Modifications pour le document Gérer les organismes

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Propriétés de la Page

Contenu

...	...	@@ -11,25 +11,21 @@
11	11	)))
12	12
13	13	(((
14		-= À quoi servent les organismes dans Flora ? =
	14	+= Créer une notice organisme =
15	15
16		-Dans Flora, les organismes servent à :
	16	+== Objectif ==
17	17
18		-|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Finalité|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation dans Flora
19		-|**Structurer les inventaires**|Permet de gérer **plusieurs inventaires distincts dans une même base **et de faire coexister des numérotations identiques (ex. : 2025.1 dans deux institutions différentes).
20		-|**Sécuriser les accès**|**Restreint les droits **selon l’institution, le site ou le préfixe, afin de protéger la confidentialité et limiter les erreurs.
21		-|**Préparer les exports réglementaires**|Associe les organismes aux informations officielles (n° d’agrément SMF) pour les exports POP et autres.
22		-|**Associer des paramètres spécifiques**|Lie chaque organisme à un **code unique**, un **préfixe d’inventaire**, un **site de rattachement** et des **utilisateurs**.
23		-|**Mettre à jour les informations institutionnelles**|Permet de **corriger ou compléter les données liées à l’organisme** (nom, numéro SMF, rattachement).
24		-|**Déléguer la gestion**|Répartit les responsabilités entre plusieurs organismes ou sites grâce aux droits d’accès distincts.
	18	+La création d’un **organisme** dans Flora permet de :
25	25
26		-Chaque organisme est identifié par un **code unique**, utilisé dans les listes liées (préfixes, musées, sites). Cette cohérence garantit une gestion multi-sites fluide, sécurisée et conforme aux pratiques professionnelles.
	20	+* structurer les inventaires,
	21	+* sécuriser les accès selon l’appartenance à une institution,
	22	+* et préparer les **exports réglementaires** (ex. : POP avec numéro d’agrément SMF).
27	27
28		->(% class="small" %)Cas d'usage :
	24	+Chaque organisme est identifié par un **code unique**, et peut être associé à un **préfixe d’inventaire**, à des **utilisateurs**, et à un **site de rattachement**.
29	29
30	30	(% class="box successmessage" %)
31	31	(((
32		-**Bonnes pratiques :**
	28	+Bonnes pratiques :
33	33
34	34	(((
35	35	* **Créez l’organisme avant son préfixe.**
...	...	@@ -44,7 +44,7 @@
44	44	)))
45	45	)))
46	46
47		-= Créer une notice organisme =
	43	+== Comment faire ? ==
48	48
49	49	1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
50	50	1. Cliquez sur **Créer un nouvel organisme**.
...	...	@@ -62,6 +62,16 @@
62	62
63	63	= Modifier une notice organisme =
64	64
	61	+== Objectif ==
	62	+
	63	+Il est possible de modifier à tout moment une notice organisme pour :
	64	+
	65	+* corriger une information existante (nom, numéro SMF…) ;
	66	+* ajouter un renseignement manquant ;
	67	+* mettre à jour des paramètres liés à l’identification de l’institution.
	68	+
	69	+== Comment faire ? ==
	70	+
65	65	1. Rendez-vous dans **Administration > Paramétrage > Organisme**
66	66	1. Recherchez la notice à modifier.
67	67	1. Cliquez sur **Modifier la notice**.
...	...	@@ -78,23 +78,25 @@
78	78
79	79	= Identifier les listes utilisées dans la gestion des organismes =
80	80
81		-Certains **champs clés**, liés à des **listes**, permettent à Flora de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques entre institutions (ex. : 2025.1). Les valeurs de ces champs sont paramétrées dans plusieurs **sources **et** listes. **
	87	+== Objectif ==
82	82
83		-(% class="box warningmessage" %)
84		-(((
85		-**Points de vigilance : **
	89	+Certains **champs clés**, liés à des **listes**, permettent à Flora de différencier les inventaires, tout en autorisant des numérotations identiques entre institutions (ex. : 2025.1) :
86	86
87		-* **Le code utilisé dans ces listes doit correspondre exactement** au code défini dans la fiche de l’organisme.
88		-* En cas de **désynchronisation**, certaines fonctionnalités peuvent ne plus fonctionner correctement (ex. : impossibilité de gérer un prêt si le site n’est pas reconnu dans les listes de droits).
89		-)))
	91	+* **Préfixe musée** : utilisé dans les tables des **biens** et des **entrées** ;
	92	+* **Musée** : utilisé dans toutes les autres tables ;
	93	+* **Site** : utilisé notamment dans la **table des exemplaires** (gestion des prêts).
90	90
91		-(% class="box successmessage" %)
92		-(((
93		- **Bonnes pratiques :** centralisez la gestion des codes et vérifiez leur cohérence entre les fiches organismes et les listes associées, Mettre en place des restrictions d’accès par organisme.
94		-)))
	95	+Cette structuration permet :
95	95
96		-== Source Musée ==
	97	+* de faire cohabiter **plusieurs inventaires dans une seule base** ;
	98	+* de gérer **des sous-ensembles** au sein d’un même organisme (ex. : collections distinctes, biens en dépôt, matériel d’étude, etc.).
97	97
	100	+== Listes liées aux organismes ==
	101	+
	102	+Les valeurs de ces champs sont paramétrées dans plusieurs **sources **et** listes** :
	103	+
	104	+=== Source Musée ===
	105	+
98	98	(% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
99	99	|MUS_PREFIXENUMINV.lst|Définition des préfixes pour les numéros d’inventaire et d’entrée
100	100	|MUS_MUSEE.lst|Préfixe dans toutes les autres tables (vidéos, photos, autres documents, etc.)
...	...	@@ -102,7 +102,7 @@
102	102	[[//Ex. Liste **MUS_MUSEE.lst**//>>image:1752586224832-838.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
103	103
104	104
105		-== Source Données système ==
	113	+=== Source Données système ===
106	106
107	107	(% class="active" %)|=(% style="width: 244px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Liste|=(% style="width: 635px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Utilisation
108	108	|(% style="width:244px" %)bib_droits.lst|(% style="width:635px" %)Définition des droits de prêt par site
...	...	@@ -111,8 +111,23 @@
111	111	[[//Ex. Liste **bib_ex_lect.lst**//>>image:1752586073690-826.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
112	112
113	113
	122	+(% class="box warningmessage" %)
	123	+(((
	124	+**Points de vigilance : **
	125	+
	126	+* **Le code utilisé dans ces listes doit correspondre exactement** au code défini dans la fiche de l’organisme.
	127	+* En cas de **désynchronisation**, certaines fonctionnalités peuvent ne plus fonctionner correctement (ex. : impossibilité de gérer un prêt si le site n’est pas reconnu dans les listes de droits).
	128	+)))
	129	+
	130	+(% class="box successmessage" %)
	131	+(((
	132	+ **Bonnes pratiques :** centralisez la gestion des codes et vérifiez leur cohérence entre les fiches organismes et les listes associées, Mettre en place des restrictions d’accès par organisme.
	133	+)))
	134	+
114	114	= Mettre en place des restrictions d’accès par organisme =
115	115
	137	+== Objectif ==
	138	+
116	116	Restreindre l'accès aux notices selon l'institution d'appartenance permet :
117	117
118	118	* de **garantir la confidentialité** des inventaires ;
...	...	@@ -119,6 +119,8 @@
119	119	* de **déléguer la gestion** à des responsables distincts selon les institutions ou sites ;
120	120	* de **prévenir les erreurs** de modification sur des notices hors périmètre.
121	121
	145	+== Fonctionnement des restrictions ==
	146	+
122	122	La restriction d’accès repose sur différents **champs-clés**, selon la table concernée :
123	123
124	124	(% class="active" %)|=(% style="width: 418px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Table concernée|=(% style="width: 461px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Champ utilisé pour la restriction
...	...	@@ -136,7 +136,7 @@
136	136	Les **listes d’index** ne sont **pas filtrées** → **attention à la confidentialité** des données visibles via les menus déroulants ou filtres d’index.
137	137	)))
138	138
139		-== Paramétrer le compte utilisateur ==
	164	+== Paramétrage du compte utilisateur ==
140	140
141	141	* Un utilisateur ne peut être rattaché qu’à **un seul site** à la fois ;
142	142	* Pour intervenir sur plusieurs institutions, il doit disposer d’un **identifiant utilisateur distinct** pour chaque site (avec codes et mots de passe séparés) ;
...	...	@@ -145,16 +145,21 @@
145	145	[[//Notice utilisateur → champ** Site**//>>image:1752585517549-268.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
146	146
147	147
148		-== Restreindre les accès par groupe d'utilisateurs ==
	173	+== Restreindre les accès par groupe ==
149	149
150		-Pour limiter les accès des utilisateurs à un seul site, il convient d’appliquer les filtres suivants via la gestion des rôles des groupes utilisateurs **(menu Accès > Rôles**) :
	175	+Rôles standard à utiliser :
151	151
152	152	(% class="active" %)|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Rôle|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Fonction
153	153	|Filtre code musée sur notices|Interdit à l’utilisateur de modifier/supprimer des notices d’un autre musée.
154	154	|Filtre code musée sur tables|Empêche l’utilisateur de voir les notices d’autres musées dans les listes de résultats.
155	155
156		-[[//Ex. Filtre code musée sur les notices de biens// >>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	181	+(% class="box infomessage" %)
	182	+(((
	183	+**À savoir :** Ces filtres sont appliqués via la **gestion des rôles** dans les **groupes utilisateurs** (menu Accès > Rôles).
157	157
	185	+[[//Ex. Filtre code musée sur les notices de biens//>>image:1752585897200-332.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	186	+)))
	187	+
158	158
159	159	)))
160	160
...	...	@@ -182,15 +182,11 @@
182	182	(((
183	183	**Icônes principales**
184	184
185		-* [[image:1752589998778-173.png||height="33" width="30"]]** **Menu Paramétrage
186		-
187		-* [[image:1752590442341-409.png||height="34" width="30"]] Menu Données
188		-
189		-* [[image:1752590537116-638.png||height="32" width="31"]] Menu accès
190		-
191		-* [[image:1752590320850-171.png||height="28" width="28"]] Créer
192		-
193		-* [[image:1752590335380-514.png||height="34" width="31"]]Modifier
	215	+* [[image:1752589998778-173.png||height="41" width="37"]]** **Menu Paramétrage
	216	+* [[image:1752590442341-409.png||height="39" width="34"]] Menu Données
	217	+* [[image:1752590537116-638.png||height="37" width="36"]] Menu accès
	218	+* [[image:1752590320850-171.png||height="34" width="34"]] Créer
	219	+* [[image:1752590335380-514.png||height="44" width="40"]]Modifier
194	194	)))
195	195
196	196	(((