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Modifications pour le document Saisir un versement

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/26 11:47
Depuis la version 6.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/08/25 10:35
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À la version 9.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/08/25 11:44
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -13,6 +13,115 @@
13 13  Ainsi, elles garantissent la **traçabilité** et la **cohérence archivistique** des documents pris en charge.
14 14  
15 15  >(% class="small" %)Exemples d’usage
16 -)))|(% style="width:300px" %)
17 17  
17 +>(% class="small" %)Un service municipal transmet les dossiers de délibérations : création d’un versement « Délibérations municipales 2020-2023 ».
18 +
19 +>(% class="small" %)Une entreprise dépose ses archives sociales : création d’un versement « Archives du personnel 1995-2010 ».
20 +
21 +>(% class="small" %)Une bibliothèque verse ses rapports d’activité annuels : création d’un versement « Rapports annuels 2000-2022 ».
22 +
23 +>(% class="small" %)Un producteur privé confie ses archives personnelles : création d’un versement « Fonds Mme Dupont (correspondances) ».
24 +
25 += Comment créer un versement d'archives ? =
26 +
27 +(% class="box successmessage" %)
28 +(((
29 +**Bonnes pratiques **
30 +
31 +* Vérifier l’existence d’un versement avant d’en créer un nouveau (éviter les doublons).
32 +* Toujours rattacher les articles, dossiers et pièces au versement correspondant.
33 +)))
34 +
35 +== Depuis la table versement ==
36 +
37 +* Cliquez sur l’icône **Créer**.
38 +
39 +[[Création d'une notice depuis la table versement>>image:1756111831371-451.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
40 +
41 +== A la volée depuis une notice principale ==
42 +
43 +* Cliquez sur l'icône de **création **à coté du champ de lien
44 +
45 +[[Création d'un versement depuis la notice d'un autre versement>>image:1756112037051-178.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
46 +
47 += Choisir une grille de saisie =
48 +
49 +La grille détermine la structure et les champs affichés.
50 +
51 +Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi.
52 +
53 +(% class="box warningmessage" %)
54 +(((
55 +La liste des grilles disponibles dépend du niveau d’accès de l’utilisateur : certaines grilles ne sont visibles ou utilisables que si les droits associés ont été attribués dans votre profil.
56 +)))
57 +
58 +|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center" %)**Libellé de la grille**|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center" %)**Utilisation principale**|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center" %)**Niveau de disponibilité**
59 +|Entrée (mini)|Saisie simplifiée d’un versement avec uniquement les champs essentiels (intitulé, dates, producteur, origine). Permet un enregistrement rapide.|1 et 2
60 +|Entrée (complète)|Saisie détaillée et exhaustive du versement avec tous les champs descriptifs, administratifs et techniques.|2
61 +
62 +(% class="box infomessage" %)
63 +(((
64 +**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
65 +
66 +L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
67 +
68 +* **Ajouter ou retirer des champs** en fonction des pratiques archivistiques
69 +* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
70 +* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (traitement de fonds en urgence, rétrospectif…)
71 +* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : agent de classement, archiviste, utilisateur versant...)
72 +
73 +Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
74 +)))
75 +
76 += Renseigner et enregistrer la notice =
77 +
78 +Une fois la grille de saisie ouverte :
79 +
80 +1. **Remplir les champs** de la grille
81 +1. **Le champ //N° de versement//** est généré automatiquement lors de l’enregistrement de la notice.
82 +1. **Le champ //Cote (n° de versement)//** se complète automatiquement en combinant la série et le numéro de versement.
83 +1. **Champs obligatoires** :
84 +1*. **Entité responsable**
85 +1*. **Utilisateur versant**
86 +1. **Enregistrer** la notice
87 +
88 +(% class="box infomessage" %)
89 +(((
90 +**À savoir**
91 +
92 +Le champ **Versement / Entrée archives** n’est **pas modifiable** par les utilisateurs disposant uniquement du **niveau 1**.
93 +Pour les utilisateurs disposant du **niveau 2**, ce champ est géré automatiquement par les **modules de gestion des archives**.
94 +)))
95 +
96 +(% class="box warningmessage" %)
97 +(((
98 + **Ne pas confondre :**
99 +
100 +* **Entité responsable** : nom du service d’appartenance de la personne qui catalogue le versement.
101 +* **Utilisateur versant** : nom de la personne qui saisit et décrit le versement.
102 +* **Responsable du versement** : personne qui a la responsabilité effective du versement.
103 +* **Producteur** : personne (physique ou morale) qui a créé le document.
104 +* **Origine** : provenance matérielle ou institutionnelle du document.
105 +
106 +**À noter :** //les champs **Producteur** et **Origine** doivent être renseignés uniquement lorsqu’ils sont différents de l’**Entité responsable**//.
107 +)))
108 +
109 +[[Grille de saisie d'une notice versement d'archives>>image:1756113490493-757.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
110 +
18 18  
112 +)))|(% style="width:300px" %)(((
113 +(% class="box" %)
114 +(((
115 +**Sommaire**
116 +
117 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
118 +)))
119 +
120 +(% class="box" %)
121 +(((
122 +**Aller plus loin**
123 +
124 +)))
125 +)))
126 +
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