:1756135642117-760.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++== Masquer les notices associées ==
++
++Lorsque vous cliquez sur **Voir les objets associés**, une fenêtre latérale s’ouvre à droite de l’écran.
++Pour la fermer et revenir à la notice en plein écran cliquez sur **Masquer** en haut de la fenêtre.
++
++[[Masquer les notices associées>>image:1756135781246-213.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
++= Tableau de gestion  =
  )))|(% style="width:300px" %)

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Auteur

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