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Modifications pour le document Saisir un versement

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/26 11:47
Depuis la version 11.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/08/25 11:47
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À la version 6.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/08/25 10:35
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -1,13 +1,6 @@
1 1  (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieurs**
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 -(% class="box" %)
5 -(((
6 -Les **versements d’archives** dans Flora permettent de documenter et de gérer l’arrivée d’ensembles documentaires transférés par un service ou un organisme producteur vers l’institution de conservation.
7 -Chaque versement doit disposer d’une notice dédiée, qui sert de point d’ancrage aux unités d’archives (articles, dossiers, pièces…) qui y sont rattachées.
8 -)))
9 -
10 -(((
11 11  = A quoi servent les versements d'archives =
12 12  
13 13  Les notices de versement remplissent plusieurs fonctions essentielles :
... ... @@ -20,125 +20,6 @@
20 20  Ainsi, elles garantissent la **traçabilité** et la **cohérence archivistique** des documents pris en charge.
21 21  
22 22  >(% class="small" %)Exemples d’usage
16 +)))|(% style="width:300px" %)
23 23  
24 ->(% class="small" %)Un service municipal transmet les dossiers de délibérations : création d’un versement « Délibérations municipales 2020-2023 ».
25 -
26 ->(% class="small" %)Une entreprise dépose ses archives sociales : création d’un versement « Archives du personnel 1995-2010 ».
27 -
28 ->(% class="small" %)Une bibliothèque verse ses rapports d’activité annuels : création d’un versement « Rapports annuels 2000-2022 ».
29 -
30 ->(% class="small" %)Un producteur privé confie ses archives personnelles : création d’un versement « Fonds Mme Dupont (correspondances) ».
31 -
32 -= Comment créer un versement d'archives ? =
33 -
34 -(% class="box successmessage" %)
35 -(((
36 -**Bonnes pratiques **
37 -
38 -* Vérifier l’existence d’un versement avant d’en créer un nouveau (éviter les doublons).
39 -* Toujours rattacher les articles, dossiers et pièces au versement correspondant.
40 -)))
41 -
42 -== Depuis la table versement ==
43 -
44 -* Cliquez sur l’icône **Créer**.
45 -
46 -[[Création d'une notice depuis la table versement>>image:1756111831371-451.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
47 -
48 -== A la volée depuis une notice principale ==
49 -
50 -* Cliquez sur l'icône de **création **à coté du champ de lien
51 -
52 -[[Création d'un versement depuis la notice d'un autre versement>>image:1756112037051-178.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
53 -
54 -= Choisir une grille de saisie =
55 -
56 -La grille détermine la structure et les champs affichés.
57 -
58 -Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi.
59 -
60 -(% class="box warningmessage" %)
61 -(((
62 -La liste des grilles disponibles dépend du niveau d’accès de l’utilisateur : certaines grilles ne sont visibles ou utilisables que si les droits associés ont été attribués dans votre profil.
63 -)))
64 -
65 -|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center" %)**Libellé de la grille**|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center" %)**Utilisation principale**|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center" %)**Niveau de disponibilité**
66 -|Entrée (mini)|Saisie simplifiée d’un versement avec uniquement les champs essentiels (intitulé, dates, producteur, origine). Permet un enregistrement rapide.|1 et 2
67 -|Entrée (complète)|Saisie détaillée et exhaustive du versement avec tous les champs descriptifs, administratifs et techniques.|2
68 -
69 -(% class="box infomessage" %)
70 -(((
71 -**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
72 -
73 -L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
74 -
75 -* **Ajouter ou retirer des champs** en fonction des pratiques archivistiques
76 -* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
77 -* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (traitement de fonds en urgence, rétrospectif…)
78 -* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : agent de classement, archiviste, utilisateur versant...)
79 -
80 -Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
81 -)))
82 -
83 -= Renseigner et enregistrer la notice =
84 -
85 -Une fois la grille de saisie ouverte :
86 -
87 -1. **Remplir les champs** de la grille
88 -1. **Le champ //N° de versement//** est généré automatiquement lors de l’enregistrement de la notice.
89 -1. **Le champ //Cote (n° de versement)//** se complète automatiquement en combinant la série et le numéro de versement.
90 -1. **Champs obligatoires** :
91 -1*. **Entité responsable**
92 -1*. **Utilisateur versant**
93 -1. **Enregistrer** la notice
94 -
95 -(% class="box infomessage" %)
96 -(((
97 -**À savoir**
98 -
99 -Le champ **Versement / Entrée archives** n’est **pas modifiable** par les utilisateurs disposant uniquement du **niveau 1**.
100 -Pour les utilisateurs disposant du **niveau 2**, ce champ est géré automatiquement par les **modules de gestion des archives**.
101 -)))
102 -
103 -(% class="box warningmessage" %)
104 -(((
105 - **Ne pas confondre :**
106 -
107 -* **Entité responsable** : nom du service d’appartenance de la personne qui catalogue le versement.
108 -* **Utilisateur versant** : nom de la personne qui saisit et décrit le versement.
109 -* **Responsable du versement** : personne qui a la responsabilité effective du versement.
110 -* **Producteur** : personne (physique ou morale) qui a créé le document.
111 -* **Origine** : provenance matérielle ou institutionnelle du document.
112 -
113 -**À noter :** //les champs **Producteur** et **Origine** doivent être renseignés uniquement lorsqu’ils sont différents de l’**Entité responsable**//.
114 -)))
115 -
116 -[[Grille de saisie d'une notice versement d'archives>>image:1756113490493-757.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
117 -
118 118  
119 -)))
120 -)))|(% style="width:300px" %)(((
121 -(% class="box" %)
122 -(((
123 -**Sommaire**
124 -
125 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
126 -)))
127 -
128 -(% class="box" %)
129 -(((
130 -**Aller plus loin**
131 -
132 -* [[Saisir une unité d'archives>>doc:Gérer les fonds.B\. Archive.Saisir des archives.Saisir une unité d'archives.WebHome]]
133 -* [[Gérer les bordereaux de versement>>doc:Gérer les fonds.B\. Archive.Gérer les archives.Gérer les bordereaux de versement.WebHome]]
134 -)))
135 -
136 -(% class="box" %)
137 -(((
138 -**Icônes principales**
139 -
140 -* [[image:1751381864410-542.png]] : Créer
141 -)))
142 -)))
143 -
144 -
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