Flora permet de gérer plusieurs inventaires dans une même base grâce à un système structurant fondé sur les organismes. Cette page décrit les principales étapes pour :
créer et configurer un nouvel organisme ;
définir des listes de préfixes pour garantir la coexistence de plusieurs inventaires ;
activer des restrictions d’accès basées sur le musée d’appartenance ;
attribuer les droits appropriés aux utilisateurs et groupes concernés.
Ces paramètres sont essentiels pour assurer une gestion multi-sites cohérente et sécurisée.
Créer un organisme
Objectif
Déclarer les organismes dans Flora permet de structurer les inventaires, de sécuriser les accès et de préparer les exports réglementaires (ex. : POP). Chaque organisme est identifié par un code unique et peut être associé à un préfixe d’inventaire, un utilisateur, et un numéro d’agrément SMF.
Bonnes pratiques :
Créez l’organisme avant de créer son préfixe ;
Pour que Flora puisse faire le lien automatiquement entre un organisme, son préfixe et les droits d’accès associés, il est important d’utiliser le même code à chaque étape : dans la fiche de l’organisme (champ code) et dans les listes de préfixes (voir section 2). Cela évite les erreurs et simplifie la gestion multi-musées.
Comment faire ?
Rendez-vous dans Administration > Paramétrage > Organisme
Cliquez sur le bouton
Remplissez les champs obligatoires (au minimum) dans la grille de saisie, puis cliquez sur Enregistrer
Vérifiez que la notice est bien enregistrée.
Ex. Bouton de création d'un nouvel organisme.
Ex. Saisie du nouvel organisme et enregistrement.
Résultat → nouvel organisme créé.
Configurer les listes
Les champs Préfixe musée (présent dans les tables des biens et des entrées), Musée (présents dans toutes les tables) et Site (table des exemplaires) permettent de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs institutions.
Cela permet :
de faire cohabiter plusieurs inventaires dans une seule base ;
de gérer des sous-ensembles au sein d’une même institution (biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
Où sont définis les préfixes ?
Ils sont paramétrés dans différentes listes et sources :
Source Musée :
MUS_PREFIXENUMINV.lst (table biens et entrées)
MUS_MUSEE.lst (toutes les autres tables)
Ex. Liste MUS_MUSEE.lst
Source Données système :
bib_droits.lst (table des exemplaires)
bib_ex_lect.lst (table des exemplaires)
Ex. Liste bib_ex_lect.lst
Pour la gestion des exemplaires : pensez à vérifier l'exactitude des codes associés aux listes bib_droits.lst et bib_ex_lect.lst. Si le code associé à un terme ne correspond pas au code de l'organisme le prêt ne fonctionnera pas bien (erreur dans les droits).
Activer la sécurité d'accès par organisme
Flora permet de restreindre les accès en fonction du musée d’appartenance, dans les applications gérant plusieurs inventaires dans une seule base.
Fonctionnement
Biens et entrées : restriction fondée sur le champ Préfixe musée ;
Toutes les autres tables : restriction fondée sur le champ Musée ;
Pour la communication des exemplaires : restrictions fondées sur le champ Site.
Effets de la restriction
Les utilisateurs ne verront que les notices liées à leur organisme.
Dans les listes de résultats, les notices d’autres musées seront invisibles.
Seuls les affichages en liste simple ou en mosaïque sont compatibles avec ce filtrage.
Les listes d’index restent non filtrées (attention à la confidentialité).
Remarques importantes :
Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à un seul site.
Pour gérer plusieurs inventaires, il faudra un identifiant utilisateur distinct par site (code et mot de passe différents).
Le champ Site de la fiche utilisateur détermine le musée auquel il a accès.
Notice utilisateur → champ Site
Restreindre les accès par groupe
Un rôle standard permet de restreindre l’accès selon le musée :
Rôle
Fonction
Filtre code musée sur notices
L'utilisateur ne peut modifier ni supprimer de notices appartenant à un autre musée.
Filtre code musée sur tables
L’utilisateur ne voit pas les notices des autres musées dans les résultats.
À savoir : Ces filtres doivent être appliqués aux groupes utilisateurs depuis la gestion des rôles.
