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Modifications pour le document Saisir un versement

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/26 11:47
Depuis la version 10.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/08/25 11:46
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À la version 6.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/08/25 10:35
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -13,117 +13,6 @@
13 13  Ainsi, elles garantissent la **traçabilité** et la **cohérence archivistique** des documents pris en charge.
14 14  
15 15  >(% class="small" %)Exemples d’usage
16 +)))|(% style="width:300px" %)
16 16  
17 ->(% class="small" %)Un service municipal transmet les dossiers de délibérations : création d’un versement « Délibérations municipales 2020-2023 ».
18 -
19 ->(% class="small" %)Une entreprise dépose ses archives sociales : création d’un versement « Archives du personnel 1995-2010 ».
20 -
21 ->(% class="small" %)Une bibliothèque verse ses rapports d’activité annuels : création d’un versement « Rapports annuels 2000-2022 ».
22 -
23 ->(% class="small" %)Un producteur privé confie ses archives personnelles : création d’un versement « Fonds Mme Dupont (correspondances) ».
24 -
25 -= Comment créer un versement d'archives ? =
26 -
27 -(% class="box successmessage" %)
28 -(((
29 -**Bonnes pratiques **
30 -
31 -* Vérifier l’existence d’un versement avant d’en créer un nouveau (éviter les doublons).
32 -* Toujours rattacher les articles, dossiers et pièces au versement correspondant.
33 -)))
34 -
35 -== Depuis la table versement ==
36 -
37 -* Cliquez sur l’icône **Créer**.
38 -
39 -[[Création d'une notice depuis la table versement>>image:1756111831371-451.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
40 -
41 -== A la volée depuis une notice principale ==
42 -
43 -* Cliquez sur l'icône de **création **à coté du champ de lien
44 -
45 -[[Création d'un versement depuis la notice d'un autre versement>>image:1756112037051-178.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
46 -
47 -= Choisir une grille de saisie =
48 -
49 -La grille détermine la structure et les champs affichés.
50 -
51 -Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi.
52 -
53 -(% class="box warningmessage" %)
54 -(((
55 -La liste des grilles disponibles dépend du niveau d’accès de l’utilisateur : certaines grilles ne sont visibles ou utilisables que si les droits associés ont été attribués dans votre profil.
56 -)))
57 -
58 -|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center" %)**Libellé de la grille**|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center" %)**Utilisation principale**|(% style="background-color:#cbcbea; text-align:center" %)**Niveau de disponibilité**
59 -|Entrée (mini)|Saisie simplifiée d’un versement avec uniquement les champs essentiels (intitulé, dates, producteur, origine). Permet un enregistrement rapide.|1 et 2
60 -|Entrée (complète)|Saisie détaillée et exhaustive du versement avec tous les champs descriptifs, administratifs et techniques.|2
61 -
62 -(% class="box infomessage" %)
63 -(((
64 -**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
65 -
66 -L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
67 -
68 -* **Ajouter ou retirer des champs** en fonction des pratiques archivistiques
69 -* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
70 -* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (traitement de fonds en urgence, rétrospectif…)
71 -* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : agent de classement, archiviste, utilisateur versant...)
72 -
73 -Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
74 -)))
75 -
76 -= Renseigner et enregistrer la notice =
77 -
78 -Une fois la grille de saisie ouverte :
79 -
80 -1. **Remplir les champs** de la grille
81 -1. **Le champ //N° de versement//** est généré automatiquement lors de l’enregistrement de la notice.
82 -1. **Le champ //Cote (n° de versement)//** se complète automatiquement en combinant la série et le numéro de versement.
83 -1. **Champs obligatoires** :
84 -1*. **Entité responsable**
85 -1*. **Utilisateur versant**
86 -1. **Enregistrer** la notice
87 -
88 -(% class="box infomessage" %)
89 -(((
90 -**À savoir**
91 -
92 -Le champ **Versement / Entrée archives** n’est **pas modifiable** par les utilisateurs disposant uniquement du **niveau 1**.
93 -Pour les utilisateurs disposant du **niveau 2**, ce champ est géré automatiquement par les **modules de gestion des archives**.
94 -)))
95 -
96 -(% class="box warningmessage" %)
97 -(((
98 - **Ne pas confondre :**
99 -
100 -* **Entité responsable** : nom du service d’appartenance de la personne qui catalogue le versement.
101 -* **Utilisateur versant** : nom de la personne qui saisit et décrit le versement.
102 -* **Responsable du versement** : personne qui a la responsabilité effective du versement.
103 -* **Producteur** : personne (physique ou morale) qui a créé le document.
104 -* **Origine** : provenance matérielle ou institutionnelle du document.
105 -
106 -**À noter :** //les champs **Producteur** et **Origine** doivent être renseignés uniquement lorsqu’ils sont différents de l’**Entité responsable**//.
107 -)))
108 -
109 -[[Grille de saisie d'une notice versement d'archives>>image:1756113490493-757.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
110 -
111 111  
112 -)))|(% style="width:300px" %)(((
113 -(% class="box" %)
114 -(((
115 -**Sommaire**
116 -
117 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
118 -)))
119 -
120 -(% class="box" %)
121 -(((
122 -**Aller plus loin**
123 -
124 -* [[Saisir une unité d'archives>>doc:Gérer les fonds.B\. Archive.Saisir des archives.Saisir une unité d'archives.WebHome]]
125 -* [[Gérer les bordereaux de versement>>doc:Gérer les fonds.B\. Archive.Gérer les archives.Gérer les bordereaux de versement.WebHome]]
126 -)))
127 -)))
128 -
129 -
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