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Modifications pour le document Saisir un versement

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/26 11:47
Depuis la version 6.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/08/25 10:35
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À la version 11.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/08/25 11:47
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -1,6 +1,13 @@
1 1  (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieurs**
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 +(% class="box" %)
5 +(((
6 +Les **versements d’archives** dans Flora permettent de documenter et de gérer l’arrivée d’ensembles documentaires transférés par un service ou un organisme producteur vers l’institution de conservation.
7 +Chaque versement doit disposer d’une notice dédiée, qui sert de point d’ancrage aux unités d’archives (articles, dossiers, pièces…) qui y sont rattachées.
8 +)))
9 +
10 +(((
4 4  = A quoi servent les versements d'archives =
5 5  
6 6  Les notices de versement remplissent plusieurs fonctions essentielles :
... ... @@ -13,6 +13,125 @@
13 13  Ainsi, elles garantissent la **traçabilité** et la **cohérence archivistique** des documents pris en charge.
14 14  
15 15  >(% class="small" %)Exemples d’usage
16 -)))|(% style="width:300px" %)
17 17  
24 +>(% class="small" %)Un service municipal transmet les dossiers de délibérations : création d’un versement « Délibérations municipales 2020-2023 ».
25 +
26 +>(% class="small" %)Une entreprise dépose ses archives sociales : création d’un versement « Archives du personnel 1995-2010 ».
27 +
28 +>(% class="small" %)Une bibliothèque verse ses rapports d’activité annuels : création d’un versement « Rapports annuels 2000-2022 ».
29 +
30 +>(% class="small" %)Un producteur privé confie ses archives personnelles : création d’un versement « Fonds Mme Dupont (correspondances) ».
31 +
32 += Comment créer un versement d'archives ? =
33 +
34 +(% class="box successmessage" %)
35 +(((
36 +**Bonnes pratiques **
37 +
38 +* Vérifier l’existence d’un versement avant d’en créer un nouveau (éviter les doublons).
39 +* Toujours rattacher les articles, dossiers et pièces au versement correspondant.
40 +)))
41 +
42 +== Depuis la table versement ==
43 +
44 +* Cliquez sur l’icône **Créer**.
45 +
46 +[[Création d'une notice depuis la table versement>>image:1756111831371-451.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
47 +
48 +== A la volée depuis une notice principale ==
49 +
50 +* Cliquez sur l'icône de **création **à coté du champ de lien
51 +
52 +[[Création d'un versement depuis la notice d'un autre versement>>image:1756112037051-178.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
53 +
54 += Choisir une grille de saisie =
55 +
56 +La grille détermine la structure et les champs affichés.
57 +
58 +Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi.
59 +
60 +(% class="box warningmessage" %)
61 +(((
62 +La liste des grilles disponibles dépend du niveau d’accès de l’utilisateur : certaines grilles ne sont visibles ou utilisables que si les droits associés ont été attribués dans votre profil.
63 +)))
64 +
65 +|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center" %)**Libellé de la grille**|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center" %)**Utilisation principale**|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center" %)**Niveau de disponibilité**
66 +|Entrée (mini)|Saisie simplifiée d’un versement avec uniquement les champs essentiels (intitulé, dates, producteur, origine). Permet un enregistrement rapide.|1 et 2
67 +|Entrée (complète)|Saisie détaillée et exhaustive du versement avec tous les champs descriptifs, administratifs et techniques.|2
68 +
69 +(% class="box infomessage" %)
70 +(((
71 +**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
72 +
73 +L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
74 +
75 +* **Ajouter ou retirer des champs** en fonction des pratiques archivistiques
76 +* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
77 +* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (traitement de fonds en urgence, rétrospectif…)
78 +* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : agent de classement, archiviste, utilisateur versant...)
79 +
80 +Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
81 +)))
82 +
83 += Renseigner et enregistrer la notice =
84 +
85 +Une fois la grille de saisie ouverte :
86 +
87 +1. **Remplir les champs** de la grille
88 +1. **Le champ //N° de versement//** est généré automatiquement lors de l’enregistrement de la notice.
89 +1. **Le champ //Cote (n° de versement)//** se complète automatiquement en combinant la série et le numéro de versement.
90 +1. **Champs obligatoires** :
91 +1*. **Entité responsable**
92 +1*. **Utilisateur versant**
93 +1. **Enregistrer** la notice
94 +
95 +(% class="box infomessage" %)
96 +(((
97 +**À savoir**
98 +
99 +Le champ **Versement / Entrée archives** n’est **pas modifiable** par les utilisateurs disposant uniquement du **niveau 1**.
100 +Pour les utilisateurs disposant du **niveau 2**, ce champ est géré automatiquement par les **modules de gestion des archives**.
101 +)))
102 +
103 +(% class="box warningmessage" %)
104 +(((
105 + **Ne pas confondre :**
106 +
107 +* **Entité responsable** : nom du service d’appartenance de la personne qui catalogue le versement.
108 +* **Utilisateur versant** : nom de la personne qui saisit et décrit le versement.
109 +* **Responsable du versement** : personne qui a la responsabilité effective du versement.
110 +* **Producteur** : personne (physique ou morale) qui a créé le document.
111 +* **Origine** : provenance matérielle ou institutionnelle du document.
112 +
113 +**À noter :** //les champs **Producteur** et **Origine** doivent être renseignés uniquement lorsqu’ils sont différents de l’**Entité responsable**//.
114 +)))
115 +
116 +[[Grille de saisie d'une notice versement d'archives>>image:1756113490493-757.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
117 +
18 18  
119 +)))
120 +)))|(% style="width:300px" %)(((
121 +(% class="box" %)
122 +(((
123 +**Sommaire**
124 +
125 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
126 +)))
127 +
128 +(% class="box" %)
129 +(((
130 +**Aller plus loin**
131 +
132 +* [[Saisir une unité d'archives>>doc:Gérer les fonds.B\. Archive.Saisir des archives.Saisir une unité d'archives.WebHome]]
133 +* [[Gérer les bordereaux de versement>>doc:Gérer les fonds.B\. Archive.Gérer les archives.Gérer les bordereaux de versement.WebHome]]
134 +)))
135 +
136 +(% class="box" %)
137 +(((
138 +**Icônes principales**
139 +
140 +* [[image:1751381864410-542.png]] : Créer
141 +)))
142 +)))
143 +
144 +
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