Flora permet de gérer plusieurs inventaires dans une même base grâce à un système structuré autour des organismes.
Il est ainsi possible de créer et configurer de nouveaux organismes, de définir des préfixes pour faire coexister plusieurs inventaires, de limiter les accès selon l’institution d’appartenance et d’attribuer les droits adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
Ces réglages assurent une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
Créer une notice organisme
Objectif
La création d’un organisme dans Flora permet de :
structurer les inventaires,
sécuriser les accès selon l’appartenance à une institution,
et préparer les exports réglementaires (ex. : POP avec numéro d’agrément SMF).
Chaque organisme est identifié par un code unique, et peut être associé à un préfixe d’inventaire, à des utilisateurs, et à un site de rattachement.
Bonnes pratiques :
Créez l’organisme avant son préfixe.
Pour que Flora puisse établir automatiquement les bons liens entre organisme, préfixe et droits d’accès, utilisez le même code dans :
le champ Code de la fiche organisme,
et les listes de préfixes.
Cela garantit une gestion fluide et évite les erreurs de synchronisation.
Comment faire ?
Rendez-vous dans Administration > Paramétrage > Organisme
Cliquez sur Créer un nouvel organisme.
Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur Enregistrer
Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
Créer un nouvel organisme
Saisie des données et enregistrement
Résultat → nouvel organisme créé
Modifier une notice organisme
Objectif
Il est possible de modifier à tout moment une notice organisme pour :
corriger une information existante (nom, numéro SMF…) ;
ajouter un renseignement manquant ;
mettre à jour des paramètres liés à l’identification de l’institution.
Comment faire ?
Rendez-vous dans Administration > Paramétrage > Organisme
Recherchez la notice à modifier.
Cliquez sur Modifier la notice.
Apportez les modifications nécessaires dans la grille, puis cliquez sur Enregistrer.
Ex. Recherche du musée
Modifier la notice organisme
Modification des données et enregistrement
Identifier les listes utilisées dans la gestion des organismes
Objectif
Certains champs clés, liés à des listes, permettent à Flora de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques entre institutions (ex. : 2025.1) :
Préfixe musée : utilisé dans les tables des biens et des entrées ;
Musée : utilisé dans toutes les autres tables ;
Site : utilisé notamment dans la table des exemplaires (gestion des prêts).
Cette structuration permet :
de faire cohabiter plusieurs inventaires dans une seule base ;
de gérer des sous-ensembles au sein d’un même organisme (ex. : collections distinctes, biens en dépôt, matériel d’étude, etc.).
Listes liées aux organismes
Les valeurs de ces champs sont paramétrées dans plusieurs sources et listes :
Source Musée
Liste
Utilisation
MUS_PREFIXENUMINV.lst
Définition des préfixes pour les numéros d’inventaire et d’entrée
MUS_MUSEE.lst
Préfixe dans toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)
Ex. Liste MUS_MUSEE.lst
Source Données système
Liste
Utilisation
bib_droits.lst
Définition des droits de prêt par site
bib_ex_lect.lst
Définition des sites pour les exemplaires et utilisateurs lecteurs
Ex. Liste bib_ex_lect.lst
Points de vigilance :
Le code utilisé dans ces listes doit correspondre exactement au code défini dans la fiche de l’organisme.
En cas de désynchronisation, certaines fonctionnalités peuvent ne plus fonctionner correctement (ex. : impossibilité de gérer un prêt si le site n’est pas reconnu dans les listes de droits).
Bonnes pratiques : centralisez la gestion des codes et vérifiez leur cohérence entre les fiches organismes et les listes associées, Mettre en place des restrictions d’accès par organisme.
Mettre en place des restrictions d’accès par organisme
Objectif
Restreindre l'accès aux notices selon l'institution d'appartenance permet :
de garantir la confidentialité des inventaires ;
de déléguer la gestion à des responsables distincts selon les institutions ou sites ;
de prévenir les erreurs de modification sur des notices hors périmètre.
Fonctionnement des restrictions
La restriction d’accès repose sur différents champs-clés, selon la table concernée :
Table concernée
Champ utilisé pour la restriction
Biens, Entrées
Préfixe musée
Toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)
Musée
Exemplaires (communication)
Site
Effets de la restriction
L’utilisateur ne voit que les notices liées à son organisme ;
Les listes de résultats sont filtrées automatiquement (fonctionne uniquement avec les vues liste simple et mosaïque)
Les listes d’index ne sont pas filtrées → attention à la confidentialité des données visibles via les menus déroulants ou filtres d’index.
Paramétrage du compte utilisateur
Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à un seul site à la fois ;
Pour intervenir sur plusieurs institutions, il doit disposer d’un identifiant utilisateur distinct pour chaque site (avec codes et mots de passe séparés) ;
Le champ Site de la fiche utilisateur détermine les droits d'accès.
Notice utilisateur → champ Site
Restreindre les accès par groupe
Rôles standard à utiliser :
Rôle
Fonction
Filtre code musée sur notices
Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée.
Filtre code musée sur tables
Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les listes de résultats.
À savoir : Ces filtres sont appliqués via la gestion des rôles dans les groupes utilisateurs (menu Accès > Rôles).
Menu Paramétrage 
Menu Données 
Menu accès
Créer 
Modifier