Code source wiki de Gérer les organismes

Version 50.1 par Doriane Bautista le 2025/07/16 08:30

version	line-number	content
9.1	1	(% class="mark small" %)Version 3.5 et ultérieures
	2
10.1	3	\|(% style="width:840px" %)(((
7.1	4	(% class="box" %)
	5	(((
45.1	6	Flora permet d’administrer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant basé sur les organismes. Cette page décrit les principales étapes pour :
11.1	7
29.1	8	* créer et configurer un nouvel organisme ;
45.1	9	* définir des listes de préfixes permettant la coexistence de plusieurs inventaires ;
	10	* mettre en place des restrictions d’accès selon l'institution d’appartenance ;
29.1	11	* attribuer les droits appropriés aux utilisateurs et groupes concernés.
11.1	12
45.1	13	Ces paramétrages sont indispensables pour une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
7.1	14	)))
1.1	15
7.1	16	(((
42.1	17	= Créer une notice organisme =
7.1	18
25.1	19	== Objectif ==
	20
46.1	21	La création d’un organisme dans Flora permet de :
7.1	22
46.1	23	* structurer les inventaires,
	24	* sécuriser les accès selon l’appartenance à une institution,
	25	* et préparer les exports réglementaires (ex. : POP avec numéro d’agrément SMF).
	26
	27	Chaque organisme est identifié par un code unique, et peut être associé à un préfixe d’inventaire, à des utilisateurs, et à un site de rattachement.
	28
26.1	29	(% class="box infomessage" %)
	30	(((
	31	Bonnes pratiques :
7.1	32
29.1	33	(((
46.1	34	* Créez l’organisme avant son préfixe (voir section 2).
	35	* (((
	36	Pour que Flora puisse établir automatiquement les bons liens entre organisme, préfixe et droits d’accès, utilisez le même code dans :
	37
	38	* le champ Code de la fiche organisme,
47.1	39	* et les listes de préfixes.
26.1	40	)))
46.1	41
	42	Cela garantit une gestion fluide et évite les erreurs de synchronisation.
26.1	43	)))
46.1	44	)))
26.1	45
	46	== Comment faire ? ==
	47
27.1	48	1. Rendez-vous dans Administration > Paramétrage > Organisme
22.1	49	1. Cliquez sur le bouton [[image:1752582562091-398.png\|\|data-xwiki-image-style-border="true" height="30" width="27"]]
32.1	50	1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur Enregistrer
	51	1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
1.1	52
18.1	53	[[Ex. Bouton de création d'un nouvel organisme.>>image:1752582192508-642.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	54
	55
	56	[[Ex. Saisie du nouvel organisme et enregistrement. >>image:1752582212109-685.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	57
	58
25.1	59	[[Résultat → nouvel organisme créé.>>image:1752586992127-846.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
18.1	60
	61
38.1	62	= Modifier une notice organisme =
37.1	63
49.1	64	== Objectif ==
37.1	65
48.1	66	Il est possible de modifier à tout moment une notice organisme pour :
	67
	68	* corriger une information existante (nom, numéro SMF…) ;
	69	* ajouter un renseignement manquant ;
	70	* mettre à jour des paramètres liés à l’identification de l’institution.
	71
49.1	72	== Comment faire ? ==
48.1	73
	74	1. Rendez-vous dans Administration > Paramétrage > Organisme
	75	1. Recherchez la notice à modifier.
	76	1. Cliquez sur le bouton [[image:1752590192298-517.png\|\|data-xwiki-image-style-border="true" height="35" width="28"]].
	77	1. Apportez les modifications nécessaires dans la grille, puis cliquez sur Enregistrer.
	78
	79	[[Ex. Recherche du musée.>>image:1752646643114-884.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	80
	81
37.1	82	[[Fiche organisme → bouton Modifier >>image:1752590120682-949.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	83
48.1	84
	85	[[Ex. Modification de la notice et enregistrement. >>image:1752646737024-429.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	86
	87
41.1	88	= Gérer les listes associées =
1.1	89
44.1	90	== Objectif ==
	91
49.1	92	Certains champs clés, liés à des listes, permettent à Flora de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques entre institutions (ex. : 2025.1) :
1.1	93
49.1	94	* Préfixe musée : utilisé dans les tables des biens et des entrées ;
	95	* Musée : utilisé dans toutes les autres tables ;
	96	* Site : utilisé notamment dans la table des exemplaires (gestion des prêts).
4.1	97
49.1	98	Cette structuration permet :
4.1	99
49.1	100	* de faire cohabiter plusieurs inventaires dans une seule base ;
	101	* de gérer des sous-ensembles au sein d’un même organisme (ex. : collections distinctes, biens en dépôt, matériel d’étude, etc.).
1.1	102
49.1	103	== Dans quelles listes sont définis les préfixes ? ==
22.1	104
50.1	105	Les valeurs de ces champs sont paramétrées dans plusieurs listes et sources :
22.1	106
49.1	107	=== Source Musée ===
32.1	108
50.1	109	(% class="active" %)\|=Liste\|=Utilisation
49.1	110	\|MUS_PREFIXENUMINV.lst\|Définition des préfixes pour les numéros d’inventaire et d’entrée
	111	\|MUS_MUSEE.lst\|Préfixe dans toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)
	112
24.1	113	[[Ex. Liste MUS_MUSEE.lst>>image:1752586224832-838.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	114
	115
49.1	116	=== Source Données système ===
22.1	117
50.1	118	(% class="active" %)\|=(% style="width: 244px;" %)Liste\|=(% style="width: 635px;" %)Utilisation
	119	\|(% style="width:244px" %)bib_droits.lst\|(% style="width:635px" %)Définition des droits de prêt par site
	120	\|(% style="width:244px" %)bib_ex_lect.lst\|(% style="width:635px" %)Définition des sites pour les exemplaires et utilisateurs lecteurs
22.1	121
24.1	122	[[Ex. Liste bib_ex_lect.lst>>image:1752586073690-826.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	123
	124
22.1	125	(% class="box warningmessage" %)
	126	(((
49.1	127	Points de vigilance :
33.1	128
49.1	129	* Le code utilisé dans ces listes doit correspondre exactement au code défini dans la fiche de l’organisme.
	130	* En cas de désynchronisation, certaines fonctionnalités peuvent ne plus fonctionner correctement (ex. : impossibilité de gérer un prêt si le site n’est pas reconnu dans les listes de droits).
22.1	131	)))
	132
49.1	133	(% class="box infomessage" %)
	134	(((
	135	Bonnes pratiques : centralisez la gestion des codes et vérifiez leur cohérence entre les fiches organismes et les listes associées, notamment lors d’une modification ou création.
	136	)))
	137
12.1	138	= Activer la sécurité d'accès par organisme =
1.1	139
34.1	140	== Objectif ==
1.1	141
33.1	142	Restreindre l'accès aux notices selon le musée d'appartenance permet :
1.1	143
33.1	144	* de garantir la confidentialité des inventaires ;
	145	* de déléguer la gestion à différents responsables ou sites ;
	146	* d’éviter les erreurs de modification entre musées.
1.1	147
33.1	148	== Fonctionnement des restrictions ==
	149
	150	(% class="active" %)\|=Table concernée\|=Champ utilisé pour la restriction
	151	\|Biens, Entrées\|Préfixe musée
	152	\|Toutes les autres tables\|Musée
	153	\|Exemplaires (communication)\|Site
	154
15.1	155	== Effets de la restriction ==
1.1	156
33.1	157	* L’utilisateur ne voit que les notices liées à son organisme ;
	158	* Les listes de résultats sont filtrées en conséquence (seuls les affichages liste simple ou mosaïque sont compatibles) ;
	159	* Les listes d’index ne sont pas filtrées → attention à la confidentialité.
1.1	160
34.1	161	== Paramétrage du compte utilisateur ==
1.1	162
33.1	163	* Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à un seul site à la fois ;
	164	* Pour accéder à plusieurs musées, il faut un identifiant distinct par site (code et mot de passe différents) ;
	165	* Le champ Site de la fiche utilisateur détermine son accès.
22.1	166
33.1	167	[[Notice utilisateur → champ Site. >>image:1752585517549-268.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
15.1	168
33.1	169
17.1	170	== Restreindre les accès par groupe ==
1.1	171
33.1	172	Rôles standard à utiliser :
1.1	173
17.1	174	(% class="active" %)\|=Rôle\|=Fonction
33.1	175	\|Filtre code musée sur notices\|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée
	176	\|Filtre code musée sur tables\|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les résultats
1.1	177
17.1	178	(% class="box infomessage" %)
	179	(((
33.1	180	À savoir : Ces filtres doivent être appliqués depuis la gestion des rôles sur les groupes utilisateurs.
23.1	181
	182	[[Ex. Filtre code musée sur les notices de biens.>>image:1752585897200-332.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
10.1	183	)))
17.1	184
	185
	186	)))
	187
	188
10.1	189	)))\|(% style="width:300px" %)(((
	190	(% class="box" %)
	191	(((
	192	Sommaire
1.1	193
10.1	194	{{toc depth="1" numbered="true"/}}
	195	)))
	196
	197	(% class="box" %)
	198	(((
	199	Aller plus loin
13.1	200
22.1	201	* [[Présentation des sources et des tables>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome]]
13.1	202	* [[Gérer les listes>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome]]
17.1	203	* [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome]]
39.1	204	* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
46.1	205	* [[Effectuer des exports POP>>doc:1_Fonctionnalités.Communiquer les données .Export POP.WebHome]]
10.1	206	)))
	207
	208	(% class="box" %)
	209	(((
	210	Icônes principales
36.1	211
	212	* [[image:1752589998778-173.png\|\|height="41" width="37"]] Menu Paramétrage
43.1	213	* [[image:1752590442341-409.png\|\|height="39" width="34"]] Menu Données
	214	* [[image:1752590537116-638.png\|\|height="37" width="36"]] Menu accès
40.1	215	* [[image:1752590320850-171.png\|\|height="34" width="34"]] Créer
	216	* [[image:1752590335380-514.png\|\|height="44" width="40"]]Modifier
10.1	217	)))
	218
	219	(((
	220
	221
	222
	223	)))
	224	)))
	225
	226

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