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Gérer les organismes

Version 12.1 par Doriane Bautista le 2025/07/15 14:07

Version 3.5 et ultérieures 

Flora permet de gérer plusieurs inventaires au sein d’une même base, grâce à un système structurant fondé sur les organismes (musées ou institutions). Cette page présente les principales étapes pour :

  • déclarer les organismes dans l’application,
  • définir des préfixes d’inventaire permettant leur coexistence,
  • mettre en œuvre des restrictions d’accès selon le musée d’appartenance,
  • et attribuer les droits adaptés aux utilisateurs et groupes concernés.

Ces paramètres sont indispensables pour organiser efficacement une gestion multi-sites et garantir la confidentialité des données.

Déclarer un organisme dans Flora

La table Organismes permet de référencer les institutions ou musées dont les inventaires seront gérés dans Flora. Cette configuration est indispensable pour :

  • Associer un préfixe unique aux numéros d’inventaire et d’entrée ;
  • Mettre en place une sécurité d’accès par institution (limiter les droits à un musée donné) ;
  • Paramétrer les exports POP, notamment avec le numéro d’agrément SMF requis.

Bonne pratique : il est recommandé d'utiliser un code unique pour chaque organisme (champ unique_key) identique au code de préfixe (voir section 2), afin de faciliter l’automatisation des droits et des associations.

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Configurer les préfixe d'inventaire

Le champ Préfixe musée (présent dans les tables des biens et des entrées) permet de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques (ex. : 2025.1) pour plusieurs musées.

Cela permet :

  • La cohabitation de plusieurs inventaires dans une même application Flora ;
  • La gestion distincte de sous-ensembles de collection au sein d’un même musée (ex. : biens empruntés, matériel pédagogique, etc.).

Les préfixes sont définis dans la liste de valeurs : MUS_PREFIXENUMINV.lst

Conseil technique :
Créez d’abord l’organisme dans la table correspondante, puis créez ensuite son préfixe avec le même code. Cela permet :

  • L’attribution automatique du bon préfixe lors de la création de notice ;
  • La gestion de droits d’accès filtrés par préfixe.

Activer la sécurité d'accès par organisme

La gestion de la sécurité d’accès par musée permettra de déléguer la gestion de l’inventaire d’un (ou plusieurs musées) à des rôles attitrés, dans le cas d’une application gérant plusieurs inventaires dans la même base.

Cette sécurité est basée sur le préfixe musée (préfixe du numéro d’inventaire) pour la table des Biens, et sur le champ musée pour les tables biblio et photo.

Elle pourra intervenir (selon le rôle attribué à l’utilisateur) au niveau de la liste résultat (l’utilisateur  ne connaitra pas l’existence des notices des autres musées, attention les listes d’index ne seront pas filtrées). Seules la liste simple et la mosaïque fonctionnent de l’ouverture des notices (affichage, ou liste avec image).

Chaque notice bien, photo, biblio ayant donc un champ permettant de définir le musée d’appartenance, on définira ensuite ledit musée dans les profils des utilisateurs habilités à le gérer.

Dans la mesure où cette gestion équivaut à celle des bibliothèques multi-sites, elle sera basée sur les mécanismes standards de gestion de sites et des utilisateurs de Flora.

Il ne peut y avoir qu’un seul site associé à un utilisateur. Pour les utilisateurs ayant à gérer plusieurs inventaires, il leur faudra un profil utilisateur différent (code et mot de passe) pour chacun d’eux.

Les musées (ou les inventaires), pour lesquels cette sécurité devra être mis en place, seront déclarés dans la table ORGANISME et associés aux utilisateurs au travers du champ Site.

Activer les restrictions d'accès par musée, pour un utilisateur ou pour un groupe

Deux rôles standard permettent d'activer ces restrictions :

Filtre code musée sur notices : empêche l'utilisateur de modifier/supprimer des notices qui ne sont pas de son musée. 

Filtre code musée sur tables : empêche l'utilisateur de voir les notices qui ne sont pas de son musée.