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Code source wiki de Saisir des archives

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/26 14:15
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1 (% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieures**
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3 |(% style="width:840px" %)(((
4 La saisie des archives dans Flora permet de documenter et d’organiser l’ensemble des documents confiés ou produits par une institution. Ces archives constituent une mémoire essentielle, qu’elle soit liée au **fonctionnement courant** ou à la **conservation patrimoniale**.
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6 On distingue notamment :
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8 * **Les archives de fonctionnement**
9 Elles reflètent l’activité quotidienne de l’établissement ou de ses services (correspondances, dossiers administratifs, rapports, budgets, projets…).
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11 >(% class="small" %)//Exemple : les dossiers de personnel clôturés, les contrats liés à des acquisitions, ou encore les rapports d’activité annuels.//
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13 * **Les archives historiques**
14 Elles regroupent les documents anciens, parfois produits bien avant l’existence de l’institution, mais conservés comme témoignages patrimoniaux.
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16 >(% class="small" %)//Exemple : un cartulaire médiéval, des plans d’architecte du XIXᵉ siècle, un registre paroissial, une correspondance savante du XVIIIᵉ siècle.//
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18 * **Les documents iconographiques et autres supports**
19 Flora permet également de gérer des documents figurés ou techniques qui enrichissent la mémoire des fonds d’archives.
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21 >(% class="small" %)//Exemple : photographies anciennes ou contemporaines, cartes postales, affiches, gravures, cartes et plans, enregistrements sonores ou vidéos.//
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23 Ces différents ensembles coexistent dans Flora : certains garantissent la **traçabilité administrative et scientifique**, d’autres contribuent à la **valorisation patrimoniale** des fonds documentaires.
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25 La saisie d’archives dans Flora s’adresse aussi bien à des **centres d’archives** (archives départementales, municipales ou spécialisées), qu’à des **musées** qui souhaitent gérer leurs archives historiques selon les normes archivistiques, ou encore à toute **institution** désirant organiser et exploiter ses propres archives de fonctionnement.
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27 La structuration des données archivistiques dans Flora s’appuie sur la norme **ISA-G (ISAD(G) en anglais, //General International Standard Archival Description//)**. Cette norme définit les éléments de description nécessaires pour identifier un document, préciser son contexte, et situer chaque pièce dans une hiérarchie (versement, article, dossier, sous-dossier, pièce).
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29 En respectant ce standard, Flora assure la **cohérence**, la **pérennité** et l’**interopérabilité** des descriptions archivistiques, qu’il s’agisse de dossiers administratifs récents, de documents patrimoniaux anciens ou de fonds iconographiques et multimédias.
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31 (% class="box infomessage" %)
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33 **À savoir : Archives ou Autres documents ?**
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35 Dans Flora, deux tables peuvent accueillir des documents textuels :
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37 * **Archives** → à utiliser lorsque le document fait partie d’un **fonds structuré** et que vous souhaitez en assurer la **traçabilité archivistique** (versements, hiérarchie article/dossier/sous-dossier/pièce, respect de la norme ISA-G).
38 //Exemples : dossiers de gestion du personnel, cartulaire médiéval, correspondance scientifique, registres anciens, fonds photographique intégré à un versement.//
39 * **Autres documents** → à utiliser pour des documents **isolés ou complémentaires**, qui servent surtout à enrichir ou illustrer les notices sans être rattachés à une logique archivistique.
40 //Exemples : rapport technique joint à la notice d’un bien, notice de publication moderne utilisée en documentation.//
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42 **En résumé :**
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44 * Si le document appartient à un **fonds d’archives** → utilisez la table **Archives**.
45 * S’il s’agit d’un **document isolé ou de support documentaire annexe** → privilégiez la table **Autres documents**.
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48 Dans Flora, la saisie des archives s’effectue toujours à travers **deux tables distinctes et complémentaires** : la table **Versements**, qui enregistre le dépôt ou transfert global, et la table **Unités d’archives**, qui décrit chaque élément constitutif du versement (article, dossier, sous-dossier ou pièce). Cette organisation garantit une structuration hiérarchique conforme à la norme ISA-G et facilite le suivi des fonds.
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51 **Sommaire :**
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53 * [[Saisir un versement>>doc:.Saisir un versement.WebHome]]
54 * [[Saisir une unité d'archives>>doc:.Saisir une unité d'archives.WebHome]]
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