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Code source wiki de Gérer les organismes

Version 32.1 par Doriane Bautista le 2025/07/15 16:20
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1 (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures **
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3 |(% style="width:840px" %)(((
4 (% class="box" %)
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6 Flora permet de gérer plusieurs inventaires dans une même base grâce à un système structurant fondé sur les **organismes**. Cette page décrit les principales étapes pour :
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8 * créer et configurer un nouvel organisme ;
9 * définir des **listes de préfixes **pour garantir la coexistence de plusieurs inventaires ;
10 * activer des **restrictions d’accès** basées sur le musée d’appartenance ;
11 * attribuer les **droits appropriés** aux utilisateurs et groupes concernés.
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13 Ces paramètres sont essentiels pour assurer une gestion multi-sites cohérente et sécurisée.
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16 (((
17 = (% id="cke_bm_9048S" style="display:none" %) (%%)Créer un organisme =
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19 == Objectif ==
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21 Déclarer les organismes dans Flora permet de structurer les inventaires, de sécuriser les accès et de préparer les exports réglementaires (ex. : POP). Chaque organisme est identifié par un **code unique** et peut être associé à un **préfixe d’inventaire**, un **utilisateur**, et un **numéro d’agrément SMF**.
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23 (% class="box infomessage" %)
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25 Bonnes pratiques :
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28 * Créez l’organisme **avant** de créer son préfixe ;
29 * Pour que Flora puisse faire le lien automatiquement entre un organisme, son préfixe et les droits d’accès associés, **il est important d’utiliser le même code à chaque étape : dans la fiche de l’organisme (champ code) et dans les listes de préfixes** (voir section 2). Cela évite les erreurs et simplifie la gestion multi-musées.
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33 == Comment faire ? ==
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35 1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
36 1. Cliquez sur le bouton [[image:1752582562091-398.png||data-xwiki-image-style-border="true" height="30" width="27"]]
37 1. Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur **Enregistrer**
38 1. Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
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40 [[Ex. Bouton de création d'un nouvel organisme.>>image:1752582192508-642.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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43 [[Ex. Saisie du nouvel organisme et enregistrement. >>image:1752582212109-685.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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46 [[Résultat → nouvel organisme créé.>>image:1752586992127-846.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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49 = Configurer les listes =
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51 Les champs **Préfixe musée** (présent dans les tables des biens et des entrées), **Musée **(présents dans toutes les tables) et** Site** (table des exemplaires) permettent de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs institutions.
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53 Cela permet :
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55 * de faire **cohabiter plusieurs inventaires** dans une seule base ;
56 * de gérer des **sous-ensembles** au sein d’une même institution (biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
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58 == Où sont définis les préfixes ? ==
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60 Ils sont paramétrés dans différentes **listes et sources : **
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62 1. Source Musée :
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64 * **MUS_PREFIXENUMINV.lst **(table biens et entrées)
65 * **MUS_MUSEE.lst** (toutes les autres tables)
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67 [[Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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70 (% start="2" %)
71 1. Source Données système :
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73 * **bib_droits.lst **(table des exemplaires)
74 * **bib_ex_lect.lst** (table des exemplaires)
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76 [[Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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79 (% class="box warningmessage" %)
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81 Pour la gestion des exemplaires : pensez à vérifier l'exactitude des codes associés aux listes **bib_droits.lst **et **bib_ex_lect.lst. Si le code associé à un terme ne correspond pas au code de l'organisme le prêt ne fonctionnera pas bien (erreur dans les droits). **
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84 = Activer la sécurité d'accès par organisme =
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86 Flora permet de restreindre les accès en fonction du musée d’appartenance, dans les applications gérant **plusieurs inventaires dans une seule base**.
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88 == Fonctionnement ==
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90 * **Biens et entrées :** restriction fondée sur le champ **Préfixe musée** ;
91 * **Toutes les autres tables :** restriction fondée sur le champ **Musée ;**
92 * **Pour la communication des exemplaires** : restrictions fondées sur le champ **Site**. 
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94 == Effets de la restriction ==
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96 * Les utilisateurs ne verront que les notices liées à leur organisme.
97 * Dans les listes de résultats, les notices d’autres musées seront invisibles.
98 * Seuls les affichages en **liste simple** ou en **mosaïque** sont compatibles avec ce filtrage.
99 * Les **listes d’index** restent non filtrées (attention à la confidentialité).
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101 (% class="box infomessage" %)
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103 **Remarques importantes :**
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105 * Un **utilisateur ne peut être rattaché qu’à un seul site**.
106 * Pour gérer plusieurs inventaires, il faudra **un identifiant utilisateur distinct par site** (code et mot de passe différents).
107 * Le **champ Site** de la fiche utilisateur détermine le musée auquel il a accès.
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109 [[Notice utilisateur → champ **Site**>>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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112 == Restreindre les accès par groupe ==
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114 Un **rôle standard** permet de restreindre l’accès selon le musée :
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116 (% class="active" %)|=Rôle|=Fonction
117 |Filtre code musée sur notices|L'utilisateur ne peut **modifier ni supprimer** de notices appartenant à un autre musée.
118 |Filtre code musée sur tables|L’utilisateur **ne voit pas** les notices des autres musées dans les résultats.
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120 (% class="box infomessage" %)
121 (((
122 **À savoir :** Ces filtres doivent être appliqués aux **groupes utilisateurs** depuis la gestion des rôles.
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124 [[Ex. Filtre code musée sur les notices de biens.>>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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131 )))|(% style="width:300px" %)(((
132 (% class="box" %)
133 (((
134 **Sommaire**
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136 {{toc depth="1" numbered="true"/}}
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139 (% class="box" %)
140 (((
141 **Aller plus loin**
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143 * [[Présentation des sources et des tables>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Présentation des sources et des tables.WebHome]]
144 * [[Gérer les listes>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Listes.WebHome]]
145 * [[Créer et gérer les utilisateurs>>doc:1_Fonctionnalités.2_Administration.Administration fonctionnelle.Profils utilisateurs groupes et rôles.WebHome]]
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150 **Icônes principales**
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