Flora permet de gérer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant fondé sur les organismes. Cette page présente les principales étapes pour :
déclarer les organismes dans l’application,
définir des préfixes d’inventaire permettant leur coexistence,
mettre en œuvre des restrictions d’accès selon le musée d’appartenance,
et attribuer les droits adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.
Ces paramètres sont indispensables pour organiser efficacement une gestion multi-sites et garantir la confidentialité des données.
Déclarer un organisme dans Flora
Objectif
La table Organismes permet de référencer les institutions ou musées dont les inventaires seront gérés dans Flora. Cette configuration est indispensable pour :
Associer un préfixe unique aux numéros d’inventaire et d'entrée ;
Mettre en place une sécurité d’accès par institution (limiter les droits à un musée donné) ;
Paramétrer les exports POP, notamment avec le numéro d’agrément SMF requis.
Bonnes pratiques :
Créez d’abord l’organisme dans la table correspondante, puis créez ensuite son préfixe avec le même code (champ unique_key). Cela permet :
L’attribution automatique du bon préfixe lors de la création de notice ;
La gestion de droits d’accès filtrés par préfixe.
Comment faire ?
Rendez-vous dans Administration > Paramétrage > Organisme
Cliquez sur le bouton
Saisissez les informations dans la grille de saisie (champs obligatoires au minimum) et cliquez sur Enregistrer.
Vérifiez la notice.
Ex. Bouton de création d'un nouvel organisme.
Ex. Saisie du nouvel organisme et enregistrement.
Résultat → nouvel organisme créé.
Configurer les listes
Le champ Préfixe musée (présent dans les tables des biens et des entrées) permet de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs musées.
Cela permet :
La cohabitation de plusieurs inventaires dans une même application Flora ;
La gestion distincte de sous-ensembles de collection au sein d’un même musée (ex. : biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).
Les préfixes sont définis dans plusieurs sources :
Musée :
MUS_PREFIXENUMINV.lst
MUS_MUSEE.lst
Ex. Liste MUS_MUSEE.lst
Données système :
bib_droits.lst
bib_ex_lect.lst
Ex. Liste bib_ex_lect.lst
Pensez à vérifier l'exactitude des codes des listes bib_droits.lst et bib_ex_lect.lst. Si le code associé à un terme ne correspond pas au code de l'organisme le prêt ne fonctionnera pas bien (erreur dans les droits).
Activer la sécurité d'accès par organisme
Flora permet de restreindre les accès en fonction du musée d’appartenance, dans les applications gérant plusieurs inventaires dans une seule base.
Fonctionnement
Biens et entrées : restriction fondée sur le champ Préfixe musée ;
Toutes les autres tables : restriction fondée sur le champ Musée ;
Pour la communication des exemplaires : restrictions fondées sur le champ Site.
Effets de la restriction
Les utilisateurs ne verront que les notices liées à leur organisme.
Dans les listes de résultats, les notices d’autres musées seront invisibles.
Seuls les affichages en liste simple ou en mosaïque sont compatibles avec ce filtrage.
Les listes d’index restent non filtrées (attention à la confidentialité).
Remarques importantes :
Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à un seul site.
Pour gérer plusieurs inventaires, il faudra un identifiant utilisateur distinct par site (code et mot de passe différents).
Le champ Site de la fiche utilisateur détermine le musée auquel il a accès.
Notice utilisateur → champ Site
Restreindre les accès par groupe
Un rôle standard permet de restreindre l’accès selon le musée :
Rôle
Fonction
Filtre code musée sur notices
L'utilisateur ne peut modifier ni supprimer de notices appartenant à un autre musée.
Filtre code musée sur tables
L’utilisateur ne voit pas les notices des autres musées dans les résultats.
À savoir : Ces filtres doivent être appliqués aux groupes utilisateurs depuis la gestion des rôles.
