Modifications pour le document Saisir des archives

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Propriétés de la Page

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	1	+(% class="mark small" %)**Versions 3.5 et ultérieures**
	2	+
	3	+|(% style="width:840px" %)(((
	4	+La saisie des archives dans Flora permet de documenter et d’organiser l’ensemble des documents confiés ou produits par une institution. Ces archives constituent une mémoire essentielle, qu’elle soit liée au **fonctionnement courant** ou à la **conservation patrimoniale**.
	5	+
	6	+On distingue notamment :
	7	+
	8	+* **Les archives de fonctionnement**
	9	+Elles reflètent l’activité quotidienne de l’établissement ou de ses services (correspondances, dossiers administratifs, rapports, budgets, projets…).
	10	+
	11	+>(% class="small" %)//Exemple : les dossiers de personnel clôturés, les contrats liés à des acquisitions, ou encore les rapports d’activité annuels.//
	12	+
	13	+* **Les archives historiques**
	14	+Elles regroupent les documents anciens, parfois produits bien avant l’existence de l’institution, mais conservés comme témoignages patrimoniaux.
	15	+
	16	+>(% class="small" %)//Exemple : un cartulaire médiéval, des plans d’architecte du XIXᵉ siècle, un registre paroissial, une correspondance savante du XVIIIᵉ siècle.//
	17	+
	18	+* **Les documents iconographiques et autres supports**
	19	+Flora permet également de gérer des documents figurés ou techniques qui enrichissent la mémoire des fonds d’archives.
	20	+
	21	+>(% class="small" %)//Exemple : photographies anciennes ou contemporaines, cartes postales, affiches, gravures, cartes et plans, enregistrements sonores ou vidéos.//
	22	+
	23	+Ces différents ensembles coexistent dans Flora : certains garantissent la **traçabilité administrative et scientifique**, d’autres contribuent à la **valorisation patrimoniale** des fonds documentaires.
	24	+
	25	+La structuration des données archivistiques dans Flora s’appuie sur la norme **ISA-G (ISAD(G) en anglais, //General International Standard Archival Description//)**. Cette norme définit les éléments de description nécessaires pour identifier un document, préciser son contexte, et situer chaque pièce dans une hiérarchie (versement, article, dossier, sous-dossier, pièce).
	26	+
	27	+En respectant ce standard, Flora assure la **cohérence**, la **pérennité** et l’**interopérabilité** des descriptions archivistiques, qu’il s’agisse de dossiers administratifs récents, de documents patrimoniaux anciens ou de fonds iconographiques et multimédias.
	28	+
	29	+(% class="box infomessage" %)
	30	+(((
	31	+**À savoir : Archives ou Autres documents ?**
	32	+
	33	+Dans Flora, deux tables peuvent accueillir des documents textuels :
	34	+
	35	+* **Archives** → à utiliser lorsque le document fait partie d’un **fonds structuré** et que vous souhaitez en assurer la **traçabilité archivistique** (versements, hiérarchie article/dossier/sous-dossier/pièce, respect de la norme ISA-G).
	36	+//Exemples : dossiers de gestion du personnel, cartulaire médiéval, correspondance scientifique, registres anciens, fonds photographique intégré à un versement.//
	37	+* **Autres documents** → à utiliser pour des documents **isolés ou complémentaires**, qui servent surtout à enrichir ou illustrer les notices sans être rattachés à une logique archivistique.
	38	+//Exemples : rapport technique joint à la notice d’un bien, notice de publication moderne utilisée en documentation.//
	39	+
	40	+**En résumé :**
	41	+
	42	+* Si le document appartient à un **fonds d’archives** → utilisez la table **Archives**.
	43	+* S’il s’agit d’un **document isolé ou de support documentaire annexe** → privilégiez la table **Autres documents**.
	44	+)))
	45	+
	46	+Dans Flora, la saisie des archives s’effectue toujours à travers **deux tables distinctes et complémentaires** : la table **Versements**, qui enregistre le dépôt ou transfert global, et la table **Unités d’archives**, qui décrit chaque élément constitutif du versement (article, dossier, sous-dossier ou pièce). Cette organisation garantit une structuration hiérarchique conforme à la norme ISA-G et facilite le suivi des fonds.
	47	+)))|(% style="width:300px" %)(% class="box" %)
	48	+(((
	49	+**Sommaire :**
	50	+
	51	+)))
	52	+
	53	+