Gérer les organismes

Version 72.1 par Doriane Bautista le 2025/09/09 17:04

Version 3.5 et ultérieures

Flora permet de gérer plusieurs inventaires dans une même base grâce à un système structuré autour des organismes.

Il est ainsi possible de créer et configurer de nouveaux organismes, de définir des préfixes pour faire coexister plusieurs inventaires, de limiter les accès selon l’institution d’appartenance et d’attribuer les droits adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.

Ces réglages assurent une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.

À quoi servent les organismes dans Flora ?

Dans Flora, les organismes servent à :

Finalité	Utilisation dans Flora
Structurer les inventaires	Permet de gérer plusieurs inventaires distincts dans une même base et de faire coexister des numérotations identiques (ex. : 2025.1 dans deux institutions différentes).
Sécuriser les accès	Restreint les droits selon l’institution, le site ou le préfixe, afin de protéger la confidentialité et limiter les erreurs.
Préparer les exports réglementaires	Associe les organismes aux informations officielles (n° d’agrément SMF) pour les exports POP et autres.
Associer des paramètres spécifiques	Lie chaque organisme à un code unique, un préfixe d’inventaire, un site de rattachement et des utilisateurs.
Mettre à jour les informations institutionnelles	Permet de corriger ou compléter les données liées à l’organisme (nom, numéro SMF, rattachement).
Déléguer la gestion	Répartit les responsabilités entre plusieurs organismes ou sites grâce aux droits d’accès distincts.

Chaque organisme est identifié par un code unique, utilisé dans les listes liées (préfixes, musées, sites). Cette cohérence garantit une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.

Bonnes pratiques :

Créez l’organisme avant son préfixe.
Pour que Flora puisse établir automatiquement les bons liens entre organisme, préfixe et droits d’accès, utilisez le même code dans :
- le champ Code de la fiche organisme,
- et les listes de préfixes.

Cela garantit une gestion fluide et évite les erreurs de synchronisation.

Créer une notice organisme

Rendez-vous dans Administration > Paramétrage > Organisme
Cliquez sur Créer un nouvel organisme.
Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur Enregistrer
Vérifiez que la notice est bien enregistrée.

Modifier une notice organisme

Rendez-vous dans Administration > Paramétrage > Organisme
Recherchez la notice à modifier.
Cliquez sur Modifier la notice.
Apportez les modifications nécessaires dans la grille, puis cliquez sur Enregistrer.

*Modification des données et enregistrement*

Identifier les listes utilisées dans la gestion des organismes

Certains champs clés, liés à des listes, permettent à Flora de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques entre institutions (ex. : 2025.1). Les valeurs de ces champs sont paramétrées dans plusieurs sources et listes.

Points de vigilance :

Le code utilisé dans ces listes doit correspondre exactement au code défini dans la fiche de l’organisme.
En cas de désynchronisation, certaines fonctionnalités peuvent ne plus fonctionner correctement (ex. : impossibilité de gérer un prêt si le site n’est pas reconnu dans les listes de droits).

Bonnes pratiques : centralisez la gestion des codes et vérifiez leur cohérence entre les fiches organismes et les listes associées, Mettre en place des restrictions d’accès par organisme.

Source Musée

Liste	Utilisation
MUS_PREFIXENUMINV.lst	Définition des préfixes pour les numéros d’inventaire et d’entrée
MUS_MUSEE.lst	Préfixe dans toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)

Source Données système

Liste	Utilisation
bib_droits.lst	Définition des droits de prêt par site
bib_ex_lect.lst	Définition des sites pour les exemplaires et utilisateurs lecteurs

Mettre en place des restrictions d’accès par organisme

Restreindre l'accès aux notices selon l'institution d'appartenance permet :

de garantir la confidentialité des inventaires ;
de déléguer la gestion à des responsables distincts selon les institutions ou sites ;
de prévenir les erreurs de modification sur des notices hors périmètre.

La restriction d’accès repose sur différents champs-clés, selon la table concernée :

Table concernée	Champ utilisé pour la restriction
Biens, Entrées	Préfixe musée
Toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)	Musée
Exemplaires (communication)	Site

Effets de la restriction

L’utilisateur ne voit que les notices liées à son organisme ;
Les listes de résultats sont filtrées automatiquement (fonctionne uniquement avec les vues liste simple et mosaïque)

Les listes d’index ne sont pas filtrées → attention à la confidentialité des données visibles via les menus déroulants ou filtres d’index.

Paramétrer le compte utilisateur

Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à un seul site à la fois ;
Pour intervenir sur plusieurs institutions, il doit disposer d’un identifiant utilisateur distinct pour chaque site (avec codes et mots de passe séparés) ;
Le champ Site de la fiche utilisateur détermine les droits d'accès.

Restreindre les accès par groupe d'utilisateurs

Pour limiter les accès des utilisateurs à un seul site, il convient d’appliquer les filtres suivants via la gestion des rôles des groupes utilisateurs (menu Accès > Rôles) :

Rôle	Fonction
Filtre code musée sur notices	Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée.
Filtre code musée sur tables	Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les listes de résultats.