Le service Régie des biens de Flora permet de :

• Gérer les différents types d’événements : expositions, restauration, mise en dépôt…
• Définir et suivre chaque mouvement d’œuvre.
• Constituer un historique daté de l’ensemble des mouvements.
• Gérer les constats d’état, estimations, colis et matériels associés aux biens. 
• Produire les documents administratifs nécessaires dans un format bureautique.
• Embarquer dans une App mobile les données de suivi des mouvements.

Il a été conçu pour permettre à chaque musée d’optimiser la finesse de saisie en fonction des services attendus. Il y a donc plusieurs niveaux d’utilisation :

Planification des évènements (prêts pour exposition, restaurations...) et gestion de leurs mouvements associés

Cette opération est généralement du ressort des services de régie. Elle permet d'aller plus loin que de la gestion documentaire pure et d'informatiser plusieurs étapes :

• Planifier les prêts, mises en dépôts,  restaurations, déménagements, campagnes photo, marquages, mouvements internes...
• Suivre les localisations des biens en temps réel via la gestion des mouvements.
• Saisir les constats d’état et valeurs d’assurances estimées.
• Éditer des fiches de prêts, listes, bordereaux de transport.

Des pas à pas thématiques ont été réalisés sur les prêts pour exposition à l'extérieur du musée et les dépôts.

Un article détaillé ensuite le suivi de l'état d'avancement des mouvements et événements. Dans les cadre des mouvements, il est également possible d'utiliser des applications déconnectées telles que Horus Condition Report (constats d'état) ou MouvApp (suivi des états d'avancement). 

Un article détaillé explique aussi les demandes de travaux.

Cas particulier des expositions temporaires

Ces opérations sont généralement du ressort du service expo (celui qui organise les expositions temporaires du musée). Bien entendu, dans un petit musée, l'attaché de conservation sera à même de réaliser ces opérations.

• Suivre intégralement les opérations relatives aux expositions organisées par le musée (itinérantes ou en interne).
• Gérer les biens empruntés pour exposition : cartels , constats d'état.
• Organiser les parcours thématiques pour définir la scénographie de l'exposition.
• Préparer le catalogue d’exposition.
• Archiver tous les documents administratifs afférant à l’opération.
• publier l'exposition et son contenu sur le portail (via les parcours thématiques mis en ligne).
• Conserver l'historique des expositions organisées par les musées.

Guide utilisateur : expositions temporaires (dans les murs)

Organisation de l'espace de travail Gérer

Flora met à disposition des utilisateurs un espace de travail dédié à la régie, regroupant l’ensemble des tables nécessaires au suivi et à la gestion des opérations de régie. Cet espace comprend les tables suivantes :

• Événements
• Commissions
• Parcours

• Gestion des matériels, incluant :

  • Mouvements
  • Biens liés aux événements
  • Biens liés aux mouvements
  • Colis
  • Matériels
  • Constats d’état
  • Estimations
• Travaux
• Re-localiser
• Import

Événements

Cette table est devenu très importante dans la gestion des biens. Elle permet la définition et le suivi des évènements. Un évènement peut correspondre à :

Traitements

• commission.
• déménagement.
• dépôt de plainte.
• exposition temporaire au musée.
• mise en dépôt.
• chantier de collection.
• demande de marquage.
• demande de mise à disposition sur place.
• demande de photographie.
• mouvement interne temporaire.
• prêt pour exposition.
• prêt autre que pour exposition.
• traitement de conservation et analyse (conservation préventive, curative, restaurations, analyses)

À un évènement, on ajoute la sélection d'un bien ou d'un ensemble de biens qui seront retenus ou non. Puis un évènement est associé a un ou plusieurs mouvement(s), correspondant chacun à un ensemble de biens concernés par un même déplacement physique. Il est possible de créer une notice mère et des notices filles en cas d’exposition itinérante.

Commissions

Les commissions sont un évènement mais pour les retrouver facilement dans l'espace de travail régie, elle a une section avec un formulaire de recherche simple et experte dédiés. Un article commission est dédié à la gestion et à la saisie de cet évènement très particulier, un pas à pas détaillé, décrit les commissions de radiation ou de déclassement.

Parcours

La table d’autorité des parcours thématiques permet de gérer des classements intellectuels de biens. Elle est fréquemment utilisée pour la préparation de la scénographie des expositions temporaires, la préparation de catalogues ou encore l’organisation de thématiques pour le portail des collections.

Un même bien peut être rattaché à plusieurs parcours simultanément.

Dans la grille de saisie des biens, les champs Sommaire Catalogue expo et Parcours thématique sont reliés à l'autorité Parcours. 

Affichage du Parcours thématique ou du Sommaire catalogue expo dans la notice du bien (regroupement Documentation)

Gestion matérielle

 Mouvements

Dans le menu Gestion matérielle, le sous-menu Mouvement (Transports) offre un accès rapide à l’ensemble des mouvements enregistrés.

Les mouvements correspondent à tous les types de déplacements de biens : sorties, entrées, transferts, etc. Chaque mouvement est systématiquement associé à un emplacement de départ et un emplacement d’arrivée.

• Pour les mouvements de sortie : l'emplacement de départ est l'emplacement de référence du bien dans votre musée, l'emplacement d'arrivée le lieu d'exposition, de dépôt ou le nouvel emplacement (dans le cas d' un déménagement).
•  pour les mouvements d'entrée : l'emplacement de départ est celui ou se trouve le bien à l'extérieur du musée, l'emplacement d'arrivée celui ou vous prévoyez de le localiser à son arrivée. Par défaut Flora prendra l'emplacement de référence défini dans la notice du bien.

Biens dans l'évènement

Dans le menu Gestion matérielle, le sous-menu Biens liés (Evnmnt) offre un accès rapide à l’ensemble des biens liés aux évènements. 

Les notices biens dans l'évènement permettent de définir des informations complémentaires qui seront exclusivement exploitées dans le cadre de l'évènement (dimensions pour emballages, commentaires, cartel, etc.). 

Biens dans le mouvement

Dans le menu Gestion matérielle, le sous-menu Bien liés (Mvmnt) offre un accès rapide à l’ensemble des biens liés aux mouvements. 

Cette table permet de gérer les informations propres à chaque bien lié à un mouvement.

Exemple : les emplacements d'arrivée, des constats ou valeurs d'assurances pour le mouvement, ou bien, des commentaires pour le transport.

Colis

Dans le menu Gestion matérielle, le sous-menu Colis offre un accès rapide à l’ensemble des colis crées dans la base de données. 

Il est également possible de créer des colis via cette table. 

Matériels

Dans le menu Gestion matérielle, le sous-menu Matériels offre un accès rapide à l’ensemble des matériels crées dans la base de données. 

Il est également possible de créer des matériels via cette table. 

Constats d'états

Dans le menu Gestion matérielle, le sous-menu Constats d'états offre un accès rapide à l’ensemble des constats d'états complémentaires crées dans la base de données (via les biens, les mouvements ou Horus Condition report). 

Il est également possible de créer des constats d'états complémentaires depuis cette table.

Estimations

Dans le menu Gestion matérielle, le sous-menu Estimations offre un accès rapide à l’ensemble des valeurs d'assurances complémentaires crées dans la base de données (via les biens ou les mouvements). 

Il est également possible de créer des valeurs d'assurance complémentaires depuis cette table.

Travaux

Flora met à disposition des utilisateurs la table Travaux, qui permet de gérer les demandes de travaux relatifs aux biens du musées (reproductions, copies, etc.). 

 Re-localiser

Le menu Re-localiser est un raccourci regroupant toutes les méthodes de relocalisation disponibles dans Flora : 

• Relocalisation sur les biens
• Relocalisation via les paniers
• Relocalisation via les emplacements

Ce raccourci dispose également d"une recherche dédiée sur l'historique des relocalisation.

Relocaliser des biens

Dans ce sous-menu, avant d'accéder au module de relocalisation, il faut effectuer une recherche. 

Relocaliser via les paniers

Ce sous-menu permet d'accéder aux paniers via l'espace de travail Gérer. 

L'utilisateur a accès à toutes les fonctionnalités du panier, parmi lesquelles, se trouve la fonction relocaliser. 

Relocaliser via la gestion des emplacements

Ce sous-menu permet d'accéder à la table d'autorité des emplacements, où sont gérées toutes les localisations physiques des biens (expositions permanentes, réserves, dépôts à l'extérieur, etc.).

Les utilisateurs de l'espace de travail Gérer ont accès à toutes les fonctionnalités de gestion des emplacements, dont la relocalisation. Il est alors possible de relocaliser un niveau ou bien, le niveau et ses sous-niveaux inclus. 

Historique des relocalisations

Pour permettre la recherche des biens relocalisés, un nouveau menu dans l’espace de travail Gérer / menu Re-localiser a été implémenté en version 4.5.58 ; ce dernier permet d’effectuer des recherches simples et expertes sur l’historique de localisations des biens.

Import

Le menu Import regroupe les fonctionnalités d'imports pour les applications Horus Condition Report et MouvApp.